- Mục lục hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, phân loại có phần chưa hợp
3.2.2. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu về tổ chức cán bộ và lao động tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức Cán bộ Chính
và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994)
Sau khi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) nộp tài liệu lưu trữ của Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Phông Lưu trữ này đã được đem ra phục vụ cho độc giả. Công tác phục vụ độc giả được Trung tâm giao cho Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu (Trung tâm hiện nay có 6 phòng chức năng gồm: Phòng Thu thập tài liệu, Phòng Chỉnh lý tài liệu, Phòng Bảo quản tài liệu, Phòng Lưu trữ phim ảnh ghi âm, Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu và Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức).
Hiện nay, có nhiều các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu như: sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc; biên soạn các loại thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ; tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ; cấp phát các bản chứng thực, bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho báo chí định kỳ, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình và biên soạn sách chuyên khảo; tổ chức các buổi hội thảo, tham quan, nói chuyện ở các kho lưu trữ; xây dựng các bộ phim tài liệu, các tập ảnh chuyên đề; công bố các tài liệu lưu trữ; cho các cơ quan mượn tài liệu;
Tài liệu Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) được tổ chức sử dụng tại phòng đọc. Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được trang bị khá đầy đủ để phục vụ độc giả như: bàn, ghế phục vụ độc giả; máy điều hòa nhiệt độ; công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, phiếu xin sao chụp tài liệu... Phòng đọc của Trung tâm còn có bộ phận tư liệu với các loại khác nhau như: từ điển, công báo, tạp chí, thông tin khoa học của ngành văn thư lưu trữ và các ngành khác có liên quan. Phòng đọc có nội quy về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; sao chụp tài liệu lưu trữ và các tư liệu. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã xây dựng
được danh mục các tài liệu quý hiếm, các tài liệu hạn chế sử dụng được bảo quản tại Trung tâm. Phòng đọc của Trung tâm mở cửa từ 8h00 đến 11h30 và từ 13h30 đến 16h00 các ngày trong tuần (trừ thứ sáu, thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ).
Ngoài hình thức tổ chức sử dụng tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông tại phòng đọc, cấp phát các bản chứng thực, bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ, chúng tôi được biết Trung tâm chưa áp dụng một hình thức khác. Do vậy, đã hạn chế đến hiệu quả sử dụng tài liệu của Phông.
Các đối tượng đến khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm đều phải đăng kí vào sổ đăng kí độc giả. Từ đó, Trung tâm sẽ có cơ sở để thống kê các đối tượng phục vụ của mình, phân tích các đề tài nghiên cứu của mỗi loại đối tượng, trên cơ sở đó đặt kế hoạch sưu tầm, bổ sung và cho mượn tài liệu đúng yêu cầu.
Trong thời gian qua, đã có một số cơ quan, tổ chức và cá nhân đến khai thác tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ để phục vụ các mục đích khác nhau. Qua thống kê cho thấy có 11 lượt người đến khai thác khối tài liệu này. Những cá nhân đã sử dụng tài liệu lưu trữ về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương của Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ gồm:
- Độc giả Nguyễn Thanh Bình: đọc 14 hồ sơ , tài liệu lưu trữ. Mục đích là viết lịch sử Bộ Nội vụ. Thời gian bắt đầu đọc: 26/7/2004.
- Độc giả Trần Xuân Trung: đọc 08 hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mục đích là viết lịch sử Chính Phủ. Thời gian bắt đầu đọc: 19/10/2004
- Độc giả Kim Anh: đọc 05 hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mục đích là viết lịch sử tỉnh Bạc Liêu. Thời gian bắt đầu đọc: 25/11/2004.
- Độc giả Phạm Anh Tuấn: đọc 07 hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mục đích là viết lịch sử cho tỉnh Bạc Liêu. Thời gian bắt đầu đọc: 30/11/2004.
- Độc giả Trần Văn Trung: đọc 150 hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Mục đích là viết lịch sử tỉnh Ninh Bình. Thời gian bắt đầu đọc: 24/10/2005.
Như trên đã phân tích, tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông Lưu trữ Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (1973-1994) được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có giá trị về nhiều mặt. Tuy nhiên, theo thống kê số người đến khai thác và số lượng hồ sơ đã được độc giả khai thác còn ít. Mục đích chủ yếu là để viết lịch sử Chính phủ, bộ, ngành, địa phương.
Thực tế khối tài liệu lưu trữ này còn có ý nghĩa nhiều mặt mà các tổ chức, cá nhân chưa khai thác hoặc chưa khai thác triệt để. Có một số nguyên nhân của tình trạng trên, trong đó có một nguyên nhân cơ bản là họ chưa biết đến khối tài liệu này và giá trị của chúng. Mặt khác, thực tế có nhiều cơ quan nộp tài liệu vào lưu trữ quốc gia không nộp hết những tài liệu có giá trị. Chẳng hạn khối tài liệu về tổ chức - cán bộ và lao động - tiền lương trong Phông thiếu những tài liệu là bản gốc, bản chính như chúng tôi đã trình bày ở trên. Việc độc giả Nguyễn Thanh Bình đến khai thác tài liệu trong Phông chỉ đọc với một số lượng hồ sơ như trên để viết lịch sử Bộ Nội vụ cũng đặt câu hỏi cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Trong cuốn “Lịch sử Bộ Nội vụ” mà chúng tôi đã nói đến ở phần mở đầu, chúng tôi thấy trong thời gian từ 1973- 1994, có rất ít tài liệu khai thác tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, mà hầu hết đều ghi là “tài liệu lưu tại Bộ Nội vụ”. Do vậy, theo chúng tôi những tài liệu đó đang được lưu tại Bộ Nội vụ mà chưa nộp hết về Trung tâm.