Trong những năm qua, công tác lưu trữ ở các địa phương nói chung và ở các sở, ban, ngành nói riêng đã có những tiến bộ đáng kể. Bên cạnh đó, các sở, ban, ngành hiện nay còn gặp phải nhiều khó khăn, tồn tại. Như các phần trên đã trình bày, những khó khăn, tồn tại cơ bản hiện nay của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh đó là: kho tàng, trang thiết bị bảo quản còn thiếu thốn; tài liệu lưu trữ phần lớn chưa được tổ chức khoa học; cán bộ làm công tác lưu trữ còn thiếu và yếu... mặc dù trong thời gian qua công tác lưu trữ của các cơ quan này đã được sự quan tâm và đầu tư nhiều hơn của lãnh đạo các ngành, các cấp.
Để công tác bổ sung tài liệu được tiến hành tốt, có hiệu quả cao thì ngoài những đòi hỏi khách quan về sự quan tâm, đầu tư hơn nữa của các cấp lãnh đạo, sự giúp đỡ, hướng dẫn cụ thể của Trung tâm lưu trữ tỉnh, bản thân các cơ quan là nguồn nộp lưu cần có những giải pháp để chuẩn bị thật tốt khối tài liệu lưu trữ của cơ quan, sẵn sàng giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.
Theo chúng tôi, những giải pháp cần đề ra để các sở, ban, ngành thực hiện tốt trách nhiệm giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh là:
Một là, Cần đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản.
95 Có thể nói, kho tàng, trang thiết bị bảo quản là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến tuổi thọ và số phận của tài liệu. Theo quy định của Nhà nước, thời hạn giao nộp tài liệu từ tài liệu hiện hành của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử là 5 năm (kể từ khi tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức ở địa phương). Vì vậy, tài liệu lưu trữ cần phải được bảo quản trong những phòng kho thích hợp với những thiết bị bảo quản cần thiết.
Thực tế đã cho thấy rằng, hiện nay do phần lớn các sở, ban, ngành chưa bố trí được phòng kho và trang thiết bị bảo quản cần thiết, nên tài liệu của các cơ quan này đã bị phân tán, thất lạc, tài liệu lưu trữ không được tổ chức khoa học ảnh hưởng rất xấu tới việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan và gây khó khăn cho công tác bổ sung tài liệu của Trung tâm lưu trữ tỉnh. Chính vì vậy, các sở, ban, ngành bằng mọi biện pháp có thể xây dựng, bố trí kho tàng phù hợp để tập trung bảo quản khối tài liệu lưu trữ của cơ quan. Việc xây dựng, bố trí này phải thực sự tạo ra được những kho lưu trữ với đúng nghĩa của nó chứ không phải biến chúng trở thành những nơi chứa tài liệu một cách thuần tuý.
Cùng với việc xây dựng, bố trí diện tích kho tàng phù hợp, các sở, ban, ngành cần phải đầu tư mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu. Các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ cần phải có những phương tiện bảo quản tối thiểu như: giá, hộp, cặp, bình chữa cháy, quạt thông gió... Sau đó, các sở, ban, ngành cần có những kế hoạch cụ thể để đầu tư cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ của cơ quan đạt tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước.
Hai là, Cần tiến hành thu thập tài liệu từ các bộ phận, cá nhân trong cơ quan để tổ chức chỉnh lý khoa học.
96 Hiện nay, do phần lớn tài liệu của các cơ quan là nguồn nộp lưu còn đang phân tán ở các bộ phận, cá nhân và chưa được lập thành hồ sơ. Bởi vậy, để tránh tình trạng tài liệu thất lạc, hư hỏng tiếp tục diễn ra, cũng như để thực hiện từng bước trách nhiệm giao nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, các sở, ban, ngành cần tiến hành thu tài liệu đã quá và đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan. Để công việc này được tiến hành thuận lợi và có hiệu quả, các sở, ban, ngành cần yêu cầu các bộ phận, cá nhân của cơ quan thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành, thống kê, kiểm tra và sắp xếp lại toàn bộ tài liệu đang lưu giữ để chuẩn bị giao nộp cho lưu trữ cơ quan và phải coi đây là một nhiệm vụ bắt buộc.
