3.1.1 Lịch sử hình thành công ty.
3.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Do nhu cầu phát triển nhằm bắt kịp với sự mở rộng của thị trƣờng tin học nói riêng cũng nhƣ sự phát triển nói chung của của công nghệ thông tin trên phạm vi toàn cầu và Việt Nam, các thành viên ban đầu đã quyết định thành lập Công ty TNHH Một Thành Viên Thiên Châu vào năm 2008
- Tên giao dịch: Công ty TNHH Một Thành Viên Thiên Châu -Giám đốc: Nguyễn Ngọc Châu
-Loại hình pháp ly: Công ty TNHH Một Thành Viên
- Địa chỉ: 16/4A Nguyễn Việt Hồng, phƣờng An Phú, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.
-Mã số thuế: 1800749350 - Điện thoại: 07106.292.861 - Fax: 07106.250.851
- Tài khoản ngân hàng: 0111001255248, tại ngân hàng Vietcombank Cần Thơ
- Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định 15
3.1.2 Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Một Thành Viên Thiên Châu Viên Thiên Châu
3.1.2.1 Mục tiêu
Công ty TNHH Một Thành Viên Thiên Châu lấy hiệu quả kinh doanh là chính. Phấn đấu làm sao đạt lợi nhuận và doanh số cao nhất với mức chi phí thấp nhất để góp phần nộp Ngân sách nhà nƣớc và đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, đồng thời mở rộng mạng lƣới kinh doanh và phát triển hơn nữa. Đây cũng chính là mục tiêu chủ yếu của công ty cần phải đạt đƣợc.
Trang 24
3.1.2.2 Lĩnh vực hoạt động.
Công ty TNHH Một Thành Viên Thiên Châu là công ty có quy mô tƣơng đối nhỏ nên công ty không trực tiếp sản xuất mà hoạt động thƣơng mại là chủ yếu, công ty mua hàng từ công ty này và bán lại cho công ty khác, các đại lý và khách hàng lẻ.
Mặt hàng kinh doanh chính là các sản phẩm công nghệ thông tin nhƣ: linh kiện máy tính, máy tính bảng, laptop, máy bộ,…nhằm phục vụ nhu cầu của khách hàng trong thời đại công nghệ nhƣ hiện nay.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
3.1.2.1. Sơ đồ tổ chức công ty:
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức công ty
3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ.
- Giám đốc: là ngƣời trực tiếp điều hành chỉ đạo mọi hoạt động của công ty , hoạt động kinh doanh ở từng khâu, từng bộ phận và cùng là ngƣời đại diện ch o mọi quyền lợi và nghĩa vụ của cty trƣớc pháp luật.
- Kế toán: có chức năng tham mƣu về các hoạt động tài chính. Tổ chức thực hiên ghi chép hệ thống các chứng từ kế toán và tiến hành hạch toán kế toán, phản ánh chính xác kịp thời kết quả hoạt động kinh doanh.
- Bán hàng: bộ phận trực tiếp tìm nguồn hàng và thực hiện việc giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng nhu cầu về hàng hóa cho công ty. Trong quá trình hoạt động, khi khách hàng có nhu cầu hay thắc mắc, khiếu nại về các sản phẩm và dịch vụ thì đƣợc bộ phận bán hàng giải quyết vấn đề một cách tốt đẹp nhằm đem lại lợi ích một cách thiết thực cho khách hàng.
Phòng Giám đốc Phòng Bán hàng Phòng Kỹ thuật Phòng Bảo hành Phòng Kế toán
Trang 25 - Kỹ thuật: bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ thiết kế và lắp đặt thiết bị cho các đơn đặt hàng.
- Bảo hành: có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị mà khách hàng yêu cầu.
3.1.3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH MTV Thiên Châu
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH MTV Thiên Châu.
3.1.3.4 Chức năng và nhiệm vụ.
- Kế toán trƣởng:giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán - tài chính tại công ty, phối hợp với các phòng ban khác để xây dựng và hoàn thiện các định mức kinh tế. Ký duyệt, quyết toán hàng tháng, quý, năm và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật vế tính trung thực của sổ sách kế toán.
