đỏnh giỏ hệ thống tài liệu được tiến hành trong khoảng thời gian (thường là 1thỏng) trước khi đỏnh giỏ việc ỏp dụng. Sau khi đỏnh giỏ tài liệu, cụng ty xin chứng nhận sẽ được thụng bỏo về những thiếu sút hoặc những điểm khụng phự hợp của hệ thống quản lý chất lượng và thời hạn cần thiết để cú biện phỏp khắc phục khi đỏnh giỏ tại cụng ty, đỏnh giỏ tại chỗ là sự xem xột một cỏch dễ dàng, nhằm xỏc định cỏc yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng được ỏp dụng cú hiệu lực hay khụng, mọi quy định cú được tuõn thủ hay khụng.
Kết thỳc quỏ trỡnh đỏnh giỏ, đoàn đỏnh giỏ sẽ thụng bỏo kết quả đỏnh giỏ. Nếu trong khi đỏnh giỏ phỏt hiện thấy những điều khụng phự hợp lớn thỡ cụng ty cần cú biện phỏp khắc phục để thoả món mọi yờu cầu chứng nhận .
6.3. Quyết định chứng nhận
Sau khi xột thấy cụng ty chứng tỏ đó thực hiện cỏc hành động khắc phục và thoả món cỏc yờu cầu đó quy định, tổ chức chứng nhận ra quyết định chứng nhận. Giấy chứng nhận chỉ cú giỏ trị trong phạm vi đó ghi trong giấy, tại một địa bàn cụ thể, bởi hệ thống quản lý chất lượng đó được đỏnh giỏ phự hợp với tiờu chuẩn được ỏp dụng khụng cú nghĩa là chớnh cỏc sản phẩm và dịch vụ được tạo ra bởi hệ thống đú được chứng nhận.
Giấy chứng nhận cú hiệu lực trong một số năm (thường là 3 năm) với điều kiện cụng ty tuõn thủ cỏc yờu cầu của tổ chức chứng nhận.
6.4. Giỏm sỏt sau chứng nhận và đỏnh giỏ lại
Trong thời hạn giấy chứng nhận cú hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đỏnh giỏ giỏm sỏt định kỳ (thường một năm 2 lần) đối với cụng ty được chứng nhận để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng này vẫn tiếp tục hoạt động cú hiệu quả phự hợp với những yờu cầu của tiờu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng được ỏp dụng. Ngoài đỏnh giỏ giỏm sỏt theo định kỳ, tổ chức chứng nhận cú thể đỏnh giỏ đột xuất nếu cú bằng chứng chứng tỏ rằng hệ thống quản lý chất lượng khụng cũn phự hợp với những yờu cầu tiờu chuẩn đang được ỏp dụng hoặc hệ thống khụng được ỏp dụng cú hiệu quả. Thường sau chu kỳ 3 năm, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đỏnh giỏ lại toàn bộ hệ thống chất lượng được chứng nhận của cụng ty để cấp lại giấy chứng nhận.
7. Duy trỡ và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO - 9000 - 9000
Việc được chứng nhận ISO - 9000 là một kết quả quan trọng đối với cỏc tổ chức, nú đỏnh dấu một giai đoạn làm việc với nỗ lực cao. Tuy nhiờn, việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiờu chuẩn ISO 9000
khụng phải là cụng việc làm một lần, nú đũi hỏi mọi người trong tổ chức phải nỗ lực liờn tục để duy trỡ và cải tiến hệ thống đú luụn luụn cú hiệu lực, phự hợp với những yờu cầu của tiờu chuẩn HTQLCL đó được ỏp dụng và khụng ngững thoả món nhu cầu, mong muốn của khỏch hàng, của thị trường. Duy trỡ HTQLCL đó được ỏp dụng coi như cụng việc thường nhật, như hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức và cải tiờn liờn tục hệ thống đú là một tất yếu do yờu cầu ngày càng cao của khỏch hàng, của thị trường. Ngoài ra ISO - 9000 khụng phải là mục tiờu cuối cựng đú chỉ là chặng đường đầu tiờu trong quóng đường dài vụ tận của quản lý chất lượng.
7.1. Duy trỡ HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO - 9000
Ngoài yờu cầu của sự giỏm sỏt sau chứng nhận (đỏnh giỏ định kỳ 6 thỏng 1 lần) và đỏnh giỏ lại (sau 3 năm). Việc duy trỡ tớnh nhất quỏn của HTQLCL khi cỏc thay đổi đối với HTQLCL được hoạch định và thực hiện là một yờu cầu của hoạch định HTQLCL mà lónh đạo cao nhất phải đảm bảo thực hiện (yờu cầu của trỏch nhiệm lónh đạo). HTQLCL của tổ chức cú thể thay đổi qua cỏc giai đoạn, cỏc thời kỳ phỏt triển của tổ chức cũng như sự phỏt triển nhu cầu và mong muốn của khỏch hàng, của thị trường thỡ tớnh nhất quỏn của nú phải được duy trỡ tức là:
- Mọi quỏ trỡnh của tổ chức đều phải luụn luụn được thực hiện theo cỏc thủ tục, cỏc hướng dẫn cụng việc đó được ban hành của HTQLCL hay là cỏc quỏ trỡnh, cỏc thủ tục được thực hiện cú hiệu lực.
- Thiết lõp và duy trỡ cỏc hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phự hợp với cỏc yờu cầu và hoạt động tỏc nghiệp cú hiệu lực của HTQLCL.
- Duy trỡ tớnh nhất quỏn của HTQLCL luụn đảm bảo sự phự hợp với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO - 9000 trong mọi hoạt động của tổ chức và cũng là một hoạt động thường xuyờn duy trỡ chứng chỉ ISO - 9000 đó được chứng nhận sau cỏc lần đỏnh giỏ lại của tổ chức chứng nhận (đỏnh giỏ của bờn thứ ba).
7.2. Cải tiến liờn tục HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO - 9000.
Duy trỡ HTQLCL đang được ỏp dụng là một yờu cầu của sự đỏnh giỏ , giỏm sỏt sau chứng nhận và đỏnh giỏ lại tức là duy trỡ chứng chỉ ISO - 9000 cho HTQLCL mà tổ chức đó xõy dựng và ỏp dụng. Cải tiến liờn tục hệ thống đú là một yờu cầu đặt ra từ phớa khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm khỏc và nú đó trở thành một trong những yờu cầu chớnh thức trong phiờn bản ISO - 9000: 2000: "tổ chức phải thường xuyờn nõng cao tớnh hiệu lực của HTQLCL thụng qua việc sử dụng chớnh sỏch chất lượng, mục tiờu chất lượng, kết quả đỏnh gớa, việc phõn tớch dữ liệu, hoạt động khắc phục và phũng ngừa và sự xem xột của lónh đạo. Mục đớch của cải tiến liờn tục là để tăng cường khả năng
nõng cao sự thoả món nhu cầu, mong muốn và yờu cầu của khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm thớch hợp và được mụ tả qua mụ hỡnh sau:
Sơ đồ 3 : Cải tiến liờn tục HTQLCL theo quỏ trỡnh
Ghi chú:
Hoạt động gia tăng giỏ trị Dũng thụng tin
Nguồn: TCVN ISO -9001: 2000 (ISO 9001: 2000) HTQLCL - cỏc yờu cầu Theo mụ hỡnh này thỡ quỏ trỡnh lập mục tiờu và tỡm cơ hội cải tiến là một quỏ trỡnh khụng ngừng thụng qua việc sử dụng cỏc phỏt hiện khi đỏnh giỏ chất lượng nội bộ và cỏc cuộc đỏnh giỏ bờn ngoài cũng như cỏc kết luận của cỏc cuộc đỏnh giỏ đú, phõn tớch dữ liệu, xem xột của lónh đạo hay cỏc biện phỏp khỏc và núi chung dẫn tới cỏc hành động khắc phục hay hành động phũng ngừa. Như vậy cỏc yếu tố làm cơ sở và cũng là nội dung của cải tiến liờn tục HTQLCL là:
- Chớnh sỏch chất lượng và mục tiờu chất lượng: sau khi đạt được mục tiờu đề ra, tổ chức cú thể đặt ra cỏc mục tiờu cao hơn hướng về cải tiến liờn tục
Khách hàng và bên quan tâm Yêu cầu Khách hàng và bên quan tâm Thoả mãn Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng
Trách nhiệm của lãnh đạo
Quản lý nguồn nhân lực
Đo lường, phân tích và cải tiến
Tạo sản phẩm Sản
phẩm Đầu ra Đầu vào
chất lượng sản phẩm và dịch vụ thảo món nhu cầu và mong muốn và cỏc yờu cầu của khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm khỏc.
