Tổ chức (organize) là một quá trình đề ra những sự liên hệ chính thức giữa những con người và tài nguyên để đi đến mục tiêu. Theo các giáo sư George P.Huber và Reuben R. McDaniel, chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp và các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó.[39]
Hoặc có một cách hiểu khác về tổ chức, để giúp cho mọi người cùng làm việc với nhau nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu, cần xây dựng và duy trì một cơ cấu nhất định về những vai trò, nhiệm vụ và vị trí công tác. Có thể nói việc xây dựng các vai trò, nhiệm vụ là chức năng tổ chức trong quản lí. Vai trò của một bộ phận hay một cá nhân hàm ý bộ phận hay cá nhân đó hiểu rõ công việc mình làm nằm trong một phạm vi nào đó, nhằm mục đích hoặc mục tiêu nào, công việc của họ ăn khớp như thế nào với các cá nhân hoặc bộ phận khác và những thông tin cần thiết để hoàn thành công việc. Từ đó có thể định nghĩa: “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn
tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”.[40]
Một định nghĩa khác cho rằng, tổ chức “chỉ một cơ cấu chủ định về vai
trò, nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hóa” (Harold Koontz, Cyril O’Donnell, Heinz Weihrich. Có thể hiểu “cơ cấu chủ định về vai trò nhiệm vụ” là mỗi người trong cùng một tổ chức cùng làm việc với nhau, phải có vai
trò nhất định, việc thực hiện công việc của họ phải có chủ đích để đảm bảo công việc của họ phối hợp và ăn khớp với nhau và cùng hướng vào mục tiêu chung. Một định nghĩa thứ ba: “Tổ chức là một nhóm người có chuyên môn
sâu làm việc cùng nhau để thực hiện một nhiệm vụ chung”. Mỗi tổ chức luôn
luôn có tính chuyên môn hóa. Tổ chức chỉ hoạt động có hiệu quả khi nó chỉ tập trung vào một nhiệm vụ. Trường học tập trung vào dạy và học. Như vậy, tổ chức là nơi hành động. [21]
Ba định nghĩa về “tổ chức” vừa nêu bổ sung cho nhau: Nếu định nghĩa thứ nhất có ý nghĩa về mặt triết học, chỉ thuộc tính cố hữu của tổ chức, thì hai định nghĩa sau có tính chất tác nghiệp, giúp cho nhà quản lí hiểu việc thực hiện chức năng tổ chức trong quản lí là như thế nào.
Từ những quan niệm trên, có thể hiểu, chức năng tổ chức trong quản lí là việc thiết kế cơ cấu các bộ phận sao cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Đồng thời việc thực hiện chức năng này còn phải chú ý đến phương thức hoạt động, đến quyền hạn của từng bộ phận, tạo điều kiện cho sự liên kết ngang, dọc và đặc biệt chú ý đến việc bố trí cán bộ-người vận hành các bộ phận của tổ chức.
Theo quan niệm của Ernest Dale, chức năng tổ chức như một quá trình, bao gồm năm bước sau:[5]
- Lập danh sách các công việc cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu của tổ chức;
- Phân chia toàn bộ công việc thành các nhiệm vụ để các thành viên hay bộ phận trong tổ chức thực hiện một cách thuận lợi và hợp logic. Bước này gọi là phân công lao động;
- Kết hợp các nhiệm vụ một cách logic và hiệu quả. Việc nhóm gộp nhiệm vụ cũng như thành viên trong tổ chức gọi là bước phân chia bộ phận;
- Thiết lập một cơ chế điều phối, tạo thành sự liên kết hoạt động giữa các thành viên hay bộ phận, tạo điều kiện đạt mục tiêu một cách dễ dàng;
- Theo dõi, đánh giá tính hiệu nghiệm của cơ cấu tổ chức và tiến hành điều chỉnh nếu cần.
Một khía cạnh khác, khi nói về chức năng của tổ chức, nhất là đối với tổ chức có quy mô lớn (như hệ thống giáo dục quốc dân chẳng hạn) điều cần nhớ rằng, tổ chức là trung tâm của hệ thống, bởi nó là bước chuyển từ kết quả đơn lẻ lên thành “sức mạnh tổng hợp”. Trong nhà trường, những giáo viên dạy Toán giỏi không phải là những người có công nhiều nhất trong giáo dục, tuy nhiên, họ là một “đầu vào”, họ sẽ không tạo ra được kết quả gì trừ phi kết hợp với công việc của nhiều giáo viên khác. Như vậy, bản thân một con người không tạo ra một sản phẩm, họ chỉ tạo ra hiệu quả khi được gắn vào hệ thống có tổ chức, tức là hoạt động của họ được hợp nhất. Thực hiện sự hợp nhất đó chính là nhiệm vụ của tổ chức. Điều đó lí giải sự tồn tại của tổ chức.[5]