+ Phổ biến kịp thời các chế độ chính sách kế toán Nhà nƣớc quy định. + Bảo quản lƣu trữ các tài liệu số liệu kế toán bảo mật.
- Kế toán bán hàng:
+ Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra. + Tính thuế giá trị gia tăng của hàng bán ra.
+ Theo dõi các hoản phải thu và tình hình thu tiền và công nợ của khách hàng.
+ Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lƣơng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phƣơng thức bán hàng
+ Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ…
Kế toán bán hàng Kế toán kho Kế toán trƣởng
Trang 26 + Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ), cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác đinh kết quả kinh doanh.
+ Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế toán kho: Là ngƣời theo dõi tình hình nhập – xuất kho hàng hóa, đồng thời lập phiếu nhập – xuất kho nhằm phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp hàng hóa của công ty.
- Thủ quỹ: Là ngƣời có trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trƣớc khi nhập xuất tiền khỏi quỹ.
+ Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời. + Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng theo qui định thanh toán của công ty.
+ Thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ tiền mặt với kế toán tổng hợp.
+ Chịu trách nhiệm lƣu trữ chứng từ thu chi tiền và thực hiện các công việc do kế toán trƣởng và Giám đốc giao.
3.1.4 Hình thức và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng
Công ty Trách Nhiệm Hứu Hạn Một Thành Viên Thiên Châu áp dụng Chế độ Kế Toán Doanh nghiệp Việt Nam đƣợc ban hành theo Quyết định số 15/ 2006/ QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính và các Thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện Chuẩn mực và Chế độ kế toán của Bộ Tài Chính. Và hình thức kế toán của doanh nghiệp là hình thức Nhật Ký Chung.
Trang 27
Hình 3.3– Sơ đồ thể hiện trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung
(chế độ kế toán Việt Nam, Nhà Xuất Bản Lao Động Xã Hội Năm 2009)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc cuối kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
3.3 THUÂN LỢI, KHÓ KHĂN, ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN. 3.3.1 Thuận lợi 3.3.1 Thuận lợi
- Đất nƣớc đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Do đó nhu cầu về sử dụng công nghệ thông tin là hết sức cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp, nhà trƣờng, y tế, sinh viên v.v... Nên mặt hàng kinh doanh của công ty đƣợc coi là điểm mạnh khách quan.
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật Ký Chung
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt
Trang 28 - Công ty nằm ngay trung tâm Thành Phố Cần Thơ, một trong những Thành Phố lớn cả nƣớc, nên thuận lợi cho việc kinh doanh.
- Nhân viên của công ty có tinh thần làm việc năng động, tích cực.
- Khâu chăm sóc khách hàng cũng nhƣ việc bảo hành sản phẩm đƣợc các nhân viên của công ty thực hiện tốt nhằm giữ vững tốt mối quan hệ với khách hàng. Từ đó đã tạo đƣợc uy tín kinh doanh của công ty.
3.3.2 Khó khăn
- Trong quá trình hoạt động kinh doanh, bên cạnh những thuận lợi thì công ty cũng gặp những khó khăn nhƣ sau:
- Do đất nƣớc ta đang trong thời kỳ hội nhập nên cũng đã xuất hiện nhiều đơn vị, công ty có cùng chức năng cùng ngành nghề hoạt động trên cùng địa bàn đã tạo nên sự cạnh tranh khá gây gắt giữa các công ty. Vì vậy đối với doanh nghiệp cần phải có những chính sách và dịch vụ tốt để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới, để lam đƣợc đều đó thì doanh nghiệp không ngừng cải tiến những dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của hầu hết khách hàng, đây là một việc làm không hề dễ.
3.3.3 Định hƣớng phát triển
- Trong những năm tới công ty cần có kế hoạch cụ thể trong việc quảng cáo thƣơng hiệu hàng hóa của công ty, đƣa sản phẩm của công ty đến tay khách hàng một cách thuận lợi và nhanh chóng nhất.
