3.2.1 Sơ đồ tổ chức tại công ty
(Nguồn: www.Cadovimex.com)
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC XN CB TS XK HÒA PHÁT AN GIANG BP NUÔI TRỒNG CUNG ỨNG NL VĂN PHÒNG CÀ MAU CHI NHÁNH TP HCM XÍ NGHIỆP F72 XÍ NGHIỆP NAM LONG XÍ NGHIỆP PHÚ TÂN CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu xuất khẩu, mở rộng thị trường, đa dạng hóa mặt hàng, công ty còn đầu tư với tư cách là công ty mẹ (51% vốn điều lệ) tại công ty Cổ phần chế biến và Xuất nhập khẩu Thủy sản CADOVIMEX II, tại Đồng Tháp, đây là công ty chuyên sản xuất cá Tra, cá Ba sa quy mô sán xuất lớn tại Đồng bằng sông Cửu Long, công suất 300 tấn cá/ngày và code xuất hàng sang Châu Âu.
Địa chỉ: Lô III-8 khu C mở rộng – khu công nghiệp Sa Đéc, xã Tân Khánh Đông, thị xã Sa Đéc, tỉnh Đồng Tháp.
Ngành nghề kinh doanh: Đánh bắt cá nước nước ngọt. Nuôi cá (nước ngọt, nước măn, nước lợ). Dịch vụ thu gom vận chuyển thủy sản sống. Chế biến bảo quản thủy sản và các sản phẩm thủy sản
3.2.2 Các phòng ban và đơn vị kinh doanh
- Đại hội đồng Cổ Đông: Đại diện toàn quyền của Công ty quyết định tất cả những vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra giám sát quản lý Công ty theo chế độ thủ trưởng theo Luật Doanh nghiệp và trên cơ sở Điều lệ của Công ty. Triển khai tổ chức thực hiện, kiểm tra đôn đốc nội quy, quy chế định mức về sản xuất kinh doanh mà Công ty đã ban hành.
- Hội đồng Quản Trị: Gồm 07 thành viên có đầy đủ quyền hạn thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty, trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng Cổ Đông mà không được ủy quyền.
- Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng Cổ Đông bầu ra gồm 03 thành viên thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty theo quy định diều lệ của công ty, ban hành kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền hạn và trách nhiệm.
- Ban Tổng Giám đốc: Do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm và bãi nhiệm, gồm 03 thành viên là Tổng Giám đốc và 02 thành viên là Phó Tổng Giám đốc.
- Phòng quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm: Thực hiện tốt công tác Quản lý chất lượng theo HACCP, GMP, SSOP, BRC và hoàn thiện Quản lý chất lượng theo ISO phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty và đòi hỏi của thị trường, thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra, thanh tra đánh giá điều kiện sản xuất khuyến cáo giúp các Xí nghiệp luôn giữ vững điều kiện sản xuất phù hợp với quy định của thị trường EU và các thị trường khác, nghiên cứu cải tiển mẫu mã bao bì ngày càng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của thị trường. Phối hợp với phòng hành chánh thường xuyên tổ chức đào tạo nâng
cao tay nghề và trình độ quản lý chất lượng cho cán bộ công nhân viên ở Xí nghiệp, đề ra các qui trình, qui phạm quản lý chất lượng cho tất cả các loại sản phẩm đã sản xuất, đang và sẽ sản xuất sắp tới.
- Phòng kinh tế kế hoạch: Thực hiện kiểm tra giám sát, quản lý tình hình sử dụng vốn và tài sản, chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực toàn Công ty. Tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán thống kê, hoạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng Pháp luật Nhà nước và Điều lệ quy định của Công ty.
Thực hiện kịp thời, đầy đủ việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động từ các xí nghiệp thành viên của Công ty và thực hiện báo cáo chính xác kịp thời tình hình tài chính, hiệu quả kinh tế của Công ty cho ban Giám đốc và cấp trên theo đúng qui định của Nhà nước và qui chế của Công ty.
Tổng hợp nhu cầu từ các xí nghiệp, phòng ban, phân xưởng về vật tư, bao bì, công cụ dụng cụ ,… tổ chức hợp đồng thu mua và cung ứng đầy đủ kịp thời cho yêu cầu sản xuất.
Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của Công ty theo từng tháng, quý, năm. Đề nghị điều chỉnh giá thành và chi phí một cách kịp thời và phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn.
Kiểm tra chặt chẽ việc quản lý vốn hàng hóa, tài sản, tiền mặt chi phí của Công ty đảm bảo an toàn, hiệu quả không bị chiếm dụng, không thanh toán lãng phí ở tất cả phòng ban văn phòng, chi nhánh, phân xưởng, xí nghiệp của công ty.
Kiểm tra chặt chẽ tính khách quan chính xác, đúng định mức qui định của tất cả các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giá mua nguyên liệu, định mức, vật tư, công cụ, tài sản, chi phí trong quá trình lưu thông, trong sản xuất tại xí nghiệp, phân xưởng phát hiện kịp thời những tiêu cực hoặc sai sót (nếu có).
