8. Bố cục của nghiên cứu
2.2.2.1Về quy trình KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL
Công tác KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL qua KBNN Quận 3 những năm gần đây đã dần đi vào ổn định, từ khuôn khổ pháp lý, quy trình kiểm soát đến hồ sơ, chứng từ dùng làm căn cứ để KBNN KSC từng bước được hoàn thiện giúp cho công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên được chặt chẽ nhưng đảm bảo
44
thông thoáng, dễ hiểu cho ĐVSNCL. KBNN Quận 3 đang áp dụng quy trình một cửa trong KSC thường xuyên của NSNN:
Hình 2.2. Sơ đồ quy trình kiểm soát chi một cửa
Ghi chú:
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước Quận 3)
Quy trình KSC thường xuyên của NSNN qua KBNN thực hiện theo 7 bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ.
● Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN. Tuỳ theo phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
● Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ theo các nội dung: tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi; đảm bảo hình thức của chứng từ theo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ; các tài liệu như dự toán, hợp đồng, hoá đơn thanh toán phải là bản chính, các tài liệu khác là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
- Bước 2: Kiểm soát chi.
● Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán; kiểm tra mẫu dấu, chữ ký và các
Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trưởng
Giám đốc
Trung tâm Thanh toán Thanh toán viên
Thủ quỹ 1 6 2 3 4 5 7 5
Hướng đi của quá trình KSC Hướng đi của quá trình thanh toán
45
điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, cán bộ KSC thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền Kế toán trưởng).
○ Nếu số dư tài khoản của khách hàng không đủ, khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt) cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
○ Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ KSC phải báo cáo lãnh đạo phòng (bộ phận) xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị KBNN có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng.
- Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) ký chứng từ.
● Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN.
● Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra, nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên máy tính, trên chứng từ giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC chi để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký duyệt.
- Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký duyệt.
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ KSC để dự thảo văn bản Thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng.
- Bước 5: Thực hiện thanh toán.
● Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho Thanh toán viên để thực hiện thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp.
46
● Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: cán bộ KSC đóng dấu lên các liên chứng từ, chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
- Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
● Lưu hồ sơ, chứng từ theo quy định: cán bộ KSC lưu liên chứng từ kế toán, Dự toán NSNN được duyệt, Bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí, hợp đồng mua bán hàng hoá, thiết bị sửa chữa tài sản, quyết định phê duyệt kết quả chọn nhà thầu, bảng kê chứng từ thanh toán.
● Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận chứng từ đối với loại hồ sơ giải quyết trên một ngày làm việc.
Các tài liệu, chứng từ trả lại cho khách hàng bao gồm liên chứng từ kế toán (báo nợ cho khách hàng), Hoá đơn thanh toán, bảng kê chứng từ thanh toán, các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
- Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ theo các yếu tố ngày – tháng – năm, họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên Giấy chứng minh nhân dân, số tiền lĩnh bằng số và bằng chữ, lập Bảng kê chi tiền, nhập Sổ quỹ trên máy tính, chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi, ký chức danh “Thủ quỹ” và đóng dấu “Đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ, trả 01 liên chứng từ cho khách hàng và hồ sơ chứng từ còn lại cho bộ phận kế toán theo đường dây nội bộ.
Giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN là việc KBNN giải quyết các khoản chi thường xuyên NSNN cho các ĐVSNCL, đảm bảo đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cuối cùng. Như vậy với quy trình giao dịch một cửa trong KSC NSNN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ĐVSNCL đến giao dịch với KBNN Quận 3.
Quy trình một cửa trong KSC thường xuyên của NSNN đối với các ĐVSNCL qua KBNN Quận 3 phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
47
- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ; giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng;
- Công khai các hồ sơ, thủ tục, quy trình chi ngân sách; trách nhiệm của cán bộ KBNN; thời hạn giải quyết công việc;
- Nhận hồ sơ chi NSNN và trả kết quả tại một đầu mối, không yêu cầu khách hàng phải liên hệ với nhiều bộ phận.
