Phòng HÀNH CHÍNH P. KẾ HOẠCH, ĐẦU TƯP. KỸ THUẬT THI CÔNG
CÁC ĐỘI THI CÔNG THI CÔNG
GIÁM ĐỐC
Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG MINH NGÂN
Theo sơ đồ trên, các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ như sau:
Giám đốc: Giám đốc Công ty trực tiếp tiến hành kiểm tra hoạt động của các
phòng ban trực thuộc. Giám đốc là nguời đại diện cho Công ty và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phòng hành chính: Là bộ phận chuyên tham mưu cho giám đốc Công ty về
công tác tổ chức quản lý và sử dụng lao động. Có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản xuất thực hiện chế độ chính sách với người lao động, xây dựng định mức lao động, công tác thanh tra, khen thưởng trong toàn công ty. Bộ phận hành chính thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, văn thư, y tế và quản trị văn phòng.
Phòng tài chính -kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán kinh doanh, tập hợp các loại
chi phí sản xuất để từ đó ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin tài chính cho lãnh đạo công ty khi cần thiết và lập các Báo
cáo tài chính của công ty. Chuyên tham mưu cho giám đốc Công ty tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ về công tác tài chính, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Đồng thời, phòng có chức năng kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo pháp luật.
Phòng dự án: Tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty xây dựng quy chế quản
lý, điều hành nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của dự án. Thực hiện công tác nghiên cứu, các vấn đề liên quan đến việc đầu tư xây dựng các công trình mới, cải tạo các công trình đã xây dựng. Liên hệ với các cơ quan chức năng chuẩn bị các thủ tục đầu tư, chuẩn bị hồ sơ các dự án. Lập thỏa thuận phương án kiến trúc quy hoạch, xin phép xây dựng, tiến độ các công trình. Phối hợp với các đơn vị liên quan, lập các dự án tiền khả thi và liên hệ các đối tác để tổ chức triển khai dự án. Phối hợp với các phòng ban trong Công ty lập hồ sơ triển khai thi công, hoàn thiện dự án.
Phòng kế hoạch-đầu tư: Là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu cho
giám đốc Công ty tổ chức triển khai, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch, đấu thầu và thiết kế kỹ thuật. Đảm nhiệm các công tác lập kế hoạch thi công chi tiết từng công trình, lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu các dự án, lên kế hoạch mua sắm, xây dựng cơ sở vật chất máy móc kỹ thuật cho toàn công ty. Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch thi công từng tháng, quý, năm và giao kế hoạch cho các đội thi công trực thuộc tổ chức triển khai hướng dẫn và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch.
Phòng kỹ thuật thi công: Là phòng chuyên môn, có chức năng giúp giám đốc
Công ty tổ chức, triển khai, chỉ đạo, chịu trách nhiệm về kỹ thuật thi công, chất lượng, tiến độ, sáng kiến cải tiến và an toàn lao động. Đảm bảo kế hoạch thiết kế, kỹ thuật và xây dựng các phương án thi công mang tính khả thi, giám sát và quản lý kỹ thuật cũng như tiến độ các công trình.
Các đội thi công: Thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc công ty, trực tiếp thi công
các công trình trên cơ sở hợp đồng đã ký kết với đơn vị chủ đầu tư.
Trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ của mình, các trưởng phòng ban mỗi phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả thực hiện của phòng ban mình. Trong quá trình triển khai các công việc, các phòng ban có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau
cùng nhau tham gia giải quyết các công việc chung của Công ty có liên quan đến nhiệm vụ và chức năng của phòng mình phụ trách.
Việc phân định rõ trách nhiệm trong công tác quản lý có tác dụng làm tăng tính hiệu quả, trách nhiệm của mỗi người trong công việc. Đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý được thuận lợi, không có sự chồng chéo giữa những người quản lý trong việc chỉ đạo các bộ phận chức năng của công ty. Tổ chức điều hành dự án tại công trường chịu sự quản lí của Giám đốc và các Cơ quan chức năng tại trụ sở chính. Trụ sở chính là nơi có thẩm quyền cao nhất và với tư cách pháp nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về tài khoản, con dấu và quyết định khác trong quá trình triển khai dự án. Tại công trình giám đốc điều hành phụ trách mọi công tác của dự án, tại các bộ phận kỹ thuật chuyên môn có các chủ nhiệm phụ trách kỹ thuật.
Ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức này đảm bảo trong việc ra quyết định nhanh chóng của cấp lãnh đạo cao nhất tới các bộ phận, thực hiện sự phân quyền tới những cấp lãnh đạo khác nhau, mỗi cấp lãnh đạo đều phụ trách và chịu trách nhiệm với bộ phận mà mình quản lý. Đồng thời mô hình này còn sử dụng một cách có hiệu quả các bộ phận chức năng của công ty trong việc trợ giúp công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại vàĐầu tư Xây dựng Minh Ngân . Đầu tư Xây dựng Minh Ngân .
Phòng kế toán là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong doanh nghiệp có nhiệm vụ là phản ánh và giám đốc bằng tiền một cách toàn diện, liên tục và có hệ thống quá trình thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh sản xuất của công ty. Đảm bảo cân đối thu chi, phát hiện và động viên mọi khả năng tiềm năng của đơn vị, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động vật tư, tiền vốn tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành và thực hiện chế độ tiết kiệm, phát huy quyền làm chủ tập thể của mọi thành viên.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư Xây dựng Minh Ngân có ảnh hưởng rất lớn tới việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và giá thành sản phẩm xây lắp ở đơn vị. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, mô hình tổ chức quản lý kinh doanh và yêu cầu quản lý để xây dựng tổ chức công tác kế toán cho phù hợp. Đối với Công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư Xây dựng Minh Ngân bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi chứng từ kế toán và công tác thanh quyết toán được tập hợp về Phòng tài chính- kế toán của Công ty.
Hàng tháng Phòng tài chính - kế toán của Công ty thu nhận chứng từ của các đội, tổ đội để kiểm tra phân loại và vào sổ kế toán. Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu xuất vật tư các bảng kê tổng hợp, bảng phân bổ và sổ nhật ký chung và các sổ theo dõi chi tiết theo các công trình, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo.
Các phần hành kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: