a) Nội dung:
Các khoản chi phí bán hàng được hạch tốn tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ sinh học Thiên Ân bao gồm:
- Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng.
- Các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng.
- Chi phí quảng cáo sản phẩm.
- Chi phí vận chuyển tiêu thụ sản phẩm.
- Chi phí giao dịch tiếp khách của nhân viên bán hàng.
- Chi phí dụng cụ văn phịng, bàn ghế, máy tính văn phịng bán hàng - Chi phí vật liệu bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm. - Chi phí thuê kho, thuê phương tiện vận chuyển, ...
b) Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu chi
- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Bảng phân bổ cơng cụ, dụng cụ - Bảng chấm cơng
- Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương - Hĩa đơn GTGT dịch vụ mua ngồi
- Phiếu xuất kho - Giấy báo nợ - Sổ Nhật ký chung
- Sổ chi tiết và sổ cái TK 641
c) Tài khoản sử dụng:
- TK 641: Chi phí bán hàng - Các tiểu khoản:
+ TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng + TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
hàng
+ TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngồi ( chi phí quảng cáo, thuê phương tiện vận chuyển, tiền điện, nước, điện thoại,...)
+ TK 6418: Chi phí bằng tiền khác (chi phí tiếp khách,...)
- Và các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 331, 152, 153, 214,...
Lưu đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí tiền lương nhân viên bán hàng
bán hàng:
Kế tốn trưởng căn cứ vào bảng chấm cơng do phịng kinh doanh chuyển đến sẽ tiến hành xem xét, ký duyệt bảng chấm cơng. Bảng chấm cơng đã ký sau đĩ được chuyển sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bảng chấm cơng đã ký tiến hành tính lương, lập bảng thanh tốn lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. Sau đĩ chuyển tồn bộ chứng từ sang cho kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt. Bảng thanh tốn lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương đã ký duyệt cùng với bảng chấm cơng được kế tốn tổng hợp sử dụng tiếp tục để ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí bán hàng. Sau đĩ, kế tốn ghi sổ cái các tài khoản 641, 334, 338. Các chứng từ được lưu tại bộ phận theo số.
* Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng:
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bảng kê danh mục các tài sản cố định và bảng tỷ lệ khấu hao tài sản cố định tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Sau đĩ chuyển tồn bộ chứng từ sang cho kế tốn trưởng ký duyệt. Sau khi đã ký duyệt, tồn bộ chứng từ được kế tốn tổng hợp sử dụng làm căn cứ ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí bán hàng. Sau đĩ, kế tốn ghi sổ cái các tài khoản 641, 214. Các chứng từ được lưu tại bộ phận theo số.
Lưu đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng
* Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ chi phí vật tư, CCDC xuất dùng cho bộ phận bán hàng:
Khi cĩ nhu cầu sử dụng vật tư hay cơng cụ dụng cụ, phịng kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất vật tư làm 2 liên rồi chuyển qua cho kế tốn trưởng hay giám đốc ký duyệt, phiếu yêu cầu xuất vật tư liên 2 sau khi đã ký duyệt được chuyển sang cho kế tốn vật tư, thành phẩm, cịn liên 1 chuyển lưu tại phịng kinh doanh.
Kế tốn vật tư, thành phẩm căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật tư đã ký tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên rồi chuyển sang kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt. Sau đĩ, tồn bộ chứng từ được chuyển qua cho thủ kho.
Thủ kho nhận được ba liên phiếu xuất kho đã ký sẽ xuất kho, ký phiếu xuất kho và ghi thẻ kho. Sau đĩ, liên 1 phiếu xuất kho chuyển sang cho kế tốn vật tư, thành phẩm, liên 2 phiếu xuất kho được giao cho phịng kinh doanh, liên cịn lại và phiếu yêu cầu xuất vật tư được chuyển sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn vật tư, thành phẩm nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư, cơng cụ dụng cụ. Sau đĩ lưu liên 1 phiếu xuất kho tại bộ phận theo số.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào chứng từ nhận được để ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 641. Sau đĩ, kế tốn ghi sổ cái các tài khoản 641, 152, 153. Các chứng từ được lưu tại bộ phận theo số.
Lưu đồ 2.7. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí điện, nước, điện thoại, chi phí vận chuyển, mua nhiên liệu, vật tư dùng cho bộ phận bán hàng
* Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ chi phí điện, nước, điện thoại, chi phí vận chuyển, mua nhiên liệu, vật tư dùng cho bộ phận bán hàng:
Kế tốn thanh tốn căn cứ vào hĩa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh tốn tiến hành lập phiếu chi gồm 3 liên, sau đĩ chuyển tồn bộ chứng từ sang cho kế tốn trưởng, giám đốc xem xét, ký duyệt. Ba liên phiếu chi đã ký cùng các chứng từ liên quan được chuyển sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ tiến hành ký phiếu chi và chi tiền, sau đĩ liên 1 phiếu chi được chuyển qua kế tốn thanh tốn để ghi sổ chi tiết 111. Liên 2 phiếu chi giao cho người nhận tiền. Liên 3 phiếu chi được thủ quỹ sử dụng làm căn cứ ghi sổ quỹ sau đĩ chuyển liên 3 phiếu chi cùng với hĩa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh tốn sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào các chứng từ nhận được từ thủ quỹ sẽ tiến hành kiểm tra, ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí bán hàng. Sau đĩ, kế tốn ghi sổ cái các tài khoản 641, 111. Các chứng từ được lưu tại bộ phận theo số.
