3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
- Hội đồng quản trị Công ty và ban Kiểm soát
- Ban giám đốc: 01 Tổng giám đốc và 02 Phó giám đốc
- 10 phòng ban nghiệp vụ: Phòng kế hoạch Marketing, Phòng tổ chức hành chính, Phòng kế toán, Phòng xây dựng cơ bản, Phòng công nghệ thông tin, Phòng kinh doanh Xăng dầu- dầu nhờn, Phòng kinh doanh Ga, Phòng kinh doanh vật liệu, Phòng kinh doanh sơn, Phòng kinh doanh cát, đá.
- Chi nhánh và cửa hàng Công ty: Chi nhánh Vị Thanh, Chi nhánh Bạc Liêu, Chi nhánh TP.HCM, Chi nhánh Sóc Trăng, Chi nhánh Phú Quốc, Cửa hàng số 1, Cửa hàng số 2, Cửa hàng 55 Tầm Vu, Cửa hàng Trà Nóc, Cửa hàng xăng dầu C22
- Tổng số nhân viên trong Công ty là 219 nhân viên.
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Hội Đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát: Là bộ phận chịu trách nhiệm giám sát các thành viên trong hội đồng quản trị.
Tổng giám đốc: Là ngƣời lãnh đạo cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm về việc điều hành kinh doanh của toàn Công ty.
Phó tổng giám đốc: Là ngƣời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc, giúp tổng giám đốc trong việc quản lý Công ty, phụ trách đôn đốc kiểm tra các phòng ban và theo dõi các hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng tổ chức hành chính
- Quản lý, tổ chức, điều hành, kiểm tra các họat động về chính sách tuyển dụng và điều phối lao động.
- Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các họat động về chính sách đào tạo.
- Quản lý, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các họat động về chế độ, chính sách lƣơng bổng, đãi ngộ, thi đua – khen thƣởng.
- Quản lý, điều hành công tác Hành chính - Văn phòng trong Công ty.
Phòng Kế toán
- Tham mƣu giúp việc cho Giám đốc quản lý tài chính kế toán trong Công ty, trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu tƣ.
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán trong Công ty theo đúng quy định Nhà nƣớc và chế độ kế toán.
- Kiểm tra các đơn vị trực thuộc về quản lý tài sản, tiền vốn tại đơn vị..., chế độ chính sách về tài chính, kế toán v.v...
- Phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của lãnh đạo Công ty.
- Tổ chức hƣớng dẫn các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện chế độ hạch toán, báo cáo tài chính và bảo quản lƣu giữ tài liệu kế toán theo đúng quy định Pháp luật Nhà nƣớc qui định.
Phòng Kế hoạch – Marketing
- Tổ chức công tác phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chiến lƣợc nhằm đảm bảo việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch của Công ty.
- Hoạch định và thực hiện các biện pháp nhằm xây dựng, thiết lập, duy trì các mối quan hệ bền vững và có lợi với khách hàng mục tiêu.
- Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh và các kế hoạch kinh doanh dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của toàn Công ty. Tổ chức công tác thống kê và theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của các đơn vị và toàn Công ty, kịp thời điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp với những diễn biến của thị trƣờng, nhằm đảm bảo việc hoàn thành các mục tiêu của Công ty đề ra.
- Tổ chức công tác nghiên cứu, phân tích thị trƣờng, phát hiện các khả năng, nhu cầu phù hợp với mục tiêu, khả năng của Công ty.
- Tổ chức công tác nghiên cứu, phân tích tình hình cạnh tranh, phân tích các nhà cung cấp, phân tích khách hàng, dự đoán và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách có hiệu quả.
- Xây dựng các chƣơng trình nhằm quảng bá và nâng cao hình ảnh Công ty, xây dựng thƣơng hiệu….
- Lập các hợp đồng mua bán và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng của Công ty.
Phòng Xây dựng cơ bản
- Là đơn vị chuyên môn tham mƣu, giúp cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty
- Tham mƣu cho Lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và thực hiện công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản Công ty.
