7. Kết cấu của nghiên cứu
2.2.6.Yếu tố Quy trình nội bộ
Các quy định, quy trình tại Đại Trường Phát đã được xây dựng tương đối đầy đủ cho từng bộ phận phòng ban nhằm làm rõ trách nhiệm và công việc của từng bộ phận/phòng ban liên quan. Từ năm 2013, hệ thống các chính sách, quy định, quy trình đã được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ban hành thành văn bản áp dụng cho các bộ phận/phòng ban và các hoạt động đặc thù: Hành chánh – Pháp chế; Nhân sự; Kinh doanh; Chăm sóc khách hàng; Mua hàng; Kho vận; Marketing và IT. Tuy nhiên, các chính sách, quy định, quy trình cụ thể về công tác Tài chính – Kế toán vẫn chưa xây dựng hoàn chỉnh, thống nhất và ban hành áp dụng. Nguyên nhân chính xuất phát từ việc thay đổi hệ thống phần mềm sử dụng cho hoạt động kế toán cũng như các thay đổi về mặt tổ chức nhân sự, đồng thời còn có sự ảnh hưởng khách quan từ việc thay đổi các chính sách pháp luật về kế toán, thuế.
Ngoài ra, Đại Trường Phát cũng chưa có các quy định cụ thể về Nghiên cứu phát triển và Thực hiện các dự án mới… nhằm nghiên cứu sâu các nhu cầu mới, nhu cầu tiềm ẩn thị trường để có cơ sở xây dựng và phát triển các sản phẩm/dịch vụ phù hợp. Về cơ bản, các chính sách, quy định, quy trình phần nào đã đáp ứng được các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Tuy nhiên, vẫn xảy ra nhiều sai sót, thất thoát tài sản và tồn tại nhiềm rủi ro tiềm ẩn trong nội bộ. Một số nguyên nhân cụ thể: - Việc đào tạo, hướng dẫn thực hiện quy trình vẫn còn hạn chế, thiếu tính đồng bộ. Nhiều nhân viên vẫn đang làm việc theo kinh nghiệm, cảm tính, chưa thực hiện đúng các quy trình đã ban hành.
- Chưa có chương trình kiểm tra, rà soát thường xuyên để đảm bảo tính tuân thủ được thực hiện; chưa rà soát và cập nhật thường xuyên các chính sách, quy trình, quy định để phù hợp với thực tế hoạt động.
- Thiếu sự kiểm soát, kiểm tra chéo giữa các bộ phận, cũng như công tác kiểm soát quản trị của Ban Lãnh đạo công ty.
- Các ban được xây dựng nhưng không có người chịu trách nhiệm chính duy trì, xây dựng chương trình, mục tiêu, thời gian hành động cụ thể... (Ban kiểm soát rủi ro, Ban khen thưởng/kỷ luật, Ban biên tập nguyệt san "Đi Tiên Phong"...). - Chưa có bộ phận/nhân sự chịu trách nhiệm chính về việc tổ chức kiểm soát
thực hiện các quy trình, quy định tại các Phòng ban/Bộ phận.
Trong ngắn hạn, khi quy mô công ty còn ở tầm trung thì việc tuân thủ các quy trình, quy định một cách tương đối vẫn có thể kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Nhưng trong dài hạn, khi mở rộng quy mô, phạm vi và hoạt động kinh doanh thì các quy trình, quy định phải đảm bảo được xây dựng, tổ chức, đào tạo và triển khai bài bản để có thể hình thành một bộ máy chuyên nghiệp, đáp ứng được các mục tiêu.