III. ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN ỨNG DỤNG RFID CHO VIỆC QUẢN LÝ VÀ NÂNG
3.3 Hệ thống kiểm soát thùng thư
3.3.1 Mô tả chức năng cơ bản của hệ thống
Theo quy định về tần suất thu gom thư: tại các thành phố, thị xã phải thực hiện mở và lấy thư 2 lần/ngày; tại thị trấn, nông thôn phải mở và lấy thư ít nhất 1 lần/ngày. Tuy nhiên, tần suất thu gom theo quy định trên không phải luôn được duy trì. Để có thể phục vụ khách hàng được tốt hơn, cũng như làm giảm thời gian toàn trình của thư gửi, việc thu gom thư đúng theo quy định cũng là một việc rất quan trọng. Vì vậy, cần phải thực hiện kiểm tra việc thu gom thư tại các thùng thư. Để việc kiểm tra này diễn ra được khách quan và chính xác, có thể áp dụng Hệ thống kiểm soát thùng thư với các chức năng như đề xuất dưới đây:
- Ghi nhận mỗi lần thu gom (mỗi lần thùng thư được mở ra) và báo về CSDL cục bộ, những dữ liệu từ CSDL cục bộ sẽ được cập nhật định kỳ lên CSDL trung tâm
- Báo cho hệ thống trung tâm (hoặc hệ thống quản lý trực tiếp) biết mỗi khi thùng thư (tương ứng) được thu gom ít hơn số lần quy định (trong một ngày)
Những thông tin về số lần thu gom trong mỗi ngày là những thông tin cần thiết để kiểm tra xem các thùng thư có được thu gom với tần suất đúng quy định hay không. Trong trường hợp thùng thư được thu gom với số lần ít hơn quy định, hệ thống sẽ báo về trung tâm, từ đó, trung tâm quản lý sẽ có những xử lý phù hợp.
3.3.2 Ưu điểm và tính khả thi của hệ thống
Hệ thống kiểm soát thùng thư được đưa ra nhằm kiểm soát tần suất thu gom thư, đặc biệt là tại những vùng sâu, vùng xa. Hệ thống có một số ưu điểm như sau:
- Kiểm soát chặt chẽ, khách quan số lần thu gom thư tại các thùng thư
- Báo về trung tâm khi có thùng thư không được thu gom theo tần suất quy định, từ đó, có những biện pháp cụ thể để xử lý những vi phạm này
- Kiểm tra đột xuất được tần suất thu gom tại các thùng thư
- Hệ thống giúp cho tần suất thu gom thư được đảm bảo, đặc biệt là tại các vùng sâu, vùng xa. Do đó, thời gian toàn trình của các thư có thể giảm đi do các thư được thu gom đúng quy định. Toàn bộ điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, bảo đám tiêu chí “nhanh chóng”.
Tuy hệ thống trên nếu được triển khai sẽ mang lại nhiều ưu điểm, lợi ích nhưng việc đưa hệ thống vào xây dựng và triển khai còn gặp một số khó khăn sau:
- Hệ thống cần có chi phí lớn để triển khai (bao gồm chi phí thẻ, đầu đọc, hệ thống hạ tầng kỹ thuật như máy tính, hệ thống mạng,…)
- Việc truyền dữ liệu từ các thùng thư về các CSDL cục bộ, từ CSDL cục bộ lên CSDL tập trung là rất khó khăn (do chi phí, địa hình, vị trí địa lý của nơi đặt thùng thư,…)