- Phòng kinh doanh: Theo dõi ký kết và thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng, triển khai nhanh, chính xác các yêu cầu chất lượng bao bì, mẫu mã, sản phẩm của khách hàng cho Phòng quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm và Xí nghiệp, theo dõi chăc chẽ việc thực hiện hợp đồng vận chuyển, bốc xếp giao nhận hàng hóa cho khách hàng đảm bao ngân nắp kho hàng, an toàn về chất lượng và đúng hợp đồng được ký kết.
Cân đối giá bán, đề xuất giá mua đảm bảo cạnh tranh và có hiệu quả, thường xuyên cân đối hiệu quả kinh doanh từng thời vụ, từng khách hàng, để Tổng Giám đốc có chiến lược kinh doanh cụ thể.
- Phòng cơ điện lạnh và xây dựng cơ bản: Quản lý vận hành hệ thống điện, điện lạnh, nước một cách khoa học đáp ứng đủ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo an toàn tiết kiệm.
Theo dõi sữa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị đúng qui trình, đúng định kỳ, hạn chế tối đa việc xảy ra sự cố bất ngờ, không để cho máy móc thiết bị xuống cấp.
Lập các phương án thiết kế xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn mua sắm tài sản cố định cho toàn Công ty theo đúng trình tự qui định của Nhà nước tùy từng loại hình và mức độ đầu tư, đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật, giá thành hợp lý và phục vụ thiết thực cho sản xuất kinh doanh.
- Phòng tổ chức hành chánh: Làm tham mưu cho Ban giám đốc công ty trong việc Quản lý nhân sự, kiểm tra vấn đề tuyển dụng, cho thôi việc đối với người lao động, quản lý ngày, giờ công, khen thưởng, cách chức, sa thải lao động, kiểm tra việc thực hiện qui chế, qui định về tiền lương, tiền thưởng, các chính sách khác đối với người lao động, thực hiện công tác quy hoạch đào tạo cán bộ trong từng giai đoạn, phối hợp các Phòng chức năng thường xuyên đào tạo tay nghề, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, tổ chức kết hợp các đơn vị chức năng trên địa bàn bảo vệ ANTT và ATXH trong khu vực Công ty.
- Đội kiểm soát: Kiểm soát qui trình, qui phạm trong sản xuất, kiểm tra các công đoạn kích cở khi mua, xữ lý hóa chất... đến thành phẩm nhập kho, đảm bảo tính khách quan và đúng qui trình cho từng loại sản phẩm, (tập trung vào 3 khâu: ngâm hóa chất, mua bán thành phẩm sau phân cở và thành phẩm sau khi cấp đông đóng gói)
Thực hiện phòng chống tiêu cực trong tất cả các khâu, nhất là khâu đánh giá chất lượng nguyên liệu, phân cở mua hàng và thành phẩm nhập, xuất kho.
- Các văn phòng đại diện:
* Văn phòng tại thành phố Cà Mau: Thực hiện việc trung chuyển giao nhân hàng hóa, tiền vốn, vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ từ các nơi về công ty và từ công ty đi tất cả nơi khác. Liên hệ giải quyết các thủ tục về hải quan, kiểm dịch, Nafiquacen, ngân hàng liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa một cách nhanh chóng, kịp thời.
* Chi nhánh tại thành phố Hồ Chi Minh: Thực hiện các quan hệ giao dịch tiếp thị bán hàng ở cả thị trường trong và ngoài nước, hướng dẫn, đưa đón
khách hàng, thiết lập mối quan hệ nhiều mặt trong kinh doanh giữa công ty và khách hàng (quan tâm đến thị trường khách hàng lớn, thị trường truyền thống). Nắm bắt tất cả các nguồn thông tin về điễn biến giá cả, nhu cầu từng thị trường, từng khách hàng, phản ánh kịp thời cho Tổng Gíám đốc công ty và phòng kinh doanh.
3.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
3.2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là khâu vô cùng quan trọng, là nơi quản lí tất cả mọi hoạt động về tài chính như vốn, nguồn vốn, kết quả sản xuất kinh doanh tại Công ty. Việc ghi chép và phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty được kịp thời nhanh chóng. Công ty cơ cấu tổ chức kế toán theo dõi từng phần riêng biệt, đảm bảo khâu đối chiếu, kiểm tra không để sai sót. Lập kế hoạch kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp đồng kinh tế, giải quyết thu – chi tài chính Công ty, theo dõi các khoản nợ, tổng hợp các báo cáo về Thuế, kết hợp các phần hành để hạch toán trình tự chứng từ kế toán, theo dõi xuất, nhập, tồn kho thành phẩm hàng hóa, theo dõi tăng – giảm, khấu hao tài sản cố định tại Công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
(Nguồn: www.Cadovimex.com) Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Phó phòng phụ trách tổng
hợp, doanh thu, chi phí
Phó phòng phụ trách thuế, Ngân hàng, Lương
KT Chi Phí, VPP, TSCĐ KT thu, chi tiền mặt KT thuế, DT , công nợ BH Thủ kho vật tư bao bì KT mua hàng và sx phụ KT kho thành phẩm KT thanh toán qua NH KT định mức Thủ quỹ, cung ứng , vật tư
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng: Phụ trách chung, trực tiếp quản lý hệ thống định mức, chi phí hoạt động sản xuất kinh doan, kế hoạch giá thành, quan hệ với các tổ chức tín dụng, cơ quan ban ngành, các phòng ban, bộ phận thuộc Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hiện công tác nghiệp vụ và chịu trách nhiệm với Tổng Giám đốc.
