Từ khái niệm quản lý tài chính tại cơ quan hành chính nhà nƣớc, cho thấy nội dung chủ yếu của quản lý tài chính tại cơ quan hành chính nhà nƣớc bao gồm: Quy trình quản lý tài chính tại cơ quan hành chính nhà nƣớc; Quản lý hoạt động thu, chi nguồn tài chính tại cơ quan hành chính nhà nƣớc; Quản lý kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm đƣợc; Quản lý các quỹ tài chính khác tại cơ quan hành chính nhà nƣớc.
Quản lý tài chính tại cơ quan hành chính nhà nƣớc với những nội dung chủ yếu trên, cho thấy sự kết hợp chặt chẽ giữa quản lý yếu tố con ngƣời với
20
quản lý yếu tố hoạt động tài chính là nội dung không thể thiếu của quản lý tài chính tại cơ quan hành chính nhà nƣớc.
1.3.3.1. Quy trình quản lý tài chính tại cơ quan hành chính nhà nước
Để quản lý có hiệu quả cần phải xác định quy trình quản lý, quản lý tài chính nói chung, quản lý tài chính tại cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng cũng vậy. Quản lý tài chính trong cơ quan hành chính nhà nƣớc phải tuân theo quy trình chung với việc sử dụng các phƣơng pháp, công cụ quản lý phù hợp. Trong đó, buộc phải tuân theo quy trình: lập dự toán, phân bổ, giao dự toán, hạch toán kế toán và báo cáo quyết toán kinh phí:
Việc lập dự toán, phân bổ, giao dự toán, hạch toán kế toán và báo cáo quyết toán thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Cụ thể có một số nội dung chủ yếu nhƣ sau:
Về lập dự toán:
Hàng năm, căn cứ vào các văn bản hƣớng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính và hƣớng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trƣớc và dự kiến cho năm kế hoạch, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ lập dự toán ngân sách theo đúng quy định, trong đó xác định và thể hiện rõ dự toán chi ngân sách quản lý hành chính đề nghị giao thực hiện chế độ tự chủ và dự toán chi ngân sách giao không thực hiện chế độ tự chủ theo mẫu quy định; có thuyết minh chi tiết theo nội dung công việc, gửi cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan tài chính cùng cấp. Cơ quan chủ quản cấp trên tổng hợp gửi cơ quan tài chính cùng cấp.
Về thẩm tra, phân bổ và giao dự toán chi ngân sách nhà nước:
Căn cứ dự toán chi ngân sách đƣợc cấp có thẩm quyền giao, cơ quan chủ quản cấp trên (đơn vị dự toán cấp I) phân bổ và giao dự toán chi ngân sách nhà nƣớc cho các cơ quan thực hiện chế độ tự chủ chi tiết theo hai phần: Phần dự toán chi ngân sách nhà nƣớc giao thực hiện chế độ tự chủ và phần dự toán
21
chi ngân sách nhà nƣớc giao không thực hiện chế độ tự chủ; Phân bổ dự toán cho các đơn vị trực thuộc, giao dự toán cho đơn vị trực thuộc sau khi có ý kiến thẩm tra của cơ quan tài chính cùng cấp.
Đối với cơ quan không có đơn vị dự toán trực thuộc, căn cứ vào dự toán chi ngân sách đƣợc cấp có thẩm quyền giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ phân bổ dự toán đƣợc giao theo hai phần: Phần dự toán chi ngân sách nhà nƣớc giao thực hiện chế độ tự chủ và phần dự toán chi ngân sách nhà nƣớc giao không thực hiện chế độ tự chủ, gửi cơ quan tài chính cùng cấp để thẩm tra theo quy định.
Cơ quan tài chính thẩm tra phân bổ dự toán của các đơn vị dự toán Cấp I theo quy định hiện hành.
