III. ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN ỨNG DỤNG RFID CHO VIỆC QUẢN LÝ VÀ NÂNG
3.1.2 Tổ chức hệ thống
Hệ thống được tổ chức theo mô hình phân cấp. Gồm hai hệ thống con: Hệ thống tại điểm giao dịch và Hệ thống tại trung tâm đầu mối. Cụ thể như sau:
• Hệ thống tại điểm giao dịch: Đây là hệ thống triển khai tại các bưu cục cấp 3.Chức năng điển hình là nhận gửi, cho phép lưu thông tin vào thẻ RFID đồng thơi lưu vào CSDL cục bộ, dữ liệu sẽ được cập nhật định kỳ lên CSDL trung tâm. Ngoài ra, tại đây vẫn có những chức năng như tìm kiếm vị trí BPBK (sử dụng khi cần kiểm tra hoặc khi có yêu cầu của khách hàng), một số chức năng quản lý hệ thống, quản lý người dùng,…
• Hệ thống tại trung tâm đầu mối: Đây là hệ thống được triển khai tại các trung tâm đầu mối, các trung tâm khai thác. Hệ thống này giúp kiểm soát các BPBK đi qua cổng kiểm soát, cập nhật thông tin lên thẻ RFID (khi cần) và thông tin trong CSDL, việc cập nhật này được thực hiện hoàn toàn tự động mỗi khi BPBK có gắn thẻ đi qua cổng kiểm soát. Do tính chất phân cấp của hệ thống, tại mỗi cấp khác nhau, các chức năng chính của hệ thống có thể thay đổi. Ví dụ, tại các trung tâm khai thác tỉnh/thành phố, hệ thống không có chức năng báo cáo, đánh giá; tại đây, hầu như hệ thống chỉ có chức năng cập nhật thông tin vào CSDL (và lên thẻ, khi cần). Tuy nhiên, tại các trung tâm VPS hệ thống lại có thêm chức năng báo cáo, đánh giá. Đặc biệt, tại các đơn vị có trách nhiệm quản lý chất lượng dịch vụ BPBK, hệ thống sẽ không còn chức năng ghi/cập nhật vào thẻ/CSDL nữa, do ở đây chỉ có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nên các chức năng báo cáo, đánh giá sẽ là những chức năng cơ bản, cho phép thống kê tỉ lệ sai sót, hỏng hóc của BPBK trong quá trình gửi, cho phép phát hiện điểm gây lỗi để khắc phục và xử lý.
Các Hệ thống tại điểmg giao dịch sẽ được triển khai trên các máy tính cá nhân sẵn có của các BC3, mỗi hệ thống này đều có CSDL cục bộ của BC tương ứng. Toàn bộ thông tin khi nhận gửi BPBK sẽ được lưu vào CSDL này. Dữ liệu từ các CSDL cục bộ sẽ được cập nhật định kỳ lên các CSDL tập trung ở cấp cao hơn.
Các Hệ thống tại các trung tâm đầu mối được triển khai trên các máy tính có cấu hình cao hơn (tùy thuộc vào cấp của nơi triển khai hệ thống). Tại đây có các CSDL tập trung, nhận dữ liệu cập nhật định kỳ từ các BC3 (từ các CSDL cục bộ tại các BC3) đồng thời cập nhật thông tin về các BPBK qua xử lý tại các trung tâm này.
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức hệ thống 3.1.3 Các thành phần của hệ thống
a. Thẻ
Loại thẻ đề xuất là thẻ có khả năng tái sử dụng. Lý do để sử dụng loại thẻ nói trên là lượng BPBK cần gắn thẻ có số lượng lớn, mặc dù thẻ có khả năng ghi nhiều lần có giá thành cao hơn so với thẻ chỉ có khả năng ghi một lần, tuy nhiên, nếu tái sử dụng thẻ sẽ tiết kiệm được chi phí cho toàn hệ thống do tuổi thọ của thẻ đọc ghi nhiều lần có thể lên tới 10 năm sử dụng liên tục. Vì vậy, nếu tính tổng chi phí thì sử dụng thẻ có khả năng ghi nhiều lần kinh tế hơn.
Do đó, thẻ được đề xuất sử dụng là thẻ RFID chủ động có khả năng đọc/ghi (nhiều lần), tần số hoạt động thuộc dải UHF, dung lượng lưu trữ khoảng 1Kbyte.