- Tham mƣu trong việc thực hiện qui hoạch, quản lý và sử dụng đất trong toàn Công ty theo qui định của pháp luật.
- Thực hiện các công việc do Lãnh đạo công ty giao phó.
Phòng Kinh doanh xăng – Dầu nhờn
- Chức năng: Trực tiếp kinh doanh dầu nhờn tại ĐBSCL.
-Nhiệm vụ: Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng kinh doanh, hoạch định chiến lƣợc cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng. Lập phƣơng thức hỗ
trợ bán hàng cho đại lý và ngƣời tiêu dùng, đồng thời nghiên cứu các chính sách bán hàng khi nhà cung cấp có sự thay đổi. Thực hiện mục tiêu công ty đƣa ra và chấp hành đúng chế độ theo chỉ đạo của Công ty.
Phòng Kinh doanh Gas
- Chức năng: Trực tiếp kinh doanh ngành hàng gas, bếp gas tại khu vực ĐBSCL theo chỉ tiêu và kế hoạch của Công ty giao.
- Nhiệm vụ:
+ Trực tiếp chủ động tiếp thị và phát triển thị trƣờng khu vực ĐBSCL. + Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng đang kinh doanh, phát triển hệ thống gas công nghiệp.
+ Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng.
+ Lập phƣơng thức hỗ trợ bán hàng cho đại lý và ngƣời tiêu dùng. + Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có sự thay đổi. + Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy của các kho thƣờng xuyên. + Chấp hành đúng chế độ báo cáo theo chỉ đạo của công ty, thực hiện kế hoạch công ty giao đạt hiệu quả.
Phòng Kinh doanh vật liệu xây dựng
Chức năng: Tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh Vật liệu xây dựng phát triển thị trƣờng, tiêu thụ hàng hóa, quản lý các cửa hàng tại Cần Thơ. Tổ chức thực hiện công tác quản lý kho. Thực hiện công tác kiểm soát các thiết bị đo lƣờng. Tổ chức, quản lý và điều động các phƣơng tiện thủy, bộ, vận chuyển hàng hóa ngành vật liệu xây dựng cho các đơn vị trong công ty. Tổ chức sửa chữa các phƣơng tiện vận chuyển trong công ty.
Nhiệm vụ: Thực hiện chiến lƣợc kinh doanh, giữ vững và phát triển thị phần, mở rộng địa bàn và phát triển mạng lƣới khách hàng mới, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, nâng cao lợi nhuận, và quảng bá thƣơng hiệu công ty. Đồng thời, quản lý, kiểm tra, giám sát và hỗ trợ các đơn vị trực thuộc.
Phòng Công nghệ - thông tin
Nhiệm vụ chính đảm bảo hệ thống mạng lƣới máy tính của công ty luôn ở tình trạng bảo mật, hoạt động ổn định, phục vụ công việc tốt nhất, hỗ trợ ngƣời dùng phần mềm, phần cứng, bảo mật, thiết kế các phần mềm bổ sung
cho các đơn vị, mua sắm mới các thiết bị công nghệ thông tin.
Các cửa hàng chính và Chi nhánh
Ngoài nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh các ngành hàng theo quy định, còn nhiệm vụ nắm bắt thông tin theo nhu cầu thị trƣờng, cảm nhận những biến động của thị trƣờng để kịp thời phản ánh lên ban giám đốc mọi tình hình về ngành hàng của mình đảm nhận.
3.2.3 Sơ đồ tổ chức tại Công ty
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT Cửa hàng số 2 Phòng Kinh doanh VLXD Cửa hàng số 1 Cửa hàng 55 Tầm Vu Chi nhánh Phú Quốc Chi nhánh TP. HCM Phòng Kinh doanh Sơn TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH Bộ phận kho, đội vận tải Chi nhánh Bạc Liệu Chi nhánh Vị Thanh Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Cát Đá Phòng Tin học Phòng Kinh doanh Dầu Nhờn Phòng Kinh doanh Ga Chi nhánh Sóc Trăng Cửa hàng xăng dầu C22 Cửa hàng Trà Nóc Phòng Kế hoạch - Marketing Phòng Xây dựng cơ bản
3.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Phòng kế toán gồm có: Kế toán trƣởng, Phó phòng kế toán kiêm kế toán phí, Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán,Kế toán chi phí, Kế toán công nợ phải thu, Kế toán thuế,TSCĐ,công nợ phải trả, Kế toán quản trị, Kế toán ngân hàng và thủ quỹ.
3.3.2 Chính sách kế toán tại Công ty
- Kỳ kế toán áp dụng: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam. - Chế độ kế toán áp dụng: Kế toán kép.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.
3.3.3 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản và chứng từ kế toán theo quyết định số 15/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài chính và Thông tƣ 244/2009/TT- BTC hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2009.
3.4 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ 01/2010 ĐẾN THÁNG 06/2013
Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang là một trong 500 công ty nằm trong bảng xếp hạng lớn nhất Việt Nam do Vietnamnet bình chọn. Công ty có tốc độ tăng trƣởng vững mạnh và ổn định trong khu vực. Bên cạnh đó, Công ty cũng không ngừng tự khẳng định vị trí của mình. Tuy nhiên,trong thời điểm kinh tế không ổn định nhƣ hiện nay, tình hình Công ty cũng có nhiều biến động. Điều đó đƣợc thể hiện thông qua Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Để hiểu rõ hơn tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013 ta tham khảo ở bảng sau:
Bảng 3.1: Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (01/2010 - 06 /2013) Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2010 2011 2012 6 tháng đầu năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 2011/2010 2012/2011 6T 2013/6T 2012 Mức % Mức % Mức % 1. Tổng doanh thu 1.468.453 1.647.752 1.589.369 622.965 736.733 179.299 12,2 (58.383) (3,5) 113.768 18,3 2. Tổng chi phí 1.448.156 1.628.638 1.575.910 617.996 728.458 180.482 12,5 (52.728) (3,2) 110.462 17,9 3. Lợi nhuận 20.297 19.114 13.459 4.969 8.275 (1.183) (5,8) (5.655) (29,6) 3.306 66,5
Nhìn chung tình hình hoạt động trong thời gian qua của Công ty có nhiều biến động. Lợi nhuận giảm dần qua 3 năm thế nhƣng sang 6 tháng đầu năm 2013 lợi nhuận có sự gia tăng đáng kể so với 6 tháng đầu năm 2012.
Qua bảng phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (bảng 3.1), ta nhận thấy rằng doanh thu của Công ty tăng 179.299 triệu đồng, tƣơng đƣơng 12,2% so với năm 2010 và năm 2012 so với năm 2011 giảm 58.383 triệu đồng, tƣơng đƣơng 3,5%. Sang 6 tháng đầu năm 2013 doanh thu tăng so với 6 tháng đầu năm 2012, cụ thể tăng 113.768 triệu đồng, tƣơng đƣơng 18,3%. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự tăng, giảm này là do sản lƣợng tiêu thụ và giá bán có sự biến động, nền kinh tế có sự không ổn định, giá cả các mặt hàng tăng cao, đặc biệt là giá xăng, dầu…làm cho sản lƣợng mặt hàng vật liệu cũng biến động theo. Vì vậy mà doanh thu có sự chênh lệch tăng giảm.
Bên cạnh đó, tình hình chi phí của Công ty cũng có chiều hƣớng tƣơng tự, cụ thể tổng chi phí của năm 2011 so với năm 2010 tăng 180.482 triệu đồng, tƣơng đƣơng 12,5%. Và năm 2012 giảm 52.728 triệu đồng, tƣơng đƣơng 3,2% so với năm 2011. Đến 6 tháng đầu năm 2013 tổng chi phí tăng 110.462 triệu đồng, tƣơng đƣơng 17,9% so với 6 tháng đầu năm 2012. Nguyên nhân là do chi phí nguyên vật liệu đầu vào tăng theo tốc độ tăng của lạm phát. Chi phí nguyên vật liệu tăng là do chịu sự tác động của quá trình điều chỉnh giá điện, xăng dầu trong thời gian qua. Điều này kéo theo giá vốn hàng bán tăng, cùng với sự gia tăng của giá vốn hàng bán thì chi phí bán hàng, chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng rất đáng kể.
Sự gia tăng đáng kể của chi phí đã làm giảm đi sự gia tăng lợi nhuận của Công ty. Năm 2011, lợi nhuận trƣớc thuế của Công ty là 19.114 triệu đồng, giảm 1.183 triệu đồng so với năm 2010 tƣơng đƣơng 5,8%. Đến năm 2012, lợi nhuận trƣớc thuế giảm, cụ thể giảm 5.655 triệu đồng, tƣơng đƣơng 29,6%. Do doanh nghiệp không nhận đƣợc các khoản điều chỉnh giảm. Sang 6 tháng đầu năm 2013 lợi nhuận tăng khá cao so với 6 tháng đầu năm 2012, với mức tăng thêm là 3.306 triệu đồng, tƣơng đƣơng 66,5%.
Qua phân tích sơ lƣợc ta thấy tình hình hoạt động của Công ty trong những năm qua sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí rất thấp, dẫn đến lợi nhuận Công ty đạt đƣợc tƣơng đối không cao, lợi nhuận giảm đều qua 3 năm. Điều này không có gì làm lạ với tình hình kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay. Tuy nhiên, lợi nhuận Công ty có sự chuyển biến tích cực vào 6 tháng đầu năm 2013. Điều này thể hiện mạng lƣới hệ thống phân phối của Công ty ổn định, Công ty vẫn duy trì đƣợc mức lợi nhuận và có thể phát triển mạnh hơn trong
tƣơng lai vì vậy Công ty nên duy trì và phát huy. Tuy nhiên, đây chỉ là phân tích sơ lƣợc một số chỉ tiêu và kết quả đạt đƣợc của Công ty từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013. Chúng ta sẽ phân tích sâu hơn tình hình tài chính của Công ty ở những chƣơng tiếp theo để có thể thấy rõ hơn.
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN,MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRIỂN CỦA CÔNG TY
3.5.1 Thuận lợi
- Công ty luôn hoạt động kinh doanh đúng pháp luật,đã tạo đƣợc uy tín trên thƣơng trƣờng đối với khách hàng và nhà sản xuất.
- Có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh, có hệ thống khách hàng rộng khắp các thị trƣờng chính của từng ngành hàng, địa điểm kinh doanh thuận lợi. - Từ khi thành lập Công ty luôn không ngừng trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị hiện đại, cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên luôn đƣợc nâng cao kiến thức cả về lãnh đạo, hoạt động chiến lƣợc và kỹ thuật. Có tính trách nhiệm và đoàn kết nội bộ tốt.
3.5.2 Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi giúp Công ty có điều kiện phát triển thì vẫn tồn tại những khó khăn phải kể đến:
- Công tác Marketing còn hạn chế: chƣa thu thập đƣợc thị trƣờng cũng nhƣ xử lý các thông tin. Thu hồi nợ ngày càng khó khăn nhất là các công trình.
- Khả năng cạnh tranh của các đối thủ ngày càng quyết liệt.
- Phƣơng tiện vận chuyển chƣa đáp ứng đủ nhu cầu của Công ty nhất là khai thác thị trƣờng bán lẻ.
3.5.3 Mục tiêu
Mục tiêu đặt ra của Công ty trong thời gian tới là làm sao cho năng suất năm sau phải cao hơn năm trƣớc cả về doanh số và lợi nhuận. Để đạt đƣợc mục tiêu Công ty phải không ngừng phấn đấu, có kế hoạch chỉ đạo hợp lý, chủ động kinh doanh và phải quan tâm đến nhiều mặt nhƣ:
- Giữ vững và phát triển các mặt hàng truyền thống của Công ty. - Chú ý phát triển thị trƣờng bán lẻ và thị trƣờng nông thôn.
- Đa dạng hóa ngành hàng thuộc các mặt hàng gần gũi với mặt hàng