ISO- 9000
Việc xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng theo mụ hỡnh ISO-9000 phụ thuộc vào một số yếu tố như tớnh chất kinh doanh, tỡnh trạng kiểm soỏt chất lượng hiện hành tại doanh nghiệp và yờu cầu thị trường. Yếu tố quyết định đến sự thành cụng của việc ỏp dụng là ban lónh đạo cụng ty phải tin tưởng rằng việc ỏp dụng ISO-9000 sẽ đem lại lợi ích cho việc kinh doanh. Cú một quan niệm khỏ phổ biến ở nước ta hiện nay là ISO-9000 chỉ cú thể ỏp dụng thành cụng tại những cụng ty cú trang thiết bị hiện đại, cú đầu tư về cụng nghệ và sự tham gia quản lý của chuyờn gia nước ngoài, như cỏc cụng ty liờn doanh với nước ngoài hoặc chỉ thớch hợp với cụng ty cú quy mụ lớn, vỡ vậy việc xõy dựng hệ thống văn bản khụng thớch hợp với cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đõy là một quan niệm sai lầm. Sự thực, đối với cỏc cụng ty nhỏ, việc thay đổi cỏch thức quản lý dễ dàng hơn so với cụng ty lớn bởi bộ mỏy quản lý của họ gọn nhẹ năng động hơn.
Việc xõy dựng và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO-9000 cũng tương tự như tiến hành một dự ỏn. Đõy là một quỏ trỡnh phức tạp đũi hỏi sự quyết tõm và nỗ lực của toàn thể doanh nghiệp mà trước hết là sự quan tõm và cam kết của lónh đạo. Toàn bộ quỏ trỡnh xõy dựng và ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO-9000 cú thể chia thành 4 giai đoạn như sau:
5.1. Giai đoạn 1: Phõn tớch tỡnh hỡnh và hoạch định.
- Sự cam kết của lónh đạo: Lónh đạo tổ chức cần cú sự cam kết và quyết định phạm vi ỏp dụng ISO - 9000 tại tổ chức trờn cơ sở phõn tớch hỡnh hỡnh quản lý hiện tại trong tổ chức, xỏc định vai trũ của chất lượng trong kinh doanh, xu thế chung trờn thế giới và định hướng hoạt động của tổ chức, lợi ích lõu dài của việc xõy dựng HTQLCL, coi hoạt động quản lý chất lượng là hoạt động quản lý cải tiến kinh doanh.
- Lập kế hoạch thực hiện, thành lập ban chỉ đạo, nhúm cụng tỏc: lónh đao Cụng ty lập kế hoạch về nguồn lực (tài chớnh, nhõn lực, thời gian…) thành lập ban chỉ đạo, nhúm cụng tỏc, xõy dựng kế hoạch chung. Thành phần nhiệm vụ của ban chỉ đạo và nhúm cụng tỏc nhau sau:
Ban chỉ đạo: Thành phần gồm lónh đạo cấp cao của cụng ty và trưởng cỏc bộ phận, ban chỉ đạo cú cỏc nhiệm vụ:
+ Lập chớnh sỏch chất lượng
+ Chỉ định đại diện của lónh đạo về chất lượng + Lập kế hoạch tổng thể về dự ỏn
+ Lựa chọn tư vấn để xõy dựng hệ thống văn bản và đào tạo thành viờn + Phõn bổ nguồn lực
+ Điều phối, phõn cụng cụng việc của dự ỏn cho cỏc đơn vị, theo dừi và kiểm tra dự ỏn
Nhúm cụng tỏc: Nhúm cụng tỏc bao gồm cỏc đại diện của cỏc đơn vị chức năng cú hiểu biết sõu về cụng việc của đơn vị, cú nhiệt tỡnh xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng. Ban chỉ đạo chỉ định nhúm trưởng cú năng lực và kinh nghiệm thường là người sẽ được cử làm đại diện của lónh đạo về chất lượng. Nhúm cụng tỏc cú nhiệm vụ sau:
+ Xem xột đỏnh giỏ hệ thống quản lý chất lượng hiện cú + Lập kế hoạch chi tiết cho dự ỏn ISO-9000
+ Viết cỏc thủ tục, chỉ dẫn cụng việc, sổ tay chất lượng + Đào tạo nhõn viờn về ISO-9000
+ Phối hợp cỏc hoạt động thực hiện của cỏc đơn vị + Theo dừi việc thực hiện, bỏo cỏo ban chỉ đạo + Tổ chức đỏnh giỏ nội bộ
+ Tham gia gúp ý kiến về hoạt động khắc phục với cỏc đơn vị, làm việc với cỏc chuyờn gia tư vấn trong việc xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng
+ Bố trớ việc đỏnh giỏ để xin chứng nhận - Chọn tư vấn bờn ngoài nếu thấy cần thiết.
