1.4.4.1. Chức năng kế hoạch
Chức năng kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu phát triển giáo dục và quyết định những biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.
Để thực hiện chức năng kế hoạch, CBQL cần xác định rõ mục tiêu phát triển giáo dục từ đó quyết định dùng những biện pháp mang tính khả thi.
Chức năng kế hoạch có vai trò khởi đầu, định hướng cho quá trình quản lí; là cơ sở huy động tối đa các nguồn lực; là căn cứ cho việc kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện các mục tiêu.
Việc xây dựng kế hoạch HĐ TVHĐ là một nội dung quan trọng của công tác quản lí. Kế hoạch xây dựng cụ thể, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của trường sẽ giúp việc thực hiện kế hoạch dễ dàng và mang lại kết quả cao. Các bước lập kế hoạch bao gồm:
- Khảo sát tình hình thực tế HĐ TVHĐ của trường;
- Xác định mục tiêu phối hợp cụ thể, sát với điều kiện thực tế của trường;
- Xây dựng nội dung tham vấn;
- Lựa chọn các biện pháp phù hợp để HĐTV tại trường thực hiện dễ dàng, có hiệu quả;
- Xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn (năm, học kì, tháng, tuần)
- Duyệt kế hoạch, chương trình, nội dung TVHĐ.
1.4.4.2. Chức năng tổ chức
Sau khi kế hoạch được đề ra, việc tổ chức thực hiện kế hoạch là chức năng quan trọng, nó là thước đo năng lực điều hành HĐTV của Hiệu trưởng. Tổ chức là quá trình tiếp nhận, phân phối và sắp xếp nguồn nhân lực và các nguồn lực khác theo những cách thức nhất định để thực hiện tốt các mục tiêu TV đã đề ra.
Chức năng tổ chức nhằm thực hiện hóa các mục tiêu của tổ chức, có khả năng tạo ra sức mạnh mới cho tổ chức.
Chức năng này bao gồm những nội dung như sau:
* Xác định cấu trúc tổ chức của chủ thể quản lí tương ứng với các đối tượng quản lí, bao gồm:
- Xác định cơ cấu: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, các tiêu chuẩn cho từng loại chức danh,…
- Lựa chọn cấu trúc bộ máy. * Xây dựng và phát triển đội ngũ:
- Tuyển dụng hoặc lựa chọn và quy hoạch những GV đủ năng lực, phẩm chất và trình độ chuyên môn đạt chuẩn theo quy định của từng bậc học, các ngành sư phạm hoặc khoa tâm lí giáo dục, am hiểu lĩnh vực tâm lí lứa tuổi, có kĩ năng và phương pháp công tác xã hội, được học sinh tin yêu, có khả năng tham gia công tác tham vấn trong trường học;
- Tổ chức, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhà trường trong HĐTV;
- Thực hiện chế độ chính sách cho những người làm công tác TV trong trường học;
- Khuyến khích những người làm công tác TV tham gia các lớp học bồi dưỡng bổ sung kiến thức, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ TV;
- Tổ chức các buổi tập huấn, chuyên đề, thảo luận, trao đổi kinh nghiệm trong HĐ TVHĐ.
* Xác định cơ chế quản lí và giải quyết các mối quan hệ của tổ chức: xác lập mạng lưới các mối quan hệ của tổ chức và giải quyết tốt các mối quan hệ trong và ngoài trường.
* Tổ chức lao động khoa học trong nhà trường, bao gồm: - Lao động của bản thân CBQL
- Lao động của đơn vị
- Áp dụng khoa học kĩ thuật vào HĐ TVHĐ.
Thực hiện tốt chức năng tổ chức là sự thành công cơ bản của quá trình quản lí. Để thành công khi thực hiện chức năng này, CBQL cần chú ý:
- Có kiến thức và năng động trong quản lí - Hãy tin tưởng vào đội ngũ nhân viên - Xây dựng văn hóa làm việc của tổ chức - Biết động viên và thưởng phạt thích đáng - Phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên.
1.4.4.3. Chức năng chỉ đạo
Chức năng chỉ đạo trong quá trình quản lí giáo dục là quá trình tác động ảnh hưởng tới hành vi, thái độ của những người khác nhằm đạt tới các mục tiêu với chất lượng cao.
Chức năng chỉ đạo có vai trò cùng với chức năng tổ chức để thực hiện các mục tiêu, điều hành và hướng dẫn các hoạt động nhằm được mục tiêu với hiệu quả và chất lượng, là cơ sở để phát huy các động lực.
Chức năng chỉ đạo bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Thực hiện đúng quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lí để giao nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, đơn vị theo đúng kế hoạch, đúng vị trí công tác;
- Giao việc cho các thành viên thông qua các quyết định;
- Khi giao nhiệm vụ cần chú ý về sự kết hợp giữa công việc và tình cảm;
- Nhiệm vụ giao phải cụ thể, rõ ràng và khả thi;
* Thường xuyên đôn đốc, động viên, kích thích và coi trọng yếu tố con người.
* Giám sát và điều chỉnh: đây là thành tố quan trọng trong công tác chỉ đạo.
- Chú ý về thu thập và xử lí thông tin.
- Điều chỉnh khi thật cần thiết và phải xem xét kĩ hậu quả của việc điều chỉnh.
* Thúc đẩy hoạt động phát triển: Xây dựng và duy trì môi trường làm việc tốt tạo động cơ làm việc.
1.4.4.4. Chức năng kiểm tra - đánh giá
Kiểm tra - đánh giá là quá trình đánh giá và điều chỉnh nhằm đảm bảo cho các HĐTV đạt tới các mục tiêu của tổ chức. CBQL cần tiến hành kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm hàng năm, từng học kì và những trường hợp đột xuất nổi bật, có hiệu quả cao hay gặp khó khăn trở ngại. Hiệu trưởng cần nắm được kế hoạch TVHĐ của TVV, theo dõi các hoạt động qua báo cáo và qua kiểm tra thực tế để kịp thời nhắc nhở, uốn nắn cũng như có hình thức khen thưởng, động viên. Việc kiểm tra, đánh giá HĐ TVHĐ thể hiệc qua các công việc như:
- Xác định nội dung kiểm tra HĐ TVHĐ; - Xác định hình thức, phương pháp kiểm tra; - Phân công lực lượng kiểm tra HĐ TVHĐ;
- Xây dựng và quy định các tiêu chuẩn đánh giá HĐ TVHĐ; - Tiến hành đánh giá kế hoạch;
- Theo dõi, giám sát trực tiếp HĐ TVHĐ;
- Đánh giá HĐ TVHĐ thông qua nhận xét của cấp trên, qua các lực lượng giáo dục, qua HS và cha mẹ HS;
- Tổng kết, rút kinh nghiệm từng giai đoạn để kịp thời điều chỉnh HĐ TVHĐ có hiệu quả.