2.2.2.1. Khái niệm về nhóm
- Theo Adair (1986), định nghĩa một nhóm là "một tập hợp các cá nhân chia sẻ một mục tiêu chung và trong đó các công việc, kỹ năng của mỗi thành viên phù hợp với công việc, kỹ năng của những người còn lại"
- Katzenbach và Smith (1993) thì cho rằng "một nhóm là một nhóm nhỏ những người có những kỹ năng có thể bổ sung cho nhau, những người này cam kết cho một mục đích chung, một mục tiêu về hiệu quả và cách tiếp cận, những điều này giữ họ cùng có trách nhiệm qua lại với nhau".
- Theo Francis và Young (1979), định nghĩa một nhóm là "một tập hợp những người cam kết để đạt được các mục tiêu chung, là những người làm việc tốt với nhau, cảm thấy thích thú, thú vị với điều đó, và là những người tạo ra những kết quả có chất lượng cao".
- Theo Johnson (1991) (trích bởi Castka và ctg, 2001), cũng lập luận rằng "một nhóm là một tập hợp của các mối quan hệ giữa các cá nhân được cấu trúc để đạt được đến những mục tiêu đã thiết lập".
(Trích bởi Trần Thị Tuyết Vân, 2013) Một nhóm có hai hoặc nhiều người, nó có một mục tiêu thực hiện cụ thể hoặc mục tiêu được chấp nhận để đạt đến, và sự phối hợp hoạt động giữa các thành viên của nhóm là cần thiết cho việc đạt được mục tiêu của nhóm (Larson và LaFasto,1989, trích bởi Conti và Kleiner, 1997).
Một nhóm có thể được coi như là một hệ thống mở tương tác với môi trường của nó trong quá trình chuyển đổi đầu vào thành đầu ra (Mullins, 1992, trích bởi Ingram, 1997). Nhóm có thể được coi là lớn hay nhỏ, một đơn vị, phòng ban hay nhóm nhỏ của nhân viên hoặc người quản lý. Nhóm như các hệ thống sử dụng tài nguyên (thời gian, con người, kỹ năng, các vấn đề) và chuyển đổi chúng thành kết quả đầu ra như công việc, giải pháp và sự thỏa mãn. Nhóm tương tác với các nhóm khác và bị ảnh hưởng bởi áp lực (Ingram và ctg, 1997).
Khái niệm ”nhóm” được dùng xuyên suốt trong đề tài này tương ứng với "team”, hoạt động hiệu quả cao hơn so với “group”, theo khái niệm của Maddux (2007) (trích bởi Trần Thị Tuyết Vân, 2013).
2.2.2.2. Tầm quan trọng của làm việc nhóm
Theo Colenso (2000) kinh nghiệm của các tổ chức sử dụng làm việc theo nhóm đã chỉ ra rằng hiệu quả sử dụng của các nhóm có thể mang lại cải thiện đáng kể trong sự sáng tạo, năng suất và sự hài lòng của nhân viên. Để hỗ trợ điều này, Katzenbach và Smith (1993) (trích bởi Castka và ctg, 2001), đã tóm tắt những ưu điểm của làm việc theo nhóm:
- Nhóm mang lại các kỹ năng bổ sung và kinh nghiệm vượt qua với bất cứ cá nhân nào trong nhóm. Thực tế này cho phép các nhóm có thể đối phó với những thách thức như sự đổi mới, chất lượng và dịch vụ khách hàng.
- Cùng nhau phát triển với mục tiêu và phương pháp tiếp cận rõ ràng, các nhóm thiết lập thông tin liên lạc, hỗ trợ giải quyết vấn đề về thời gian thực tế để xử lý thông tin và tạo ra sự chủ động.
- Nhóm cung cấp các nhân tố giúp nâng cao các khía cạnh về kinh tế và sự quản lý cho công việc.
- Nhóm tạo ra nhiều niềm vui và nhiều điều thú vị hơn.
v Tầm quan trọng của làm việc nhóm trong các công ty tư vấn thiết kế xây dựng:
Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng đã mang tính toàn cầu. Các dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng đã vượt ra khỏi biên giới địa lý của một quốc gia để đến với tất cả các khách hàng (giao dịch trong và ngoài nước).
Đồng thời, trong thực tiễn nền kinh tế hiện nay, khó khăn chung của kinh tế Việt Nam đòi hỏi bản thân mỗi một thành phần kinh tế trong xã hội đều phải nỗ lực nhiều hơn nữa nhằm giữ ổn định hoạt động kinh doanh của mình, tiếp tục phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt. Nhân tố bảo đảm cho sự thành công của một công ty tư vấn thiết kế xây dựng chính là nguồn nhân lực luôn sẵn sàng giải quyết mọi khó khăn. Họ có thể sẽ phải đối mặt với các thách thức về chuyên môn hay vô số các vấn đề đòi hỏi kỹ năng phân tích, những việc họ đang làm sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hiệu quả kinh tế của các công trình xây dựng. Với những nhiệm vụ phức tạp như vậy, sức mạnh tập thể sẽ giúp họ giải quyết những khó khăn hiệu quả hơn, nguồn nhân lực sẽ được sử dụng hiệu quả và năng suất hơn....
Dù một nhân viên quyết định gia nhập vào nhóm nào của công ty, điều có thể chắc chắn là họ sẽ phải làm việc trong một nhóm hình đa kỹ năng. Điều này tạo ra một nền văn hóa chia sẻ các ý tưởng và kiến thức xuyên suốt trong các bộ phận doanh nghiệp. Nhóm làm việc sẽ giúp các cá nhân học hỏi nhanh hơn, ý thức trách nhiệm cao sẽ gắn kết họ chặt lại với nhau hơn, lợi ích các cá nhân chỉ đạt được khi lợi ích nhóm được đáp ứng. Do đó, các cá nhân sẽ bổ trợ lẫn nhau trong phạm vi làm việc chung, cùng hướng đến hiệu quả hoạt động tốt hơn.
Các nhóm trong các công ty tư vấn thiết kế xây dựng thông thường thuộc nhóm trực thuộc các bộ phận hay nói cách khác là nhóm được phân loại theo phòng ban. Cụ thể là trong nhóm tư vấn thiết kế xây dựng gồm có các phòng thiết kế kiến trúc, thiết kế kết cấu, thiết kế điện và thiết kế cấp thoát nước.
Đây là nhóm đối tượng nghiên cứu chính mà đề tài này tập trung nghiên cứu, vì nhóm này gồm những bộ phận quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
2.2.2.3. Hiệu quả làm việc nhóm
Hiệu quả nhóm được định nghĩa là hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên (Gladstein, 1984, trích bởi Ruiz và Adams, 2004). Còn theo Hackman (l990) trích bởi Ruiz và Adams
(2004) định nghĩa nó như là mức độ mà đầu ra của một nhóm đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, và mức độ kịp thời.
Hiệu quả làm việc nhóm đã được đề cập trong các tài liệu trước như là một khái niệm tổng quát bao gồm các yếu tố đầu vào (tức là nguồn lực), quá trình (tức là nỗ lực tập thể) và yếu tố đầu ra hay kết quả (tức là các chỉ số cụ thể thực hiện) (Guzzo và Shea, 1992; Hackman, 1992, trích bởi Shelley và ctg, 2004). Bởi vì các yếu tố đầu vào và các yếu tố đầu ra của các nhóm ở các công ty tư vấn thiết kế xây dựng khác nhau thì sẽ khác nhau, chẳng hạn như công ty có khả năng tài chính, thiết bị máy móc hiện đại hơn,.. thì sẽ cho hiệu quả làm việc nhóm cao hơn. Chính vì vậy, trong nghiên cứu này, đại diện cho hiệu quả làm việc nhóm chỉ là quá trình làm việc theo nhóm.
Theo Shelley và ctg (2004) đặc trưng cho hiệu quả làm việc nhóm chỉ là quá trình làm việc không phải là một hiện tượng mới trong các nghiên cứu về hiệu quả nhóm, có thể tìm thấy trong các nghiên cứu của Glickman và ctg, 1987; Klimoski và Mohammed,1994; Salas và ctg, 1992. Hiệu quả làm việc nhóm dựa trên quá trình có thể bao gồm: nhân sự, mức độ nỗ lực tập thể của thành viên hay chất lượng của mối quan hệ giữa các thành viên (Klimoski và Mohammed, 1994). Theo Glickman và ctg (1987) trích bởi Shelley và ctg (2004) hiệu quả làm việc nhóm dựa trên quá trình còn đề cập đến như một "tinh thần đồng đội" tập trung vào hiệu suất làm việc trái ngược với một "công việc khoán" tập trung đa phần vào sản phẩm làm ra. Đại diện hiệu quả làm việc nhóm như là một quá trình làm việc theo nhóm cho phép xây dựng các lý thuyết liên quan đến các quá trình có khả năng xảy ra trong tất cả các nhóm ở tất cả các công ty mà không bị ảnh hưởng bởi yếu tố đầu vào và đầu ra, chẳng hạn như thông tin liên lạc, quản lý xung đột, sự gắn kết,... Như vậy, chúng đại diện cho hiệu quả làm việc nhóm nhằm phản ánh chất lượng của mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm, hay nói cách khác, chúng đại diện cho hiệu quả làm việc nhóm như một cấu trúc dựa trên quá trình làm việc theo nhóm.
Theo Nasila (2011) hiệu quả nhóm có thể được phân loại thành ba kiểu: hiệu quả khách quan là đánh giá về số lượng và chất lượng kết quả đầu ra; hiệu quả cảm nhận từ thái độ thành viên; và kết quả hành vi. Ví dụ về hiệu quả khách quan bao gồm năng suất, thời gian đáp ứng, chất lượng, sự hài lòng khách hàng, và đổi mới. Ví dụ về hiệu quả cảm nhận từ thái độ của nhân viên bao gồm sự hài lòng, cam kết, và sự tin tưởng trong quản lý. Ví dụ về kết quả hành vi bao gồm vắng mặt, thu nhập và sự an toàn, đảm bảo. Trong định nghĩa của Guzzo và Dickson (1996); Sundstrom và ctg (1990); và Hackman (1987) cũng phân loại nhiều hình
thái về hiệu quả nhóm, nhưng không thu hút sự chú ý đến kết quả hành vi (trích bởi Nasila, 2011).
Xét về mặt lâu dài, hiệu quả cảm nhận phản ánh tốt hơn hiệu quả khách quan, vì nó bao hàm cả yếu tố con người. Hiệu quả khách quan có thể được đo lường bằng con số tại một thời điểm nào đó, nhưng hiệu quả cảm nhận chính là hiệu quả xuất phát từ đánh giá của mỗi nhân viên trong nhóm, mỗi nhân viên cần có một khoảng thời gian nhất định để nhìn nhận, xem xét đánh giá về lãnh đạo của họ, hiệu quả làm việc nhóm của họ; họ có cảm thấy thoải mái, thỏa mãn với phong cách lãnh đạo cũng như hiệu quả của nhóm mình hay không; và điều quan trọng nữa là họ cảm nhận, đánh giá thế nào về mức độ tác động của phong cách lãnh đạo đến từng nhân viên trong nhóm và đến hiệu quả làm việc của nhóm. Chính vì vậy, luận văn này, tác giả tiếp cận theo hướng hiệu quả cảm nhận.
McMillan (2001) cũng cho thấy các đặc điểm của nhóm đạt được hiệu quả làm việc dựa trên hiệu quả cảm nhận từ thái độ của thành viên bao gồm:
- Mục đích thống nhất rõ ràng: Nhóm hiệu quả là nhóm được thống nhất và thúc đẩy bởi một mục đích rõ ràng, hấp dẫn và cung cấp lý do cho sự hợp tác, tất cả các thành viên trong nhóm được liên kết.
- Vai trò của các thành viên trong nhóm rõ ràng, được thực hiện tốt: Vai trò là phương tiện giúp thiết kế, phân chia và triển khai công việc của nhóm, và khi vai trò này được thực hiện tốt, nhóm sẽ đạt được sức mạnh tổng hợp bằng cách tận dụng những nỗ lực và kỹ năng của các cá nhân trong nhóm khi họ thực hiện chuyên môn, sở trường của họ.
- Chấp nhận, hài lòng về lãnh đạo: Nhóm đạt hiệu quả làm việc cần những nhà lãnh đạo trong sạch, có thẩm quyền, những người có thể phục vụ, hướng dẫn, quản lý ranh giới và huấn luyện các thành viên trong nhóm đạt đến những kết quả thật phi thường. Những nhà lãnh đạo này có khả năng kích thích mức độ cam kết, chủ động và sáng tạo, dẫn nhóm đạt được hiệu quả cá nhân lẫn tập thể.
- Quá trình của nhóm hiệu quả: Nhóm này thường thiết kế quy trình cho phép các thành viên cùng nhau suy nghĩ và làm việc với sức mạnh tổng hợp. Họ luôn nhận dạng, hoạch định, kiểm soát nhóm và quy trình làm việc.
- Mối quan hệ vững chắc, ổn định: Nhóm có sự quản lý sự khác biệt để tạo ra môi trường cần thiết cho sự hợp tác cao nhất. Mối quan hệ nhóm vững chắc, ổn định được đặc trưng bởi niềm tin, trách nhiệm chung, sự công nhận. Sự tôn trọng, lịch sự nhã nhặn và sự nhận thức.
- Thông tin liên lạc nhanh, rõ ràng, chính xác: Thông tin liên lạc nhanh, rõ ràng, chính xác là phương tiện mà các nhóm có thể tận dụng để làm nhóm tỏa sáng. Nhóm đạt hiệu quả khi làm chủ được nghệ thuật nói chuyện thẳng thắn, cho phép họ chạm đến được khó khăn về các vấn đề mà không làm cho mối quan hệ nhóm bị khuấy động. Cách nói chuyện như vậy được đặc trưng bởi cách thông tin rõ ràng, thẳng thắn, trung thực, kịp thời và chính xác.
Những khái niệm về hiệu quả nhóm trên đây giúp những người liên quan trong một tổ chức dễ dàng quan sát và đánh giá được về những nhóm làm việc hiện nay của mình, liệu họ đang làm việc hiệu quả hay không hiệu quả, so sánh với những nhóm khác, và thấy được những hạn chế đang tiềm ẩn trong nhóm mình để có những hướng cải thiện trong tương lai. Do đó nghiên cứu này tham khảo các tài liệu, nghiên cứu về nhóm làm việc hiệu quả để làm biến phụ thuộc cho mô hình nghiên cứu.