4. Phương pháp nghiên cứu
3.2.2Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc: Nguyễn Xuân Vượng
Là người có chức năng hành chính cao nhất, có trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. Lập kế hoạch công tác, các quy tắc , quy định để đạt được mục tiêu kinh doanh đặt ra, thực hiện đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận hoàn thành công việc được giao, phối hợp quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các tổ chức cơ quan, khách quan bên ngoài, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày để đảm bảo cho công việc kinh doanh của khách sạn diễn ra bình thường, giám đốc còn chịu trách nhiệm bảo toàn vốn và phát triển vốn được giao, là đại diện pháp nhân của khách sạn trước pháp luật.
Bộ phận nhân sự:
Trưởng bộ phận: Nguyễn Trung Thành
- Là người quản lí, điều hành khi giám đốc không có mặt tại khách sạn. Có trách nhiệm như Giám Đốc và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về sự ủy quyền. Xác định mô hình tổ chức bộ máy của khách sạn và định biên lao động ở các bộ phận trong khách sạn.
- Lập kế hoạch và thực hiện tuyển dụng người lao động cho khách sạn, phối hợp với các bộ phận khác xây dựng chức trách cho từng chức danh, các quy định chuẩn hóa và thao tác kỹ thuật, các mối quan hệ cho từng bộ phận trong khách sạn.
- Quy định chế độ và thực hiện đánh giá công việc của từng chức danh mà người lao động đảm nhiệm, đề ra và chấp hành chế độ quản lý người lao động.
- Tham gia biên soạn và sửa chữa quy chế, điều lệ của khách sạn. - Thực hiện công tác lao động, tiền lương, phúc lợi, bảo hiểm, bảo hộ lao động, quản lý công tác bồi dưỡng và đào tạo người lao động.
Bộ phận tiếp tân
Trưởng bộ phận: Nguyễn Xuân Phong
Bộ phận tiếp tân bao gồm 6 nhân sự(bao gồm cả trưởng bộ phận)
Trưởng bộ phận là người đại diện cho bộ phận của mình, bên cạnh đó trưởng bộ phận còn có nhiệm vụ:
- Kiểm tra báo cáo của kiểm toán đêm trước khi chuyển cho Giám đốc khách sạn vào buổi sáng hằng ngày.
- Tính công suất buồng trung bình của khách sạn cho từng ngày. - Tính giá bán buồng trung bình thực hiện mỡi ngày của khách sạn. - Kiểm tra tình trạng buồng của khách sạn vào các thời điểm khác nhau. - Nắm vững tình hình đi và đến trong ngày và của các ngày tiếp theo. Nhân viên lễ tân: Đón khách hàng, giới thiệu, giúp khách hàng chọn lựa và bán các dịch vụ bổ sung như: tham gia các tour du lịch trong thành phố, tour đảo…, bố trí phòng cho khách ở, làm thủ tục thanh toán trước khi khách trả phòng, giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin cho khách khi có nhu cầu.
Bộ phận Sales & Marketing:
Trưởng bộ phận: Lê Hồng Hải
Bộ phận này chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt đông kinh doanh, tiếp thị của khách sạn. Có nhiện vụ đề ra phương hướng, cách thức quảng bá tiếp thị các loại hình dịch vụ của khách sạn, tìm kiếm và khai thác nguồn vốn cho khách sạn, soạn thảo hợp đồng kí kết với các đơn vị lữ hành.
Bên cạnh đó, bộ phận này còn là đầu mối liên lạc giữa khách sạn và các đơn vị lữ hành hành nói riêng và với các khách sạn liên kết nói chung. Trực tiếp bán các sản phẩm dịch vụ của khách sạn cho khách hàng thông qua hợp đồng và các mẫu catalogue giới thiệu. Nhận và trả lời các email, fax của khách hàng.
Bộ phận buồng phòng:
Trưởng bộ phận: Phạm Thị Vân Anh
Bộ phận buồng bao gồm 20 nhân sự (kể cả trưởng bộ phận và phó bộ phận).
Trưởng bộ phận buồng: lãnh đạo tổ chức, tạo động lực khuyến khích nhân viên làm việc tốt và đảm bảo duy trì chất lượng dịch vụ buồng ngủ của khách sạn luôn ở mức cao.
- Phân công, bố trí và điều động nhân viên đảm bảo tất cả các buồng sẽ có khách check-in trong ngày đều ở tình trạng vệ sinh sạch sẽ và sẵn sàng trước khi khách tới khách sạn.
- Thiết kế các sơ đồ biểu mẫu về tình trạng buồng một cách đơn giản và dễ hiểu để thông tin cho các bộ phận có liên quan.
