8. Bố cục của nghiên cứu
1.2.3.1 Chức năng của KBNN trong KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL
Thứ năm, trong quá trình kiểm soát, thanh toán KBNN có quyền tạm đình chỉ,
hoặc từ chối thanh toán, chi trả và có trách nhiệm thông báo cho ĐVSNCL biết, đồng gửi cho cơ quan tài chính đồng cấp giải quyết trong các trường hợp sau: chi không đúng mục đích, đối tượng theo dự toán được duyệt, chi không đúng chế độ, định mức, chi tiêu tài chính Nhà nước, không đủ các điều kiện chi theo quy định
Thứ sáu, trong quá trình kiểm soát, thanh toán, quyết toán chi NSNN các khoản
chi nào sai thì phải thu hồi giảm chi. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, KBNN thực hiện việc thu hồi giảm chi NSNN.
Thứ bảy, việc thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hóa dịch vụ; trường hợp chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp, KBNN thực hiện thanh toán qua ĐVSNCL.
1.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của KBNN trong KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL
1.2.3.1 Chức năng của KBNN trong KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL ĐVSNCL
KBNN có chức năng KSC thường xuyên NSNN thuộc nguồn vốn ngân sách các cấp cho các ĐVSNCL trên địa bàn theo sự phân công, phân cấp của cấp có thẩm quyền; thực hiện báo cáo định kỳ và quyết toán vốn chi thường xuyên ngân sách các cấp với KBNN cấp trên và cơ quan Tài chính địa phương.
1.2.3.2 Nhiệm vụ của KBNN trong KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL
- Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN đảm bảo các khoản chi có đủ điều kiện cấp phát, thanh toán theo chế độ quy định, đúng nguyên tắc cấp phát thanh toán các khoản chi thường xuyên; có trong dự toán chi NSNN của cấp có thẩm quyền phê duyệt; được cơ quan tài chính hoặc cơ quan chủ quản cấp trên phân bổ dự toán kinh phí; có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, được thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền ra quyết định chi.
20
- Thực hiện cấp phát, thanh toán trực tiếp các khoản chi cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc cấp cho ĐVSNCL để chi trả.
- Tổ chức hạch toán kế toán các khoản chi thường xuyên của NSNN theo đúng mục lục NSNN
- Thống kê, báo cáo tình hình chi thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL cho cơ quan Tài chính cùng cấp, KBNN cấp trên theo chế độ thống kê, báo cáo hàng tháng, hàng quý, năm theo quy định.
- Đối chiếu, xác nhận số thực chi thường xuyên của NSNN của các ĐVSNCL để các đơn vị hàng quý, năm lập báo cáo gửi cơ quan chủ quản cấp trên tình hình sử dụng NSNN của đơn vị mình. Theo đó, cơ quan chủ quản cấp trên tổng hợp, lập báo cáo chi thường xuyên của NSNN gửi cơ quan Tài chính cùng cấp.
- Căn cứ quyết định của cơ quan Tài chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền, KBNN tiến hành thu hồi giảm chi thường xuyên của NSNN đối với các khoản chi sai chế độ, chi sai mục đích, không đúng mục đích, không đúng định mức, tiêu chuẩn của nhà nước.
1.2.4 Nội dung KSC thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL 1.2.4.1 Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ
Chứng từ hợp pháp, hợp lệ là những chứng từ phải đảm bảo: trên chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng những nội dung theo mẫu quy định; chữ viết trên chứng từ phải cùng một nét chữ, ghi rõ ràng, thể hiện đầy đủ và đúng nội dung phản ánh, không được tẩy xóa, khi viết phải dùng cùng một màu mực, loại mực không phai, không viết bằng bút đỏ; số tiền bằng chữ, số tiền bằng số trên chứng từ phải khớp đúng, chữ cái đầu tiên phải viết hoa, những chữ còn lại không được viết in hoa; phải viết sát đầu dòng, chữ viết và chữ số phải viết liên tục không cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn, chỗ trống phải gạch chéo để không sửa chữa, thêm số hoặc thêm chữ; yếu tố ngày tháng năm phải viết bằng số; chứng từ phải dảm bảo đủ liên cho từng loại chứng từ quy định. Nội dung chi NSNN phải phù hợp với mục lục ngân sách; tài khoản ĐVSNCL và tài khoản đơn vị thụ hưởng,...
21
1.2.4.2 Kiểm soát tính hợp pháp về chữ ký và mẫu dấu của ĐVSNCL
Tất cả các chứng từ của ĐVSNCL lập và chuyển đến KBNN đều phải đúng mẫu quy định, có chữ ký của Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán (hoặc người được ủy quyền), của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) và dấu của ĐVSNCL đó. Dấu, chữ ký của đơn vị trên chứng từ phải đúng với mẫu dấu, chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN nơi ĐVSNCL giao dịch.
