3.1.3.1 Phòng khách hàng cá nhân
* Chức năng
1. Cung cấp các sản phẩm dịch vụ dành cho khách hàng cá nhân (KHCN) bao gồm các sản phẩm tín dụng, huy động vốn, thẻ và các dịch vụ như chuyển tiền, chuyển khoản, thanh toán tự động, chi trả kiều hối,…qua các kênh giao dịch của Ngân hàng (gồm Ngân hàng truyền thống, Ngân hàng tự động và Ngân hàng điện tử).
2. Chịu trách nhiệm chăm sóc KHCN, quản lý và phát triển quan hệ với KHCN của Chi nhánh thông qua việc ghi nhận và giải đáp các ý kiến, thắc mắc và phản hồi của KHCN, tư vấn hướng dẫn KHCN về sản phẩm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3. Có trách nhiệm hỗ trợ nghiệp vụ cho các Phòng giao dịch trực thuộc. 4. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm dịch vụ dành cho KHCN và tình hình phát triển quan hệ và chăm sóc KHCN của chi nhánh.
* Nhiệm vụ
1. Tổ chức và triển khai các sản phẩm dịch vụ dành cho KHCN qua các kênh giao dịch của Ngân hàng.
2. Quản lý và lưu trữ hồ sơ và các chứng từ khác có liên quan đến cơ sở dữ liệu KHCN, hoạt động tín dụng, huy động vốn và kinh doanh dịch vụ dành cho KHCN.
3. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo, thống kê kế toán, các quy định về tín dụng, quản lý ngoại hối và các quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan của Nhà nước và của Ngân hàng Đông Á.
4. Thực hiện báo cáo thống kê cho Tổng giám đốc, P.Khách hàng cá nhân (tại Hội sở) và các cơ quan Nhà nước về hoạt động tín dụng, huy động vốn và kinh doanh dịch vụ dành cho KHCN và hoạt động chăm sóc và phát triển quan hệ KHCN của Chi nhánh.
5. Phối hợp với P.Khách hàng cá nhân để xây dựng bộ sản phẩm trọn gói dành cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp tiềm năng của đối tượng khách hàng của Chi nhánh.
24
6. Phối hợp với Phòng Nhân sự Đào tạo (Hội sở) trong việc đào tạo nghiệp vụ cho CBNV của Chi nhánh.
7. Sử dụng mọi biện pháp cần thiết và hợp lý để hạn chế rủi ro và tiết giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh dịch vụ và tín dụng, phát triển quan hệ và chăm sóc KHCN.
8. Thực hiện các công việc khác có liên quan đến việc phát triển quan hệ và chăm sóc KHCN, hoạt động tín dụng huy động vốn và kinh doanh dịch vụ dành cho KHCN do Giám đốc chi nhánh và Ban tổng giám đốc yêu cầu.
3.1.3.2 Phòng khách hàng doanh nghiệp
* Chức năng
1. Cung cấp các sản phẩm dịch vụ dành cho khách hàng doanh nghiệp (KHDN) bao gồm các sản phẩm tín dụng doanh nghiệp, tài khoản tiền gửi thanh toán của KHDN và thanh toán quốc tế,…qua các kênh giao dịch của Ngân hàng (gồm Ngân hàng truyền thống, Ngân hàng tự động và Ngân hàng điện tử).
2. Chịu trách nhiệm chăm sóc KHDN, tiếp nhận và giải đáp các ý kiến, thắc mắc và phản hồi của KHDN, tư vấn hướng dẫn KHDN về sản phẩm dịch vụ, quản lý và phát triển quan hệ với KHDN.
3. Có trách nhiệm hỗ trợ nghiệp vụ cho các Phòng giao dịch trực thuộc. 4. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm dịch vụ dành cho KHDN và tình hình phát triển quan hệ và chăm sóc KHDN của chi nhánh.
* Nhiệm vụ
1. Tổ chức và triển khai các sản phẩm dịch vụ dành cho KHDN.
2. Quản lý và lưu trữ hồ sơ và các chứng từ khác có liên quan đến hoạt động tín dụng doanh nghiệp, thanh toán quốc tế và quản lý tài khoản, thông tin KHDN.
3. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo, thống kê kế toán, các quy định về tín dụng, thanh toán quốc tế và các quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan của Nhà nước và của Ngân hàng Đông Á.
4. Thực hiện báo cáo thống kê về hoạt động tín dụng, thanh toán quốc tế, huy động vốn và kinh doanh dịch vụ dành cho KHDN và hoạt động chăm sóc và
25
phát triển quan hệ KHDN của Chi nhánh cho giám đốc, P.Khách hàng doanh nghiệp (tại Hội sở) và các cơ quan Nhà nước.
5. Phối hợp với P.Khách hàng doanh nghiệp để xây dựng bộ sản phẩm trọn gói dành cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp tiềm năng của Chi nhánh.
