VII ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN ĐÀO TẠO, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG
7.2.4 Kế hoạch triển khai qua các giai đoạn
Triển khai hệ thống RFID yêu cầu khá lớn về chi phí thiết bị, cài đặt phần mềm và viết phần mềm ứng dụng. Do đó, triển khai hệ thống này được tổ chức qua các giai đoạn sau:
Triển khai giai đoạn 1 trong thời gian tiến hành là 2 năm. Giai đoạn này chỉ tiến hành ứng dụng công nghệ RFID với việc kiểm tra thư, thời gian toàn trình khi gửi thư đi đến khi tới tay người nhận, các đơn vị tham gia cũng hạn chế chỉ ở các ban có yêu cầu. Cụ thể nhưsau:
- Phạm vi ứng dụng là Test Mail.
- Tiến hành khảo sát yêu cầu cụ thể về công tác giám sát và quản lý chất lượng của ngành bưu chính, công tác kiểm tra thư. Các đơn vị tham gia trong giai đoạn này có ban Bưu chính-Phát hành báo chí, các đơn vị kiểm tra giám sát, chất lượng, công ty Bưu chính và Liên tỉnh Quốc tế VPS, các trung tâm đầu mối lớn thuộc Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng.
- Xây dựng phần mềm (hệ thống CMS) để lưu trữ và quản lý dữ liệu. - Tiến hành cài đặt phần mềm tại đơn vị có trách nhiệm kiểm tra.
- Cài đặt và mua thiết bị, phần mềm đọc dữ liệu từ thẻ, cấu hình cơ sở dữ liệu tại các trung tâm đầu mối và VPS.
- Đào tạo các đối tượng có liên quan sử dụng phần mềm.
Như vậy, trong giai đoạn 1 phạm vi ứng dụng của hệ thống là Test Mail, áp dụng đối với việc kiểm tra thư thường. Với các loại hình dịch vụ khác (như BPBK) sẽ được tiến hành trong các giai đoạn tiếp theo với việc mở rộng quy mô của hệ thống tới các cấp bưu cục khác nhau của các tỉnh/thành khác.
Triển khai giai đoạn 2: tiến hành mở rộng quy mô của hệ thống đối với các bưu điện tỉnh/thành phố trên phạm vi cả nước. So với giai đoạn 1, giai đoạn này cần đầu tư nhiều hơn về thiết bị, đảm bảo kết nối giữa các trung tâm đầu mối tỉnh/thành phố với trung tâm lưu trữ dữ liệu. Cụ thể:
- Nâng cấp phần mềm cho các hệ thống tại các đơn vị đã có.
- Mua và cài đặt thiết bị cho các trung tâm đầu mối thuộc các tỉnh/thành phố trong cả nước.
- Xây dựng kết nối giữa các bưu điện tỉnh/thành với trung tâm dữ liệu CMS, với VPS và với nhau.
- Xây dựng kết nối với trung tâm dữ liệu của IPC tại Brussels, Bỉ. - Phạm vi ứng dụng của hệ thống vẫn là Test Mail
Với việc mở rộng quy mô của hệ thống, thư test được giám sát chi tiết và đánh giá chính xác hơn. Khoảng cách giữa các đơn vị có đầu đọc thu hẹp lại nên hành trình của thư được lưu lại chi tiết, từ đó biết được chất lượng vận chuyển, khai thác tại các bưu điện thuộc khu vực tỉnh/thành phố nào có đảm bảo yêu cầu hay không. Khi ban bưu chính đưa ra những quy định, chỉ tiêu cho thời gian toàn trình của thư gửi (thời gian tới là năm 2007) thì việc đánh giá được chính xác và chi tiết hành trình của thư là rất quan trọng để biết được bưu điện nào không hoàn thành so với mục tiêu đặt ra của ngành.
Triển khai giai đoạn 3: giai đoạn này tiếp tục đầu tư về cơ sở hạ tầng, vật chất thiết bị cho các bưu cục cấp thấp hơn (như bưu cục giao dịch, bưu cục cấp 1-2-3) và mở rộng cho các loại hình dịch vụ của BPBK nhằm đánh giá lưu vết bưu gửi trong thời gian vận chuyển. Giai đoạn 3 thực hiện các công việc cụ thể sau:
- Xây dựng các chức năng mở rộng cho hệ thống phần mềm để áp dụng được với các loại hình dịch vụ của BPBK.
- Nâng cấp hệ thống phần mềm cho các đơn vị đã triển khai trong giai đoạn trước đó.
- Mua thiết bị cho các đơn vị tham gia hệ thống. - Đảm bảo kết nối giữa các đơn vị.
- Đào tạo sử dụng hệ thống cho người dùng.
Như vậy, trong giai đoạn 3 hệ thống có ứng dụng RFID sẽ được triển khai triệt để đến tận các bưu cục giao dịch để nhân viên có thể ghi thông tin lên thẻ nhằm lưu vết được hành trình của bưu gửi qua toàn bộ các bưu cục trong cả nước. Phạm vi ứng dụng cũng được mở rộng cho các loại hình dịch vụ của BPBK chứ không chỉ đơn giản là Test Mail như trước, do đó phần mềm và cơ sở dữ liệu cho hệ thống cũng lớn và phức tạp hơn nhiều. Hơn nữa, việc đảm bảo kết nối giữa các thành phần trong hệ thống và với hệ thống đã có của IPC cũng cần nâng cấp thay đổi. Chính vì vậy, đầu tư cho giai đoạn này khá lớn và đòi hỏi nhiều công sức, và cũng chỉ phù hợp khi thẻ và đầu đọc RFID có giá rẻ hơn thời điểm hiện tại.
Qua 3 giai đoạn, chức năng chủ yếu mà công nghệ này đưa ra được là giám sát và quản lý thời gian, hành trình của bưu gửi, thư từ nhằm đánh giá chất lượng của các loại hình dịch vụ. Việc triển khai được tiến hành qua nhiều giai đoạn, từ mức đầu tư ít, phạm vi và quy mô nhỏ đến lớn để rút kinh nghiệm thực hiện và có phương án tối ưu cho những lần sau. Khi đưa vào triển khai cụ thể, nội dung triển khai có thể thay đổi phụ thuộc vào yêu cầu của các ban ngành có liên quan cũng như yêu cầu quốc tế.