Dự toán chi ngân sách nhà nƣớc để thực hiện chế độ tự chủ đƣợc giao và phân bổ vào một nhóm mục chi của mục lục ngân sách nhà nƣớc - nhóm mục các khoản chi khác. Dự toán chi ngân sách giao không thực hiện chế độ tự chủ đƣợc giao và phân bổ vào 4 nhóm mục chi theo quy định hiện hành.
Khi rút dự toán từ Kho bạc nhà nƣớc, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ phải ghi rõ nội dung chi thuộc nguồn kinh phí đƣợc giao thực hiện chế độ tự chủ.
Về hạch toán kế toán:
Đối với các khoản chi thực hiện chế độ tự chủ đƣợc hạch toán vào các mục chi của mục lục ngân sách theo quy định hiện hành. Khoản chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, hạch toán vào Mục 108 - Các khoản thanh toán cho cá nhân; khoản chi khen thƣởng, hạch toán vào Mục 104 - Tiền thƣởng; khoản chi phúc lợi và trợ cấp thêm ngoài những chính sách chung cho những ngƣời tự nguyện về nghỉ việc trong quá trình tổ chức sắp xếp lại lao động, hạch toán vào Mục 105 - Phúc lợi tập thể, của mục lục ngân sách nhà nƣớc.
22
1.3.3.2. Quản lý thu, chi tài chính tại cơ quan hành chính nhà nước
Nguồn tài chính bảo đảm cho hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc trƣớc hết và chủ yếu là nguồn NSNN, do vậy quản lý nguồn này phải theo quy định từ Luật ngân sách nhà nƣớc. Ngoài nguồn NSNN, trong hoạt động của một số cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc đƣợc phép thu một số khoản nhỏ nhƣ phí, lệ phí đƣợc coi là nguồn bổ sung kinh phí, nhƣng số thu này là rất ít hoặc có thể có khoản thu khác nhƣ đƣợc tặng cho, biếu,…(rất ít khi có), do vậy chủ yếu nguồn tài chính bảo đảm cho hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc vẫn là nguồn do Nhà nƣớc cấp kinh phí.
Xét về nội dung, kinh phí NSNN cấp cho cơ quan hành chính nhà nƣớc gồm có: Kinh phí hoạt động và các khoản chi đầu tƣ phát triển (chủ yếu là vốn xây dựng cơ bản). Kinh phí hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc do NSNN cấp thuộc về chi thƣờng xuyên, nên: có tính ổn định cao; thể hiện tính chất tiêu dùng; nội dung, cơ cấu chi, mức độ chi gắn liền với cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan đó.
Hiện nay ở nƣớc ta, kinh phí quản lý hành chính mà Nhà nƣớc giao cho các cơ quan hành chính nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ từ các nguồn sau:
- NSNN cấp;
- Các khoản phí, lệ phí đƣợc để lại theo quy định của pháp luật; - Các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
Kinh phí quản lý hành chính của các cơ quan hành chính nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ đƣợc xác định và giao hàng năm cụ thể nhƣ sau:
- Kinh phí NSNN cấp: đƣợc xác định trên cơ sở chỉ tiêu biên chế do cơ quan có thẩm quyền giao, kể cả biên chế dự bị (nếu có), định mức phân bổ dự toán chi NSNN tính trên biên chế, các khoản chi hoạt động nghiệp vụ đặc thù và tình hình thực hiện dự toán năm trƣớc;
23
- Phần thu phí, lệ phí đƣợc để lại để trang trải chi phí thu (theo quy định của pháp luật) và các khoản thu khác.
