NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ NGUYỄN HOÀNG
4.2.2. Hoàn thiện các yếu tố thuộc về các bên liên quan:
• Đối với cấp trên trực tiếp:
Phát huy tốt hơn vai trò của cấp trên trong công tác đánh giá:
Nếu trong quy trình đánh giá hiện tại của NHG thì cấp trên trực tiếp chỉ đóng một số vai trò khá hạn chế:
Trước đánh giá: Tham dự vào buổi họp triển khai công tác đánh giá, nhận biểu
mẫu và hướng dẫn cho việc thực hiện đánh giá cuối kỳ.
Trong đánh giá: Tiến hành việc đánh giá theo đúng các tiêu chí trong yêu cầu của
bản đánh giá. Cấp trên hoàn toàn đóng vai trò quyết định đối với kết quả đánh giá của nhân viên.
Sau đánh giá: Gửi kết quả đánh giá về Khối Nhân sự - Hành chánh. Và kết thúc
việc thực hiện đánh giá nhân viên của mình,
Tuy nhiên, bằng cách áp dụng quy trình đánh giá được đề xuất thực hiện tại NHG cho công tác đánh giá nhân viên, cấp trên trực tiếp không chỉ đóng những vai trò trên mà còn tham gia sâu hơn vào công tác đánh giá. Điều này được thể hiện ở các bước cụ thể như sau:
Trước đánh giá: Ngoài việc tham dự vào buổi họp hướng dẫn và triển khai công
tác đánh giá, cấp trên trực tiếp còn kết hợp với nhân viên triển khai công tác thiết lập mục tiêu. Đây là một vai trò quan trọng trong công tác đánh giá, khi mục tiêu
không rõ ràng, cụ thể thì việc thực hiện đánh giá cũng gặp nhiều khó khăn và không đảm bảo được yêu cầu của công tác đánh giá.
Vì vậy mà việc cấp trên được tham gia vào việc thiết lập mục tiêu đánh giá cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ hơn những tiêu chí dùng để đánh giá nhân viên, đồng thời định hướng cho nhân viên những mục tiêu phù hợp với mục tiêu của phòng ban, tổ chức. Cấp trên trực tiếp cần nhận thức được vai trò quan trọng này của mình, vì đây là bước khởi đầu cho việc đạt kết quả tốt trong công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Ngoài việc tham gia và định hướng cho mục tiêu của nhân viên phù hợp với mục tiêu tổ chức, thì cấp trên trực tiếp nên đóng vai trò của người dẫn dắt hay một người xúc tác, giúp nhân viên nhìn nhận ra được khả năng của mình, khuyến khích họ thiết lập những mục tiêu cao hơn, mang tính vượt trội, vạch ra cho nhân viên những định hướng nếu họ có tiềm năng phát triển.
Trong đánh giá: Nếu trong quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc của
nhân viên hiện tại của NHG, cấp quản lý đóng vai trò quyết định trong việc đưa ra kết quả đánh giá, thì trong quy trình đề xuất, cấp quản lý vẫn là người quyết định cuối cùng kết quả đánh giá nhưng có sự lắng nghe tham khảo ý kiến, đóng góp từ phía nhân viên thông qua sự phản hồi thông tin liên tục trong quá trình thực hiện công việc và buổi phỏng vấn đánh giá với sự thẳng thắn chia sẻ thông tin liên quan giữa người đánh giá và người được đánh giá đến công việc của nhân viên.
Với những thông tin phản hồi của nhân viên, cấp trên trực tiếp sẽ hiểu rõ hơn những tâm tư, nguyện vọng, những phản ánh của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc nhằm giúp đỡ họ thực hiện công việc tốt hơn trong những kỳ sau.
Sau đánh giá: Bên cạnh việc tổng hợp kết quả đánh giá gửi cho Khối Nhân sự -
Hành chánh, cấp trên trực tiếp còn có thể tham gia hỗ trợ vào việc đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự khi có sự đề xuất của Khối Nhân sự - Hành chánh hoặc Ban Tổng Giám đốc.
