6. Ý nghĩa và thực tiễn của đề tài
3.2. Hoàn thiện cở sở vật chất kỹ thuật và phƣơng tiện hữu hình
3.2.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, thiết bị
Khi tiến hành xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật ở điểm du lịch phải t nh toán cho phù hợp với tài nguyên du lịch tại điểm du lịch đó, có nhƣ vậy mới đảm bảo t nh đồng bộ và hợp lý khi khách du lịch tiêu dùng sản phẩm dịch vụ, từ đó tăng doanh thu cho khách sạn (Ví dụ: khách sạn dành cho doanh nhân phải có hệ thống wifi tốt, băng truyền rộng, khách sạn ở các khu sinh thái phải thiết kế tầng hầm giữ xe ô tô cho khách…).
Cơ sở vật chất cần đầu tƣ mạnh, đổi mới thƣờng xuyên và bổ sung kịp thời cho phù hợp với tiến bộ xã hội, văn minh xã hội, tránh bị tụt hậu, không đáp ứng đƣợc nhu cầu du lịch. (Ví dụ: hệ thống ti vi phải được thay thế màn hình phẳng, hệ thống xử máy điều hoà phải luôn được nâng cấp và đầu tư tốt…).
Cần phải khai thác và sử dụng tối đa khả năng của cơ sở kỹ thuật, phải áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, tăng hệ số ca k p, sử dụng hết công suất máy móc trang thiết bị…trong khách sạn.
Cần có phƣơng án kinh doanh cụ thể, đặc biệt là những tháng trái vụ, hạn chế việc sử dụng không cân đối cơ sở kỹ thuật trong năm.
Không ngừng bồi dƣỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên trong khách sạn để một mặt nâng cao chất lƣợng phục vụ nhằm tạo doanh thu cao, mặt khác sử dụng hợp lý tài sản của doanh nghiệp để giảm chi ph kinh doanh. (Ví dụ: thang máy chỉ chở được 190kg nhưng nhân viên lại chở hơn, sử dụng hoá chất làm phòng phung phí mà không hiệu quả…).
Tăng doanh thu, giảm chi ph về cơ sở vật chất kỹ thuật là con đƣờng duy nhất để nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật.
3.2.2. Quy trình và phƣơng pháp quản lý tài sản, thiết bị
Mua sắm
Tài sản lựa chọn mua sắm phải đúng mục đ ch sử dụng, có độ bền cao, hiện đại, đồng bộ, tần suất sử dụng lớn, tiết kiệm năng lƣợng, có khả năng mở rộng và nâng cấp khi cần.
Phân cấp quản lý tài sản, thiết bị, phòng ốc
Quản lý các bộ phận (Food and Beverage manager, Housekeeping manager, front office manager…) chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc hoặc Hội đồng quản trị về quản lý tài sản thiết bị, phòng ốc đƣợc giao sau khi mua sắm, biếu, tặng, chuyển giao từ nơi khác. Tuỳ theo cơ cấu tổ chức, quản lý bộ phận có thể giao cho các tổ trƣởng các đơn vị cấp dƣới hoặc cán bộ thuộc quyền, trực tiếp quản lý và sử dụng.
Nghiệm thu, bàn giao đƣa vào sử dụng: trong quy trình mua sắm thiết bị, vật tƣ, khi làm thủ tục nghiệm thu, bàn giao và đƣa vào sử dụng thì giám đốc (hoặc Phó giám đốc) bộ phận là ngƣời ký bàn giao, nghiệm thu và bắt đầu chịu trách nhiệm quản lý tài sản thiết bị đƣợc phân cấp quản lý.
Sử dụng, bảo dƣỡng, sửa chữa thiết bị, tài sản.
Bộ phận đƣợc giao quản lý, đƣợc chủ động lên kế hoạch sử dụng thiết bị sao cho hiệu quả, tiết kiệm.
Không sử dụng tài sản của khách sạn vào mục đ ch cá nhân. Khi cho thuê tài sản để sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải đƣợc phép của giám đốc. Tài sản sử dụng
vào các hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc cho thuê đều phải tr ch khấu hao tài sản theo quy định của doanh nghiệp.
Khi mang tài sản thiết bị của khách sạn ra khỏi cổng trƣờng đều phải làm thủ tục theo quy định riêng của khách sạn. Hàng năm các đơn vị lập kế hoạch và dự trù kinh ph bảo dƣỡng, sửa chữa, chống xuống cấp tài sản thiết bị (kể cả phòng ốc) do mình quản lý để trình ban giám đốc phê duyệt.
Phòng quản lý thiết bị phối hợp với các đơn vị trong việc tổ chức sửa chữa, bảo dƣỡng, nâng cấp tài sản thiết bị.
Kiểm kê, điều động, thanh lý
Phòng quản lý thiết bị có trách nhiệm lƣu trữ tài liệu, thống kê tài sản thiết bị toàn trƣờng và báo cáo giám đốc khi cần. Phòng kế hoạch tài ch nh có trách nhiệm lƣu trữ hồ sơ mua sắm toàn khách sạn. Phòng kế hoạch tài ch nh và Phòng quản lý thiết bị phối hợp thƣờng xuyên đối chiếu sổ sách để đảm bảo số liệu trùng khớp giữa hai đơn vị.
Khi hết thời hạn khấu hao và thiết bị hƣ hỏng, không còn sử dụng đƣợc nữa thì làm thủ tục thanh lý. Sau khi ban Giám đốc đồng ý thì Phòng quản lý thiết bị làm thủ tục tiếp nhận về kho của khách sạn. Những thiết bị hƣ hỏng trƣớc khi hết thời hạn khấu hao thì phải báo cáo để ban Giám đốc xem xét, giải quyết. Khuyến kh ch tiếp tục sử dụng sau khi hết khấu hao. Phòng quản lý thiết bị chịu trách nhiệm làm các thủ tục thanh lý theo đúng quy định của doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện
Quản lý các bộ phận và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định này.