8. Cấu trúc luận văn
3.2.3. Tăng cường công tác chỉ đạo hoạt động phối hợp quản lý sinh
loại vãn bản quy định chế độ, chính sách đối với sinh viên nước ngoài; Quy chế học sinh, sinh viên; Quy chế công tác người nước ngoài học tại Việt Nam, các điều kiện nguồn lực sẵn có, dự báo cho tương lai...
- Nắm được chủ trương, chiến lược của nhà trường về công tác đào tạo sinh viên nước ngoài trong từng giai đoạn.
- Nắm được kế hoạch đào tạo theo từng học kỳ, năm học của nhà trường.
3.2.3. Tăng cường công tác chỉ đạo hoạt động phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài nước ngoài
3.2.3.1. Mục đích, ý nghĩa
- Tăng cường công tác chỉ đạo nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng các nội dung phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Điểu hoà được những vướng mắc trong khâu phối hợp giữa các đơn vị liên quan. Điều chỉnh, tháo gỡ các khó khăn về các nguồn lực, điều kiện thực hiện quản lý sinh viên nước ngoài.
- Kịp thời chấn chỉnh những sai lệch trong phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Quyết định được những vấn đề có tính chất nhạy cảm.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện
- Chỉ đạo và quán triệt về chủ trương, đường lối phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài đối với cán bộ các phòng, khoa, ban.
- Chỉ đạo việc thực hiện các nội dung về phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài
- Chỉ đạo thực hiện kế hoạch đúng thời gian, đúng tiến độ
- Chỉ đạo các đơn vị làm đúng chức năng nhiệm vụ đã được giao - Chỉ đạo công tác phối hợp giữa các đơn vị.
- Chỉ đạo các buổi hội nghị, họp bàn về phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 76 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 3.2.3.3. Cách tiến hành
- Thông qua các buổi giao ban, các buổi họp với lãnh đạo các phòng, ban chức năng để lãnh đạo nhà trường đề cập công tác chỉ đạo đường lối, chủ trương, những vấn đề vướng mắc, nhạy cảm có liên quan đến phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Định kỳ gặp gỡ sinh viên nước ngoài để nắm bắt tình hình, phát hiện những vấn đề nảy sinh liên quan đến quá trình phối hợp, chỉ đạo khắc phục những sai lệch nếu có.
- Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị chức năng phối hợp thực hiện bằng các kênh khác nhau như thông qua lịch tuần, điện thoại, email, bản tin điện tử...
- Yêu cầu các đơn vị báo cáo, viết tờ trình.
- Phân công đồng chí đại diện Ban giám hiệu chủ trì về công tác phối hợp quản lý SVNN, kiểm tra, chỉ đạo một số lĩnh vực phối hợp công việc cụ thể.
- Trong trường hợp cần thiết, kiểm tra đột xuất các đơn vị liên quan về việc phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
3.2.3.4. Điều kiện thực hiện
- Cần có các tài liệu liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài, các loại tài liệu mang tính pháp lý, các quy chế đào tạo hiện hành, quy chế dành cho sinh viên nước ngoài học tập và sinh hoạt tại Việt Nam...các tài liệu, thông tin về chủ trương chính sách của Nhà nước ta đối với sinh viên nước ngoài học tập tại các trường Đại học, Cao đẳng cũng như quan hộ hợp tác, ngoại giao giữa nước ta và các nước có sinh viên nước ngoài theo học.
- Cần có các phương tiện thông tin liên lạc như internet, điện thoại...các điều kiện về cơ sở vật chất khác.
- Có cán bộ quản lý đủ năng lực để thực hiện. - Xây dựng được tổ chức có văn hoá, biết học hỏi.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 77 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
3.2.4. Tăng cường tổ chức thực hiện hoạt động phối hợp giữa các lực lượng giáo dục trong quản lý sinh viên nước ngoài
3.2.4.1. Mục đích, ý nghĩa
Tăng cường tổ chức thực hiện hoạt động phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài sẽ góp phần nâng cao chất lượng đào tạo toàn diện của nhà trường, góp phẫn thực hiện mục tiêu giáo dục nói chung và hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo sinh viên nước ngoài mà Nhà trường để ra.