Cụng ty cú thể yờu cầu dịch vụ tư vấn giỳp cho việc ỏp dụng hệ thống qủnlý chất lượng, lưu ý rằng cỏc tiờu chuẩn ISO-9001, ISO-9002, ISO-9003 chỉ cho biết cần phải làm gỡ, chứ khụng chỉ phải làm như thế nào. Điều này cú nghĩa là cụng ty phải hết sức linh hoạt trong việc nghiờn cứu thiết kế một hệ thống sao cho cú hiệu quả và hiệu lực nhất đối với tổ chức của mỡnh. Để hoạt động tư vấn cú kết quả, cụng ty cần chỳ ý những điều dưới đõy:
+ Bắt đầu mời tư vấn càng sớm càng tốt, để trỏnh mất thời gian và tư vấn cú thời gian tỡm hiểu doanh nghiệp
+ Bài bản làm sẵn khụng bao giờ cú kết quả, cần xuất phỏt tại điều kiện thực tế của cụng ty. Bản thõn cụng ty phải xỏc định chất lượng, mục tiờu thủ tục về chất lượng, khụng thể phú mặc hoàn toàn cho tư vấn
+ Cụng việc của tư vấn là hướng dón, đào tạo, khụng phải là làm thay cụng ty, người xõy dựng cỏc văn bản cụ thể khụng phải ai khỏc mà chớnh là cỏn bộ của cụng ty.
+ Để cú sự phối hợp tốt với tư vấn, lónh đạo cụng ty phải:
- Thống nhất về phạm vi cần xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng - Giải thớch cho tư vấn về phạm vi, mục đớch kinh doanh
- Giành nguồn lực cho quản lý chất lượng, ít nhất là ở mức độ tư vấn đề nghị
- Giải thớch cho tư vấn điều mà khỏch hàng mong đợi.
+ Một khi đó tin tưởng vào sự lựa chọn, coi tư vấn như một thành viờn của đội ngũ quản lý, cụng ty nờn mời tư vấn tham gia vào việc lựa chọn và đàm phỏn với tổ chức chứng nhận và một số khỏch hàng đặc biệt.
- Xõy dựng nhận thức về ISO-9000 trong cụng ty
Để việc triển khai cú hiệu quả, cần tạo nhận thức trong cỏn bộ nhõn viờn cụng ty về ý nghĩa và mục đớch của việc thực hiện hệ thống ISO-9000 trong cụng ty, cỏch thực hiện và vai trũ, trỏch nhiệm của mỗi người trong hệ thống đú. Nếu cú thể được, cần mời cả người cung cấp tham gia. Tuỳ theo đặc điểm và điều kiện cụ thể, cỏc chương trỡnh xõy dựng nhận thức sẽ do cỏn bộ trong nhúm cụng tỏc hay chuyờn gia bờn ngoài tiến hành.
- Đào tạo: Tổ chức cỏc chương trỡnh đào tạo ở cỏc mức độ khỏc nhau cho cỏn bộ lónh đạo cụng ty, cỏc thành viờn trong ban chỉ đạo, lónh đạo cỏc đơn vị và cỏn bộ nhõn viờn. Nội dung đào tạo bao gồm cỏc khỏi niệm cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng và tỏc động của chỳng đến cỏc hoạt động của cụng ty; đến tỏc phong làm việc của mỗi người. Ngoài ra, tuỳ từng đối tượng cần điều hành, quy trỡnh cụng nghệ, hướng dẫn thao tỏc, kiểm sỏt và thử nghiệm.
Việc khảo sỏt hệ thống hiện cú nhằm xem xột trỡnh độ hiện tại của quỏ trỡnh hiện cú, thu thập cỏc chớnh sỏch chất lượng, thủ tục hiện hành tại cỏc đơn vị, qua đú xỏc định cỏc hoạt động nào phải thoả món cỏc yờu cầu cụ thể của ISO-9000 và lập kế hoạch cụ thể để xõy dựng cỏc thủ tục, tài liệu cần thiết. Sau đú, so sỏnh tài liệu thu được với cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn ISO- 9000, tỡm ra “lỗ hổng” cần bổ sung. Trong giai đoạn này cần cú ý kiến đúng gúp của cỏc bộ phận cú liờn quan, cỏc chuyờn gia cú kinh nghiệm.
