6. Kết cấu luận văn
3.2.1.Các giải pháp nâng cao chất lượng thủ tục
3.2.1.1. Ấn định thời gian cụ thể trong quy trình đặt hàng
Mặc dù có quy trình rõ ràng kể từ lúc nhận đơn hàng tới lúc giao hàng đến tai khách hàng. Nhưng FVSC chưa ấn định thời gian cụ thể trong quy trình đặt hàng xuất hiện trường hợp đơn hàng bị “ngâm”, không được xử lý. Đến lúc truy cứu nguyên nhân để xử lý thì thường xảy ra hiện tưởng trốn tránh trách nhiệm. Để khắc phục tình trạng này, FVSC nên ấn định thời gian cụ thể trong quy trình đặt hàng ở từng khâu, từng giai đoạn. Quy định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân tham gia vào quy trình đó, để mỗi cá nhân điều biết rõ “đầu vào” của họ là gì, chất lượng “đầu vào” ra sao, họ cần làm những gì để chuyển hóa “đầu vào” thành “đầu ra”, thời gian thực hiện, chất lượng “đầu ra”, chuyển giao cho ai.
3.2.1.2. Hoàn thiện phương thức đặt hàng qua hộp thư điện tử của công ty
59
thường xuyên để không bỏ lỡ các yêu cầu của khách hàng, qua đó công ty khai thác được ưu thế của hệ thống thư điện tử để thực hiện các giao dịch với khách hàng đặt biệt là tìm kiếm khách hàng mới. Ở FVSC, người nắm hộp thu chung của công ty nên là người phải có kiến thức cơ bản về sản phẩm công ty, phân loại yêu cầu của khách hàng đã gởi thu điện tử để chuyển đến bộ phận tiếp nhận thích hợp. Công ty nên bổ sung các thông tin chi tiết về sản phẩm của công ty trên trang điện tử của công ty để khách hàng có thể liện hệ với công ty qua hộp thư điện tử.
3.2.1.3. Thiết lập nhân viên chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả đơn hàng
Đơn hàng của khách hàng của từng nhân viên phòng kinh doanh sẽ được nhân viên đó tiếp nhận, kiểm tra, xác nhận cũng như theo dõi tình hình đơn hàng. Mỗi nhân viên kinh doanh có nhiều khách hàng và nhiều công việc khác, nên hoạt động tiếp nhận đơn hàng không được chuyên môn hóa sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của cả bộ phận kinh doanh và bộ phận kế hoạch sản xuất. Vì vậy, công ty nên sắp xếp nhân viên vào vị trí tiếp nhận đơn hàng và tổng hợp tất cả đơn hàng sau đó chuyển sang các bộ phận kế hoạch sản xuất.
3.2.1.4. Xây dựng phương thức đặt hàng qua nhân viên tiếp nhận đơn hàng bằng điện thoại và phương thức đặt hàng trực tuyến
FVSC hiện chưa có nhân viên nhận đơn hàng khi khách hàng gọi điện thoại đến văn phòng công ty, khách hàng chỉ đặt hàng với nhân viên phòng kinh doanh. Công ty nên tổ chức một nhân viên chịu trách nhiệm nhận đơn hàng qua điện thoại, nhân viên này được trang bị mạng lưới internet kết nối trực tiếp với dữ liệu về tình hình đơn hàng và hệ thống đặt hàng. Nhân viên tiếp nhận đơn hàng kiểm tra tình trạng hàng hóa và thông báo những thông tin cần thiết và ngày giao hàng cho khách hàng nhằm giảm thời gian chuẩn bị đơn hàng. Với phương thức này sẽ giúp FVSC cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thời gian từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng.
Tất cả các đơn đặt hàng FVSC nhận được từ khách hàng bằng fax, điện thoại hay email đều được nhân viên phòng kinh doanh đặt hàng lại trên mẫu của công ty. Để giảm thiểu các công việc thủ công giúp FVSC giảm bớt thủ tục giấy tờ và thủ
60
tục đặt hàng của công ty nhanh chóng, chính xác, FVSC nên thống nhất với khách hàng cách thức trao đổi thông tin bằng điện tử. Với cách này khách hàng sẽ đặt hàng trên mẫu có sẵn của công ty bằng mã sản phẩm thông qua hình thức đặt hàng trực tuyến, công ty nên tạo sự liên kết giữa các đơn hàng của khách hàng trên hệ thống đặt hàng trên nền web với hệ thống ERP. Trước tiên, FVSC cần dành thời gian và nguồn lực để hiểu rõ vai trò của công nghệ thông tin đối với quy trình kinh doanh, đặc biệt là các cấp lãnh đạo phải là những người tiên phong và hiểu rõ nhất tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh.