3. Đề tài đạt chất lƣợng theo yêu cầu:
2.2.1 Chính sách bán hàng và quản lý công nợ
2.2.1.1 Chính sách bán hàng.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ chu trình bán hàng
Nguồn: Tự tổng hợp.
Diễn giải:
Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán kho sẽ xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa.
Nếu không đủ hàng, kê toán kho sẽ thông báo cho phòng kinh doanh để thông báo Nhận đơn đặt hàng
Xem xét hàng tồn kho
Không đủ hàng để giao Đủ hàng để giao
Lập lệnh xuất kho Xét duyệt bán chịu
Thông báo cho khách hàng
Không đồng ý Đồng ý
Lập phiếu giao hàng
Giao hàng
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 49 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
kịp thời cho khách hàng. Nếu đủ hàng để giao, kế toán công nợ sẽ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng, xét duyệt bán chịu.
Nếu không đồng ý bán chịu thì thông báo cho khách hàng. Nếu đồng ý bán chịu, kế toán lập phiếu giao hàng giao cho bộ phận bán hàng để lập hóa đơn.
Chính sách bán hàng:
Cty áp dụng chính sách bán chịu đối với khách hàng truyền thống nhƣ công ty TNHH Toàn Hƣng Long, Công ty CP TM Phan Nam. Đối với khách hàng vãng lai thì Cty yêu cầu thanh toán ngay khi nhận hàng.
Thời hạn nợ đối vơi khách hàng truyền thống là từ 15 ngày đến 1 tháng. Nếu khách hàng thanh toán trƣớc thời hạn thì công ty sẽ thực hiện chiết khấu 5% trên tổng giá trị hanh toán.
Riêng một vài trƣờng hợp đặt biệt khi công ty xem xét tiềm năng khách hàng này có thể trở thành khách hàng truyền thống của mình thì sẽ xem xét cho nợ trong thời gian tối đa là 7 ngày (rất ít xảy ra) và quyết định này phải do Giám đốc công ty phê duyệt.
Hàng quý, Cty sẽ thực hiện chiết khấu thƣơng mại đối với khách hàng mua hàng với số lƣợng lớn (mỗi quý sẽ áp dụng đối với mỗi mặt hàng khác nhau, ví dụ nhƣ: quý 2/2014 áp dụng chiết khấu là 5% đối với khách hàng mua 400 quần tây loại AA011 hay 100 quần thun nữ loại AE1149)
Khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản với hóa đơn có gia trị từ 20 triệu trở lên, đối với các hóa đơn dƣới 20 triệu thì thanh toán bằng tiền mặt.
Phƣơng thức bán hàng Hình thức bán sỉ:
Giao dịch mua bán dựa trên các đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế do khách hàng cung cấp qua điện thoại hay e-mail. Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế công ty sẽ kiểm tra, xem xét mức độ thỏa mãn về việc cung cấp hàng hóa, chi phí liên quan. Từ đó sẽ chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Đối với đối tƣợng khách hàng nhƣ vậy số lƣợng tiêu thụ thƣờng lớn và thƣờng xuyên, để khuyến khích sự hợp tác thu hút nhiều đối tƣợng khách hàng hơn nữa, công ty đã có những chính sách chiết khấu, tỉ lệ chiết khấu phù hợp theo từng mức độ khách hàng.
Hình thức bán lẻ:
Đây là hình thức xảy ra hàng ngày và khá phổ biến tại công ty. Khách hàng sẽ nhận hàng trực tiếp tại cửa hàng và thanh toán ngay.
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 50 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
Hàng ngày, nhân viên bán hàng sẽ lập bảng kê bán hàng và tiền nộp cho phòng kế toán.
2.2.1.2 Chính sách quản lý công nợ.
Nhân viên phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào chính sách bán chịu của công ty mà có nên cho khách hàng nợ hay không.
Đối với các khách hàng truyền thống, trƣớc khi quyết định nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với kế toán công nợ để biết thông tin về tình hình thanh toán của khách hàng với công ty trƣớc đó, xem khách hàng đó còn nợ của cộng ty bao nhiêu, thanh toán có đúng hạn không. Nếu khách hàng còn nợ công ty thì phòng kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng trả bớt số tiền đó rồi mới cho nợ tiếp.
Các công việc tìm hiểu khách hàng sẽ do phòng kinh doanh thực hiện. Sau đó, quyết định cuối cùng phải thông qua sự phê chuẩn của trƣởng phòng kinh doanh.
Đối với những khách hàng mới nhƣng vẫn đƣợc xem xét cho nợ thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ tìm hiểu thông tin về khách hàng nhƣ: địa bàn hoạt động, loại hình kinh doanh, tình hình tài chính thông qua báo chí hoặc internet… sau đó mới xem xét về khả năng trở thành khách hàng lớn của công ty mà quyết định cho nợ hay không.
