Có thể thấy quá trình cung cấp dịch vụ của công ty theo sơ đồ sau:
Bộ phận kinh doanh → tìm kiếm khách hàng → kiểm tra thông tin → điều động xe
Quá trình xử lý dữ liệu bên khách hàng cần phải được triển khai thật sớm, từ quá trình này đến điều động xe trọng tải nào, vận tải lượng hàng hóa nào, đến địa điểm nào là có hiệu quả , tiết kiệm chi phí nhất tại công ty cổ phần Vận tải ô tô Điện Biên là khá tốt. Đơn giản khối lượng hàng hóa của khách hàng đã có tiêu chuẩn nhất định, thăng container đã tạo ra sự lưu thông hết sức hiệu quả cho ngành vận tải đường bộ. Qui trình cung cấp này sẽ do một nhóm làm việc để có thể xác nhận thông tin về phía đối tác, về đơn hàng, khả năng hợp lý của việc vận chuyển. Quá trình cung cấp dịch vụ của Công ty có thể một cách đơn giản làm 2 hình thức là : vận tải hàng hóa chỉ diễn ra trên đường bộ, và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu. Đối với các đơn hàng nhập khẩu từ các cảng hải quan Hải Phòng thì bên Tân Thiên Ạn có riêng 2 nhân viên luôn làm việc tại cảng Hải Quan này. Qui trình xuất nhập sẽ có sự khác biệt và tốn thêm khoản thời gian cho hàng hóa mà Công ty vận chuyển. Ta sẽ xem xét từng hình thức một như sau
Thứ nhất, hàng hóa vận chuyển trên đường bộ thông thường Qui trình cung cấp dịch vụ sẽ theo một qui trình dịch vụ như sau
Tìm kiếm khách hàng → xác nhận thông tin đơn hàng → xác nhận lịch trình, điều dộng xe → vận chuyển
Tìm kiếm khách hàng là một nhiệm vụ mà Công ty Cổ phần vận tải ô tô Điện Biên luôn luôn xúc tiến khá tốt. Không chỉ có nhân viên phòng kinh doanh làm việc này mà cả giám đốc công ty cũng thường xuyên tự quan hệ để tìm kiếm thêm những đối tác. Là một công ty có qui mô nhỏ, sự linh động không những của các nhân viện của công ty mà còn có sự đóng góp của Giám đốc Công ty cũng cho thấy điều đặc biệt của Công ty Cổ phần vận tải ô tô Điện Biên.
Thứ hai, Hàng hóa vận chuyển xuất nhập qua cảng
Tìm kiếm khách hàng → Xác nhận thông tin khách hàng
→ làm thủ tục hải quan → xác nhận lịch trình, điều động xe → vận chuyển
Thủ tục hải quan là phần khác biệt so với vận tải chỉ trên đường bộ không thông qua hải quan, đây là phần khá quan trọng trong quá trình vận chuyển. Thủ tục hải quan là nhiệm vụ cần thiết cho bất kỳ quá trình xuất nhập hàng hóa nào. Đây chính là năng lực của công ty, nhờ sự linh hoạt, nhân viên có sự thông thuộc cùng với các kỹ năng mềm với các cảng đã mang lại cho công ty thêm dịch vụ chuyên làm thủ tục nhập hay xuất hàng qua cảng Hải Phòng.
Chất lượng của quá trình từ tìm kiếm khách hàng, thông tin về khách hàng và hàng hóa vận chuyển tới xác nhận lịch trình xe là quá trình diễn ra theo trình tự các bước sẽ được tiến hành hết sức linh hoạt. Các bước này được tiến hành tại văn phòng công ty, do phòng kinh doanh của công ty đảm nhận. Với qui mô nhỏ, phòng kinh doanh của công ty có cách làm việc theo nhóm, tất cả các nhân viên cùng có kỹ năng trong công việc theo quá trình trên. Việc làm việc theo nhóm đã góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, tất cả các bước sẽ được tiến hành linh hoạt, luôn biết được đơn hàng đã nằm trong bước nào, khi nào hàng sẽ được tiến hành bốc dỡ vận chuyển. Do vậy, trong quá trình này dự gặp vấn đề gì thì một nhóm sẽ có sự giải quyết rất nhanh chóng.
Cách tổ chức công việc theo phương thức không chia nhỏ mà tập trung cho cả một nhóm nhằm nâng cao chất lượng tốt hơn cho dịch vụ mà Công ty Cổ phần vận tải ô tô Điện Biên cung cấp. Bất kỳ khách hàng nào có sự thắc mắc về hàng hóa của mình khi nào sẽ đến nơi, đơn hàng hiện đang ở bước nào, khi gặp sự cố sẽ có nhân viên chuyên giải quyết các đơn hàng nhằm nâng cao thời gian giải quyết tốt nhất đen lại giá trị cho khách hàng.