3.2.4.2. Nội dung thực hiện
Phổ biến, tuyên truyền các vấn đề, các nội dung phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài đến các đối tượng có liên quan bao gồm sinh viên nước ngoài và cán bộ làm quản lý. Đối với sinh viên nước ngoài: Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt, giáo dục SVNN về các chủ trương, đường lối, chính sách giáo dục của Nhà nước Việt Nam, chính sách pháp luật của Việt Nam, các quy định, quy chế liên quan đến công tác sinh viên nước ngoài ….
Đối với cán bộ, phòng ban tham gia phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài cần phổ biến và giao nhiệm vụ kết hợp cụ thể cho từng cán bộ quản lý, cho từng phòng ban kết hợp tham gia. Phải làm cho họ nhận thức được tầm quan trọng của việc phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài. Các phòng ban khoa tham gia cần phải nắm chắc nội dung các loại văn bản phối hợp liên quan để phổ biến, quán triệt cho sinh viên nước ngoài. Định kỳ tổ chức tập huấn nghiệp vụ, trao đổi, góp ý, rút kinh nghiệm về công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài
Đối với đơn vị đầu mối và chủ trì thực hiện công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài phải bao quát mọi công việc có liên quan đến sinh viên nước ngoài. Bám sát kế hoạch phối hợp đã vạch ra, rà soát các công việc do đơn vị mình và đơn vị khác đảm nhiệm để thực hiện và phối hợp thực hiện trong từng học kỳ, năm học. Trực tiếp báo cáo Ban Giám hiệu những vấn đề còn tồn tại do đơn vị khác chưa thực hiện đúng tiến độ hoặc chưa hết nội dung công việc. Trình
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 78 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Ban Giám hiệu những vấn đề phát sinh trong các lĩnh vực và nội dung quản lý, đề xuất các phương án để Ban Giám hiệu lựa chọn và phê duyệt.
Liên lạc chặt chẽ với Trưởng, Phó Đoàn sinh viên các nước, tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ phía sinh viên nước ngoài. Tổ chức họp định kỳ sinh viên nước ngoài và Đại diện sinh viên nước ngoài để cùng nhau trao đổi, bàn bạc, tháo gỡ khó khăn. Tìm hiểu những vấn đề còn tồn tại, nguyên nhân và biện pháp khắc phục để từ đó rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp quản lý.
Bám sát kế hoạch đã vạch ra, rà soát các công việc do các đơn vị đảm nhiệm để thực hiện và phối hợp thực hiện trong từng học kỳ, năm học.
Các đơn vị chức năng trong trường phối hợp chặt chẽ với nhau, kiểm tra rà soát các nguồn lực, điều kiện cho việc thực thi kế hoạch. Đối chiếu với các loại Quy chế, Thông tư chế độ của người nước ngoài học tại Việt Nam để thực hiện và đáp ứng các vấn đề về công tác sinh viên nước ngoài.
Các đơn vị phối hợp (phòng, ban chức năng khác như Phòng Tài vụ liên quan chế độ chính sách, Phòng Hành chính - Quản trị liên quan đến Thiết, Phòng Quản lý sinh viên liên quan đến việc ở nội trú của sinh viên nước ngoài..): Tổ chức phân loại những vấn đề, lĩnh vực, nội dung cụ thể để giao cho các đơn vị phối hợp. Phân công công việc rành mạch, trách nhiệm rõ ràng. Trong mỗi loại công việc, nêu rõ đơn vị thực hiện và đơn vị phối hợp, không bỏ sót và chồng chéo. Phân công phối hợp công việc theo chức năng, nhiệm vụ của các Phòng, Ban. Ví dụ: Ban Quản lý Ký túc xá chịu trách nhiệm quản lý sinh viên nội trú về việc ăn ở, phối hợp với phòng Hành chính - Quản trị mua sắm tài sản cố định trong phòng ở ký túc xá trên cơ sở đề xuất của Phòng Quản lý sinh viên có trách nhiệm cung cấp số lượng sinh viên nước ngoài ở ký túc xá trong từng năm học để phòng Hành chính - Quản trị có cơ sở chuẩn bị trang thiết bị trong phòng cho sinh viên nước ngoài...