Tỷ lệ bán hàng chịu cho những khách hàng mới là rất ít và cần phải có sự phê duyệt đồng ý của trƣởng phòng kinh doanh và giám đốc công ty. Biện pháp này giúp công ty hạn chế đƣợc các khoản nợ khó đòi, khả năng thu hồi nợ cao từ đó có thể tiếp tục tái đầu tƣ sản xuất.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 2.2.2.1 Đặc điểm doanh thu của công ty. 2.2.2.1 Đặc điểm doanh thu của công ty.
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là mua bán áo thun , quần áo thể thao, áo sơ mi , quần tây, váy, ……. cho ngƣời tiêu dùng.
Doanh thu của công ty TNHH May Mặc Thiên Hà Phát là tổng giá trị các lợi ích kinh tế công ty thu đƣợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động SXKD thông thƣờng của công ty.
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng.
Phiếu xuất kho: phản ánh số lƣợng và giá trị hàng hóa xuất bán
Hóa đơn GTGT: phản ánh giá bán (giá chƣa thuế GTGT), các khoản phụ thu tính ngoài tiền bán (nếu có) và tổng giá thanh toán (đã bao gồm thuế GTGT).
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 51 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
Giấy báo có: phản ánh số tiền hiện đã đƣợc thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng của công ty.
2.2.2.3 Tài khoản sử dụng.
511 “ Doanh thu bán hàng”
2.2.2.4 Trình tự luân chuyển chứng từ.
Lƣu đồ 2.2 : Trình tự luân chuyển chứng từ của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Kế toán BP kho Kế toán công nợ
Nguồn: Tự tổng hợp.
Diễn giải:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến phòng kinh doanh để làm hợp đồng. Tại đây, khách hàng sẽ làm việc trực tiếp với nhân viên kinh doanh để
P.kinh doanh
Khách hàng Lệnh xuất
kho Phiếu xuất
Lệnh xuất kho Phiếu xuất Xác nhận xuất kho Xác nhận giao hàng N Phiếu xuất Lập hóa đơn N Hóa đơn A A Đối chiếu, ghi sổ Hóa đơn N Sổ chi tiết hàng hóa Sổ chi tiết khách hàng
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 52 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
đƣợc tƣ vấn và tiến hành ký kết hợp đồng sau khi đã thỏa thuận. hợp đồng đƣợc lập thành 2 bản: 1 bản khách hàng giữ, 1 bản gửi đến phòng kế toán. Trong hợp đồng sẽ thỏa thuận về các điều kiện về hàng hóa, phƣơng thức vận chuyển, phƣơng thức thanh toán…
Khi bán hàng phải có phiếu đề nghị xuất hàng, chữ ký của kế toán trƣởng cùng chữ ký của Giám đốc công ty. Khi nhận đƣợc phiếu đề nghị xuất hàng kế toán kho lập phiếu xuất kho 3 liên, một liên giao cho kho, một liên giao cho khách hàng, một liên lƣu phòng kế toán.
Căn cứ phiếu xuât kho kế toán lập hóa đơn GTGT, xuất bán cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa và sổ chi tiết công nợ ngƣời mua, ngƣời bán đồng thời nhập số liệu vào bảng kê hàng hóa bán ra trong tháng.
Định kỳ cuối tháng lập bảng báo cáo tổng hợp bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu, tổng hợp các số liệu và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
2.2.2.5 Trình tự nhập chứng từ.
Sơ đồ 2.5: Trình tự nhập chứng từ TK 511.
Nguồn: Tự tổng hợp.
Diễn giải:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, giấy báo có, phiếu thu tiến hành ghi nhận vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511.
Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu trên TK 511 sau đó kết chuyển sang TK 911, kế toán ghi nhận số liệu vào sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 911. Đồng thời kế toán cũng phản ánh số liệu của TK 511 lên Bảng CĐSPS để xác định kết quả kinh doanh.
Cuối năm, kế toán tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu trên sổ NKC và sổ cái TK 511 để tiến hành lập Báo cáo tài chính.
- Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Giấy báo có - Phiếu thu Sổ NKC Sổ Cái TK 511 Sổ NKC, Cái TK 911 Bảng CĐSPS BCTC
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 53 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam 2.2.2.6 Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ví dụ 1: Ngày 05/06/2014 xuất bán cho Công ty CP Chế Biến Hải Sản Liên Thành 50 áo thun thể thao TT1102 với giá chƣa thuế 110.000 đồng/ cái, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 6.050.000 Có TK 511: 5.500.000 Có TK 3331: 550.000
(Phụ lục có kèm theo hóa đơn số 0000302, kí hiệu AA/12P, Phiếu thu 01)
Chứng từ:
CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
Địa chỉ: 69/17 đƣờng 48, Phƣờng hiệp bình chánh, Quận Thử Đức, TPHCM MST: 0312632981
Số TK: 25636589 tại Ngân hàng Á Châu, TPHCM Tel: Fax:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lƣu Ngày 05 tháng 06 năm 2014
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/12P Số: 0000302 Họ tên ngƣời mua hàng:
Tên đơn vị: CTY CP CHẾ BIẾN HẢI SẢN LIÊN THÀNH
Mã số thuế:0302359450
Địa chỉ: 243 Bến Vân Đồn, P5, Q4, TPHCM Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Áo thun thể thao TT1102 cái 50 110.000 5.500.000
Cộng tiền hàng 5.500.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 550.000
Tổng công tiền thanh toán 6.050.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu không trăm năm mƣơi nghìn đồng
Ngƣời mua hàng
( ký, ghi rõ họ tên)
Ngƣời bán hàng
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 54 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
CÔNG TY TNH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT MST: 0312632981
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày: 05/06/14 Số: PX01
Họ tên ngƣời nhận: Lý do:
Xuất tại kho:
….
Xuất hàng theo chứng từ (liệt kê kèm theo) Doanh nghiệp
Tên nhãn hiệu, quy cách ĐVT Số c/từ
Số lƣợng
Đơn giá Thành
tiền
Theo c/từ Thực tế
Áo thun thể thao TT1102 cái 302 50 50 - -
CỘNG 50 50 -
Ngƣời nhận Kế toán
Nguyễn Thị Mai Hoa
Thủ kho Nguyễn Mạnh Hùng
CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
ĐC: 69/17 đường 48, KP6, P. Hiệp Bình Chánh, Q. Thủ Đức
PHIẾU THU Số: PT01 Ngày 05/06/14 Họ tên ngƣời nộp tiền:
Địa chỉ: Lý do thu: Số tiền: Viết bằng chữ:
Nguyễn Văn Tuấn Cty Liên Thành
Bán áo thun thể thao/ HĐ 302/ Cty Liên Thành 6.050.000 đ
(Sáu triệu năm mƣơi nghìn đồng)
Ngƣời lập phiếu Phạm Huỳnh Bảo
Ngọc
Ngƣời nộp tiền Nguyễn Văn Tuấn
Thủ quỹ Lê Văn Thành
Kế toán trƣởng
Nguyễn Thị Mai Hoa Giám đốc
Phạm Thị Kim Hà
Ví dụ 2: Ngày 07/06/2014 xuất bán cho Công ty TNHH TM Phan Yến 10 áo khoác nữ AE5924 với giá chƣa thuế 850.000 đồng/ cái, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 9.350.000 Có TK 511: 8.500.000 Có TK 3331: 850.000
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 55 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam Ví dụ 3: Ngày 10/06/2014 công ty xuất bán cho Công ty TNHH Toàn Hƣng Long 530 đôi giày thể thao 1101với giá chƣa thuế 290.000 đồng/ đôi, VAT 10%, khách hàng chƣa thanh toán , kế toán ghi:
Nợ TK 131: 169.070.000
Có TK 511: 153.700.000 Có TK 3331: 15.370.000
(Phụ lục có kèm theo hóa đơn số 0000305, kí hiệu AA/12P)
Ví dụ 4a: Ngày 13/06/2014 công ty xuất bán cho Công ty TNHH Thực Phẩm Ánh Hồng 475 cái quần tây AA011 với giá chƣa thuế 195.000 đồng/ cái, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, chiết khấu 5% ( theo chƣơng trình khuyến mãi mặt hàng này áp dụng trong quý 2/ 2014) kế toán ghi:
Nợ TK 131: 101.887.500 Có TK 511: 92.625.000 Có TK 3331: 9.262.500
(Phụ lục có kèm theo hóa đơn số 0000307 kí hiệu AA/12P)
(Bút toán chiết khấu sẽ đƣợc trình bày ở phần chiết khấu thƣơng mại)
Ví dụ 4b: Ngày 14/06/2014 Công ty đã nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng Á Châu gửi do Cty Ánh Hồng trả tiền theo hóa đơn số 307(ngày 13/06/2014).