- Tổ chức quy trình làm buồng một cách khoa học và nề nếp.
- Thường xuyên kiểm tra việc sắp xếp, kiểm kê và giao nhận hàng hóa, vật tư trong kho thuộc bộ phận phục vụ buồng.
- Giải quyết mọi vướng mắc với khách hàng trong phạm vi bộ phận phục vụ buồng.
- Đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên trong bộ phận buồng.
Bộ phận kỹ thuật:
Trưởng bộ phận: Bùi Văn Phương
Bộ phận kỹ thuật bao gồm 4 nhân sự (bao gồm trưởng bộ phận) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị trong khách sạn: thang máy, điện, nước… nếu có sự cố xảy ra.
- Đảm bảo tuyệt đối các trang thiết bị trong và ngoài khách sạn luôn luôn hoạt động tốt.
Bộ phận kế toán:
Trưởng bộ phận: Nguyễn Kim Cúc
Bộ phận này chịu trách nhiệm về việc tính toán và thực hiện các công việc về tài chính kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn trước Giám đốc.
- Phân tích, đánh giá tình hình tài chính, kết quả của khách sạn. Tư vấn tham mưu cho Giám đốc về chiến lược tài chính ngắn,trung và dài hạn trên cơ sở các dự án đang và sẽ triển khai.
- Kiểm tra giám sát tình hình công tác tài chính kế toán để đảm bảo tuân thủ quy chế của khách sạn và tuân thủ các quy định liên quan của pháp luật.
Bộ phận bảo vệ:
Trưởng bộ phận: Huỳnh Văn Hảo
- Đảm bảo tuyệt đối an ninh và an toàn trong và ngoài khách sạn: đảm bảo an toàn cho cả khách sạn, khách của khách sạn, toàn bộ nhân viên của khách sạn.
- Thiết lập quy trình cho công tác bảo vệ khách sạn 24/24 giờ.
- Quản lý toàn bộ tài sản thuộc về khách sạn và tìm mọi biện pháp để giảm thiểu thất thoát vật tư, hàng hóa, tài sản của khách sạn.
- Kiểm soát luồng người ra vào khách sạn. - Quản lý hệ thống báo động của khách sạn.
- Tổ chức điều động nhân viên vận chuyển hành lý cho khách khi tới và khi cần đi ra khách sạn.
- Quản lý két an toàn cho khách sạn.
- Quản lý hệ thống chiếu sáng của khách sạn.
- Kết hợp với bộ phận lễ tân trong việc giải quyết các thủ tục check-in và check- out cho khách một cách nhanh chóng nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho khách khi ra vào cửa khách sạn.
- Phối hợp với bộ phận lễ tân, buồng để giải quyết các tình huống phát sinh.
- Duy trì việc kiểm tra và báo cáo thường xuyên và hàng ngày với nhà quản lý.
- Kịp thời phát hiện những thay đổi vị trí của các trang thiết bị để ngăn ngừa những tình huống xấu nhất có thể xảy ra.
Bộ phận nhà hàng
Trưởng bộ phận: Nguyễn Ngọc Văn
Trưởng bộ phận chịu sự lãnh đạo của Giám đốc, tổ chức phục vụ và thực hiện kế hoạch kinh doanh ăn uống của khách sạn. Không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn. Là người quản lý chung tất cả mọi mặt của nhà hàng để báo cáo lên ban Giám đốc.
Nhà hàng có chức năng phục vụ nhu cầu ăn uống của khách trong phạm vi có khả năng đáp ứng, chủ yếu thường phục vụ buffet sang cho khách trong khách sạn, khách đoàn và khách lẻ với các món ăn mang nét đặc trưng của Việt Nam như: bún bò, bún cá, phở, mì quảng, bò kho, chả lụa, bánh bèo, bánh ướt..., các món phương tây như: mì, salad các loại... với thực đơn thay đổi theo ngày tạo sự thoải mái cho du khách trong việc lựa chọn món ăn. Nhà hàng còn là một trong những trung tâm tổ chức tiệc cưới, sinh nhật, liên hoan, hội nghị... sang trọng và có uy tín ở Nha Trang được đông đảo khách hàng lựa chọn.
Ngoài ra, nhà hàng còn có nhiệm vụ xây dựng thưc đơn, tổ chức các khâu mua hàng nhập lưu kho, cất trữ để tránh trường hợp thiếu hoặc thừa nhiên liệu làm hư hỏng gây lãng phí. Đặc biệt nhà hàng rất chú trọng đến khâu xây dưng thực đơn, chế biến thức ăn và phong cách phục vụ và qua đó quyết định đến chất lượng sản phẩm đối với sự mong đợi của khách.