- Đẩy mạnh và tăng cƣờng việc mở rộng thị trƣờng tiêu thụ hàng hóa ở các tỉnh lân cận nhƣ vĩnh Long, Trà Vinh....
- Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng cả mới và cũ bằng cách quan tâm thăm hỏi về dịch vụ và hàng hóa của công ty sử dụng co tốt không để từ đó tìm cách khắc phục. luôn tạo cho họ có cảm giác thân thiện và có niềm tin với công ty.
- Giữ vững mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, thƣờng xuyên kiểm tra chất lƣợng sẩn phẩm để từ đó có ý kiến đề xuất với bên đối tác cải thiện chất lƣợng sản phẩm trên tinh thần hợp tác lâu dài.
Trang 29
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH VÀ PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG LỢI NHUẬN CỦA CÔNG TY TNHH MTV
THIÊN CHÂU TỪ NĂM 2010 ĐẾN 2013. 4.1 KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH.
4.1.1 Kế toán doanh thu.
Trong những năm qua, công ty TNHH MTV Thiên Châu là một công ty nhỏ lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh các mặt hàng điện tử viễn thông nhƣ: máy vi tính bàn, laptop, thiết bị văn phòng, linh kiện các loại.
4.1.1.1 Tài khoản sử dụng.
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
4.1.1.2 Chứng từ sử dụng.
Phiếu xuất kho, hợp đồng bán hàng, giấy giao hàng và hóa đơn giá trị gia tăng để hoạch toán doanh thu.
4.1.1.3 Hoạch toán nghiệp vụ.
- Ngày 02/05/2013 căn cứ vào HD GTGT số 0000741, ký hiệu AB/12T Phụ lục 01 công ty bán 20 chiếc ổ quang DVD 18X iHDS118 bulk Liteon cho cửa hàng vi tính Kim Luân, với đơn giá 219.090 đ/chiếc VAT 10%, thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 111 4.820.000đ
Có TK 51114 4.381.818đ Có TK 3331 438.182đ
- Ngày 03/05/2013 căn cứ vào HD GTGT số 0000746, ký hiệu AB/12T Phụ lục 01 công ty bán cho công ty TNHH SX – TM – DV Viễn Đông Cần thơ 01 Ổ cứng GT2TB – WD20EARX đơn giá bán là 2.000.000đ, dây cáp mạng dùng cho máy tính UTP Cat5E hiệu Goiden Link 305m/cuộn số lƣợng 3 cuộn đơn giá 800.000 đ/cuộn, VAT 10%, thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 111 4.840.000đ
Có TK 51114 4.400.000đ Có TK 3331 440.000đ
Trang 30 - Ngày 08/05/2013 căn cứ vào HD GTGT số 0000761, ký hiệu AB/12T Phụ lục 01 công ty bán cho công ty TNHH Điện-Điện Tử Duy Minh một số linh kiện với tổng tiền hàng là 17.104.545đ, thuế VT 10% , công ty thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 111 18.815.000đ
Có TK 51114 17.104.545đ Có TK 3331 1.710.455đ
- Ngày 13/05/2013 căn cứ vào HD GTGT số 0000772, ký hiệu AB/12T Phụ lục 01 công ty bán cho công ty TNHH TM-DV VI TÍNH ĐÔNG PHƢƠNG 10 màn hình vi tính AOC LED monitor với dơn giá bán mõi cái là 1.636.363đ thuế VAT 10%, công ty thu bằng chuyển khoản.
Nợ TK 112 18.000.000đ
Có TK 51114 16.363.636đ Có TK 3331 1.636.364đ
- Ngày 14/05/2013 căn cứ vào HD GTGT số 0000774, ký hiệu AB/12T Phụ lục 01 công ty bán cho DNTN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẠI HẢI 34 cái máy in Brother HL-2130 với tổng số tiền là 46.363.636đ, thuế VAT 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Nợ TK 131 51.000.000đ
Có TK 51114 46.363.636đ Có TK 3331 4.636.364đ …
…
- Ngày 31/05/2013, kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
Nợ TK 5111 402.613.635 đ Có TK 911 402.613.635 đ
4.1.2 Kế toán giá vốn hàng bán.
Do công ty là một loại hình kinh doanh thƣơng mại nên chủ yếu là bán hàng hóa để ghi nhận doanh thu xong bên cạnh đó cũng phát sinh nghiệp vụ giá vốn hàng bán.
Trang 31
4.1.2.1 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tài khoản có liên quan – Tài khoản 156
4.1.2.2 Chứng từ sử dụng.
Sử dụng phiếu xuất kho và bảng kê tính giá vốn để hoạch toán giá vốn.
4.1.2.3 Hoạch toán nghiệp vụ:
- Ngày 02/05/2013 căn cứ vào phiếu xuất kho 00376 trong phụ lục 02, công ty xuất bán 20 chiếc ổ quang DVD 18X iHDS118 bulk Liteon cho cửa hàng vi tính Kim Luân, với đơn giá 246.346 đ/chiếc.
Nợ TK 632 4.927.280đ
Có TK 156 4.927.280đ
- Ngày 03/05/2013 căn cứ vào phiếu xuất kho 00381 trong phụ lục 02, công ty xuất bán cho công ty TNHH SX – TM – DV Viễn Đông Cần thơ 01 Ổ cứng GT2TB – WD20EARX đơn giá bán là 1.954.546đ, dây cáp mạng dùng cho máy tính UTP Cat5E hiệu Goiden Link 305m/cuộn số lƣợng 3 cuộn đơn với đơn giá mỗi cuộn là 722.727đ.
Nợ TK 632 4.122.728đ
Có TK 156 4.122.728đ
- Ngày 08/05/2013 căn cứ vào phiếu xuất kho 00396 trong phụ lục 02, công ty xuất bán cho công ty TNHH Điện-Điện Tử Duy Minh một số linh kiện với tổng số tiền là 13.725.860đ.
Nợ TK 632 13.725.860đ
Có TK 156 13.725.860đ
- Ngày 13/05/2013 căn cứ vào phiếu xuất kho 00407 trong phụ lục 02, công ty xuất bán cho công ty TNHH TM-DV VI TÍNH ĐÔNG PHƢƠNG 10 màn hình vi tính AOC LED monitor với tổng số tiền trên HD là 16.363.640đ
Nợ TK 632 16.363.640đ
Có TK 156 16.363.640đ
- Ngày 14/05/2013 căn cứ vào phiếu xuất kho 00409 trong phụ lục 02, công ty xuất bán cho DNTN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẠI HẢI 34 cái máy in Brother HL-2130 với tổng số tiền 46.981.819đ
Trang 32 Có TK 156 46.981.819đ
… ….
- Ngày 31/05/2013, kết chuyển giá vốn sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
Nợ TK 911 286.121.327 đ. Có TK 632 286.121.327 đ
4.1.3 Kế toán thu nhập khác và chi phí khác.
Trong giai đoạn này công ty đã thu đƣợc các khoản thu khác từ thanh lý phần mềm máy vi tính, thanh lý tài sản ... Song song với các khoản thu là các khoản chi phí khác phục vụ cho quá trình thanh lý, chi phí môi giới, tiếp khách .... 4.1.3.1 Tài khoản sử dụng TK 711 – Thu nhập khác TK 811 – Chi phí khác 4.1.3.2 Chứng từ sử dụng Các chứng từ thủ tục tùy từng trƣờng hợp kế toán sẽ sử dụng các chứng từ khác nhau nhƣ biên bản thanh lý tài sản cố định, hóa đơn, ....
4.1.3.3 Các nghiệp vụ phát sinh
- Ngày 21/05/2013 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0002696 trong phụ lục 03, công ty thanh toán cƣớc chuyển phát nhanh cho Công Ty TNHH TM DV CHUYỂN PHÁT NHANH KHÔNG GIAN với số tổng số tiền thanh toán là 91.916đ, trong đó VAT 10%, chi bằng tiền mặt.
Nợ TK 811 83.469đ
Nợ TK 133 8.347đ
Có TK 111 91.916đ
- Ngày 31/05/2013, kết chuyển chi phí khác tháng 05/2013 sang TK 911