6. Phối hợp với Phòng Nhân sự Đào tạo (Hội sở) trong việc đào tạo nghiệp vụ cho CBNV của Chi nhánh.
7. Sử dụng mọi biện pháp cần thiết và hợp lý để hạn chế rủi ro và tiết giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh dịch vụ và tín dụng, phát triển quan hệ và chăm sóc KHDN.
8. Thực hiện các công việc khác có liên quan đến việc phát triển quan hệ và chăm sóc KHDN, hoạt động tín dụng doanh nghiệp, thanh toán quốc tế và quản lý tài khoản DN và các dịch vụ dành cho KHDN do Giám đốc chi nhánh và Ban tổng giám đốc yêu cầu.
3.1.3.3 Phòng Kế toán
* Chức năng
1. Thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán nội bộ, hạch toán cho các giao dịch trên Trung tâm giao dịch tự động ABC, ATM, POS và tổng hợp số liệu kế toán của Chi nhánh.
2. Chịu trách nhiệm hỗ trợ nghiệp vụ cho các Phòng giao dịch trực thuộc 3. Tham mưu cho Ban giám đốc chi nhánh về quản trị tài chính của chi nhánh.
* Nhiệm vụ
1. Theo dõi và hạch toán kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng và chính xác các khoản tạm ứng, phải thu, tạm trích, chi phí chờ phân bổ, các khoản phải trả, thu nhập, chi phí.
2. Hạch toán các phát sinh về nhập – xuất vật liệu, công cụ lao động, tài sản cố định. Thực hiện việc trích khấu hao tài sản hàng tháng, kiểm kê công cụ lao động, tài sản cố định theo định kỳ.
3. Theo dõi và hạch toán các khoản đầu tư của Ngân hàng ( xây dựng cơ bản, góp vốn mua cổ phần, trái phiêu,…).
26
4. Tổng hợp số liệu kế toán và thực hiện báo cáo định kỳ theo quy định của Ngân hàng.
5. Tính toán và lập báo cáo kết quả kinh doanh, các khoản thuế phải nộp hàng tháng, định kỳ và thực hiện nộp ngân sách Nhà nước.
6. Thực hiện và gửi các báo cáo cho các cơ quan chức năng Ngân hàng Nhà nước, Bảo hiểm tiền gửi, Thuế,…
7. Tổng hợp, đối chiếu, và kiểm tra về số phát sinh trong nghiệp vụ kế toán hàng ngày giữa chi nhánh với các đơn vị khác trong hệ thống ngân hàng.
8. Đối chiếu tồn quỹ cuối ngày với bộ phận Ngân quỹ.
9. Đăng ký chữ ký, mẫu dấu, mở và quản lý tài khoản của chi nhánh tại tổ chức tín dụng khác hoặc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước (nếu có).
10. Cập nhật kịp thời các phát sinh trên tài khoản NOSTRO của Ngân hàng.
11. Kết hợp với P. Ngân quỹ thực hiện kiểm tra và hạch toán kịp thời và theo đúng quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các phát sinh trên Trung tâm giao dịch tự động ABC (nếu có), ATM, POS mà chi nhánh được giao quản lý.
12. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo, thống kê, kế toán của Nhà nước và của Ngân hàng Đông Á.
13. Lưu trữ và quản lý chứng từ tại bộ phận theo quy định của Tổng giám đốc trước khi bàn giao qua kho lưu trữ.
14. Hạn chế rủi ro và tiết kiệm chi phí cho Ngân hàng trong quá trình thực hiện công việc của Phòng kế toán.
15. Phối hợp với Phòng Nhân sự Đào tạo (Hội sở) để đào tạo nhân viên kế toán mới cho chi nhánh.
16. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc chi nhánh và Ban tổng giám đốc yêu cầu.
27
3.1.3.4 Phòng Ngân quỹ
* Chức năng
1. Quản lý và theo dõi toàn bộ tiền mặt bằng đông VN, ngoại tệ, vàng, kỳ phiếu, tín phiếu, trái phiếu và các chứng từ có giá tại chi nhánh.
2. Thực hiện dịch vụ thu – chi hộ, kiểm đếm và quản lý hộ tài sản. 3. Có trách nhiệm hỗ trợ nghiệp vụ cho các Phòng giao dịch trực thuộc 4. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về hoạt động ngân quỹ.
* Nhiệm vụ
1. Quản lý và cập nhật lượng tiền mặt (VND/ngoại tệ) và vàng của đơn vị cho Giám đốc chi nhánh.
2. Nạp tiền và kết toán kịp thời và theo đúng quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ cho Trung tâm giao dịch tự động ABC và máy ATM, POS do chi nhánh được giao quản lý.