- Xem xột của lónh đạo: Cỏc vấn đề liờn quan đến cải tiến HTQLCL, cải tiến cỏc sản phẩm liờn quan đến yờu cầu của khỏch hàng và việc nõng cao tớnh hiệu lực của HTQLCL, kết hợp với cỏc quỏ trỡnh xử lý cỏc vấn đề được phỏt hiện trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ, và hành động khắc phục, ý kiến của khỏch hàng, xu thế và yờu cầu của thị trường…
- Hành động khắc phục, phũng ngừa: tổ chức phải thực hiện hành động nhằm loại bỏ nguyờn nhõn của sự khụng phự hợp và sự khụng phự hợp tiềm ẩn để ngăn ngừa sự tỏi diễn và ngăn chặn sự suất hiện của chỳng. Cỏc hành động khắc phục, phũng ngừa được tiến hành phải tương xứng với tỏc động của cỏc vấn đề tiềm ẩn. Quỏ trỡnh thực hiện khắc phục phũng ngừa liờn quan trực tiếp đến cải tiến liờn tục HTQLCL.
- Đỏnh gớa chất lượng nội bộ: Tổ chức phải tiến hành đỏnh gớa nội bộ định kỳ theo kế hoạch, đó xõy dựng để xem xột HTQLCL cú phự hợp với cỏc bố trớ, sắp xếp được hoạch định đối với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn này và cỏc yờu cầu của HTQLCL được tổ chức thiết lập và cú được ỏp dụng một cỏch cú hiệu quả và được duy trỡ. Bản thõn quỏ trỡnh này là quỏ trỡnh phỏt hiện, phõn tớch, tỡm nguyờn nhõn và đề ra cỏc biện phỏp cải tiến. Để cú thể cải tiến liờn tục HTQLCL cần kiờn trỡ tỡm cơ hội cải tiến hơn là đợi cỏc vấn đề nào đú xẩy ra để lộ cỏc cơ hội cải tiến .
Sau khi được chứng nhận, tổ chức cần sử dụng động lực cải tiến chất lượng đó được tạo ra trong quỏ trỡnh thực hiện ISO - 9000 để đề ra những mục tiờu chất lượng cao hơn và trong lĩnh vực kinh doanh khỏc, tiếp tục nghiờn cứu ỏp dụng những kỹ thuật quản lý và tỏc nghiệp cụ thể về chất lượng. Cú những vấn đề thuần tuý nội bộ nhưng lại đúng một vai trũ cực kỳ quan trọng đối với sự tồn tại và phỏt triển của tổ chức như: Quản lý nguồn nhõn lực, giảm chi phớ sản xuất, tấn cụng và chi phớ ẩn… Tất cả đều nhằm mục đớch cải tiến HTQLCL khụng ngừng và thoả món ngày càng cao nhu cầu của khỏch hàng, của thị trường. Cỏc hành động cải tiến bao gồm những hoạt động sau:
- Phõn tớch xem xột đỏnh giỏ tỡnh trạng hiện tại để xỏc định lĩnh vực cải tiến.
- Thiết lập mục tiờu cải tiến
- Tỡm kiếm giải phỏp cú thể để đạt được cỏc mục tiờu đó được thiết lập - Xem xột đỏnh giỏ cỏc giải phỏp và lựa chọn giải phỏp tối ưu cho giai đoạn kế hoạch.
- Đo lường, kiểm tra xỏc nhận, phõn tớch và xem xột đỏnh giỏ cỏc kết quả thực hiện để xỏc định việc đạt cỏc mục tiờu.
- Chớnh thức hoỏ những thay đổi
Khi cần thiết, cỏc kết quả được xem xột để xỏc định cơ hội cải tiến tiếp theo. Theo cỏch thức này, cải tiến là một hoạt động khụng ngừng. Cỏc phản ỏnh của khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm khỏc, cỏc cuộc đỏnh giỏ, xem xột HTQLCL cũng cú thể được sử dụng để xỏc định cơ hội cải tiến.