3. Đề tài đạt chất lƣợng theo yêu cầu:
2.1.3 Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ phận gửi hàng Bộ phận lập hóa đơn Kế toán
Thủ kho PXK Hóa đơn PGH PGH PXK PGH PGH PGH Khách hàng Lập hóa đơn Đối chiếu Ghi sổ chi tiết Đóng gói, Lập PGH N N B A C B A A N N
Hóa đơn Hóa đơn
C Sổ chi
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 41 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH May Mặc Thiên Hà Phát.
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận.
Kế toán trƣởng:
Tổ chức hài hòa và quản lý có hiệu quả bộ máy kế toán trong công ty
Cân đối thu chi trong kỳ, báo cáo tình hình kinh doanh cuối tháng cho giám đốc. Kiểm tra ký duyệt giấy tờ, sổ sách, báo cáo quyết toán. Giải quyết vƣớng mắc về chứng từ.
Nộp đúng hạn các báo cáo thuế, báo cáo thống kê theo qui định của nhà nƣớc. Chịu trách nhiệm trƣớc công ty và cơ quan chức năng nhà nƣớc mọi số liệu trong báo cáo về tính trung thực, hợp lý.
Kiểm tra việc bảo quản, lƣu trữ các tài liệu kế toán.
Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát.
Bảo đảm yêu cầu về bảo mật thông tin kinh tế - tài chính.
Kế toán viên:
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho tiến hành lập phiếu chi tiền đối với những hóa đon giá trị nhỏ, chuyển thủ quỹ chi tiền, ký tên vào phiếu chi và giữ lại một phiếu có lƣu chữ ký của ngƣời nhận tiền.
Căn cứ đề nghị của kế toán trƣởng, tiến hành xuất hoá đơn, lập phiếu thu tiền đối với trƣờng hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc chuyển thông tin theo dõi qua kế toán công nợ.
Lập phiếu chi lƣơng cuối tháng.
Nhập liệu chứng từ vào báo cáo thuế, cũng những chứng từ đó làm căn cứ đƣa vào sổ sách.
Cuối tháng đối chiếu những chứng từ thu chi với thủ quỹ cho chính xác số liệu với sổ sách. KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN KHO THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÔNG NỢ
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 42 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
Cuối mỗi tháng thực hiện kết chuyển TK 511, 515, 632, 641, 642, 711, 811 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, xác định lãi lỗ trong tháng.
Thủ quỹ:
Xem xét từng nghiệp vụ thu chi cẩn thận. Chi tiền khi có yêu cầu và giữ lại chứng từ chứng minh nghiệp vụ. Thu tiền khách hàng, nộp tiền mặt vào Ngân hàng, rút tiền gởi Ngân hàng, nộp thuế bằng tiền mặt.
Lấy sổ phụ, phối hợp với kế toán thanh toán tiền, kiểm tra đối chiếu tiền mặt tại quỹ với sổ kế toán hàng ngày.
Kế toán kho:
Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, lập phiếu xuất và chuyển cho bộ phận có liên quan.
Thƣờng xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho, hàng hóa trong kho đƣợc sắp xếp hợp lý chƣa. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho với kế toán.
Kế toán công nợ
Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, định kỳ xác nhận công nợ với từng khách hàng.
Cuối tháng báo cáo những khoản phải thu khó đòi và nhắc nhở với giám đốc những khoản nợ đến hạn trả.
2.1.3.3 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng(VNĐ).
Hình thức sổ kế toán:Công ty áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung.
Phƣơng pháp xuất kho : theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ : theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
Kê khai thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế.
Các loại tờ khai thuế phải nộp : (Áp dụng các mẫu biểu tờ khai thuế ban hành theo thông tƣ 156/TT-BTC) :
Tờ khai Thuế GTGT (tháng) mẫu 01/GTGT.