3. Thực hiện các dịch vụ thu chi hộ, kiểm đếm hộ bằng tiền mặt tại Chi nhánh hoặc tại nơi khác theo yêu cầu của khách hàng.
4. Phối hợp với nhân viên của P.KHCN và P.KHDN để thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, vàng, ngoại tệ và các giấy tờ có giá tại Chi nhánh.
5. Thực hiện việc giao nhận tiền mặt, vàng, ngoại tệ đối với Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng khác và với Trung tâm giao dịch tự động ABC.
6. Thực hiện quản lý tài sản cầm cố của khách hàng gồm vàng, ngoại tệ. 7. Hạn chế rủi ro và tiết giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả trong việc triển khai hoạt động Ngân quỹ.
8. Hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra chặt chẽ an toàn kho quỹ trong Ngân hàng.
9. Quản lý và lưu trữ các chứng từ, sổ sách vè hoạt động ngân quỹ theo quy định của Tổng giám đốc.
10. Lập báo cáo theo quy định của Ngân hàng
11. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Chi nhánh và Ban Tổng giám đốc yêu cầu.
28
3.1.3.5 Phòng hành chánh nhân sự
* Chức năng
1. Phụ trách các vấn đề về hành chính, văn thư và quản lý nhân sự, công đoàn, đoàn thanh niên của Chi nhánh.
2. Có trách nhiệm hỗ trợ nghiệp vụ cho các Phòng giao dịch trực thuộc 3. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về hoạt động hành chính, nhân sự và đoàn thể tại Chi nhánh
* Nhiệm vụ Bộ phận Hành chính
1. Vận hành và quản lý hệ thống tổng đài điện thoại của Chi nhánh. 2. quản lý con dầu, giấy giới thiệu của Chi nhánh.
3. Mua, phân phối, bảo trì, điều động và quản lý theo dõi việc sử dụng các tài sản cố định, công cụ lao động, văn phòng phẩm và điện nước, điện thoại của Chi nhánh.
4. Chuẩn bị cơ sở hạ tầng cho việc lắp đặt ATM/POS mà chi nhánh được giao quản lý.
5. Phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác của Hội sở, Trung tâm điện toán và chi nhánh ( P.Marketing, P.Cơ sở hạ tầng…) trong việc lắp đặt và quản lý ATM và POS.
6. Tổ chức và quản lý hoạt động lái xe, bảo vệ an ninh, vệ sinh và phòng cháy chữa cháy cho chi nhánh.
7. Tổ chức việc bảo vệ phương tiện đi lại giao dịch của Khách hàng.
8. Phối hợp với P. Hành chính (Hội sở) để tổ chức thực hiện các chế độ chăm sóc CBNV của chi nhánh ( khám sức khoẻ, nghỉ mát, cung cấp đồng phục…)
9. Tiếp nhận, phân phối, điều phối và lưu trữ công văn đến/ đi
10. Quản lý kho lưu trữ văn bản, chứng từ tài liệu (ISO…) của chi nhánh. 11. Phân công lịch trực cơ quan cho CBNV vào các ngày Lễ Tết.
12. Chịu trách nhiệm tổ chức các buổi họp, làm việc theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo của Chi nhánh.
29
13. Tổng hợp các báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh cho Giám đốc chi nhánh.
Bộ phận Nhân sự
1. Phối hợp với P.Nhân sự - Đào tạo (Hội sở) để tuyển dụng và đào tạo cán bộ - nhân viên cho chi nhánh.
2. Theo dõi, quản lý và cập nhật cho P.Nhân sự - Đào tạo (Hội sở) về tình hình biến động nhân sự , hợp đồng lao động và hồ sơ cán bộ - nhân viên, việc chấm công, bình bầu thi đua khen thưởng, thực hiện tính và chi trả lương, phụ cấp hàng tháng cho cán bộ - nhân viên của Chi nhánh.
3. Theo dõi và phối hợp P.Nhân sự - Đào tạo (Hội sở) để thực hiện các chế độ phụ cấp, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ - nhân viên của chi nhánh theo quy định của ngân hàng.
4. Kết hợp với các bộ phận có liên quan để sắp xếp, bố trí nơi làm việc và thiết bị để làm việc (máy vi tính…) cho nhân viên mới của Chi nhánh; hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới hội nhập với môi trường tại chi nhánh
5. Quản lý số lượng và hồ sơ đoàn viên thanh niên tại chi nhánh.
6. Triển khai và theo dõi việc thực hiện các chương trình hoạt động theo sự chỉ đạo của Ban Chấp Hành Chi Đoàn.
7. Phối hợp với Tổ công đoàn tại chi nhánh thực hiện công tác kêu gọi, tuyên truyền và hoạt động đoàn thể tại địa bàn.
8. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc chi nhánh và Ban Tổng giám đốc yêu cầu.