Thực tiễn triển khai Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên của NSNN qua KBNN Quận 3 trong những năm qua đã đạt được những kết quả như:
- Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên của NSNN qua KBNN Quận 3 đã từng bước thống nhất đầu mối; đồng thời tăng cường cải cách thủ tục hành chính trong công tác KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL, đảm bảo đơn giản, rõ ràng, minh bạch về hồ sơ, chứng từ, nội dung kiểm soát. Kiểm soát tương đối chặt chẽ các khoản chi tiêu của các ĐVSNCL bằng việc yêu cầu các đơn vị phải chấp hành đầy đủ các điều kiện chi NSNN theo Luật NSNN.
- Thực hiện quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL thời gian qua đã giúp cho công việc kiểm soát, thanh toán tại các đơn vị qua KBNN Quận 3 được nhanh chóng, kịp thời, tránh tình trạng ưu tiên giải quyết theo cách tình cảm hoặc tùy tiện về mặt thời gian đã hẹn. Phiếu giao nhận hồ sơ còn là cơ sở ràng buộc trách nhiệm quản lý, bảo quản, lưu giữ hồ sơ trong quá trình giải quyết, dễ dàng quy trách nhiệm khi hồ sơ, chứng từ bị thất lạc. Cán bộ nhận hồ sơ cũng chính là cán bộ KSC nên giảm bớt thời gian cho khách hàng qua việc chứng từ phải qua hai giai đoạn kiểm soát như quy trình cũ, đồng thời cán bộ KSC tiếp xúc với đơn vị và hướng dẫn trực tiếp một cách cụ thể, chi tiết trong trường hợp bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hay từ chối thanh toán.
- Thường xuyên quán triệt cho cán bộ công chức học tập nghiệp vụ, nắm vững quy định về điều kiện, hồ sơ, thủ tục và quy trình kiểm soát một khoản chi NSNN qua KBNN; đảm bảo khi tiếp nhận hồ sơ thì cán bộ KSC phải thực hiện bước kiểm tra hồ sơ đủ điều kiện chi NSNN, tránh để xảy ra tình trạng khách hàng phải quay lại bổ sung hồ sơ, thủ tục nhiều lần.
48
- Ban hành quy định chi tiết về thời gian thực tế xử lý hồ sơ, chứng từ của khách hàng đối với từng loại cụ thể, quy trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ giữa các bộ phận, các phòng nghiệp vụ của KBNN; niêm yết công khai các loại hồ sơ, thủ tục và thời gian xử lý công việc của cán bộ KBNN để khách hàng nghiên cứu, thực hiện và cùng giám sát thời gian thực hiện của cán bộ giao dịch của KBNN.
- Lãnh đạo KBNN Quận 3 thường xuyên theo dõi, kiểm tra đôn đốc cán bộ công chức trong đơn vị nghiêm túc chấp hành quy định về thời gian giải quyết hồ sơ, chứng từ chi NSNN, không để xảy ra tình trạng chậm trễ trong kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của NSNN qua KBNN.
Qua 05 năm thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên của NSNN qua KBNN Quận 3 cho thấy, đây là quy trình có hướng đi đúng, những khó khăn vướng mắc trong giao dịch với khách hàng cơ bản được tháo gỡ. Mô hình giao dịch một cửa được hiểu theo nguyên tắc khách hàng chỉ giao dịch tại một cửa duy nhất khi đến giao dịch với KBNN, mỗi cán bộ KSC được phân công phụ trách một số lượng đơn vị giao dịch vừa phải, không gây tình trạng xử ký chậm chứng từ của khách hàng vào những ngày cao điểm thanh toán lương cho các đơn vị vào đầu tháng, thời gian giải quyết hồ sơ chứng từ phục vụ khách hàng nhanh, không phải qua khâu trung gian, từ đó tạo điều kiện vừa thuận lợi, nhanh chóng vừa chặt chẽ, vừa chính xác và an toàn cho ĐVSNCL trong giao dịch với KBNN Quận 3; Mặc khác, thông qua việc thực hiện quy trình trên nâng cao vai trò, trách nhiệm của cán bộ KSC, hạn chế tình trạng sách nhiễu, gây khó khăn cho khách hàng.