e) Định khoản::
- Căn cứ vào chứng từ PC35 ngày 11/01/2012, chi trả tiền điện, kế tốn định khoản:
Nợ 6417 2.097.500 Nợ 133 209.750 Cĩ 111 2.307.250
- Căn cứ vào chứng từ PC40 ngày 15/01/2012, chi trả tiền thuê phương tiện vận tải, kế tốn định khoản:
Nợ 6417 49.500.000 Nợ 133 4.950.000 Cĩ 111 54.450.000
hàng, kế tốn định khoản:
Nợ 6412 520.500 Nợ 133 52.050 Cĩ 111 572.550
- Căn cứ vào chứng từ PC44 ngày 18/01/2012, chi trả tiền tiếp khách tại bộ phận bán hàng, kế tốn định khoản:
Nợ 6418 1.520.000 Nợ 133 152.000 Cĩ 111 1.672.000
- Căn cứ vào chứng từ TL03 ngày 31/03/2012, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, kế tốn định khoản:
Nợ 6411 15.375.000 Cĩ 334 12.500.000 Cĩ 338 2.875.000
- Căn cứ vào chứng từ KH03 ngày 31/03/2012, khấu hao TSCĐ tại bộ phận bán hàng, kế tốn định khoản:
Nợ 6414 20.235.500 Cĩ 214 20.235.500 ………..
- Cuối quý, kết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả kinh doanh quý 1/2012.
Nợ 911 535.762.500
f) Sơ đồ chữ T: 334 6411 911 338 46.125.000 46.125.000 46.125.000 46.125.000 111 6412 13.969.980 22.346.500 152 8.376.520 22.346.500 22.346.500 214 6414 50.235.500 50.235.500 535.762.500 50.235.500 50.235.500 111 6417 258.554.950 258.554.950 258.554.950 258.554.950 111 6418 158.500.550 158.500.550 158.500.550 158.500.550
* Chứng từ minh họa:
PHIẾU CHI
Ngày 11 tháng 01 năm 2012
Họ tên người nhận tiền: Điện lực Đơng Hịa – Cơng ty điện lực Phú Yên Địa chỉ: Hịa Vinh – Đơng Hịa - Phú Yên
Lý do chi: Thanh tốn tiền điện.
Số tiền: 2.307.250 (Viết bằng chữ): Hai triệu ba trăm lẻ bảy nghìn hai trăm năm mươi đồng.
Kèm theo PC: HĐGTGT số 1067512 ngày 11/01/2012 làm chứng từ gốc
Ngày 11 tháng 01 năm 2012
Đơn vị: Cơng ty cổ phần Cơng nghệ sinh học Thiên Ân Địa chỉ: Thơn 4, Hịa Vinh, Đơng Hịa, Phú Yên
Số : PC 35/221 Nợ : 641,133 Cĩ :111 Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận tiền (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số: 01-TT
* Sổ sách minh họa:
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641
(Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/03/2012)
Đơn vị tính:Việt Nam Đồng
Chứng từ Nhật ký chung Số tiền Số Ngày tháng Diễn giải Trang sổ STT dịng Số hiệu TK đối ứng Nợ Cĩ Số dư đầu kỳ PC35 11/01 Trả tiền điện 111 2.097.500
PC40 15/01 Tiền thuê phương tiện
vận tải 111 49.500.000
PC43 17/01 Mua bao bì 152 520.500
….. ….. ….…….
TL03 31/03 Tiền lương nhân viên 334 12.500.000
TL03 31/03 Các khoản trích theo lương 338 2.875.000 KH03 31/03 Khấu hao TSCĐ 214 20.235.500 HTKC 31/03 Kết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả kinh doanh quý
1/2012 911 535.762.500
Cộng số phát sinh 535.762.500 535.762.500
Số dư cuối kỳ
Ngày….tháng…..năm 2012
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu)
Đơn vị: Cơng ty cổ phần Cơng nghệ sinh học Thiên Ân Địa chỉ: Thơn 4, Hịa Vinh, Đơng Hịa, Phú Yên
Mẫu số S03b-DN
a) Nội dung:
Các khoản chi phí Quản lý doanh nghiệp được hạch tốn tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ sinh học Thiên Ân bao gồm:
-Tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho bộ phận quản lý, Hội đồng quản trị.
-Các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ của các bộ phận trên.
-Chi phí cơng tác phí cho ban Giám đốc đi cơng tác
-Chi phí đồ dùng văn phịng như: Văn phịng phẩm, mực in, pho to, bàn ghế văn phịng...
