8. Cấu trúc luận văn
3.1.4. Đảm bảo tính bền vững
Trong quá trình phối hợp quản lý nói chung, mặc dù có thể đạt hiệu quả nhưng hiêu quả đó kéo dài được bao lâu, có làm mất đi những giá trị khác hay không thì người lãnh đạo phải tính đến. Đề xuất các biện pháp phối hợp quản lý phải đảm bảo tính lâu dài, phải đảm bảo tính ổn định và tính hệ thống, không làm ảnh hưởng hoặc mất đi những thành quả mà quá trình quản lý trước đây mang lại hay giá trị ban đầu vốn có cũng như các giá trị khác. Các biện pháp phải có tính hệ thống và đồng bộ, biện pháp này không làm ảnh hưởng tới biện pháp kia, các biện pháp phải hỗ trợ, bổ sung cho nhau - Đó chính là tính bền vững. Khi đề xuất các biện pháp phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài tại Trường Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng cũng phải đảm bảo các yêu cầu trên.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 70 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
3.2. Các biện pháp phối hợp quản lý sinh viên nƣớc ngoài tại Trƣờng Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng
3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài
3.2.1.1. Mục đích, ý nghĩa
Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp trong quản lý sinh viên nước ngoài tại Trường Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Tạo được cơ cấu, tổ chức bộ máy ổn đinh sẽ góp phần cơ bản cho việc triển khai mọi hoạt động phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài một cách hiệu quả. Giúp cho đảm bảo việc thực hiện phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài một cách đồng bộ, chủ động, tự chịu trách nhiệm giữa các đơn vị.
Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy sẽ giúp cho việc tìm và khắc phục những khoảng trống về nguồn nhân lực đáp ứng cho công việc phối hợp quản lý. Một công việc dù nhỏ nhất, dù đơn giản đến mấy cũng cần phải được tính toán đủ nguồn nhân lực tham gia phối hợp mới có thể đáp ứng được yêu cầu về chất lượng.
Thông qua biện pháp này sẽ cho thấy quy mô tổng thể các loại hình quản lý sinh viên nước ngoài mà các đơn vị trong trường phải đảm nhiệm, trách nhiệm cụ thể của mỗi đơn vị đối với mỗi loại hình quản lý sinh viên nước ngoài liên quan. Nói cách khác, phải có một bước rà soát công việc để hình thành và hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp.
Hiện nay, phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài của Trường còn nhiều lúc, nhiều khâu bị động, có đơn vị làm không đúng chức năng, chồng chéo... xuất phát từ việc cơ cấu tổ chức không rõ ràng, cơ chế phối hợp chưa xây dựng một cách cụ thể. Vì vậy cần phải chú trọng hơn đến việc hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp công việc trong quản lý
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 71 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 3.2.1.2. Nội dung thực hiện
- Xác định lại cơ chế phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
+ Xác định số lượng các đơn vị tham gia phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài theo các loại hình công việc và theo chức năng của từng đơn vị. Hiện nay số lượng các đơn vị tham gia phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài tại Trường Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng tương đối đủ theo chức năng nhưng chưa rõ ràng về nhiệm vụ cụ thể cũng như trách nhiệm kèm theo giữa các đơn vị. Khi hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy cần phải giao nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm đối với tất cả các đơn vị và cá nhân liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài, thiết lập cơ chế phối hợp một cách chặt chẽ.
+ Xác định đơn vị đầu mối (thường trực) là đơn vị chủ trì trong việc phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài. Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đầu mối, những vấn đề được uỷ quyền của Ban Giám hiệu. Trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan khác cũng như quyền hạn được thừa lệnh Ban Giám hiệu thực thi các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên nước ngoài, đôn đốc các đơn vị phối hợp thực hiện.
+ Bên cạnh việc hoàn thiện cơ cấu đối với các đơn vị (như phòng, ban theo chức năng...) cần phải tính toán lựa chọn số lượng người tham gia trong công tác quản lý của các đơn vị ấy. Bao gồm: người chuyên trách, người kiêm nhiệm, trình độ đào tạo, chuyên môn nghiệp vụ, trình độ lý luận, trình độ quản lý, độ tuổi, thâm niên công tác...phù hợp với loại hình công việc và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Trên cơ sở đó hàng năm có đánh giá phân loại cán bộ quản lý để làm rõ mặt mạnh, mặt yếu về năng lực công tác, phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, mức độ hoàn thành công việc được giao để có sự điều chỉnh kịp thời.
+ Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy cũng phải tính đến nhu cầu phát triển về đào tạo của Trường, khả năng hội nhập quốc tế để mở rộng đối tượng sinh viên nước ngoài theo học tại Trường cả ở các hình thức đào tạo.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 72 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Tổ chức bộ máy phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài:
+ Tổ chức bộ máy theo hướng chuyên môn hoá, chuyên nghiệp hoá, phân cấp quản lý, cơ chế chịu trách nhiệm, cơ chế phối hợp.
+ Tổ chức bộ máy phải đủ mạnh, bao trùm được mọi lĩnh vực công tác quản lý sinh viên nước ngoài.
- Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các đơn vị.
+ Xác định nhiệm vụ (công việc) cụ thể cho từng đơn vị tham gia phối hợp theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Mỗi loại công việc cụ thể cần ghi rõ đơn vị thực hiện, đơn vị phối hợp.
+ Đề xuất các vấn đề cần phối hợp trong quản lý sinh viên nước ngoài với các đơn vị ngoài trường.
3.2.1.3. Cách tiến hành
- Tổ chức Hội nghị chuyên đề về phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài tại Trường Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng Bao gồm: Lãnh đạo các Khoa, Phòng, Ban chức năng như Phòng Quản lý sinh viên, Phòng Đào tạo, Phòng Tài vụ, Phòng Hành chính - Quản trị, Phòng Tổ chức Cán bộ, phòng Y tế dưới sự chủ trì của Ban Giám hiệu để bàn bạc định ra cơ cấu, tổ chức bộ máy và cơ chế phối hợp giữa các đơn vị sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, không bỏ sót, không chồng chéo các vấn đề liên quan đến công tác sinh viên nước ngoài Làm sao để các đơn vị chức năng phủ kín được các công việc cụ thể liên quan đến công tác quản lý sinh viên nước ngoài, với phương châm tạo điều kiện và phục vụ tốt nhất cho sinh viên nước ngoài.
- Từ Hội nghị đó làm rõ cơ chế phối hợp trong việc quản lý sinh viên nước ngoài.
- Tổ chức các cuộc họp có các đơn vị trong Trường liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài và mời các đơn vị ngoài Trường tham gia để thảo luận, xây dựng các biện pháp phối hợp trong quá trình thực hiện công việc chung.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 73 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Sau mỗi học kỳ phải tổ chức sơ kết, sau mỗi năm học tổng kết để đánh giá bổ sung, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và cơ chế phối hợp giữa các đơn vị trong trường và biện pháp phối hợp giữa nhà trường với các đơn vị bên ngoài cho phù hợp với điều kiện và những yếu tố phát sinh cũng như tình hình mới.
3.2.1.4. Điều kiện thực hiện
- Có sự quan tâm chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
- Các đơn vị chức năng phải coi trọng và quan tâm đến việc quản lý sinh viên nước ngoài.
- Quá trình bàn bạc, thảo luận phải khách quan.
- Liệt kê được các công việc cụ thể liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Có đủ các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực)
Mỗi cá nhân trong các đơn vị, trong lực lượng quản lý sinh viên nước ngoài nói chung xác định rõ trách nhiệm, hiểu và nắm rõ nội dung công việc tham gia phối hợp.
3.2.2. Xây dựng kế hoạch phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài
3.2.2.1. Mục đích, ý nghĩa
- Xây dựng được kế hoạch phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài cho từng nội dung cụ thể, cho từng học kỳ, từng năm học và cho từng giai đoạn phát triển.
- Kế hoạch phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài giúp cho người quản lý định hình trước những công việc sẽ phải làm trong tương lai. Kèm theo đó là các điều kiện về nhân lực, không gian, thời gian, kinh phí, cơ chế phối hợp, ...như một bản thiết kế công trình để sau đó người ta chỉ tiến hành xây dựng.
- Có được bản kế hoạch chuẩn, người quản lý sẽ chủ động và phát huy hết các khả năng, điều kiện cũng như lường trước những khó khăn giúp cho việc triển khai, tổ chức thực hiện được nhẹ nhàng, vững chắc. Với bất cứ hoạt
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 74 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
động phối hợp quản lý nào nếu không có kế hoạch thì khó có thể thực hiện, và có chăng thì cũng không hiệu quả.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện
- Xác định các yêu cầu, điều kiện, căn cứ... làm cơ sở để lập kế hoạch (tuỳ theo mỗi loại kế hoạch mà có những cơ sở khác nhau).
- Soạn thảo các kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm học, kế hoạch của từng học kỳ trên cơ sở đó lập các kế hoạch chi tiết cho mỗi loại hình phối hợp công việc cụ thể theo thời gian và không gian nhất đinh.
- Xin ý kiến đóng góp của các phòng, ban chức năng, các khoa, bổ sung và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
- Trình duyệt các bản kế hoạch với Ban Giám hiệu để có hiệu lực thi hành.
3.2.3.3. Cách tiến hành
- Phòng Quản lý sinh viên rà soát các vấn đề liên quan đến công tác sinh viên nước ngoài, thu thập các thông tin liên quan như các nội dung công tác sinh viên nước ngoài, thời gian thực hiện các nội dung công tác sinh viên nước ngoài, số lượng sinh viên nước ngoài, đơn vị thực hiện, đơn vị phối hợp, các điều kiện liên quan, kinh phí...
- Dự báo mục tiêu, mục đích, yêu cầu cần đạt trong phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài ở các lĩnh vực, nội dung phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Lựa chọn biện pháp thực hiện cụ thể tương ứng cho từng loại kế hoạch, từng loại nội dung phối hợp quản lý nhằm huy động tối đa nguồn lực tham gia.
- Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, nêu rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp.
- