I. MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP CỦA CễNG TY DA GIẦY HÀ NỘI NHẰM DUY TRè VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG
2.Phương hướng và cỏc giải phỏp của Cụng ty đối với hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO
lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9002.
2.1. Duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng phự hợp với cỏc tiờu chuẩn ISO 9002 (duy trỡ chứng chỉ ISO 9002). ISO 9002 (duy trỡ chứng chỉ ISO 9002).
Chứng chỉ ISO 9002 chỉ cú hiệu lực trong 3 năm, sau 3 năm hệ thống quản lý chất lượng đú sẽ được xem xột đỏnh giỏ lại bởi tổ chức chứng nhận. Nếu vẫn đảm bảo được sự phự hợp với cỏc yờu cầu của ISO 9002 thỡ Cụng ty sẽ được cấp lại chứng chỉ và nếu khụng đảm bảo được sự phự hợp thỡ chứng
chỉ đú bị thu hồi, tức là hệ thống quản lý chất lượng của Cụng ty đó xõy dựng và ỏp dụng khụng được chứng nhận. Ngoài ra, cũn cú cỏc cuộc đỏnh giỏ định kỳ 6 thỏng một lần của tổ chức chứng nhận (đỏnh giỏ bờn ngoài). Do đú, việc duy trỡ sự phự hợp của hệ thống quản lý chất lượng với cỏc yờu cầu của ISO 9002 là cụng việc thường nhật, coi như hoạt động sản xuất kinh doanh và phải được sự chỉ đạo thực hiện thống nhất trong toàn Cụng ty. Tập trung vào đỏnh giỏ nội bộ, phỏt hiện sự khụng phự hợp và truy tỡm nguyờn nhõn chớnh để khắc phục sự khụng phự hợp đú, tăng cường sự phũng ngừa cỏc nguyờn nhõn, khụng để lặp lại, xẩy ra một lần nữa.
Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh xõy dựng và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9002, Cụng ty chỉ thành lập hội đồng chất lượng ISO 9002 mà thành viờn của nú là cỏc đại diện về chất lượng của cỏc phũng ban, cỏc xớ nghiệp thành viờn để chỉ đạo xõy dựng và ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng. Mà chưa cú bộ phận chuyờn trỏch chịu trỏch nhiệm chỉ đạo thực hiện duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng thống nhất trong toàn Cụng ty cũng như quyết định cỏc vấn đề cú liờn quan đến chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng, đại diện cho Cụng ty giao dịch với bờn ngoài liờn quan đến vấn đề quản lý chất lượng, chất lượng sản phẩm và làm cụng tỏc tham mưu giỳp lónh đạo cơ quan theo dừi, đụn đốc mọi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng. Việc thực hiện duy trỡ hệ thống quản lý chất lượng sau khi được chứng nhận, Cụng ty đều phú mặc cho cỏc phũng ban, cỏc xớ nghiệp tự quyết định lấy, khụng cú sự thống nhất giữa cỏc bộ phận, ảnh hưởng đến việc thực hiện cỏc quy trỡnh, thủ tục đó được xõy dựng, thậm chớ khụng được thực hiện như ở xớ nghiệp cao su.
Để giải quyết triệt để cỏc vấn đề trờn một cỏch lõu dài, Cụng ty Da - Giầy Hà Nội đó thành lập phũng quản lý chất lượng với đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn để tiến hành chỉ đạo, đụn đốc thực hiện thống nhất hệ thống quản lý chất lượng trong toàn Cụng ty, khụng để thả nổi cho cỏc đơn vị, cỏc xớ nghiệp tự quyết định chất lượng sản phẩm với khỏch hàng đồng thời duy trỡ sự vận hành thường xuyờn phự hợp với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9002 và tỡm cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ở cỏc đơn vị, cỏc xớ nghiệp thành viờn.
2.2. Phương hướng và biện phỏp cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Duy trỡ chứng chỉ ISO 9002 là một cụng việc quan trọng và thường xuyờn nhưng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng hiện cú để tăng hiệu lực và hiệu quả thực hiện hệ thống đú cũng khụng kộm phần quan trọng hơn và đó trở thành một trong những yờu cầu của bộ tiờu chuẩn ISO 9002 phiờn bản năm 2000. Do đú, cụng việc cải tiến liờn tục hệ thống quản lý chất lượng vừa là để duy trỡ sự phự hợp với cỏc tiờu chuẩn cao hơn, vừa là nõng cao khỏch
hàng của thị trường. Như vậy, yờu cầu cải tiến hệ thống quản lý chất lượng cú thể là yờu cầu bờn trong Cụng ty, cú thể là yờu cầu bờn ngoài. Cơ sở cho việc cải tiến này là cỏc kết quả của đỏnh giỏ chất lượng nội bộ, đỏnh giỏ bờn ngoài (cả tổ chức chứng nhận và bờn thứ ba) về sụ khụng phự hợp và cỏc nguyờn nhõn gõy nờn sự khụng phự hợp đú cũng như cỏc hành động khắc phục mà chưa thoả món cỏc yờu cầu. Trờn cơ sở đú tỡm kiếm cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, khắc phục sự yếu kộm trong việc thực hiện ISO 9002 mà cụng việc quan trọng khụng thể thiếu đú là cỏc cụng cụ thống kờ để tỡm ra nguyờn nhõn đỳng, chớnh và phạm vi cần cải tiến.
Sự yếu kộm trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng được phản ỏnh rừ nột qua hai lần đỏnh giỏ chất lượng nội bộ và lần đỏnh giỏ chất lượng định kỳ của SGS hạ tuần thỏng 4/2001, ảnh hưởng rất lớn đến duy trỡ chứng chỉ và nếu khụng được khắc phục và cải tiến kịp thời, cú định hướng phỏt triển nhất định thỡ Cụng ty khú lũng được cấp lại. Mà nguyờn nhõn chung nhất, cơ bản nhất của sự yếu kộm này là do cỏn bộ cụng nhõn viờn chưa hiểu, chưa hiểu rừ về quy trỡnh cụng nghệ để vận hành gõy ra những sự cố đỏng tiếc, khụng đỏnh cú, như vận hành mỏy múc thiết bị sai quy trỡnh cụng nghệ làm vỡ mỏy cũng như nhận thức về ISO 9002 chưa đỳng, chưa đầy đủ, dẫn đến tỡnh trạng thực hiện khụng đỳng thậm chớ khụng thực hiện theo cỏc thủ tục đó được xõy dựng như ở xớ nghiệp cao su, khụng thực hiện quỏ trỡnh tỏi chế sản phẩm khụng phự hợp theo thủ tục 14.2 (HSTT. 14.2) và khụng ghi lại những điều mỡnh đó làm để chứng minh việc đú mỡnh đó làm đỳng như cỏi đó viết.
Căn cứ vào cỏc nguyờn nhõn gõy nờn sự khụng phự hợp yếu kộm của hệ thống quản lý chất lượng, Cụng ty đó cú cỏc phươg hướng và biện phỏp cải tiến sau đõy:
- Xõy dựng và triển khai kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cỏn bộ cụng nhõn viờn về nhận thức đỳng ISO 9002 và quy trỡnh cụng nghệ.
Mọi sự khắc phục qua cỏc lần đỏnh giỏ chất lượng nội bộ chỉ mới dừng lại ở khõu chữa chaý là chủ yếu mà chưa tỡm nguyờn nhõn sõu xa của vấn đề là con người thực hiện khụng đỳng. Do đú để làm theo đỳng cỏc nguyờn tắc của ISO 9002 lấy "phũng ngừa là chớnh" và "tấn cụng vào chi phớ ẩn ". Cụng ty đang xõy dựng kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cỏn bộ cụng nhõn viờn theo đỳng yờu cầu của ISO 9002 và dự kiến triển khai kế hoạch này vào trỏi vụ giày năm 2000 - 2001 (tức là từ thỏng 4 đến thỏng 8) để đảm bảo sự khụng phự hợp đó được phũng ngừa và đạt hiệu quả cao.
Xõy dựng kế hoạch đào tạo được dựa trờn nhu cầu đào tạo của cỏc xớ nghiệp, cỏc phũng ban chức năng, phũng tổ chức cựng với cỏc đơn vị xem xột nhu cầu đào tạo mỗi cỏn bộ cụng nhõn viờn, xỏc định đỳng nhu cầu đào tạo
thực tế, nếu khụng được đào tạo thỡ sẽ khụng giải quyết được cỏc tồn tại, phũng ngừa được sự khụng phự hợp. Trờn cơ sở đú phũng tổ chức xõy dựng kế hoạch chung cho toàn Cụng ty.
Tổ chức triển khai đào tạo và đào tạo lại. Cụng ty tổ chức cỏc lớp học tại Cụng ty do cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ nội bộ giảng dậy (tự đào tạo) và cú mời cỏc giỏo viờn của cỏc trường chuyờn nghiệp về giảng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn Cụng ty cả về nhận thức ISO 9002 và kỹ thuật tay nghề.
Ngoài cỏc lớp học được tổ chức tập trung, Cụng ty thường xuyờn đào tạo cụng nhõn qua làm việc và đột xuất tiến hành đào tạo ngay tại chỗ.
- Tăng cường cụng tỏc đỏnh giỏ nội bộ, ít nhất một thỏng một lần để kiểm soỏt sự khụng phự hợp, tiến hành khắc phục phũng ngừa kịp thời, xỏc định nguyờn nhõn chớnh, loại bỏ sự khụng phự hợp và ngăn ngừa khụng để nú xảy ra và tỡm cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ở cỏc đơn vị, cỏc xớ nghiệp.
