6. Kết cấu luận văn
3.2.6.Các giải pháp nâng cao tính chính xác đơn hàng
3.2.6.1. Giải quyết các mặt hạn chế đang tồn tại
FVSC nên trang bị phần mềm quản lý bán hàng cho tất cả các nhân viên trong phòng kinh doanh để họ dễ dàng trong việc theo dõi khách hàng, đơn hàng và lịch sử mua hàng. Xây dựng hệ thống thông tin lưu trữ các trường hợp lỗi để dẽ kiềm soát. Thường xuyên thông kê số lượng đơn hàng trong quá trình sản xuất để có lịch trình sản xuất phù hợp, làm giảm hao phí về nguyên vật liệu và thời gian sản xuất. Tất cả các mặt hạn chế này có thể cải thiện thông qua hệ thống ERP.
3.2.6.2. Nâng cao hơn nữa tính chính xác đơn hàng
Ta có thể nâng cao hơn nữa tính cính xác đơn hàng trong chất lượng dịch vụ logistics thông qua sử dụng các công cụ quản lý chất lượng, chuẩn hóa quy trình công việc và thời gian thực hiện, tổ chức đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên ( nhân viên khối trực tiếp và gián tiếp).
73
Về sử dụng các công cụ quản lý chất lượng: có rất nhiều công cụ quản lý chất lượng để nâng cao tính chính xác của đơn hàng. Tác giả đề xuất hai công cụ sử dụng phổ biến và hiệu quả ở nước ta như sau:
Công cụ 5S: đây là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi
trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. Từ văn phòng, nhà kho cho đến nhà xưởng, nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn. 5S bao gồm (1) Sàng lọc (Seiri - Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. (2) Sắp xếp (Seiton - Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần. (3) Sạch sẽ (Seiso - Shining the workplace): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. (4) Săn sóc (Seiletsu - Setting standards): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.
Công cụ Six Sigma: Theo Chakrabarty và Tan (2007) xác định Six Sigma là
một “chương trình cải tiến chất lượng với mục tiêu giảm số lượng các khiếm khuyết là thấp 3,4 trên 1 triệu lỗi”. Tiến trình DMAIC là trọng tâm của các dự án cải tiến quy trình 6 Sigma, mà trong đó các công cụ chuyên biệt được vận dụng để chuyển một vấn đề xuất hiện trong thực thế thành dạng thống kê, sau đó xây dựng giải pháp trên mô hình thống kê rồi chuyển sang giải pháp thực tế. DMAIC dựa trên 5 bước cơ bản: xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát - (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Six Sigma là một phương pháp cải tiến chất lượng hoặc chương trình để loại bỏ các khuyết tật
74
trong quy trình và do đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng và nhân viên cũng như khả năng sinh lời (Chakravorty, 2009; Easton và Rosenzweig, 2012). Về chuẩn hóa quy trình công việc và thời gian thực hiện: là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Khi các thủ tục quy trình không được chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hoá. Để thực hiện thành công việc này, trách nhiệm nên được phân công rõ ràng trong việc chuẩn bị và phân phát các tài liệu cần thiết, các bảng hiển thị, cũng như đảm bảo rằng bất kỳ một thay đổi nào cũng đều được cấp trên truyền đạt rõ ràng cho nhân viên bên dưới. Một khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, các quy trình công việc chuẩn có thể được bổ sung một cách thường xuyên.
Về tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên (nhân viên khối trực tiếp và gián tiếp): Ngoài việc đào tạo cho nhân viên trực tiếp, công ty cũng nên chú trọng đào tào cho khối quản lý và nhân viên gián tiếp vì các công việc và quyết định của họ có tác động lớn hơn và lâu dài hơn đến hiệu quả hoạt động của công ty. Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản, nói miệng mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít chịu đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên thật dễ hiểu và liên quan mật thiết đến đều họ cần biết.