Nhiệm vụ cốt yếu của nhà quản lý là làm thế nào để mọi người biết nhiệm vụ của mình, biết phương pháp hoạt động để thực hiện có hiệu quả mục tiêu của tổ chức. Đó chính là chức năng lập kế hoạch của nhà quản lý, bao gồm việc xây dựng mục tiêu, chương trình hành động, xác định từng bước đi, những điều kiện, phương tiện cần thiết trong một thời gian nhất định của cả hệ thống quản lý và bị quản lý. Với chức năng này có thể đề cập hai vấn đề:
+ Các loại kế hoạch giáo dục
Có 4 loại chủ yếu: Dựa vào yếu tố thời gian có kế hoạch dài hạn 10-15 năm, kế hoạch trung hạn 5-7 năm, kế hoạch ngắn hạn 1-2 năm; dựa vào quy mô quản lý có kế hoạch tổng thể, kế hoạch bộ phận; dựa vào nguồn lực giáo dục có kế hoạch cơ sở vật chất, kế hoạch quản lý tài chính, kế hoạch phát triển đội ngũ,…; dựa vào nguồn lực giáo dục có kế hoạch dạy học, kế hoạch hoạt động ngoài giờ lên lớp,…
+ Lập kế hoạch trong QLGD
Lập kế hoạch trong quản lý nói chung và QLGD nói riêng rất quan trọng vì nó có khả năng ứng phó với những sự bất định và sự thay đổi. Nó cho phép nhà quản lý tập trung chú ý vào các mục tiêu. Kế hoạch sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể, toàn diện, nhìn thấy tương lai, có thể phải điều chỉnh những kế hoạch trước đó, bảo đảm vào mục tiêu đã định. Việc lập kế hoạch cho phép nhà quản lý lựa chọn những phương pháp tối ưu, tiết kiệm nguồn lực hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức. Và việc lập kế hoạch còn tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra bởi nhà quản lý không thể kiểm tra cấp dưới mà không có mục tiêu xác định để đo lường.
Lập kế hoạch, theo một khía cạnh nào đó có thể coi như là một hình thức dự báo. Tính chất này thể hiện rõ nhất khi lập kế hoạch chiến lược bởi nhà quản lý cần phải đặt trọng tâm vào tư duy và hành động mang tính chiến lược, chú trọng vào tương lai, phải định hướng không những hoạt động của nhà quản lý, mà của cả tổ chức vào các kết quả đạt được. Kế hoạch phải thể hiện tập trung sự quan tâm và nguồn lực vào các vấn đề bức xúc nhất mà tổ chức đang quan tâm, và trong kế hoạch phải quan tâm đến quan hệ hợp tác.
Chức năng tổ chức
Để giúp cho mọi người cùng làm việc với nhau, nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu cần phải xây dựng và duy trì một cơ cấu nhất định về những vai
trò, nhiệm vụ và vị trí công tác. Việc xây dựng các vai trò và nhiệm vụ là chức năng tổ chức trong quản lý.
Chức năng tổ chức trong quản lý là việc thiết kế cơ cấu các bộ phận sao cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức đồng thời còn phải chú ý đến phương thức hoạt động, đến quyền hạn của từng bộ phận, tạo điều kiện cho sự liên kết ngang, dọc và đặc biệt chú ý đến việc bố trí cán bộ - người vận hành các bộ phận của tổ chức.
Chức năng tổ chức như một quá trình, bao gồm năm bước sau:
+ Lập danh sách các công việc cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu của tổ chức;
+ Phân chia toàn bộ công việc thành các nhiệm vụ để các thành viên hay bộ phận trong tổ chức thực hiện một cách thuận lợi và hợp logic;
+ Kết hợp các nhiệm vụ một cách logic và hiệu quả;
+ Thiết lập một cơ chế điều phối, tạo thành sự liên kết hoạt động giữa các thành viên hay bộ phận tạo điều kiện đạt mục tiêu một cách dễ dàng;
+ Theo dõi đánh giá tính hiệu nghiệm của cơ cấu tổ chức và tiến hành điều chỉnh nếu cần;
Chức năng chỉ đạo thực hiện
Sau khi hoạch định kế hoạch và sắp xếp tổ chức nhà quản lý điều khiển cho hệ thống hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra. Đây là quá trình sử dụng quyền lực quản lý để tác động đến các đối tượng bị quản lý một cách có chủ đích nhằm phát huy hết tiềm năng của họ hướng vào việc đạt mục tiêu chung của hệ thống. Người điều khiển hệ thống phải là người có tri thức và kỹ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch.
Quyết định chính là công cụ chính yếu để điều khiển hệ thống. Ra quyết định là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn phương án hành động trong số những phương án hành động khác nhau. Việc ra quyết định thực hiện
trong suốt quá trình quản lý, từ việc hoạch định kế hoạch, việc xây dựng tổ chức cho đến việc kiểm tra, đánh giá. Việc ra quyết định cần phải tuân thủ theo những yêu cầu nhất định: quyết định phải dựa trên cơ sở khách quan và khoa học; mang tính định hướng; tính hệ thống, nhất quán; tính pháp lý và đúng thẩm quyền; tính khả thi và hiệu quả; tính cô đọng, dễ hiểu, cụ thể và chuẩn xác.
Việc ra quyết định bao gồm các bước sau: + Phát hiện vấn đề và ra nhiệm vụ;
+ Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả; + Thu thập và xử lý thông tin;
+ Chính thức đề ra nhiệm vụ; + Dự kiến các phương án;
+ So sánh các phương án theo tiêu chuẩn hiệu quả xác định; + Ra quyết định chính thức;
Để cho quyết định trở thành hiện thực, yếu tố quyết định là dựa vào việc tổ chức thực hiện. Đây là giai đoạn khó khăn cần sự nỗ lực của nhà quản lý. Quá trình tổ chức thực hiện quyết định gồm các bước sau:
+ Truyền đạt quyết định;
+ Lập kế hoạch thực hiện quyết định; + Thực hiện quyết định;
+ Kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch; + Điều chỉnh quyết định (nếu cần);
+ Tổng kết việc thực hiện quyết định;
Chức năng kiểm tra, đánh giá
Kiểm tra, đánh giá là chức năng quan trọng của nhà quản lý. Chức năng này xuyên suốt quá trình quản lý và là chức năng của mọi cấp quản lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Xây dựng các tiêu chuẩn; + Đo đạc việc thực hiện; + Điều chỉnh các sai lệch;
Sự kiểm tra có tính chất bao quát, thật sự và có trình độ chuyên môn cao sẽ hỗ trợ cho việc củng cố kỉ cương, góp phần vận dụng đúng đắn những quy trình và quyết định, giúp cho quá trình quản lý được chặt chẽ. [22]