Cấp trên phải hiểu rõ những mục đích, mục tiêu, yêu cầu cũng như tầm quan trọng của công tác đánh giá nhân viên
Nếu các cấp quản lý trực tiếp chỉ miễn cưỡng áp dụng hệ thống đánh giá thực hiện công việc như là một công việc bị bắt buộc phải làm thì chắc chắn công tác đánh giá nhân viên này sẽ không đem lại kết quả như mong đợi. Đề cấp trên trực tiếp có thể thực hiện tốt vai trò của mình trong công tác đánh giá như đã nêu ở phần trước đó, đòi hỏi cấp quản lý phải được huấn luyện, đào tạo, hướng dẫn chi tiết và cụ thể về những mục đích, mục tiêu, yêu cầu, cũng như tầm quan trọng, phương pháp thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc. Hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của mình trong công tác đánh giá, lãnh đạo sẽ thực hiện công tác này hiệu quả hơn.
Quản lý, suy cho cùng là đạt được những mục tiêu của mình qua đội ngũ nhân viên dưới quyền mình, cho nên việc đánh giá thực hiện công việc của các nhân viên cũng chính là một phần của việc đánh giá thực hiện công việc của phòng ban mình phụ trách, đánh giá chính việc hoàn thành nhiệm vụ của cấp trên trực tiếp, nên đánh giá đóng vai trò rất quan trọng đối với việc hoàn thành mục tiêu của phòng ban, tổ chức.
Cấp trên trực tiếp là những người nhiều việc, nên có thể họ sẽ không coi trọng hoạt động đánh giá vì hai lý do: Thứ nhất, chẳng ai muốn nêu ra những khuyết điểm, những việc mà người khác chưa thực hiện được, dù điều này là tốt, là đúng nhưng việc nói thẳng ra những đánh giá không tốt với người khác là một điều không mấy dễ chịu đối với nhiều người cấp trên. Thứ hai, việc đánh giá là một công tác tốn khá nhiều thời gian và công sức, nếu một người cấp trên có 10 nhân viên thuộc cấp và mất một giờ để thực hiện đánh giá cho một nhân viên, thì tổng số giờ mà cấp trên cần dành cho nhân viên của mình là 10 tiếng đồng hồ, trong khi đó họ còn phải thực hiện những công việc quan trọng hơn thuộc chuyên môn của họ. Nhưng, Khối Nhân sự-hành chánh phải giúp các nhà quản lý các cấp hiểu rằng thực hiện công tác đánh giá dù mất nhiều thời gian, nhưng kết quả nhận được tương xứng với những nỗ lực mà họ bỏ ra, đánh giá nhân viên là một phần việc quan trọng của cấp trên trực tiếp để thực hiện công việc của chính phòng ban mình hiệu quả hơn.
Trên thực tế, một khi làm việc một cách có phương pháp và thường xuyên thực hiện công tác đánh giá này, và cả cấp trên lẫn nhân viên đều ý thức được công tác đánh giá thực hiện công việc đều đặn là một việc hiển nhiên và là một phần của công việc thì công tác này sẽ được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Suy cho cùng, khi chúng ta thực hiện một công việc với sự thích thú vì biết được ý nghĩa của công việc chúng ta đang làm thì sẽ không xem công việc đó là mất thời gian và nỗ lực, mà đó là một sự đầu tư hiệu quả thời gian và công sức để mang lại kết quả là công việc của nhân viên và của cả phòng ban sẽ cải thiện hơn trong kỳ đánh giá tiếp theo, nhân viên sẽ hài lòng hơn khi kết quả công việc của mình được cấp trên ghi nhận, và nhận được những góp ý thẳn thắn có ý nghĩa thực sự đối với việc cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên; cấp trên trực tiếp cũng sẽ hài lòng khi hiểu rõ hơn về nhân viên của mình, cũng như những nhu cầu, mong muốn của nhân viên để từ đó đưa ra những sự khuyến khích, động viên cả về mặt vật chất lẫn tinh thần để nhân viên có động lực thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình.
Như vậy, có thể khẳng định việc làm cho cấp trên trực tiếp hiểu được tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc, cũng như hiểu rõ những mục đích, mục tiêu, phương pháp triển khai công tác này vào thực tế là một việc rất quan trọng để áp dụng thành công mọi quy trình đánh giá vào thực tế.