Nợ TK 112: 96.793.125 Có TK 131: 96.793.125 (Phụ lục có kèm theo giấy báo có GD: 68126)
Ví dụ 5a: Ngày 14/06/2014 công ty xuất bán cho Công ty CP TM Phan Nam 119 cái quần thun nữ AE1149 với giá chƣa thuế 378.000 đồng/ cái, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, chiết khấu 5% ( theo chƣơng trình khuyến mãi mặt hàng này áp dụng trong quý 2/ 2014) kế toán ghi:
Nợ TK 131: 49.480.200 Có TK 511: 44.982.000 Có TK 3331: 4.498.200
(Phụ lục có kèm theo hóa đơn số 0000310 kí hiệu AA/12P)
(Bút toán chiết khấu sẽ đƣợc trình bày ở phần chiết khấu thƣơng mại)
Ví dụ 5b: Ngày 20/06/2014 Công ty đã nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng Á Châu gửi do Cty Phan Nam trả tiền theo hóa đơn số 310 (ngày 14/06/2014).
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 56 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
Nợ TK 112: 47.006.190
Có TK 131: 47.006.190 (Phụ lục có kèm theo giấy báo có GD: 696532)
Ví dụ 6: Ngày 21/06/2014 công ty xuất bán cho Công ty TNHH Toàn Hƣng Long 200 cái áo thun loại 1 với giá chƣa thuế 75.000 đồng/ cái, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 16.500.000
Có TK 511: 15.000.000 Có TK 3331: 1.500.000
(Phụ lục có kèm theo hóa đơn số 0000313 kí hiệu AA/12P, phiếu thu 05) Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong quý 2/ 2014 (TK 511) là: 2.673.093.018 đồng.
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán TK 511
911 511 111 93.885.000 2.673.093.018 131 2.579.208.018 2.2.2.7 Sổ sách kế toán.
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 57 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
ĐC: 69/17 đƣờng 48, KP6, P. Hiệp Bình Chánh, Q. Thủ Đức
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
TK: 511
Tên sản phẩm: Áo thun thể thao
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu
Số hiệu Ngày lƣợng Số Đơn giá
Thành tiền
Nợ Có
Số dƣ đầu kỳ ……..
10/04/14 PK 10/04/14 Bán áo thun thể thao/
HĐ 272/ Shop Jenny 131 250 115.000 28.750.000
26/05/14 PK 26/05/14 Bán áo thun thể thao/
HĐ 299/ Shop Jenny 131 400 110.000 44.000.000
05/06/14 PT01 05/06/14 Bán áo thun thể thao/
HĐ302/ Cty Liên Thành 111 50 110.000 5.500.000
Công phát sinh lũy kế 150.345.000 150.345.000
Ngày 30 tháng 06 năm 2014
Kế toán trƣởng Giám đốc CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
ĐC: 69/17 đƣờng 48, KP6, P. Hiệp Bình Chánh, Q. Thủ Đức SỔ CÁI Quý 2 năm 2014 TK: 511 Doanh Thu Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dƣ đầu kỳ …
05/06/14 PT01 05/06/14 Bán áo thun thể thao/ HĐ302/ Cty Liên
Thành 111 5.500.000
07/06/14 PT02 07/06/14 Bán áo khoác nữ/ HĐ304/ Cty Phan Yến 111 8.500.000
10/06/14 PK 10/06/14 Bán giày thể thao/ HĐ305/ Cty Toàn
Hƣng Long 131 153.700.000
13/06/14 PK 13/06/14 Bán quần tây/ HĐ307/ Cty Ánh Hồng 131 92.625.000
14/06/14 PK 14/06/14 Bán áo thun nữ/ HĐ310/ Cty Phan Nam 131 44.982.000
21/06/14 PT05 21/06/14 Bán áo thun loại 1 /HĐ313/ Cty Toàn
Hƣng Long 111 15.000.000 … Cộng số phát sinh 2.673.093.018 2.673.093.018 Số dƣ cuối kỳ - - Ngày 30 tháng 6 năm 2014 Kế toán trƣởng Giám đốc
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 58 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
ĐC: 69/17 đƣờng 48, KP6, P. Hiệp Bình Chánh, Q. Thủ Đức NHẬT KÝ CHUNG Quý 2 năm 2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có …….. ... …….. ... …. …. ……. …….
05/06/14 PT01 05/06/14 Bán áo thun thể thao/ HĐ302/ Cty Liên Thành 111 511 5.500.000 5.500.000
05/06/14 PT01 05/06/14 VAT đầu ra/ HĐ302 111 3331 550.000 550.000
…… … ….. …….. …. …. …… …...
07/06/14 PT02 07/06/14 Bán áo khoác nữ/ HĐ304/ Cty Phan Yến 111 511 8.500.000 8.500.000
07/06/14 PT02 07/06/14 VAT đầu ra/ HĐ304 111 3331 850.000 850.000
…… … ….. …….. …. …. …… …...