- Hoàn thiện hệ thống văn bản của quản lý chất lượng
Trong quỏ trỡnh xõy dựng hệ thống văn bản của Cụng ty tuy đó cú sự chuẩn bị đầy đủ và cụ thể, nhưng sau một thời gian đi vào sử dụng đó bộc lộ nhiều thiếu sút, chưa sỏt với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Cú nhiều mẫu biểu khụng được sử dụng và nhiều hoạt động rất cần thiết nhưng lại chưa cú hướng dẫn cụ thể để thực hiện. Khối lượng văn bản lưu hồ sơ quỏ nhiều dẫn đến cồng kềnh, khú truy tỡm văn bản cần thiết khi cần. Thờm vào đú cú một vài thủ tục chưa phản ỏnh hết cỏc hoạt động ở một số phũng ban như thủ tục HSTT.4.3 "xem xột hợp đồng". Để hệ thống văn bản thực sự gọn nhẹ và hướng dẫn thực hiện cụng việc khụng thừa khụng thiếu để thực hiện đi vào hiệu quả, cỏc thủ tục chất lượng phản ỏnh sỏt với cỏc quỏ trỡnh và để đỏnh giỏ hiệu lực và hiệu quả thỡ phũng quản lý chất lượng sẽ tiến hành rà soỏt lại toàn bộ hệ thống văn bản hiện cú để loại bỏ những mẫu biểu khụng được sử dụng hoặc sử dụng bị chống chộo với cỏc hướng dẫn, cỏc thủ tục và cỏc mẫu biểu khỏc. Kết hợp với cỏc phũng ban, cỏc đơn vị, cỏc xớ nghiệp thống kờ kiểm tra lại những hoạt động nào cũn bị sút mà chưa cú hướng dẫn, mẫu biểu thực hiện để tiến hành ban hành mới, hướng dẫn kịp thời đưa vào quản lý chặt chẽ và bổ sung sửa đổi một số cỏc thủ tục cho đầy đủ, phản ỏnh tớnh lozic và thống nhất, khẳng định cỏi làm được, cỏi khụng làm được và cỏi khụng làm.
- Chuyển sang phiờn bản ISO 9000: 2000
Bộ tiờu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng ISO 9000 đó được cụng bố lần đầu tiờn vào năm 1987, được soỏt xột bổ sung lần thứ nhất năm 1994 và lần thứ hai là năm 2000. Lần xem xột lại lần thứ hai này, cấu trỳc của bộ tiờu chuẩn ISO 9000: 2000 cú những thay đổi cơ bản so với ISO 900: 1994.
Toàn bộ cỏc tiờu chuẩn khỏc trong bộ ISO 9000 sẽ rỳt lại cũn 4 tiờu chuẩn khỏc tuỳ theo nội dung của tiờu chuẩn, thậm chớ cú thể thay đổi nếu cần. Nhưng thay đổi chủ yếu của cặp tiờu chuẩn mới là:
+ Cấu trỳc được định hướng theo quỏ trỡnh và cỏc nội dung được sắp xếp hợp lý hơn.
+ Quỏ trỡnh cải tiến liờn tục được coi là bước quan trọng để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
+ Nhấn mạnh hơn đến vai trũ của lónh đạo, quản lý cấp cao, bao gồm cả sự cam kết đối với xõy dựng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, xem xột cỏc yờu cầu chế định và luật phỏp và lập cỏc mục tiờu cú được tại cỏc bộ phận chức năng và cỏc cấp thớch hợp.
+ Việc cho phộp những điều cú thể loại bỏ đỏp ứng được một diện rộng cỏc tổ chức và cỏc hoạt động.
+ Yờu cầu cỏc tổ chức phải theo dừi thụng tin về sự thoả món của khỏch hàng và coi đú là một phộp đo về chất lượng hoạt động của tổ chức.
+ Giảm đỏng kể số lượng cỏc thủ tục đũi hỏi, thay đổi cỏc thuật ngữ cho dễ hiểu hơn và ỏp dụng chặt chẽ cỏc nguyờn tắc quản lý chất lượng.
Mặc dự lần xem xột này đó được thụng qua và ban hành thỏng 12/2000 nhưng chưa phải đưa vào thực hiện ngay mà sẽ cú một giai đoạn "gối đầu" trong 3 năm cho cỏc tổ chức đó được cấp chứng nhận theo phiờn bản năm 1994 chuyển sang phiờn bản năm 2000.
Đứng trước yờu cầu của sự thay đổi và thời gian 3 năm cho sự chuyển đổi đú khụng phải là lõu dài. Cho nờn Cụng ty Da - Giầy Hà Nội đang chuẩn bị xõy dựng kế hoạch và lịch trỡnh thực hiện chuyển đổi thành cụng sang phiờn bản 2000 của bộ tiờu chuẩn ISO 9000. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM DUY TRè VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG THEO TIấU CHUẨN ISO 9002 TẠI CễNG TY DA - GIẦY HÀ