Đối với các cơ quan bên ngoài trường: Cần phối hợp cung cấp đầy đủ các thông tin, văn bản của các cơ quan quản lý các cấp, của nhà trường liên
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 79 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
quan đến sinh viên nước ngoài ở các lĩnh vực tương ứng để họ tìm hiểu và hợp tác với nhà trường cùng giải quyết, cũng như thu thập thông tin, yêu cầu của cơ quan bên ngoài trường để nhà trường chủ động thực hiện. Ví dụ: Đối với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cần thông tin cho họ biết sinh viên nước ngoài học sau đại học ngoài việc nghỉ hè, nghỉ tết họ cần phải về nước để lấy số liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu, giúp cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh biết để giải quyết việc xuất nhập cảnh của sinh viên nước ngoài. Về phía nhà trường cũng cần biết thủ tục, quy trình quản lý xuất nhập cảnh để kiểm tra hộ chiếu sinh viên nước ngoài cũng như làm thủ tục xuất nhập cảnh cho sinh viên nước ngoài.
- Tổ chức phối hợp thực hiện kê hoạch kiểm tra, đánh giá quá trình quản lý sinh viên nước ngoài, thông qua đó rút kinh nghiệm và bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý cho lực lượng làm công tác này.
- Báo cáo Ban Giám hiệu những vấn đề còn tồn tại do đơn vị khác chưa phối hợp thực hiện đúng tiến độ hoặc chưa hết nội dung công việc tham gia.
3.2.4.3. Cách tiến hành
- Triển khai các nội dung cần tuyên truyền phổ biến công tác sinh viên nước ngoài qua các buổi gặp mặt đầu khoá, các buổi gặp mặt sinh viên nước ngoài nhân các ngày lễ, tết, qua tuần sinh hoạt công dân, qua đại diện đoàn sinh viên nước ngoài, qua phương tiện truyền thanh ở ký túc xá, qua mạng internet của Trường...
- Tổ chức các buổi hội nghị có lãnh đạo và chuyên viên các phòng, khoa, ban liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài với sự chủ trì của Ban Giám hiệu vào đầu các học kỳ, năm học để:
+ Học tập và quán triệt các văn bản có liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 80 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Tăng cường nhận thức về phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
+ Trao đổi phương pháp, kinh nghiệm phối hợp quản lý, cơ chế phối hợp, biện pháp phối hợp, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng, ban chức năng liên quan.
+ Phân tích ưu nhược điêm, khó khăn, thuận lợi, các điều kiên nguồn lực kèm theo, mục tiêu cần đạt, thời cơ, thách thức...
+ Có chính sách khen thưởng đối vói cán bộ làm công tác quản lý sinh viên nước ngoài ...
Gửi các văn bản, quy chế, quy định, thông tư chế độ...đến các phòng ban liên quan và đại diện đoàn sv các nước để cán bộ và sinh viên nước ngoài có tư liệu thực hiện.
Gửi các biểu mẫu, tờ khai, phiếu cá nhân, mẫu phiếu tự đánh giá kết quả học tập và rèn luyện, bản cam kết...đến sinh viên nước ngoài để thực hiện các nội dung liên quan.
Gửi các tài liệu liên quan đến các cơ quan hữu quan bên ngoài trường để các cơ quan biết và phối hợp thực hiện.
Đơn vị chủ trì liên hệ và phối hợp với các đơn vị liên quan để kiểm tra các điều kiện về không gian, thời gian, điều kiện, nguồn lực, phương tiện... để tổ chức thực hiện chi tiết cho từng công việc cụ thể như đón sinh viên khoá mới tại các trường dự bị, các buổi gặp mặt sinh viên nước ngoài lễ trao bằng và bàn giao sv về nước...
Ứng dụng công nghệ thông tin vào phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài, cụ thể là: Từng cán bộ chuyên trách phải thiết kế được các biểu mẫu trên máy tinh nhập các dữ liệu để quản lý thông tin và truy xuất dữ liệu liên quan tới các bộ phận phối hợp khi cần thiết. Nếu có điều kiện, nên xây dựng phần mềm quản lý đến từng cá nhân sinh viên nước ngoài tích hợp với phẩn mềm quản lý đào tạo và quản lý sinh viên chung của nhà trường. Qua đó ta có thể biết và phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài nhờ có được tất cả các thông tin liên
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 81 http://www.lrc-tnu.edu.vn/