6. Kết cấu luận văn
3.2.3. Các giải pháp nâng cao chất lượng thông tin
3.2.3.1. Thiết lập mạng thông tin nội bộ
Hiện FVSC chưa có một mạng thông tin nội bộ cho riêng mình. Mỗi thành viên trong mỗi bộ phận hay giữa các bộ phận với nhau có cách thưc liên hệ riêng. Như vậy rất tốn thời gian, không hiệu quả và khó có một “phòng” chung cho các thành viên có liên quan cùng tham dự để giải quyết vấn đề. Việc thiết lập mạng nội bộ còn giúp cho thông tin có thể xuyên suốt qua các bộ phận, mỗi bộ phận điều nằm rõ thông tin của đơn hàng, biết rõ nội dung mình cần làm, thời gian cần thực hiện, dễ dàng trong việc theo dõi tình trạng đơn hàng và phát hiện sai lầm sớm nhất có thể.
3.2.3.2. Thiết lập bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi quá trình xử lý đơn đặt hàng
Công ty chưa có bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi quá trình xử lý đơn đặt hàng, để cung cấp các thông tin cho nhân viên kinh doanh trực tiếp hay trực tiếp cung cấp thông tin cho khách hàng. Việc thiết lập bộ phận này sẽ giúp cho giảm tải lượng công việc của nhân viên kinh doanh, theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng và xuyên suốt thông qua cách nắm giữ và truyền đạt thông tin cần thiết của đơn hàng tới các bộ phận có liên quan. Bộ phận này đóng vai trò như một chiếc cầu nói thông tin giúp đưa và nhận thông tin giữa các bộ phận có liên quan đền hoàn thành đơn hàng của khách hàng.
3.2.3.3. Thiết lập sự phối hợp hỗ trợ
Kết quả của việc nâng cao chất lượng thông tin còn phụ thuộc nhiều vào yếu tố: (1) Để có sự phối hợp đồng bộ giữa những người tham gia, công ty phải xây dựng tiêu chuẩn mới và làm cho quy trình mới trở thành công việc thường nhật. (2) Tính chủ động tham gia của nhân viên các bộ phận vì vậy lãnh đạo các cấp phải tăng cường công tác truyền thông để mọi người nắm rõ và chủ động tham gia thực hiện. Tổ chức các hoạt động khen thưởng, động viên những cá nhân xuất sắc trong giai đoạn đầu thực hiện để tạo sự khao khát tiến bộ của tập thể. (3) Mỗi số nhân viên ngần ngại khi thực hiện các cải tiến về công nghệ thông tin do đây còn là cách
66
thức mới lạ, tâm lý sợ mất thời gian, không quyết tâm thực hiện... Bộ phận nhân sự kết hợp với đội ngũ IT cần thực hiện đạo tào cho nhân viên có đủ kỹ năng để điều hành và giúp nhân viên thấu hiểu mục tiêu thực hiện.
Bên cạnh đó FVSC có thể nâng cao các hoạt động trong nội bộ công ty thông qua: (1) Đào tạo nhằm nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của mô hình kinh doanh điện tử có thể giúp họ phối hợp các luồng thông tin để cải thiện quy trình kinh doanh, đáp ứng nhu cầu và mong muốn khách hàng tốt hơn. Đồng thời, đạo tào cho nhân viên có đủ kỹ năng để điều hành hoạt động trong quá trình lập kế hoạch thương mại điện tử. (2)Tổ chức cho một nhân viên chịu trách nhiệm chính theo tình hình hàng hóa, như là tiếp nhận đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng giúp cho nhân viên bán hàng có thể liện hệ với nhân viên này để biết tình hình hàng hóa mà không phải thông qua các bộ phận khác, và khách hàng có thể liên lạc trực tiếp với nhân viên này để biết những thông tin bên cạnh việc chỉ có nhân viên bán hàng tiếp xúc với khách hàng như trước đây.
3.2.3.4. Ứng dụng hệ thống hoặch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP)
Hệ thống hoặch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn ngân lực của mình của mình. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra phần mềm ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Phần mềm ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận kinh doanh, kế toán, sản xuất, kho, nhân sự và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Từ đó thông tin cần thiết sẽ được chia sẽ giữa các bộ phận, rút ngắn thời gian truyền thông tin, đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác và kịp thời của chất lượng thông tin.
67
Cụ thể ở phòng kinh doanh, ERP sẽ giúp: (1) Quản lý hồ sơ khách hàng theo tiến trình một cách bài bản từ quản lý cơ sở khách hàng, phân loại khách hàng xem họ là khách hàng đầu mối, khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng hay khách hàng truyền thống để từ đó đề ra được kế hoạch chăm sóc phù hợp giúp nắm bắt được nhiều khách hàng tiềm năng, gia tăng cơ hội bán hàng. (2) Lập được chu kì chăm sóc khách hàng: Việc chăm sóc khách hàng được quản lý chặt chẽ theo chu kỳ do người dùng tự thiết lập giúp nhân viên kinh doanh quản lý được khách hàng tiềm năng của mình thường xuyên, giảm thiểu tối đa tình trạng mất khách do không chăm sóc qua lại trong thời gian dài, khiến người dùng lãng quên sự có mặt của sản phẩm của bạn và chọn sản phẩm của đối thủ. (3) Quy trình bán hàng: tích hợp với các phòng ban, giảm thời gian hoạt động, tăng độ chính xác trong quá trình bán hàng; từ đó thêm được điểm cộng và tăng uy tín với khách hàng do đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của nhiều khách hàng trong thời gian ngắn. (4) Tổng hợp dữ liệu báo cáo nhanh dành thời gian làm các công việc quan trọng hơn. (5) Quản lý tình hình thực hiện kế hoạch doanh số: việc phân tích được tình hình thực hiện doanh số giúp nhân viên kinh doanh có thể chủ động đưa ra các giải pháp thích hợp, kịp thời đối với từng tình hình thực hiện doanh số. Nếu chưa đủ doanh số, thì xúc tiến nhanh các hợp đồng sắp kí hoặc gia tăng tìm kiếm khách hàng.
Bên cạnh đó, ERP giúp tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận kế toán xuất hóa đơn.