Tờ khai Thuế TNDN tạm tính (quý) mẫu 01A-TNDN. Tờ khai Thuế TNCN tạm tính (quý) mẫu 02/KK-TNCN. Thông báo phát hành hóa đơn.
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 43 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN mẫu 03/TNDN. Tờ khai Quyết toán Thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN. Báo cáo tài chính theo QĐ15 /2006/QĐ-BTC.
2.1.3.4 Hệ thống tài khoản áp dụng.
Cty áp dụng hệ thống Tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC.
Các loại sổ sách áp dụng: Sổ Nhật ký chung.
Sổ Cái.
Sổ chi tiết ( đƣợc mở theo yêu cầu cụ thể của công ty nhƣ: sổ công nợ phải thu, phải trả..).
Hệ thống chứng từ áp dụng :
Công ty áp dụng các mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và căn cứ giải trình số liệu kế toán khi các cơ quan chức năng yêu cầu:
Hóa đơn thuế GTGT.
Giấy đề nghị tạm ứng ( 03-TT ). Giấy đề nghị thanh toán ( 05-TT ). Bảng chấm công nhân viên.
Bảng lƣơng nhân viên.
Bảng kiểm kê hàng hóa cuối tháng. Bảng kiểm kê đối chiếu quỹ.
Phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Phiếu thu , phiếu chi.
Séc tiền mặt. Ủy nhiệm chi.
Các Biên bản làm việc ( khi có nhu cầu sử dụng).
2.1.3.5 Hình thức sổ kế toán áp dụng.
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 44 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Tự tổng hợp.
Tr nh tự ghi sổ theo h nh thức Nhật k chung :
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản tƣơng ứng. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan ( ví dụ nhƣ hàng hoá, công nợ ). Sổ nhật ký đặc biệt công ty ít sử dụng chỉ dùng để ghi những trƣờng hợp đặc biệt giải trình với cơ quan chức năng. Cuối tháng, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 45 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
MẪU SỐ B 02/DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
2.1.4 Tình hình công ty những năm gần đây.
Bảng 2.1:Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2014.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Năm 2014
Tên ngƣời nộp thuế: CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT MST: 0312632981
Địa chỉ trụ sở: 69/17 đƣờng 48, KP6, P. Hiệp Bình Chánh, Q. Thủ Đức Điện thoại: Fax: E-mail:
Đơn vị tính: đồng Việt Nam
Chỉ tiêu Mã
số
Thuyết
minh Năm nay Năm trƣớc
1 2 3 4 5
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ 01 VI.25 8.608.723.018 3.698.654.558
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 137.843.100 34.256.987 3. Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 10 8.470.879.918 3.664.397.571 4. Giá vốn hàng bán 11 VI.27 7.242.807.419 2.630.687.544 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 1.228.072.499 1.033.710.027 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 7.145.566 1.269.865
7. Chi phí tài chính 22 VI.28 - 45.269.875
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23
8. Chi phí bán hàng 24 432.616.377 384.928.442
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 651.275.343 332.433.744 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 46 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
11. Thu nhập khác 31 - 120.000.000
12. Chi phí khác 32 - 114.301.246
13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 - 5.698.754
14. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc
thuế (50 = 30 + 40) 50 151.326.345 278.046.585
15. Chi phí thuếTNDN hiện hành 51 VI.30 30.265.269 61.563.352 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập
doanh nghiệp (60 = 50 – 51 – 52) 60 121.061.076 216.483.233 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 70
Ngày 20 tháng 01 năm 2015 NGƢỜI LẬP BẢNG KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Mai Hoa Nguyễn Thị Mai Hoa Nguyễn Thị Kim Hà
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH May Mặc Thiên Hà Phát.
Bảng 2.2: Bảng so sánh báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2014
Chỉ tiêu 2014 - 2013
Chênh lệch Tỷ lệ (%)
1. Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ 4.910.068.460 132,8
2. Các khoản giảm trừ 103.586.113 302,4
3. Doanh thu thuần 4.906.482.347 131,2
4. Giá vốn hàng bán 4.612.119.875 175,3
5. Lợi nhuận gộp 194.362.472 18,8
6. Doanh thu hoạt động tài chính 5.875.701 462,7
7. Chi phí tài chính (45.269.875) -
Trong đó: Chi phí lãi vay - -
8. Chi phí bán hàng 47.687.935 12,4
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 318.841.599 95,9
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 47 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
11. Thu nhập khác (120.000.000) -
12. Chi phí khác (114.301.246) -
13. Lợi nhuận khác (5.698.754) -
14. Lợi nhuận trƣớc thuế (126.720.240) (45,6)
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành (31.298.083) (50,8)
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại - -
17.Lợi nhuận sau thuế (95.422.157) (44,1)
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu - -
Nguồn: Tự tổng hợp.
Nhận xét:
Qua số liệu bảng so sánh báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ qua 2 năm 2013 và 2014 của Công ty có nhiều thay đổi. Năm 2014 tăng 4.910.068.460 đồng (tƣơng ứng tăng 132,8%) so với năm 2013 mặc dù các khoản giảm trừ doanh thu năm 2014 so với năm 2013 đã tăng lên 103.586.113 đồng nhƣng sự gia tăng này là do Công ty bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lƣợng lớn(chiết khấu thƣơng mại) nên cho thấy Công ty vẫn quản trị tốt hơn về chất lƣợng sản phẩm. Điều này cho thấy quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng có chiều hƣớng phát triển tốt. Nguyên nhân do Công ty ngày càng mở rộng thị trƣờng tiêu thụ.
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2014 tăng 194.362.472 đồng (tƣơng ứng tăng 18,8%). Nguyên nhân do trong năm 2014 sản lƣợng tiêu thụ và cung cấp dịch vụ gia tăng. Tuy nhiên, qua bảng số liệu trên ta thấy tốc độ tăng của Giá vốn hàng bán tăng nhanh hơn so với tốc độ tăng của Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (175,3% >132,8%) có thể thấy điều này là chƣa tốt.
Tổng lợi nhuận trƣớc thế năm 2014 so với năm 2013 giảm 126.720.240 đồng (tƣơng ứng giảm 45,6%). Nguyên nhân do Công ty tăng một số chi phí, cụ thể:
- Chi phí bán hàng: Năm 2014 Chi phí bán hàng tăng 47.687.935 đồng (12,4%) so với năm 2013.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Năm 2014 so với năm 2013 tăng 318.841.599 đồng (95,9%).
Qua kết quả phân tích cho thấy, năm 2014 Công ty kinh doanh kém hiệu quả hơn năm 2013. Nguyên nhân do Công ty ngày càng mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, đặc biệt
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 48 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc quản lý và kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, Giá vốn hàng bán tăng nhanh do ảnh hƣởng của tình hình chung, làm ảnh hƣởng đến lợi nhuận đáng kể.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty. công ty.
2.2.1 Chính sách bán hàng và quản lý công nợ. 2.2.1.1 Chính sách bán hàng. 2.2.1.1 Chính sách bán hàng.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ chu trình bán hàng
Nguồn: Tự tổng hợp.
Diễn giải:
Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán kho sẽ xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa.
Nếu không đủ hàng, kê toán kho sẽ thông báo cho phòng kinh doanh để thông báo Nhận đơn đặt hàng
Xem xét hàng tồn kho
Không đủ hàng để giao Đủ hàng để giao
Lập lệnh xuất kho Xét duyệt bán chịu
Thông báo cho khách hàng
Không đồng ý Đồng ý
Lập phiếu giao hàng
Giao hàng
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 49 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
kịp thời cho khách hàng. Nếu đủ hàng để giao, kế toán công nợ sẽ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng, xét duyệt bán chịu.