1.2.4.3 Điều kiện cấp phát các khoản chi thường xuyên của NSNN với ĐVSNCL ĐVSNCL
Một là, đã có trong dự toán được cơ quan có thẩm quyền giao
Dự toán chi ngân sách của ĐVSNCL phải phản ánh đầy đủ các khoản chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định, kể cả các khoản chi từ nguồn viện trợ và các khoản vay. Dự toán phải thể hiện rõ các nguồn thu của đơn vị và phần kinh phí được NSNN hỗ trợ.
Thẩm quyền giao dự toán NSNN: đối với các đơn vị sự nghiệp ở trung ương là quyết định giao dự toán của Bộ Chủ quản; đối với các đơn vị sự nghiệp địa phương là quyết định giao dự toán của Chủ tịch UBND các cấp hoặc cơ quan chủ quản ở địa phương được Chủ tịch UBND các cấp uỷ quyền.
Về hình thức dự toán: dự toán giao cho các đơn vị sự nghiệp phần chi thường xuyên được phân bổ chung vào nhóm mục chi khác, trong đó cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải giao riêng nguồn tiết kiệm 10% để thực hiện cải cách tiền lương.
Trường hợp đầu năm ngân sách, dự toán ngân sách và phương án phân bổ dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách theo quy định, KBNN tạm cấp kinh phí NSNN cho các ĐVSNCL theo quy định đối với các nhiệm vụ chi sau: chi lương và các khoản có tính chất tiền lương; chi nghiệp vụ phí và công vụ phí; một số khoản chi cần thiết khác để bảo đảm hoạt động của bộ máy, trừ các khoản mua sắm trang thiết bị, sửa chữa; chi cho dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình quốc gia; chi bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dưới.
Hai là, các khoản chi phảiđúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức:
Định mức tiêu chuẩn chi là giới hạn tối đa của các mức chi cho một mục đích cụ thể của ĐVSNCL được cơ quan chức năng có thẩm quyền quy định. Định mức tiêu
22
chuẩn chi là căn cứ để các ĐVSNCL lập dự toán chi NSNN hàng năm và cũng là căn cứ để KBNN KSC.
Định mức tiêu chuẩn sử dụng chung trong phạm vi toàn quốc là những định mức do cơ quan chức năng có thẩm quyền ban hành được áp dụng cho tất cả các tỉnh, thành phố trong cả nước (như định mức chi hội nghị, công tác phí; định mức về sử dụng ô tô con, điện thoại của Bộ Tài chính...).
Định mức tiêu chuẩn dùng cho phạm vi của từng ngành, địa phương (nếu được Chính Phủ cho phép hoặc có sự thoả thuận của Bộ chức năng) thì các định mức tiêu chuẩn đó sẽ được cơ quan có thẩm quyền của từng ngành, địa phương ban hành phù hợp với tính chất đặc thù của ngành kinh tế hoặc địa phương đó.
Những khoản chi đã được quy định định mức, tiêu chuẩn thì dự toán ngân sách của các đơn vị phải tuân theo định mức tiêu chuẩn đó và KBNN căn cứ vào tiêu chuẩn định mức để KSC cho ĐVSNCL. Những khoản chi chưa được cơ quan có thẩm quyền quy định tiêu chuẩn định mức thì KBNN sẽ căn cứ vào dự toán được cơ quan cấp trên trực tiếp của ĐVSNCL phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động được quyết định một số mức chi về quản lý hành chính, chi nghiệp vụ chuyên môn cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp do ngân sách bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động được quyết định một số mức chi quản lý, chi hoạt động chuyên môn song không được vượt quá mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Đối với những nội dung chi, mức chi cần thiết cho hoạt động của đơn vị, trong phạm vi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, nhưng cơ quan có thẩm quyền chưa ban hành chế độ thì thủ trưởng đơn vị có thể xây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính của đơn vị.
Các tiêu chuẩn, định mức và mức chi, ĐVSNCL phải thực hiện đúng quy định của nhà nước bao gồm: tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô; tiêu chuẩn, định mức về nhà làm việc; tiêu chuẩn, định mức trang bị điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện
23
thoại di động; chế độ công tác phí nước ngoài; chế độ tiếp khách nước ngoài và hội thảo quốc tế ở Việt Nam; chế độ quản lý, sử dụng kinh phí các chương trình mục tiêu quốc gia; chế độ sử dụng kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; chế độ chính sách kinh phí thực hiện tinh giản biên chế; chế độ quản lý, sử dụng vốn đối ứng dự án, vốn viện trợ thuộc nguồn vốn NSNN; chế độ quản lý, sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Ba là, các khoản chiđã được người có thẩm quyền (thủ trưởng đơn vị hoặc người
được ủy quyền được gọi là chủ tài khoản) quyết định chi. Quyết định chi là đồng ý chi. Tất cả các chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký bằng tay, mẫu dấu của cơ quan, đơn vị và các văn bản pháp lý chứng minh quyền lực (quyết định đề bạt, văn bản uỷ quyền) với cơ quan KBNN nơi giao dịch (trừ một số đơn vị được cơ quan có thẩm quyền quy định).