Khi có phát sinh các trƣờng hợp làm thay đổi mức kinh phí NSNN giao để thực hiện tự chủ thì cơ quan thực hiện chế dộ tự chủ có văn bản đề nghị bổ sung, điều chỉnh dự toán kinh phí, giải trình chi tiết các yếu tố làm tăng, giảm dự toán kinh phí gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp. Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp (trƣờng hợp không phải là đơn vị dự toán cấp I) xem xét, tổng hợp dự toán của các đơn vị cấp dƣới trực thuộc gửi đơn vị dự toán cấp I. Đơn vị dự toán cấp I xem xét dự toán do các đơn vị trực thuộc lập, tổng hợp và lập dự toán chi NSNN thuộc phạm vi quản lý gửi cơ quan tài chính cùng cấp để trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Nội dung chi kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ tại cơ quan hành chính nhà nƣớc:
- Các khoản chi thanh toán cho cá nhân: Tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp lƣơng, các khoản đóng góp theo lƣơng, tiền thƣởng, các khoản phúc lợi tập thể và các khoản thanh toán khác cho cá nhân theo quy định;
- Chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi phí thuê mƣớn, chi vật tƣ văn phòng, thông tin, tuyên truyền, liện lạc;
- Chi hội nghị, chi công tác phí trong nƣớc, chi các đoàn đi công tác nƣớc ngoài và đón các đoàn khách nƣớc ngoài vào Việt Nam;
- Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn;
- Các khoản chi đặc thù của ngành, chi may sắm trang phục theo quy định; - Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị, phƣơng tiện (không phải là tài sản cố định), vật tƣ, sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định;
- Các khoản chi có tính chất thƣờng xuyên khác;
24
Trong phạm vi kinh phí đƣợc giao, thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ có quyền hạn và trách nhiệm sau:
- Chủ động bố trí, sử dụng kinh phí theo các nội dung, yêu cầu công việc đƣợc giao cho phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ, bảo đảm tiết kiệm và có hiệu quả nguồn tài chính;
- Đƣợc quyết định mức chi cho từng nội dung công việc phù hợp với đặc thù của từng cơ quan nhƣng không đƣợc vƣợt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành theo quy định của pháp luật.
Việc quyết định các mức chi đƣợc quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ và thực hiện việc quản lý, giám sát chi tiêu theo quy chế đó.
- Đƣợc quyết định sử dụng toàn bộ kinh phí tiết kiệm đƣợc theo quy định; - Đƣợc chuyển kinh phí giao tự chủ cuối năm chƣa sử dụng hết sang năm sau tiếp tục sử dụng (trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác);
- Sử dụng các khoản phí, lệ phí đƣợc để lại theo đúng nội dung chi, không vƣợt quá mức chi do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Ngoài kinh phí quản lý hành chính giao thực hiện chế độ tự chủ, hàng năm cơ quan thực hiện chế độ tự chủ còn đƣợc NSNN bố trí kinh phí để thực hiện một số nhiệm vụ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền giao, gồm:
- Chi mua sắm sửa chữa lớn tài sản cố định;
- Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng các dự án theo Hiệp định với các tổ chức quốc tế;
- Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất đƣợc cấp có thẩm quyền giao
- Kinh phí thực hiện các chƣơng trình mục tiêu quốc gia; - Kinh phí thực hiện tinh giản biên chế (nếu có);
- Kinh phí đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức nhà nƣớc; - Kinh phí nghiên cứu khoa học;
25
- Kinh phí đầu tƣ xây dựng cơ bản theo dự án đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thƣờng xuyên khác.
Loại kinh phí này cơ quan nhà nƣớc đƣợc giao quản lý, sử dụng theo quy định tại Luật ngân sách nhà nƣớc và các văn bản pháp luật khác liên quan, không đƣợc tự chủ.
Để sử dụng kinh phí tự chủ đƣợc giao, sử dụng khoản kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm đƣợc và quản lý sử dụng tài sản công đúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có trách nhiệm xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế quản lý, sử dụng tài sản công làm căn cứ cho cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện, kho bạc nhà nƣớc kiểm soát chi. Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công do thủ trƣởng cơ quan thực hiện cơ chế độ tự chủ ban hành sau khi có ý kiến tham gia của tổ chức công đoàn cơ quan và phải đƣợc công khai trong toàn cơ quan, phải gửi đến kho bạc nhà nƣớc nơi cơ quan đó có tài khoản giao dịch để kiểm soát chi theo quy định, gửi đến cơ quan quản lý cấp trên (đối với cơ quan thực hiện chế độ tự chủ là đơn vị dự toán cấp dƣới trực thuộc) hoặc cơ quan tài chính cùng cấp (đối với cơ quan thực hiện chế độ tự chủ không có đơn vị dự toán cấp dƣới trực thuộc) để theo dõi, giám sát.
Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế sử dụng tài sản công phải căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi theo quy định hiện hành.
Thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ, cơ quan phải bảo đảm chứng từ, hóa đơn hợp pháp, hợp lệ.
1.3.3.3. Quản lý kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm được
Kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm đƣợc là phần chênh lệch của cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có số chi thực tế thấp hơn dự toán kinh phí quản
26
lý hành chính đƣợc giao thực hiện chế độ tự chủ sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ công việc đƣợc giao lúc kết thúc năm tài chính.
Khoản kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm đƣợc do thủ trƣởng cơ quan thực hiện chế độ tự chủ quyết định việc sử dụng trên cơ sở các quy định của pháp luật, sau khi thống nhất với tổ chức công đoàn và đƣợc công khai trong toàn cơ quan. Các quyết định này theo Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan thực hiện chế độ tự chủ.
Khoản kinh phí đã đƣợc giao nhƣng chƣa hoàn thành công việc trong năm phải đƣợc chuyển sang năm sau để hoàn thành công việc đó, không đƣợc xác định là kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm đƣợc.
Kinh phí tiết kiệm đƣợc sử dụng cho các nội dung sau:
- Bổ sung thu nhập cho cán bộ, công chức theo hệ số tăng thêm quỹ lƣơng , nhƣng tối đa không quá 1,0 lần so với mức tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ do Nhà nƣớc quy định;
- Chi khen thƣởng cho tập thể, cá nhân có thành tích; - Chi cho các hoạt động phúc lợi trong cơ quan;
- Chi trợ cấp khó khăn đột suất cho ngƣời lao động, kể cả những ngƣời nghỉ hƣu, nghỉ mất sức;
- Chi thêm cho ngƣời lao động khi thự hiện tinh giản biên chế;
- Trƣờng hợp thấy khả năng kinh phí tiết kiệm không ổn định, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có thể trích một phần số tiết kiệm đƣợc để lập Quỹ dự phòng ổn định thu nhập.
Cuối năm kinh phí tiết kiệm chƣa sử dụng hết đƣợc chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng.
1.3.3.4. Quản lý các quỹ tài chính khác tại cơ quan hành chính nhà nước
Trong phạm vi này luận văn chỉ đề cập đến nội dung quản lý các quỹ của cơ quan hành chính nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ tài chính trong
27
phạm vi khoản kinh phí tự chủ, bao gôm: quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ thi đua khen thƣởng.
Quỹ dự phòng ổn định thu nhập: Trong trƣờng hợp cơ quan thực hiện chế độ tự chủ mà xét thấy khả năng khoản kinh phí tiết kiệm đƣợc không ổn định thì cơ quan này có thể trích một phần trong số kinh phí tiết kiệm đƣợc để lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập.
Quỹ này đƣợc sử dụng để bảo đảm khoản thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức. Việc sử dụng Quỹ này cũng phải đƣợc quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan.
Quỹ thi đua, khen thƣởng: đƣợc hình thành từ nguồn: Nguồn ngân sách nhà nƣớc; Nguồn đóng góp của cá nhân, tổ chức trong nƣớc, nƣớc ngoài cho mục đích thi đua, khen thƣởng; Nguồn thu hợp pháp khác (nếu có).
Căn cứ vào tổng mức trích lập Quỹ thi đua, khen thƣởng; căn cứ nhu cầu chi thi đua, khen thƣởng của cơ quan mình và các đơn vị dự toán trực thuộc; Thủ trƣởng cơ quan cấp trên quyết định mức Quỹ thi đua, khen thƣởng cho cấp mình và các đơn vị dự toán trực thuộc cho phù hợp.
Nội dung chi của Quỹ này theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc lập dự toán, cấp phát, quản lý và quyết toán kinh phí chi thi đua