Biện pháp này không những có ý nghĩa thiết thực là tập trung được toàn bộ khối tài liệu của cơ quan vào bảo quản ở kho lưu trữ mà qua đó còn tạo cho cán bộ, công chức của cơ quan ý thức được trách nhiệm của mình trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
Tiếp đến là các sở, ban, ngành cần tiến hành chỉnh lý tài liệu để chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Giải pháp này có thể áp dụng ở những cơ quan có cán bộ lưu trữ chuyên trách, hoặc ở những cơ quan có điều kiện ký kết hợp đồng chỉnh lý với các cơ quan lưu trữ ở trung ương và địa phương, hoặc dựa vào lực lượng học sinh, sinh viên của các Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, II, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Đối với các cơ quan chưa hoặc không thể tổ chức chỉnh lý được khối tài liệu đã thu về kho lưu trữ, trước hết cần tổ chức bảo quản thật tốt khối tài liệu này, đồng thời phối hợp chặt chẽ với Trung tâm lưu trữ tỉnh để có những hướng giải quyết tốt nhất việc tổ chức chỉnh lý khối tài liệu của cơ quan trước
97 khi giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh (hoặc có thể giao nộp nguyên trạng đối với những phông tài liệu quan trọng, đang xuống cấp nghiêm trọng sau khi đã có ý kiến của Trung tâm lưu trữ tỉnh). Tuy nhiên, đối với những cơ quan không có cán bộ lưu trữ chuyên trách thì đây lại là một khó khăn lớn. Chính vì vậy, công việc này cũng đòi hỏi Trung tâm lưu trữ tỉnh phải có sự chỉ đạo và hướng dẫn cụ thể.
Mặt khác, việc tổ chức chỉnh lý cần có thời gian và khoản kinh phí nhất định (thuê nhân công, mua sắm cặp, bìa hồ sơ...). Theo như báo giá của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, ngày 15.9.1999: công chỉnh lý hoàn chỉnh là: 700.000đ/mét giá tài liệu. Hay như đơn giá chỉnh lý hoàn chỉnh của Trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên áp dụng tạm thời trong năm 2000 là 528.213đ/mét giá tài liệu [29/56]. Như vậy, nếu tính trung bình mỗi sở, ban, ngành cần chỉnh lý 100 mét giá tài liệu phải có một khoản kinh phí tối thiểu từ: 50.000.000 - 70.000.000 đ và khoản kinh phí này cần phải có sự hỗ trợ của UBND tỉnh.
Theo kinh nghiệm thực tế tại tỉnh Hà Tây, Trung tâm lưu trữ tỉnh đề xuất với Văn phòng trình UBND tỉnh hỗ trợ kinh phí cho một số sở, ban, ngành tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Sự hỗ trợ về kinh phí này thực sự đã làm cho công việc chỉnh lý tài liệu tại các sở, ban, ngành được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi và có hiệu quả.
Sau khi tài liệu của cơ quan đã được chỉnh lý và chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, các sở, ban, ngành cần qua đó để một lần nữa tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức của cơ quan về vị trí, vai trò và ý nghĩa của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ công việc. Nếu không
98 thì những tồn tại và hạn chế của các cơ quan về công tác lưu trữ sẽ có nhiều nguy cơ tái diễn.
Ba là, Cần bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách.
Như trên đã trình bày, hiện nay, hầu hết các sở, ban, ngành không có cán bộ lưu trữ chuyên trách, đa phần là kiêm nhiệm. Hơn nữa, số lượng cán bộ có trình độ từ trung học trở lên còn ít, phần lớn chỉ được đào tạo ngắn hạn hoặc chỉ qua các lớp tập huấn. Vì vậy, những cán bộ này có rất ít hoặc không có quỹ thời gian cần thiết dành cho công tác lưu trữ. Nếu có thì chất lượng chuyên môn cũng rất hạn chế.
Một trong những khó khăn cho việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách ở loại cơ quan này là Nhà nước ta chưa có quy định cụ thể về vấn đề tổ chức và biên chế cán bộ lưu trữ cho các sở, ban, ngành ở cấp tỉnh.
Ngoài những khó khăn kể trên thì việc bố trí cán bộ làm lưu trữ chuyên trách còn phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức và sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo về vấn đề này. Theo chúng tôi, trong khi "chờ đợi" những văn bản mang tính quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về tổ chức và biên chế cán bộ lưu trữ của các sở, ban, ngành cấp tỉnh, các cơ quan này có thể lựa chọn và tuyển dụng những cán cán bộ lưu trữ chuyên trách dưới hình thức hợp đồng.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ từ trung học trở lên được đào tạo ngày một tăng. Nguồn nhân lực được đào tạo này chính là từ các trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước (đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng có trình độ Trung cấp ở các hệ đào tạo chính quy và tại chức) và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng có trình độ đại học ở các hệ đào tạo chính
99 quy và tại chức). Chỉ tính riêng năm 2001, số học sinh, sinh viên đang theo học tại các đơn vị đào tạo này đã lên tới con số hàng nghìn: đối với bậc đại học là trên 1.000 sinh viên (cả chính quy và tại chức); bậc trung học cũng gần 1.000 học sinh (chỉ tính riêng đối với Trường TH Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I và không kể tới trên 2.600 học sinh hệ Trung học tại chức lưu trữ) [01/06].
