III. ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN ỨNG DỤNG RFID CHO VIỆC QUẢN LÝ VÀ NÂNG
3.2 Hệ thống thư kiểm tra (Hệ thống Test Mail)
3.2.1 Mô tả chức năng cơ bản của hệ thống
Hệ thống đề xuất mang tên “Hệ thống Test Mail”. Hê thống này cho phép kiểm tra ngẫu nhiên hành trình và thời gian toàn trình khi gửi một bức thư. Điều này cho phép việc kiểm tra diễn ra khách quan hơn.
Trước đây, muốn kiểm tra thời gian toàn trình khi gửi thư, người ta sử dụng hình thức thư kiểm tra bằng cách gửi thư có dán phiếu bên ngoài, hoặc dán phiếu vào chính thư thường của khách hàng. Hình thức kiểm tra này có ưu điểm là thư kiểm tra cũng được đi như thư thường. Tuy nhiên, việc kiểm tra như trên lại thiếu tính khách quan vì tại các trung tâm xử lý, khi nhận thấy thư có mang phiếu, người ta thường ưu tiên để xử lý nhanh hơn. Do vậy, để đưa ra một hệ thống kiểm tra, giám sát có tính khách quan và độ chính xác cao hơn, nhóm nghiên cứu đề tài đề xuất xây dựng “Hệ thống Test Mail” với những chức năng chính được mô tả như sau:
Hệ thống cho phép gửi thư kiểm tra từ những địa điểm xác định (thông thường là tại các đơn vị có trách nhiệm quản lý chất lượng dịch vụ BPBK), những thư kiểm tra này đều được gắn thẻ RFID, tuy nhiên, để khách quan, các thẻ RFID đều được để vào bên trong thư, thư được gửi đi với địa chỉ người gửi và người nhận như trên một bức thư thông thường. Tại nơi gửi đi, những thông tin cần thiết của thư sẽ được ghi lên thẻ RFID và ghi vào CSDL . Tại các trung tâm khai thác khu vực (VPS1, VPS2, VPS3), tại các trung tâm khai thác Tỉnh/Thành phố (nhưng địa điểm cần xác định thời gian toàn trình của thư) sẽ có các đầu đọc phù hợp với loại thẻ đã lựa chọn để gắn lên thư kiểm tra. Các đầu đọc này sẽ tự động phát hiện ra sự xuất hiện của các thẻ, chính xác hơn là các thư có gắn thẻ, rồi tự động cập nhật thông tin vào CSDL. Việc này diễn ra hoàn toàn khách quan, không có sự can thiệp của con người, do vậy, tính chính xác trong việc kiểm tra được nâng lên.
Với chức năng kể trên, hệ thống Test Mail không cần thiết bao gồm hai hệ thống con như Hệ thống lưu vết, tìm dấu BPBK đề xuất ở trên. Hệ thống Test Mail sẽ thống nhất tại mọi địa điểm triển khai. Các chức năng sẽ được phân quyền theo người sử dụng (hoặc theo địa điểm triển khai: tại các đơn vị quản lý chất lượng dich vụ hay tại các trung tâm khai thác?). Các chức năng được mô tả như sau:
- Chức năng ghi lên thẻ: chức năng này cho phép ghi những thông tin cần thiết lên thẻ RFID để thẻ này sau đó được cho vào bên trong thư, gửi đi như thư thông thường. Những đơn vị có chức năng quản lý chất lượng dịch vụ BPBK, kiểm tra toàn trình của thư thường,…sẽ là những đơn vị được phân quyền sử dụng chức năng này. Đây là những nơi thư kiểm tra bắt đầu hành trình. Các thông tin về thư gửi đi sẽ được che kín hoàn toàn đối với những đơn vị khác để tăng tính khách quan của quá trình kiểm tra.
- Chức năng ghi vào CSDL: sau khi mọi thông tin cần thiết được ghi lên thẻ, các thông tin này cũng với một số thông tin khác về thư kiểm tra sẽ được lưu vào CSDL thông qua chức năng ghi vào CSDL.
- Chức năng xác nhận thư: được thực hiện tự động, không có sự tác động của con người. Chức năng này cho phép mỗi khi thư (có chứa thẻ RFID bên trong) đi qua cổng giám sát tại các trung tâm khai thác, cổng này (có gắn đầu đọc) sẽ phát hiện ra sự xuất hiện của thư. Từ đó, sẽ gửi những thông tin cần thiết về CSDL (như: ngày, giờ thư đi qua cổng giám sát).
- Chức năng xem hành trình, trí trí hiện thời của thư: chức năng này được phân quyền sử dụng tại những đơn vị có chức năng kiểm tra, quản lý chất lượng dịch vụ. Mỗi thư kiểm tra đều có ID duy nhất trong toàn hệ thống. Việc theo dõi các thư kiểm tra sẽ dựa trên các ID này.
- Ngoài ra, hệ thống còn có các chức năng như thống kê, báo cáo, đánh giá toàn bộ lượng thư kiểm tra đã gửi trong một khoảng thời gian xác định. Các chức năng này sẽ được phân quyển sử dung cho những đơn vị có chức năng kiểm tra, quản lý chất lượng dịch vụ BPBK.