VII ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN ĐÀO TẠO, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG
7.2.2. Quy trình thực hiện quản lý và đánh giá chất lượng dịch vụ bưu phẩm, bưu kiện ứng
kiện ứng dụng công nghệ RFID
Hệ thống mà nhóm đề tài đưa ra là Test Mail với nhiệm vụ chính là đánh giá thời gian toàn trình của thư, bưu gửi nhằm quản lý và đưa ra được kết luận về chất lượng dịch vụ của ngành. Thời gian toàn trình là yếu tố được quan tâm nhất, các chức năng phụ như kiểm tra đường thư, cập nhật, sửa chữa thông tin lên thẻ/csdl giúp cho việc đánh giá được dễ dàng hơn.
Quy trình thực hiện quản lý và đánh giá chất lượng dịch vụ có sử dụng RFID như sau: 1. Ban bưu chính-phát hành báo chí (hoặc một đơn vị nào đó có yêu cầu) được cài
đặt hệ thống phần mềm CMS để lưu trữ dữ liệu tập trung về thông tin của thư test. Khi cần kiểm tra, ban này ghi thông tin lên thẻ RFID và CSDL, gắn thẻ
này vào thư cần kiểm tra. Việc ghi thẻ được thực hiện với sự hỗ trợ của phần mềm CMS.
2. Thư có gắn thẻ được gửi đi (với người nhận xác định) hoàn toàn giống với một thư thông thường, nhân viên của các bưu điện sẽ không hề biết về thư kiểm tra này. Nội dung thư là một phiếu yêu cầu người nhận lưu lại thời gian, vị trí, ngày giờ… nhận được thư.
3. Thư được chuyển đi theo đúng quá trình khai thác và vận chuyển thư qua các tỉnh/thành phố.
4. Tại các trung tâm khai thác thuộc tỉnh/thành phố, Monitoring Gate tự động đọc dữ liệu từ các thẻ RFID gắn trong thư và lưu lại về cơ sở dữ liệu cục bộ tại trung tâm đầu mối tỉnh/thành phố đó.
5. Dữ liệu được truyền về trung tâm dữ liệu CMS 2 lần/ngày.
6. Để theo dõi đường đi của thư test, nhân viên kiểm tra có thể truy cập hệ thống để xem xét hành trình của thư, xem đường thư mà thư sẽ đi qua và hiện tại thư đã qua những bưu điện tỉnh/ thành nào với thời gian là bao nhiêu lâu.
7. Khi thư được gửi tới tay người nhận, người nhận mở thư và ghi lại thông tin mà người kiểm tra yêu cầu. Sau đó, người nhận gửi thư ngược trở lại cho người kiểm tra.
8. Hành trình tiếp theo của thư sẽ được vận chuyển và gửi đi đến tay người kiểm tra. Các đầu đọc tiếp tục đọc các thông tin về thư có gẳn thẻ này và lưu vào cơ sở dữ liệu.
9. Thư về đến tay người kiểm tra. Người kiểm tra thấy được thời gian toàn trình (căn cứ vào thời gian mà người nhận thư ghi lên phiếu. Căn cứ vào thông tin lưu lại trong cơ sở dữ liệu, người kiểm tra có thể xác định được người gửi có điền thông tin sai lệch hay không).
10. Thẻ về đến trung tâm CMS, được khử mã hóa và hủy bỏ thông tin, có thể sử dụng lại thẻ trong những lần sau.
11. Khi có thư gửi từ nước ngoài đến hay thư gửi đi nước ngoài, trung tâm dữ liệu kết nối với IPC để đưa ra thông tin cần thiết. Tương tự, quốc tế cũng kết nối với trung tâm dữ liệu này, yêu cầu đưa ra thông tin về tình hình thư gửi của họ khi họ có thư gửi đến Việt Nam.
12. Từ những thông tin thu được khi thẻ đi qua các bưu điện tỉnh/thành, nhân viên kiểm tra có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ, có đảm bảo thời gian toàn trình hay không (trong yêu cầu cho phép), khâu nào là mất thời gian nhất và có bị mất thư hay không. Nếu có mất thư cũng dễ dàng biết được mất trong khoảng từ vùng nào đến vùng nào.
Như vậy, quy trình đánh giá và kiểm tra chất lượng (trong đó quan tâm nhiều nhất đến thời gian toàn trình) vẫn còn một vài điều chưa khắc phục được như vẫn cần lao động thủ công (người nhận ghi lại thông tin vào phiếu sau đó gửi lại cho người gửi), thông tin về các bưu gửi, thư từ có gắn thẻ chỉ được biết đến trung tâm đầu mối, khai thác của tỉnh/thành phố, chưa giám sát được ở cấp thấp hơn. Những khó khăn này do hiện tại chưa thể trang bị được hệ thống phần mềm và các thiết bị cho toàn bộ các bưu cục
giao dịch, bưu cục cấp 1, 2, 3 của tất cả các tỉnh/thành phố vì chi phí đưa ra là quá lớn. Trong tương lai khi có thể mở rộng hệ thống và thiết bị cho những bưu cục cấp thấp hơn, ứng dụng công nghệ RFID không chỉ giới hạn trong phạm vi Test Mail mà còn nhằm giám sát và định vị, quản lý chi tiết các loại hình dịch vụ của bưu phẩm bưu kiện đồng thời thực hiện được nhiều khâu tự động (như trong việc khai thác, chia chọn tại các trung tâm đầu mối tỉnh, tổ chức bưu chính điện tử…).