-Chi phí khấu hao nhà làm việc, máy mĩc thiết bị dùng cho quản lý. -Chi phí sữa chữa thiết bị văn phịng, ơ tơ con.
-Thuế mơn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí.
-Chi phí tiền điện thoại, tiếp khách, hội họp, cơng tác phí, phí ngân hàng... -Chi phí khác bằng tiền phát sinh ở bộ phận quản lý.
b) Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu chi
- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Bảng phân bổ cơng cụ, dụng cụ - Hĩa đơn GTGT dịch vụ mua ngồi - Phiếu xuất kho
- Giấy thanh tốn tạm ứng - Giấy báo nợ
- Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương - Giấy đi đường
- Sổ Nhật ký chung
c) Tài khoản sử dụng:
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - Các tiểu khoản:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý + TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý + TK 6423: Chi phí cơng cụ, dụng cụ + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
- Và các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 331, 333, 152, 153, 214,…
Lưu đồ 2.8. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp
* Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ chi phí tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Kế tốn trưởng, giám đốc căn cứ vào bảng chấm cơng do các phịng ban quản lý chuyển đến sẽ tiến hành xem xét, ký duyệt bảng chấm cơng. Bảng chấm cơng đã ký sau đĩ được chuyển sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bảng chấm cơng đã ký tiến hành tính lương, lập bảng thanh tốn lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. Sau đĩ chuyển tồn bộ chứng từ sang cho kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt. Bảng thanh tốn lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương đã ký duyệt cùng với bảng chấm cơng được kế tốn tổng hợp sử dụng để ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau đĩ, kế tốn tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 642, 334, 338. Các chứng từ được lưu tại bộ phận theo số.
* Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào bảng kê danh mục các tài sản cố định và bảng tỷ lệ khấu hao tài sản cố định tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Sau đĩ chuyển tồn bộ chứng từ sang cho kế tốn trưởng xét duyệt. Sau khi đã ký duyệt, tồn bộ chứng từ được kế tốn tổng hợp sử dụng làm căn cứ ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau đĩ, kế tốn tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 642, 214 và lưu các chứng từ tại bộ phận theo số.
Lưu đồ 2.9. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý doanh nghiệp
cho bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Khi cĩ nhu cầu sử dụng vật tư hay cơng cụ dụng cụ, bộ phận quản lý lập phiếu yêu cầu xuất vật tư làm 2 liên rồi chuyển qua cho kế tốn trưởng hay giám đốc ký duyệt, phiếu yêu cầu xuất vật tư liên 2 sau khi đã ký duyệt được chuyển sang cho kế tốn vật tư, thành phẩm cịn liên 1 chuyển lưu tại bộ phận quản lý.
Kế tốn vật tư, thành phẩm căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật tư đã ký tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên rồi chuyển sang kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt. Sau đĩ, tồn bộ chứng từ được chuyển qua cho thủ kho.
Thủ kho nhận được ba liên phiếu xuất kho đã ký sẽ xuất kho, ký phiếu xuất kho và ghi thẻ kho. Sau đĩ, liên 1 phiếu xuất kho chuyển sang cho kế tốn vật tư, thành phẩm, liên 2 phiếu xuất kho được giao cho bộ phận quản lý, liên cịn lại và phiếu yêu cầu xuất vật tư được chuyển sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn vật tư, thành phẩm nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư, cơng cụ dụng cụ. Sau đĩ lưu liên 1 phiếu xuất kho tại bộ phận theo số.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào các chứng từ nhận được để ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 642. Sau đĩ, kế tốn ghi sổ cái các tài khoản 642, 152, 153. Các chứng từ được lưu tại bộ phận theo số.
Lưu đồ 2.11. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí điện, nước, điện thoại, cơng tác phí, mua nhiên liệu, vật tư dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
cơng tác phí, mua nhiên liệu, vật tư dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Kế tốn thanh tốn căn cứ vào hĩa đơn GTGT, giấy thanh tốn tạm ứng, giấy đề nghị thanh tốn tiến hành lập phiếu chi gồm 3 liên, sau đĩ chuyển tồn bộ chứng từ sang cho kế tốn trưởng, giám đốc xem xét, ký duyệt. Ba liên phiếu chi đã ký cùng các chứng từ liên quan được chuyển sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ tiến hành ký phiếu chi và chi tiền, sau đĩ liên 1 phiếu chi được chuyển qua kế tốn thanh tốn để ghi sổ chi tiết 111. Liên 2 phiếu chi giao cho người nhận tiền. Liên 3 phiếu chi được thủ quỹ sử dụng làm căn cứ ghi sổ quỹ sau đĩ chuyển liên 3 phiếu chi cùng với hĩa đơn GTGT, giấy thanh tốn tạm ứng, giấy đề nghị thanh tốn sang cho kế tốn tổng hợp.
Kế tốn tổng hợp căn cứ vào các chứng từ nhận được từ thủ quỹ sẽ tiến hành kiểm tra, ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết 642. Sau đĩ, kế tốn tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 642, 141, 111. Các chứng từ được lưu tại bộ phận theo số.
e) Định khoản: