Tờ khai hải quan: “Là chứng nhận mà nhà nhập khẩu kê khai và nộp cho hải quan nƣớc mình, nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra, đánh thuế và xác định nguồn gốc của hàng hóa, ngăn chặn việc buôn lậu” (Trần Hoàng Ngân,
3 NHÀ NHẬP KHẨU NHÀ XUẤT KHẨU NGÂN HÀNG THÔNG BÁO NGÂN HÀNG MỞ L/C 4 6 1 6 2 8 7 5 5
Nguyễn Minh Kiều, 2008, trang 416).
Chứng từ hàng hóa
- Hóa đơn thương mại (Commerical invoice): “Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa, là yêu cầu của ngƣời bán đòi ngƣời mua phải trả tiền theo tổng số hàng đã đƣợc ghi trên hóa đơn”. (Võ Thanh Thu, 2006, trang 429). Hóa đơn ngoài việc đòi tiền ngƣời mua ra còn dùng để khai báo hải quan và tính thuế cũng nhƣ dùng cho công tác thống kê, tính phí bảo hiểm.
- Phiếu đóng gói (Packing list): “Phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng đƣợc đóng gói trong một kiện hàng (thùng hàng, container) nhất định” (Võ Thanh Thu, 2006, trang 433). Phiếu này do ngƣời sản xuất, ngƣời xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa, có tác dụng tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa mỗi kiện.
- Bảng kê chi phí (Pecification): “Là chứng từ hàng hóa trong đó nguời ta thống kê cụ thể tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hóa đơn
hoặc hợp đồng nào đó” (Trần Hoàng Ngân, Nguyễn Minh Kiều, 2008, trang 405).
- Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng (Certificate of quantity/quanlity): Là những chứng từ các nhận số lƣợng chất lƣợng của hàng hóa thực giao và chứng minh số lƣợng, phẩm chất phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Giấy này có thể do ngƣời cung cấp hàng hoặc cơ quan kiểm nghiệm hàng XNK cấp, tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mua bán.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin – C/O): “Là văn bản do cơ quan thuộc quốc gia xuất khẩu hàng hóa, thƣờng là Phòng thƣơng mại và công nghiệp hoặc Bộ thƣơng mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa” (Trần Hoàng Ngân, Nguyễn Minh Kiều, 2008, trang 407).
- Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh: Là những chứng từ do cơ quan nhà nƣớc cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã đƣợc an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc,…
Chứng từ tài chính: Bao gồm hối phiếu, lệnh phiếu, séc,…đã đƣợc đề
cập trong phần “các phƣơng tiện thanh toán quốc tế”.
Chứng từ vận tải: Vận đơn đường biển (Bill of lading – B/L): “Là chứng từ chuyên chở hàng hóa trên biển do ngƣời vận tải cung cấp cho chủ hàng để xác định quan hệ pháp lý giữa ngƣời vận tải với chủ hàng”. (Võ Thanh Thu, 2006, trang 434).
Vận đơn đóng vai trò là biên lai của ngƣời vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, ngoài ra nó còn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích, cho phép chủ hàng có thể mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhƣợng B/L.
Chứng từ bảo hiểm: Giấy/đơn chứng nhận bảo hiểm (Insurance
certificate): “Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho ngƣời đƣợc bảo hiểm để nhận bảo hiểm cho một lô hàng nào đó” (Trần Hoàng Ngân, Nguyễn Minh Kiều, 2008, trang 411).