Đây chính là những nguồn bổ sung quan trọng có thể đáp ứng được tốt yêu cầu của các bộ, ngành và địa phương trong cả nước về cán bộ lưu trữ.
Bốn là, Cần đưa công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ vào nề nếp theo đúng các quy định của Nhà nước.
Để thực hiện giải pháp này, trước hết đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức phải cụ thể hóa những quy định của Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ cho phù hợp với tình hình của cơ quan và phổ biến rộng rãi trong cán bộ, công chức để có những căn cứ, những quy định sát thực, không gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện. Đồng thời, chính cơ quan, tổ chức và cán bộ trong cơ quan phải xây dựng cho mình một tác phong làm việc khoa học, tuân thủ đầy đủ và nghiêm túc mọi quy định của Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ (từ khâu soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản cho đến việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu).
Đây có thể được xem là một giải pháp có tính chiến lược và căn bản nhất. Bởi vì nếu giải pháp này được thực hiện tốt không những làm cho công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của cơ quan ngày một mang lại hiệu quả thiết thực mà sẽ còn tạo ra được những thuận lợi lớn cho các Trung tâm lưu trữ tỉnh trong công tác bổ sung nói riêng và trong việc thực hiện nhiệm vụ "bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia" nói chung.
100 Những giải pháp và biện pháp đưa ra trên đây, đòi hỏi các cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu trữ, các Uỷ ban nhân dân tỉnh, Trung tâm lưu trữ tỉnh và các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh quan tâm và giải quyết một cách đồng bộ và triệt để. Có như vậy, công tác lưu trữ của địa phương nói chung và công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh nói riêng sẽ ngày càng đạt hiệu quả cao hơn, đóng góp tích cực vào sự nghiệp xây dựng và phát triển của lưu trữ nước nhà.
101
KẾT LUẬN
Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ nước ta nói chung và công tác lưu trữ ở địa phương nói riêng, nhìn chung đã có những chuyển biến tích cực, các tồn tại đang từng bước được khắc phục, hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng cao đáp ứng tốt hơn yêu cầu của các cơ quan, tổ chức nói riêng và xã hội nói chung. Tuy nhiên, ngoài những kết quả đã đạt được, cũng còn nhiều vấn đề phải được lãnh đạo các cấp, các ngành tiếp tục quan tâm giải quyết.
Thực hiện Chỉ thị 726-TTg của Thủ tướng Chính phủ về “tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới” và Thông tư 40/1998/TT-TCCP về “hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp”, trong những năm qua, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã quan tâm chỉ đạo, triển khai các biện pháp cụ thể để xây dựng và kiện toàn tổ chức lưu trữ địa phương, đặc biệt là lưu trữ cấp tỉnh. Đến nay, Trung tâm lưu trữ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân - Hội đồng nhân dân tỉnh đã được thành lập và đã chính thức đi vào hoạt động trên phạm vi cả nước.
Các Trung tâm lưu trữ tỉnh ra đời đã tạo được sự thống nhất và ổn định về tổ chức lưu trữ cấp tỉnh và góp phần quan trọng thúc đẩy công tác lưu trữ địa phương phát triển. Thực tế đã chỉ ra rằng, từ khi các Trung tâm lưu trữ tỉnh được thành lập thì các mặt hoạt động của quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở địa phương đã mang tính kế hoạch và chủ động hơn; đã thu được nhiều kết quả cụ thể như việc xây dựng phương hướng nhiệm vụ, xây dựng văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ địa phương, đào tạo, tập huấn cán bộ, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ ở các cơ quan đã có những tiến bộ rõ rệt.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết hiện nay của các Trung tâm lưu trữ tỉnh là bổ sung tài liệu, trong những năm quan đã được các tỉnh quan tâm hơn ở cả hai phương diện chỉ đạo và tổ chức thực hiện. Công tác bổ sung tài liệu ở địa phương đã đạt được những kết quả đáng khích lệ.
102 Tuy vậy, công tác bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ tỉnh còn nhiều tồn tại cần được khắc phục.
Để công tác lưu trữ nói chung, công tác bổ sung tài liệu của các Trung tâm nói riêng tiến hành có hiệu quả, bảo vệ được an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia, đáp ứng được yêu cầu của sự nghiệp xây dựng đất nước đòi hỏi các cấp, các ngành phải không ngừng tuyên truyền để nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong cán bộ, công chức; kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ; tăng cường đội ngũ cán bộ lưu trữ cả về số lượng và chất lượng; hiện đại hoá cơ sở vật chất, nhất là kho tàng, trang thiết bị bảo quản; đẩy mạnh nghiên cứu khoa học; hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ. Những giải pháp nêu trên, có giải pháp thuộc trách nhiệm của các tỉnh, có giải pháp thuộc trách nhiệm của các cơ quan có thẩm quyền Trung ương hoặc cả Trung ương và địa phương đều phối hợp tiến hành.
103
104