Các thẻ này sẽ được gắn vào BPBK ngay khi vừa được nhận gửi. Trên thẻ sẽ ghi một số thông tin cần thiết như ID của thẻ (của BPBK), trọng lượng BPBK, nội dung, … Các thông tin này giúp cho việc nhận ra các BPBK tại các cổng kiểm soát ở các trung tâm khai thác.Thay vì phải đọc thông tin một các thủ công như trước đây, các BPBK có gắn thẻ sẽ đi qua một cổng kiểm soát (bắt buộc đối với mọi BPBK). Vì vậy, khi hệ thống nhận ra sự xuất hiện của BPBK có ID nhất định, thông tin về BPBK này sẽ được cập nhật vào CSDL (trước tiên là cập nhật vào CSDL cục bộ, sau đó, dữ liệu sẽ được cập nhật định kỳ lên CSDL tập trung). Sau khi qua các trung tâm khai thác, chia chọn, BPBK tới bưu cục nhận. Tại bưu cục này, thẻ của BPBK sẽ được tách khỏi BPBK và giữ lại, BPBK sẽ được đưa tới tay người nhận thư bình thường. Toàn bộ thông tin trên thẻ vừa tách ra sẽ được xóa, tuy nhiên, những thông tin trong CSDL về BPBK này vẫn
được lưu trong một khoảng thời gian theo quy định, để giải quyết những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng khi cần.
b. Đầu đọc ghi tại các cổng kiểm soát
Tại các bưu cục giao dịch, nơi nhận gửi BPBK, sẽ đặt hệ thống cho phép ghi thẻ vì tại đây, cần phải ghi thông tin khởi tạo lên thẻ, trước khi BPBK bắt đầu hành trình. Chỉ tại các bưu cục giao dịch mới cần thiết đặt bộ ghi thẻ, tại các trung tâm xử lý, khai thác, chỉ cần đặt đầu đọc. Do ở những nơi này, chỉ tiến hành nhận ra sự xuất hiện của BPBK (tức là nhận ra thẻ gắn trên BPBK đó), mọi thông tin sẽ được cập nhật vào CSDL. Tại các trung tâm khai thác, xử lý sẽ đặt một hệ thống, được gọi chung là Cổng kiểm soát (Monitoring Gate System). Hệ thống này bao gồm băng truyền (để BPBK đặt lên đó, đi qua cổng), cổng kiểm soát có gắn bộ đọc RFID (tương ứng với loại thẻ hệ thống sử dụng). Tất cả các BPBK khi đã tới trung tâm khai thác, bắt buộc phải đi qua cổng kiểm soát nói trên. Điều này giúp xử lý được toàn bộ các BPBK không bị bỏ xót. Sau khi BPBK đi qua cổng kiểm soát, thông tin về chúng trước tiên sẽ được cập nhật vào CSDL cục bộ tại trung tâm khai thác nói trên, các dữ liệu này sau đó sẽ được truyền lên và cập nhật vào CSDL tập trung.
Như vậy, hệ thống cổng kiểm soát nói trên cho phép xử lý BPBK với tốc độ nhanh hơn hẳn so với xử lý thủ công thông thường. Mặc khắc, mỗi khi đi qua một cổng kiểm soát, BPBK đã gửi thông tin của nó về CSDL, do vậy, việc xem tình trạng, vị trí hiện thời của BPBK được thực hiện dễ dàng hơn.
c. Hệ thống máy tính cá nhân và máy chủ
Máy tính cá nhân phục vụ tại các bàn giao dịch nhận gửi BPBK tại các bưu cục
giaodịch. Các máy tính ở mỗi bưu cục giao dịch được kết nối với nhau và với CSDL cục bộ của bưu cục. Trường hợp bưu cục giao dịch chỉ có một máy tính cá nhân thì máy tính này đồng thời cũng chứa CSDL cục bộ của chính bưu cục đó.
Các máy chủ có cấu hình khác nhau, phục vụ tại các bưu cục giao dịch (làm máy chủ tại bưu cục giao dịch, nơi có nhiều máy tính cá nhân), tại các trung tâm xử lý. Đặc biệt, tại các trung tâm bưu chính khu vực (các VPS khu vực) có hệ thống máy chủ có cấu hình đủ lớn, phục vụ cho việc cập nhật CSDL từ các bưu cục dưới, lưu lại dữ liệu của các bưu gửi trong một khoảng thời gian xác định.
