6. Kết cấu luận văn
3.2.4. Các giải pháp nâng cao xử lý đơn hàng sai lệch
3.2.4.1. Thiết lập thông kê báo cáo về các đơn hàng sai lệch và quy trình xử lý
FVSC nên thiết lập hệ thống báo cáo về cac đơn hàng sai lệch như số lượng, giá trị, lý do sai lệch, giá trị tổn thất, cách khắc phục sai lệch đó để có thể kiểm soát sai lệch một cách có hệ thống và bài bản hơn. Bên cạnh đó, việc đề ra quy trình xử lý cụ thể sẽ giúp cho FVSC có biện pháp khắc phục một cách nhanh chóng nhất,
68
giảm thiểu thiệt hai cho đôi bên và giảm bớt sự không hài lòng ở khách hàng, đồng thời có thể rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần sau. Ngoài ra FVSC nên ấn định thời gian xử lý đơn hàng sai lệch ở mỗi bộ phận có liên quan để rút ngắn thời gian xử lý. Quá trình, thời gian giải quyết các sai lệch là điểm mấu chốt khách hàng quan tâm. Nhưng đối với doanh nghiệp cách thức giải quyết sai lệch từ gốc là điểm quyết định đến chất lượng sản phẩm trong những đơn hàng sau. Nhân viên kiểm soát chất lượng cần tìm hiểu cụ thể nguyên nhân gây ra sai lệch, cập nhật thông tin lên mạng kết nối nội bộ giúp các bộ phận khác có thể tránh những sai lầm đã xảy ra và làm cơ sở cho những cải tiến kỹ thuật trong những đơn hàng sắp tới. Những thông tin này cần được ghi chú kỹ lưỡng và chính xác những những sai lệch của đơn hàng.
3.2.4.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ kiểm soát chất lượng
Hiện tại nhân viên FVSC chưa có bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí, tình trạng đội ngũ kiểm soát chất lượng thực hiện chưa đầy đủ trách nhiệm là điều không thể tránh. Do đó cần quy định rõ nhiệm vụ của đội ngũ kiểm soát chất lượng bao gồm: (1) Kiểm soát chất lượng nhập - xuất và lưu trữ trong kho theo quy trình của công ty. (2) Kiểm soát chất lượng có trách nhiệm tìm nguyên nhân, đưa ra biện pháp xử lý, kiểm tra lại kết quả của việc xử lý. Khi có vấn đề phát sinh phải báo với trưởng xưởng, trong trường hợp cần thiết báo cáo với phụ trách bộ phận để có phương án giải quyết kịp thời. (3) Đánh giá phân loại chất lượng nguyên liệu nhập: chất lượng, số lượng, nguyên nhân để đưa ra cách khắc phục sự cố cho lần sau ( nếu có). (4) Hàng ngày kiểm tra chất lượng của nguồn nguyên liệu, vật tư đầu vào, đầu ra của nhà máy, ký xác nhận về chất lượng của lô sản phẩm mình nhập và xuất. Phải biết các nguyên liệu ngày hôm nay nhập để làm gi?, nguyên liệu gì để kiểm soát quá trình thực hiện có đúng quy trình hay không. Có trách nhiệm theo dõi, ghi chép các số liệu của từng lô hàng nhập và xuất. Báo cáo khối lượng, chất lượng cho trưởng xưởng. (5) Bảo quản hàng hóa đúng quy trình, tránh giảm chất lượng. thường xuyên kiểm tra đột xuất quy trình sản xuất dẫn đến giảm chất lượng sản phẩm hoặc làm tiêu hao nguyên liệu nhập. (6) Báo cáo chất lượng, số lượng cho
69
phòng thiết kế và phòng dự án để có phương án xử lý kịp thời. (7) Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác: phối hợp các vấn đề có liên quan đến công nghệ sản xuất hiện tại áp dụng trong nhà máy. (8) Được quyền đình chỉ tạm thời ( sau đó báo cáo trưởng xưởng) công tác: đóng hàng, xuất hàng, sử dụng nguyên liệu không đúng mục đích khi phát hiện có vấn đề không đảm bảo chất lượng. (9) Được quyền lập biên bản đối với các cá nhân, tập thể vi phạm quy trình kỹ thuật, gây ảnh hưởng tới chất lượng, số lượng nguyên liệu.
Nhân viên là yếu tố cần thiết nhưng chưa phải đầy đủ, để hoạt động kiểm tra chất lượng và phát hiện và giải quyết các sai lệch nhanh chóng, nhân viên kiểm soát chất lượng cần sự hỗ trợ về các thiết bị máy móc. Các thiết bị máy móc bao gồm: thiết bị đo khoảng cách bằng laser, thiết bị hiệu chuẩn, bộ thiết bị kiểm tra an toàn thiết bị gia dụng, ampe kim đo ròng rò, máy đếm hạt bụi/ kiểm tra phòng sạch...