- Lập kế hoạch thực hiện: Sau khi đó xỏc định lĩnh vực, cần cú cỏc thủ tục và hướng dẫn cụng việc, nhúm cụng tỏc xỏc định trỏch nhiệm của cỏc đơn vị và cỏ nhõn liờn quan và tiến độ thực hiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.2. Giai đoạn 2: Viết cỏc tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
- Viết tài liệu: Đõy là hoạt động quan trọng nhất, trong quỏ trỡnh thực hiện. Hệ thống văn bản núi chung gồm 3 cấp: sổ tay chất lượng, cỏc thủ tục chung, chỉ dẫn cụng việc (bao gồm cỏc tài liệu kỹ thuật), quy trỡnh cụng nghệ, hướng dẫn thao tỏc, tiờu chuẩn, mẫu biểu, kế hoạch chất lượng).
Những điều cần phải viết trong sổ tay chất lượng đú là: + Túm tắt thủ tục, quy trỡnh thực hiện trong tổ chức + Nờu rừ trỏch nhiệm từng người, từng bộ phận
+ nờu rừ nguồn gốc tài liệu tham khảo (cỏc định nghĩa) hiện đang ỏp dụng và thường xuyờn cập nhật tỡnh hỡnh mới.
- Phổ biến đào tạo: Phổ biến cho cỏc bộ phận, cỏ nhõn cú liờn quan về cỏc phương phỏp và cỏc thủ tục đó được lập văn bản. Khi cần thiết cú thể phải viết cỏc thủ tục và hướng dẫn dưới dạng ngụn ngữ dễ hiểu cho mọi nhõn viờn.
5.3. Giai đoạn 3: Thực hiện và cải tiến
- Cụng bố ỏp dụng: Cụng ty cụng bố chỉ thị của cụng ty về việc thực hiện cỏc yếu tố của hệ thống quảm lý chất lượng, quyết định ngày thỏng ỏp dụng hệ thống mới và giữ hướng dẫn thực hiện trong cỏc hệ thống quản lý chất lượng thường được ỏp dụng đồng thời trong toàn cụng ty. Trường hợp hệ thống quản lý chất lượng được ỏp dụng dần dần tại một vài đơn vị, cú thể rỳt kinh nghiệm sau đú mở rộng cho cỏc đơn vị khỏc.
- Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ: Sau khi hệ thống chất lượng được triển khai một thời gian, cụng ty tổ chức đỏnh giỏ nội bộ để xem xột sự phự hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Sau khi đỏnh giỏ, cụng ty đề xuất và thực hiện cỏc hành động khắc phục.
- Xem xột của lónh đạo: Lónh đạo cụng ty xem xột tỡnh trạng của hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện cỏc hành động khắc phục. Quỏ trỡnh đỏnh giỏ nội bộ cú thể được lặp lại vài ba lần cho đến khi hệ thống quản lý chất lượng được vận hành đầy đủ.
- Đỏnh giỏ trước chứng nhận: Cụng ty cú thể nhờ một tổ chức hay chuyờn gia cú trỡnh độ chuyờn mụn cao ở bờn ngoài giỳp đỏnh gớa, cú thể là tổ chức chứng nhận, đỏnh giỏ sơ bộ, sau đú đề xuất và thực hiện cỏc hành động khắc phục. Việc đỏnh giỏ sơ bộ đem lại sự tin cậy,tự tin cho nhõn viờn cụng ty trước khi chứng nhận.
5.4. Giai đoạn 4: xin chứng nhận
Khi hệ thống chất lượng đú hoạt động ổn định một thời gian, doanh nghiệp cú thể nộp đơn xin chứng nhận đến cơ quan chứng nhận. Trong giai đoạn này, cụng ty phải tuõn thủ mọi quy định của cơ quan chứng nhận.
Quỏ trỡnh xõy dựng và ỏp dụng hệ thống chất lượng ISO-9000 được mụ hỡnh hoỏ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Quỏ trỡnh ỏp dụng ISO-9000 trong doanh nghiệp