IV. THỰC TẾ CÔNG TÁC GIÁM SÁT VÀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ BƯU
4.3. Xu hướng công nghệ ứng dụng trong việc giám sát chất lượng dịch vụ bưu phẩm,
phẩm, bưu kiện
Hiện tại, việc giám sát và quản lý được chất lượng dịch vụ bưu phẩm bưu kiện cũng như thư thường là yêu cầu cần thiết để hoạt động bưu chính ngày càng phát triển và phục vụ khách hàng tốt hơn. Trên thế giới và Việt Nam vẫn chưa có hình thức nào thật sự rõ ràng cho việc đánh giá và kiểm tra chất lượng, tất cả đều tùy thuộc vào đặc điểm riêng của mỗi nước mà chưa hề có một quy định chung. Công nghệ RFID là một công nghệ mới được áp dụng cho nhiều ngành nghề khác nhau trong đó có cả bưu chính,
nhằm theo dõi và giám sát được hành trình của bưu gửi. Ưu điểm rõ ràng khi sử dụng công nghệ mới này là có thể theo dõi được thời gian toàn trình khi một bưu phẩm bưu kiện được gửi đi cho tới khi nó đến được tay người nhận, từ đó có thể thấy được thời gian vận chuyển khai thác có trong giới hạn cho phép hay không. Điều này là đặc biệt quan trọng đối với dịch vụ chuyển phát nhanh EMS.
Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ RFID, việc đưa các ứng dụng dần lên web theo xu hướng chung cũng được quan tâm trong thời điểm hiện tại. Khi đưa các hoạt động nghiệp vụ lên nền web sẽ giúp giải quyết vấn đề về thời gian, bất cứ ai có quyền tham gia vào hệ thống cũng có thể làm việc trực tiếp với dữ liệu ở một nơi khác, thậm chí có thể không cần đến cơ quan mà vẫn có thể làm việc được bình thường. Điều này cũng giúp nhân viên làm việc trực tuyến, mọi người có thể trao đổi trực tiếp với nhau về tình hình hoạt động mà không cần phải chờ đợi gặp mặt hoặc kết nối điện thoại đường dài. Với cách thức hoạt động như vậy không những giảm được chi phí cho hoạt động của hệ thống mà còn giúp giảm bớt công việc của nhân viên mà vẫn theo dõi được hành trình của bưu gửi, tình trạng bưu gửi đã đến nơi hay chưa và có hỏng hóc, mất mát hay lạc hướng hay không. Cơ cấu hoạt động này vẫn là mơ ước trong tương lai, cũng như RFID cũng đang dần được sử dụng để thay thế mã vạch trong một vài dịch vụ bởi chi phí và điều kiện về công nghệ trong thời điểm hiện tại là không khả thi. Khi các bưu cục trong và ngoài nước có thể kết nối được với nhau, theo dõi được bưu gửi được chuyển đến từ nơi này đến nơi khác thì chất lượng dịch vụ của ngành bưu chính sẽ được nâng lên đáng kể. Đó là bởi vì bưu gửi được giám sát chặt chẽ, có sự sửa đổi kịp thời khi đi sai hướng, khi yêu cầu của khách hàng thay đổi hoặc đưa ra những báo cáo cần thiết về tình hình hoạt động của một khu vực nào đó chỉ trong một khoảng thời gian ngắn. Vì vậy, cần nỗ lực để đưa công nghệ mới vào phục vụ cho các hoạt động của ngành với sự nghiên cứu và phân tích cần thiết nhằm phù hợp với đặc điểm của mỗi nước cũng như đem lại được kết quả cao nhất cho ngành.
- Hỗ trợ nghiệp vụ khai thác, quản lý và định vị bưu gửi
Một trong những nội dung công việc yêu cầu nhiều thời gian và nhân lực nhất trong quy trình cung cấp các dịch vụ bưu gửi là việc nhập thông tin về các loại bưu phẩm, bưu kiện để có thể tiến hành khai thác, theo dõi, định vị và phục vụ công tác quản lý. Đặc biệt là tại các Trung tâm đầu mối Bưu chính như ở Công ty VPS. Nguyên nhân là hiện tại Bưu chính Việt Nam chưa hỗ trợ các hệ thống phần mềm cung cấp các dịch vụ bưu gửi theo một quy trình khép kín, việc trao đổi thông tin giữa các đơn vị còn rất ít, hoặc thông tin trao không đầy đủ do hạ tầng mạng còn yếu kém. Vì vậy tại hầu hết các đơn vị đều thực hiện thao tác nhập dữ liệu đầu vào trước rồi mới có thể tiến hành các nghiệp vụ khai thác, định vị hay báo cáo thống kê. Với việc ứng dụng công nghệ RFID, Bưu chính Việt Nam có thể giảm thiểu thời gian và nhân lực trong các khâu nhập dữ liệu đầu vào mà không cần phụ thuộc vào thông tin trao đổi với đơn vị khác, cụ thể đề xuất giải pháp như sau:
- Thông tin về bưu gửi cần quản lý, theo dõi được nhập tại các điểm cung cấp dịch vụ và ghi vào thẻ RFID (loại đọc ghi).
- Mỗi bưu gửi cần quản lý thông tin sẽ được gắn với 1 thẻ RFID
- Xây dựng một mạng lưới các cổng giám sát (Monitoring Gate) tại các đầu mối khai thác bưu gửi để thu thập thông tin. Tất cả các túi, gói được giao nhận giữa đội vận chuyển và các bưu cục phải được đưa qua cổng giám sát, có thể sử dụng băng chuyền hoặc xe đẩy.
- Phát triển phần mềm giao tiếp hoặc truy nhập trực tiếp nguồn thông tin thu được để thực hiện các nghiệp vụ khai thác bưu chính và các công tác quản lý trong phạm vi đơn vị.
Để có thể hỗ trợ công tác định vị bưu gửi thì cần tổ chức một trung tâm lưu trữ dữ liệu tập trung liên quan đến toàn trình cung cấp các dịch vụ bưu gửi và có sự cập nhật thông tin từ các điểm có triển khai công nghệ RFID, cụ thể là những điểm có đặt cổng giám sát
Với những lợi ích lớn của RFID, việc ứng dụng nó vào lĩnh vực bưu chính để nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ là điều đáng quan tâm. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đưa ra việc áp dụng công nghệ này trong lĩnh vực giám sát và quản lý chất lượng dịch vụ bưu kiện bưu phẩm cho lĩnh vực bưu chính trong VNPT.