- Phó phòng phụ trách tổng hợp: Tổng hợp báo cáo quyết toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyện môn của phòng, doanh thu, công nợ hàng mua, trực tiếp chỉ đạo về chuyên môn đối với xí nghiệp chế biến thủy sản F72, xí nghiệp chế biến thủy sản Phú Tân, và chi nhánh TPHCM, thực hiện, quản lý đôn đốc công việc kế toán và thay trưởng phòng điều hanh khi trưởng phòng đi vắng.
- Phó phòng phụ trách: Nghiệp vụ thuế, Ngân hàng, Lương và các khoản trích theo lương, nghiệp vụ Văn phòng Cà Mau và xí nghiệp chế biến thủy xuất khẩu Nam Long.
- Kế toán chi phí: tính Chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
- Kế toán tiền mặt: Phụ trách thu, chi, thu hồi công nợ tạm ứng, phải thu khác.
- Kế toán thuế, doanh thu, công nợ bàn hàng: Phụ trách kê khai thuế, theo dõi nợ thuế, doanh thu xuất khẩu, doanh thu nội địa và công nợ hàng bán, phân tích tuổi nợ, cơ cấu thị trường.
- Kế toán mua hàng và sản xuất phụ: Theo dõi công nợ hàng mua và phân xưởng sản xuất phụ.
- Kế toán thanh toán: Lập chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Kế toán định mức: Định mức chế biến, định mức hóa chất, bao bì, nước đá, điện, nước.
- Kế toán kho thành phẩm: Theo dõi, cân đối xuất, nhập, tồn kho.
- Thủ kho: Theo dõi quản lý kho, vật tư, bao bì, thiết bị
- Thủ quỹ, cung ứng vật tư: Theo dõi quỹ tiền mặt, cung ứng vật tư, bao bì, giám sát sửa chữa, tình hình sử dụng vật tư.
3.2.3.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ.
cái, sổ chi tiết.
Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ chi tiết
Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ phát sinh điều phải thể hiện vào chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi vào sổ cái.
- Sơ đồ hình thức ghi sổ chứng từ kế toán:
(Nguồn: www.Cadovimex.com) Hình 3.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi hằng tháng Đối chiếu kiểm tra
Cuối tháng Phòng kế toán tiến hành tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hiện tính toán phân bổ chi phí, tính lỗ, lãi cho Công ty.
3.2.3.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và các chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành.
Công ty Cổ phần chế biến và Xuất nhập khẩu Cadovimex – Cái Đôi Vàm thực hiện Niên độ kế toán là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch để kết thúc niên độ báo cáo.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ và xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền
3.3 SẢN PHẨM VÀ HỆ THỐNG PHÂN PHỐI
Sản phẩm chính của công ty là Tôm, Mực Cá. Trong đó Tôm và Mực mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty. Sản phẩm chính của công ty là Tôm chiếm 86% các dạng thành phẩm của Tôm đông lạnh là : Tôm sú nguyên con (HOSO), tôm sú, tôm thẻ, tôm chì (HLSO), tôm sú bỏ đầu (R.PTO, R.PD, C.PDTO, CPD, EZPEEL, PUD, PD) và Mực đông lạnh của công ty chiếm 14% sản lượng chế biến, các dạng chế biến của mực đông lạnh là: Mực đông nguyên con, mực cắt khúc, mực xuyên que. Sản phẩm của công ty tôm và mực đông lạnh được đóng gói dưới hai dạng chính là: Đông rời ( IQF ) và đông khối ( BLOK). Bên cạnh đó, Công ty còn kinh doanh sản phẩm cá như: Thịt cá Basa, cá Basa cắt khoanh, cá Basa tẩm bột chiên, cá Basa Filet và sản phẩm khác của công ty là: Ghẹ xanh, ghẹ lột chiên giòn, thịt ghẹ, cua đông, ruốc sấy khô. Qua đó em xin trình bày một số sản phẩm chính của công ty.
Bảng 3.1 Một số hình ảnh về sản phẩm của công ty
Tên mặt hàng Hình Vẽ Mô tả chi tiết mặt hàng HOSO đông
semi Block
Nguyên liệu : Tôm sú nguyên con
- Dạng đông lạnh nguyên con
- Cấp đông semi Block HLSO đông
IQF
Nguyên liệu sử dụng : Tôm sú
- Tôm còn vỏ, bỏ đầu
- Xử lý hoá chất STPP (sodium tripoly photphat)
- Cấp đông rời dạng IQF
Nobashi không hóa chất
Nguyên liệu sử dụng :Tôm sú
- Tôm bỏ đầu, lột vỏ 5 đốt, đốt thư