d. Phần mềm
Phần mềm triển khai bao gồm hai hệ thống con như đã mô tả trong phần “Mô hình chung của hệ thống” (Mục 5.1.1). Phần mềm này đóng vai trò:
- Tạo ra các chức năng đọc/ghi lên thẻ và vào CSDL
- Tự động nhận ra sự xuất hiện của các bưu gửi tại các cổn kiểm soát, sau đó, xác nhận (bưu gửi đã đi qua cổng) vào CSDL trung tâm
- Giúp cho giao dịch viên dễ thao tác
- Giúp việc quản lý, kiểm soát và thống kê bưu gửi được chính xác
3.1.4 Ưu điểm của hệ thống
- Thống nhất trên cả nước về dữ liệu BPBK nhận gửi
- Kiểm soát được hành trình, thời gian (từ khi gửi tới khi đến tay người nhận) của BPBK
- Lưu trữ được toàn bộ dữ liệu về các BPBK, phục vụ cho công tác giác đáp thắc mắc, khiếu nại của khách hàng
- Giảm được các thao tác thủ công khi xử lý BPBK
- Tăng tốc độ khai thác, xử lý BPBK, giảm thiểu các sai sót do đọc sai thông tin - Kiểm soát được vị trí BPBK bắt đầu sai hướng và có điều chỉnh kịp thời
- Đưa ra thêm một số dịch vụ gia tăng cho khách hàng: xem vị trí hiện thời của BPBK, theo dõi hành trình của BPBK,…
3.1.5 Tính khả thi của hệ thống
Hệ thống nói trên có khá nhiều ưu điểm, vì vậy, triển khai hệ thống sẽ giúp năng xuất sản xuất kinh doanh của ngành Bưu Chính tăng lên đáng kể. Hơn thế nữa, chất lượng dịch vụ BPBK cũng được cải thiện, việc quản lý, giám sát chất lượng dịch vụ cũng có thể thực hiện dễ dàng hơn dựa vào hệ thống nói trên. Tuy nhiên, dựa vào thực tế hiện nay của ngành Bưu Chính Việt Nam, cũng như hạ tầng kỹ thuật trong nước, việc triển khai hệ thống đề xuất còn gặp một số khó khăn như sau:
- Thiết bị bao gồm thẻ RFID và đầu đọc RFID hiện nay hoàn toàn phải mua của nước ngoài. Đó đó, nếu triển khai hệ thống trên toàn bộ các bưu cục, hệ thống sẽ phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp.
- Số lượng đầu đọc triển khai trên toàn hệ thống là quá lớn (mỗi bưu cục giao dịch phải có bộ ghi, tại các trung tâm khai thác phải có đầu đọc) làm chi phí đầu tư ban đầu của hệ thống là rất cao.
- Do triển khai tại tất cả các bưu cục giao dịch nên tần xuất sử dụng thiết bị sẽ không đều nhau tại các khu vực. Cụ thể là, tại các Bưu cục ở Tỉnh/Thành phố, …sẽ có tần xuất sử dụng cao hơn. Tại các bưu cục ở vùng sâu vùng xa, lượng BPBK gửi đi là khá ít, điều này sẽ gây lãng phí cho hệ thống.
- Hạ tầng kỹ thuật (máy tính, mạng và các thiết bị mạng) chưa cho phép triển khai hệ thống đến từng bưu cục
Vì những lý do trên, tại thời điểm hiện nay, việc triển khai hệ thống lưu vết, tìm dấu BPBK là chưa khả thi do chi phí cho hệ thống là khá lớn trong khi tần xuất sử dụng lại không cao ở một số nơi (vùng sâu, vùng xa), điều này gây tình trạng lãng phí cục bộ của hệ thống. Tuy nhiên, trong tương lai, khi hạ tầng kỹ thuật của ngành Bưu Chính được cải thiện, giá thành của các thiết bị RFID giảm, số lượng nhà cung cấp thiết bị này tăng lên để có thể có nhiều lựa chọn, việc ứng dụng công nghệ RFID trong lưu vết và tìm dấu BPBK sẽ tạo ra nhiều ưu điểm, làm cho năng xuất sản xuất kinh doanh của ngành Bưu Chính tăng lên. Đồng thời, việc ứng dụng RFID vào hệ thống lưu vết, tìm dấu BPBK sẽ giúp việc giám sát, quản lý chất lượng dịch vụ BPBK chặt chẽ hơn, điều này làm nâng cao chất lượng phục vụ của các dịch vụ BPBK.
Mặt khác, qua tìm hiểu và kháo sát (tại ban BC-PHBC), nhu cầu đối với việc quản lý chất lượng dịch vụ BPBK hiện nay chưa tới mức kiểm soát từng BPBK mà chỉ tập
trung vào các thư kiểm tra, kiểm tra ngẫu nhiên hành trình của thư diễn ra trong bao nhiêu ngày, chậm trễ xảy ra tại đâu. Việc này giúp báo cáo chất lượng dịch vụ Bưu Chính của Việt Nam với Liên minh Bưu chính Thế Giới-UPU. Chính vì vậy, trước mắt, mục đích là xây dựng hệ thống thư kiểm tra, có ứng dụng công nghệ RFID để tăng tính khách quan. Dựa vào yêu cầu này, nhóm đề tài đưa ra đề xuất thứ hai để ứng dụng công nghệ RFID trong quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ BPBK.
3.2 Hệ thống thư kiểm tra (Hệ thống Test Mail)
3.2.1 Mô tả chức năng cơ bản của hệ thống
Hệ thống đề xuất mang tên “Hệ thống Test Mail”. Hê thống này cho phép kiểm tra ngẫu nhiên hành trình và thời gian toàn trình khi gửi một bức thư. Điều này cho phép việc kiểm tra diễn ra khách quan hơn.
Trước đây, muốn kiểm tra thời gian toàn trình khi gửi thư, người ta sử dụng hình thức thư kiểm tra bằng cách gửi thư có dán phiếu bên ngoài, hoặc dán phiếu vào chính thư thường của khách hàng. Hình thức kiểm tra này có ưu điểm là thư kiểm tra cũng được đi như thư thường. Tuy nhiên, việc kiểm tra như trên lại thiếu tính khách quan vì tại các trung tâm xử lý, khi nhận thấy thư có mang phiếu, người ta thường ưu tiên để xử lý nhanh hơn. Do vậy, để đưa ra một hệ thống kiểm tra, giám sát có tính khách quan và độ chính xác cao hơn, nhóm nghiên cứu đề tài đề xuất xây dựng “Hệ thống Test Mail” với những chức năng chính được mô tả như sau:
Hệ thống cho phép gửi thư kiểm tra từ những địa điểm xác định (thông thường là tại các đơn vị có trách nhiệm quản lý chất lượng dịch vụ BPBK), những thư kiểm tra này đều được gắn thẻ RFID, tuy nhiên, để khách quan, các thẻ RFID đều được để vào bên trong thư, thư được gửi đi với địa chỉ người gửi và người nhận như trên một bức thư thông thường. Tại nơi gửi đi, những thông tin cần thiết của thư sẽ được ghi lên thẻ RFID và ghi vào CSDL . Tại các trung tâm khai thác khu vực (VPS1, VPS2, VPS3), tại các trung tâm khai thác Tỉnh/Thành phố (nhưng địa điểm cần xác định thời gian toàn trình của thư) sẽ có các đầu đọc phù hợp với loại thẻ đã lựa chọn để gắn lên thư kiểm tra. Các đầu đọc này sẽ tự động phát hiện ra sự xuất hiện của các thẻ, chính xác hơn là các thư có gắn thẻ, rồi tự động cập nhật thông tin vào CSDL. Việc này diễn ra hoàn toàn khách quan, không có sự can thiệp của con người, do vậy, tính chính xác trong việc kiểm tra được nâng lên.
Với chức năng kể trên, hệ thống Test Mail không cần thiết bao gồm hai hệ thống con như Hệ thống lưu vết, tìm dấu BPBK đề xuất ở trên. Hệ thống Test Mail sẽ thống nhất tại mọi địa điểm triển khai. Các chức năng sẽ được phân quyền theo người sử dụng (hoặc theo địa điểm triển khai: tại các đơn vị quản lý chất lượng dich vụ hay tại các trung tâm khai thác?). Các chức năng được mô tả như sau:
- Chức năng ghi lên thẻ: chức năng này cho phép ghi những thông tin cần thiết lên thẻ RFID để thẻ này sau đó được cho vào bên trong thư, gửi đi như thư thông thường. Những đơn vị có chức năng quản lý chất lượng dịch vụ BPBK, kiểm tra toàn trình của thư thường,…sẽ là những đơn vị được phân quyền sử dụng chức năng này. Đây là những nơi thư kiểm tra bắt đầu hành trình. Các thông tin về thư gửi đi sẽ được che kín hoàn toàn đối với những đơn vị khác để tăng tính khách quan của quá trình kiểm tra.
- Chức năng ghi vào CSDL: sau khi mọi thông tin cần thiết được ghi lên thẻ, các thông tin này cũng với một số thông tin khác về thư kiểm tra sẽ được lưu vào CSDL thông qua chức năng ghi vào CSDL.
- Chức năng xác nhận thư: được thực hiện tự động, không có sự tác động của con người. Chức năng này cho phép mỗi khi thư (có chứa thẻ RFID bên trong) đi qua cổng giám sát tại các trung tâm khai thác, cổng này (có gắn đầu đọc) sẽ phát hiện ra sự xuất hiện của thư. Từ đó, sẽ gửi những thông tin cần thiết về CSDL (như: ngày, giờ thư đi qua cổng giám sát).
- Chức năng xem hành trình, trí trí hiện thời của thư: chức năng này được phân quyền sử dụng tại những đơn vị có chức năng kiểm tra, quản lý chất lượng dịch vụ. Mỗi thư kiểm tra đều có ID duy nhất trong toàn hệ thống. Việc theo dõi các thư kiểm tra sẽ dựa trên các ID này.
- Ngoài ra, hệ thống còn có các chức năng như thống kê, báo cáo, đánh giá toàn bộ lượng thư kiểm tra đã gửi trong một khoảng thời gian xác định. Các chức năng này sẽ được phân quyển sử dung cho những đơn vị có chức năng kiểm tra,