VII ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN ĐÀO TẠO, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG
7.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị tham gia hệ thống
Các đơn vị tham gia hệ thống Test Mail là Ban bưu chính – Phát hành báo chí, các công ty con của Công ty Bưu chính Viễn Thông và Liên tỉnh Quốc tế VPS, các trung tâm đầu mối của bưu điện Hà Nội và TP Hồ Chí Minh cùng các tỉnh/thành khác. Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị tham gia hệ thống Test Mail như sau:
- Ban bưu chính và phát hành báo chí: thực hiện việc kiểm tra thời gian toàn trình khi vận chuyển bưu gửi và thư, từ đó đưa ra những nhận xét đánh giá về chất lượng phục vụ, khai thác, chia chọn, phân hướng tại các đơn vị có đảm bảo thời gian hay không.
+ Là nơi đặt cơ sở dữ liệu trung tâm (CMS) để lưu trữ và quản lý thông tin, đồng thời giám sát được thư test gửi đi khi chúng được vận chuyển qua các bưu điện tỉnh/thành phố khác nhau.
+ Liên kết với trung tâm dữ liệu của IPC. + Ghi các thông tin lên thẻ RFID.
+ Theo dõi hành trình thư hoặc bưu gửi có gắn thẻ được vận chuyển qua các bưu cục.
+ Các thư có gắn thẻ sẽ được gửi đi bình thường ( với người gửi thuộc ban bưu chính- phát hành báo chí).
+ Kiểm tra được vị trí hiện tại của bưu gửi (đã qua những đơn vị có gắn thẻ hay chưa).
+ Kiểm tra đường thư: kiểm tra đường thư sẽ được dùng để vận chuyển bưu gửi.
- Các trung tâm đầu mối thuộc bưu điện Hà Nội và TP Hồ Chí Minh:
+ Đầu đọc tự động đọc thẻ RFID và truyền dữ liệu (thời gian, vị trí của bưu gửi, thư) về cơ sở dữ liệu cục bộ sau đó truyền về cho trung tâm dữ liệu CMS tại Ban BC-PHBC. Nhân viên thuộc các trung tâm này không hề biết đến thư hay bưu gửi có gắn thẻ RFID (nếu có thì chỉ những người có trách nhiệm được biết) nhằm đảm bảo quá trình kiểm tra được khách quan và chính xác.
- Các trung tâm đầu mối tỉnh/thành phố:
+ Được trang bị thiết bị đọc thẻ RFID (monitoring gate) nhằm lưu lại thông tin khi thư test được vận chuyển qua.
+ Ghi nhận thông tin và lưu lại vào cơ sở dữ liệu tại trung tâm rồi chuyển đến trung tâm CMS.
- Công ty Bưu chính Viễn Thông và Liên tỉnh Quốc tế:
+ VPS là trung tâm đầu mối khai thác, chia chọn của toàn quốc, có 3 công ty con tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh.
+ Được trang bị monitoring gate để đọc dữ liệu từ các thẻ, truyền dữ liệu về trung tâm lưu trữ dữ liệu cục bộ và cập nhật về trung tâm CMS tại Ban BC-PHBC.
Hệ thống Test mail có chức năng chính là theo dõi được thời gian toàn trình của thư test có gắn thẻ RFID nhằm đánh giá được chất lượng của ngành bưu chính, có đảm bảo thời gian và yêu cầu cho phép hay không (điều này rất quan trọng đối với các thư chuyển phát nhanh). Mặt khác, vì các thư test gửi đi hoàn toàn bình thường giống như những thư khác nên không có sự ưu tiên trong các khâu xử lý cũng như theo dõi được thư test này có mất hay đến tay người nhận rồi. Khi đi qua mỗi trung tâm đầu mối tỉnh/thành phố, thông tin về trạng thái của thẻ đều được cập nhật lên cơ sở dữ liệu, giúp người giám sát có thể biết rõ đang đến đâu. Dữ liệu được lưu trữ tập trung tại CMS, các CSDL cục bộ tại các trung tâm tỉnh/thành phố truyền dữ liệu lên CMS 2 lần/1 ngày để cập nhật thông tin. Trung tâm CMS có đường liên kết với trung tâm dữ liệu của IPC nhằm giám sát các thư từ nước ngoài đến Việt Nam và từ Việt Nam đi nước ngoài. Như vậy, trung tâm CMS sẽ được coi như một site của hệ thống giám sát và kiểm tra của IPC, các hệ thống tại các trung tâm đầu mối tỉnh/thành phố sẽ chỉ có trách nhiệm lưu trữ và thu thập dữ liệu sau đó truyền về cho CMS tại Ban bưu chính- Phát hành báo chí.
Các trung tâm đầu mối tỉnh/thành phố không có chức năng ghi thông tin lên thẻ RFID vì chức năng chính của nó chỉ là giám sát và thu thập thông tin từ thẻ rồi truyền về trung tâm dữ liệu CMS. Thông tin từ trung tâm CMS nếu cần sẽ truyền về cho máy tính của IPC (đối với các thư nước ngoài và từ nước ngoài đến Việt Nam).