Nếu không đồng ý bán chịu thì thông báo cho khách hàng. Nếu đồng ý bán chịu, kế toán lập phiếu giao hàng giao cho bộ phận bán hàng để lập hóa đơn.
Chính sách bán hàng:
Cty áp dụng chính sách bán chịu đối với khách hàng truyền thống nhƣ công ty TNHH Toàn Hƣng Long, Công ty CP TM Phan Nam. Đối với khách hàng vãng lai thì Cty yêu cầu thanh toán ngay khi nhận hàng.
Thời hạn nợ đối vơi khách hàng truyền thống là từ 15 ngày đến 1 tháng. Nếu khách hàng thanh toán trƣớc thời hạn thì công ty sẽ thực hiện chiết khấu 5% trên tổng giá trị hanh toán.
Riêng một vài trƣờng hợp đặt biệt khi công ty xem xét tiềm năng khách hàng này có thể trở thành khách hàng truyền thống của mình thì sẽ xem xét cho nợ trong thời gian tối đa là 7 ngày (rất ít xảy ra) và quyết định này phải do Giám đốc công ty phê duyệt.
Hàng quý, Cty sẽ thực hiện chiết khấu thƣơng mại đối với khách hàng mua hàng với số lƣợng lớn (mỗi quý sẽ áp dụng đối với mỗi mặt hàng khác nhau, ví dụ nhƣ: quý 2/2014 áp dụng chiết khấu là 5% đối với khách hàng mua 400 quần tây loại AA011 hay 100 quần thun nữ loại AE1149)
Khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản với hóa đơn có gia trị từ 20 triệu trở lên, đối với các hóa đơn dƣới 20 triệu thì thanh toán bằng tiền mặt.
Phƣơng thức bán hàng Hình thức bán sỉ:
Giao dịch mua bán dựa trên các đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế do khách hàng cung cấp qua điện thoại hay e-mail. Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế công ty sẽ kiểm tra, xem xét mức độ thỏa mãn về việc cung cấp hàng hóa, chi phí liên quan. Từ đó sẽ chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Đối với đối tƣợng khách hàng nhƣ vậy số lƣợng tiêu thụ thƣờng lớn và thƣờng xuyên, để khuyến khích sự hợp tác thu hút nhiều đối tƣợng khách hàng hơn nữa, công ty đã có những chính sách chiết khấu, tỉ lệ chiết khấu phù hợp theo từng mức độ khách hàng.
Hình thức bán lẻ:
Đây là hình thức xảy ra hàng ngày và khá phổ biến tại công ty. Khách hàng sẽ nhận hàng trực tiếp tại cửa hàng và thanh toán ngay.
SVTH: Nguyễn Thị Huyền Trân 50 GVHD: ThS. Nguyễn Thanh Nam
Hàng ngày, nhân viên bán hàng sẽ lập bảng kê bán hàng và tiền nộp cho phòng kế toán.
2.2.1.2 Chính sách quản lý công nợ.
Nhân viên phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào chính sách bán chịu của công ty mà có nên cho khách hàng nợ hay không.
Đối với các khách hàng truyền thống, trƣớc khi quyết định nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với kế toán công nợ để biết thông tin về tình hình thanh toán của khách hàng với công ty trƣớc đó, xem khách hàng đó còn nợ của cộng ty bao nhiêu, thanh toán có đúng hạn không. Nếu khách hàng còn nợ công ty thì phòng kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng trả bớt số tiền đó rồi mới cho nợ tiếp.
Các công việc tìm hiểu khách hàng sẽ do phòng kinh doanh thực hiện. Sau đó, quyết định cuối cùng phải thông qua sự phê chuẩn của trƣởng phòng kinh doanh.
Đối với những khách hàng mới nhƣng vẫn đƣợc xem xét cho nợ thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ tìm hiểu thông tin về khách hàng nhƣ: địa bàn hoạt động, loại hình kinh doanh, tình hình tài chính thông qua báo chí hoặc internet… sau đó mới xem xét về