• Đối với Khối Nhân sự - Hành chánh
Đưa tiêu chí “Hoàn thành công tác đánh giá” vào bản mô tả công việc
Khối Nhân sự - Hành chánh phải thực hiện việc tổ chức những cuộc thảo luận, hướng dẫn cho các cấp quản lý và nhân viên hiểu về vai trò cũng như cách thức thực hiện công tác đánh giá nhân viên. Khi được hướng dẫn một cách bài bản, một khi lãnh đạo hiểu được tầm quan trọng của công tác đánh giá nhân viên cũng như phương pháp ứng dụng vào thực tế thì công tác đánh giá nhân viên cũng sẽ được thực hiện tốt hơn. Đồng thời, Khối Nhân sự - Hành chánh nên đưa tiêu chí “Hoàn thành tốt công tác đánh giá thực hiện công việc” vào bản mô tả công việc của các cấp quản lý và thông báo với họ, đó sẽ là một căn cứ để đánh giá cấp quản lý định kỳ bởi các lãnh đạo cấp cao hơn; vì một khi xem công tác đánh giá là một phần của nhiệm vụ; cấp
trên, và tất nhiên cả nhân viên sẽ chú tâm hơn, dành nhiều sự quan tâm tích cực hơn đến công tác đánh giá định kỳ.
Thực hiện các quyết định nhân sự có liên quan
Việc sử dụng kết quả đánh giá để làm cơ sở đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự khác rất quan trọng đối với nhân viên và công tác đánh giá. Vì đây là mục tiêu của việc thực hiện đánh giá hàng kỳ của công ty. Kết quả đánh giá được sử dụng vào đúng những mục tiêu ban đầu khi triển khai công tác đánh giá đã phổ biến thì việc thực hiện đánh giá hàng kỳ sẽ giúp nhân viên và cấp quản lý hoàn thành một cách nghiêm túc hơn.
Ngược lại, nếu Khối Nhân sự - Hành chánh không thực hiện đúng với những mục tiêu ban đầu đã phổ biến đối với việc ra quyết định liên quan đến nhân sự khác dựa trên kết quả đánh giá thì đến những kỳ đánh giá sau đó, nhân viên và cấp trên trực tiếp sẽ không còn những quan tâm như ban đầu dành cho công tác đánh giá, vì với họ khi đó việc thực hiện đánh giá đã không còn cần thiết nữa. Điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của những lần thực hiện đánh giá sau đó.
Vì vậy, việc đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự dựa trên kết quả đánh giá là rất cần thiết, phải được thực hiện đúng với mục tiêu ban đầu đã phổ biến, đồng thời phải được công khai và minh bạch.
Kết quả đánh giá nhân viên là cơ sở để thực hiện rất nhiều các quyết định nhân sự khác có liên quan. Tuy nhiên, trong các quyết định nhân sự thì việc sử dụng kết quả đánh giá để xét lương, thưởng vào cuối năm là mục tiêu được ưu tiên thực hiện tại NHG. Với kết quả đánh giá được gởi về Khối Nhân sự - Hành chánh sẽ được kết nối với chính sách lương, thưởng tại thời điểm thực hiện công tác đánh giá của công ty. Sau đây là một vài đề xuất cho việc khen thưởng và xét lương tại NHG dựa trên kết quả đánh giá nhân viên.
Thưởng: dựa trên mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
Tương ứng với xếp loại, nhân viên được thưởng thêm một tháng lương với mức độ như sau:
Vượt mức yêu cầu : 150% tháng lương thưởng thêm Đạt yêu cầu : 100% tháng lương thưởng thêm Chưa đạt yêu cầu : 50% tháng lương thưởng thêm Hoàn toàn không đạt yêu cầu: Không được thưởng
Lương: Việc thực hiện xét lương phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, tuy nhiên trong
đó cũng cần nhìn nhận khả năng ảnh hưởng do đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tạo nên. Vì vậy, cần dựa trên cấp độ thực hiện công việc của nhân viên đề tiến hàng xét tăng lương vào cuối năm.
Ví dụ: Xét tăng lương một bậc lương đối với nhân viên 2 năm liền được xếp loại A. Điều đó có nghĩa là rút ngắn chu kỳ tăng lương theo thâm niên công tác xuống một năm (chu kỳ hiện tại là ba năm tăng một bậc lương)
Tóm lại, không những cấp trên trực tiếp và nhân viên phải thực hiện tốt vai trò của mình trong công tác đánh giá mà Khối hành chánh-nhân sự trong vai trò là người lập kế hoạch, triển khai thực hiện và giám sát quy trình đánh giá cũng phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình để mang lại tính hiệu quả cao nhất cho công tác đánh giá.