Bốn là, các khoản chi phảicó đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán hợp pháp, hợp
lệ: Các khoản chi phải lập theo mẫu chứng từ đã được quy định. Các hồ sơ, chứng từ thanh toán kèm theo chứng minh cho nhu cầu chi thực tế của đơn vị trong việc sử dụng ngân sách. KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ thanh toán trước khi thanh toán, chi trả kinh phí NSNN cho ĐVSNCL.
Năm là, đã có Quyết định giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính; Quyết định phân loại đơn vị sự nghiệp. Trường hợp ĐVSNCL chưa gửi Quyết định giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính của cơ quan có thẩm quyền, Quy chế chi tiêu nội bộ cho KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch; KBNN thực hiện kiểm soát, thanh toán cho đơn vị theo các chế độ chi tiêu hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
1.2.4.4 Kiểm soát tạm ứng kinh phí thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL ĐVSNCL
- Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi NSNN cho ĐVSNCL trường hợp các khoản chi NSNN đó chưa có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định do công việc chưa hoàn thành.
24
Đối tượng cấp tạm ứng bao gồm chi hành chính: chi mua sắm, chi sửa chữa, xây dựng nhỏ, sửa chữa TSCĐ chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng.
Nội dung tạm ứng:
Tạm ứng bằng tiền mặt: nội dung tạm ứng bằng tiền mặt bao gồm các khoản chi thuộc nội dung được phép chi bằng tiền mặt quy định.
Tạm ứng bằng chuyển khoản: nội dung tạm ứng bằng chuyển khoản bao gồm: chi mua vật tư văn phòng; chi hội nghị (trừ các khoản thanh toán cho cá nhân được phép tạm ứng bằng tiền mặt); chi thuê mướn (thuê nhà, thuê đất, thuê thiết bị....); chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành; chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên; một số khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy của ĐVSNCL.
Mức tạm ứng: đối với những khoản chi theo hợp đồng, mức tạm ứng theo quy
định tại hợp đồng đã ký kết của ĐVSNCL và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng tối đa không vượt quá 30% dự toán bố trí cho khoản mua sắm đó (trừ trường hợp thanh toán hàng hóa nhập khẩu, thiết bị chuyên dùng phải nhập khẩu mà trong hợp đồng nhà cung cấp yêu cầu phải tạm ứng lớn hơn và các trường hợp đặc thù khác có hướng dẫn riêng của cơ quan có thẩm quyền, việc thanh toán được thực hiện trong phạm vi dự toán được giao và theo hợp đồng ký kết giữa ĐVSNCL và nhà cung cấp); đối với những khoản chi không có hợp đồng, mức tạm ứng thực hiện theo đề nghị của ĐVSNCL, phù hợp với tiến độ thực hiện và trong phạm vi dự toán được giao.
Trình tự, thủ tục tạm ứng:
ĐVSNCL gửi KBNN hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi tạm ứng theo quy định kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ giải quyết và theo dõi khi thanh toán tạm ứng.
KBNN kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định, nếu đảm bảo theo quy định thì làm thủ tục cấp tạm ứng cho đơn vị.
25
- Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi các khoản chi tạm ứng đã hoàn thành và có đủ hồ sơ chứng từ để thanh toán. Các khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt đã hoàn thành và có đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo các ĐVSNCL phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Đối với các khoản chi tạm ứng bằng chuyển khoản: các khoản không có hợp đồng đã hoàn thành và đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, các ĐVSNCL phải thanh toán tạm ứng với KBNN chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Đối với những khoản chi có hợp đồng, cùng lúc khi thanh toán lần cuối giá trị của hợp đồng các ĐVSNCL phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng với KBNN.
Trường hợp đủ điều kiện quy định, thì KBNN thực hiện thanh toán tạm ứng cho ĐVSNCL.
Tất cả các khoản chi NSNN đã tạm ứng đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm chưa đủ hồ sơ, thủ tục thanh toán được xử lý theo quy định.
1.2.4.5 Kiểm soát thanh toán trực tiếp chi thường xuyên của NSNN đối với ĐVSNCL ĐVSNCL
Thanh toán trực tiếp là việc chi trả ngân sách khi các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định.
Khi có nhu cầu thanh toán, ngoài các hồ sơ gửi một lần vào đầu năm (dự toán chi NSNN; Quy chế chi tiêu nội bộ; ), ĐVSNCL gửi KBNN nơi giao dịch các hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan đến từng lần thanh toán bao gồm: Giấy rút dự toán NSNN của đơn vị phải ghi rõ nội dung chi, nguồn kinh phí chi thường xuyên và chi tiết mục lục NSNN làm căn cứ để KBNN kiểm soát và hạch toán chi NSNN; các hồ sơ, chứng từ khác phù hợp với tính chất của từng khoản chi theo quy định như: danh sách, quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng kinh tế, bảng kê chứng từ thanh toán...
KBNN kiểm soát hồ sơ thanh toán của đơn vị, bao gồm: Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và các hồ sơ thanh toán theo quy định đối với từng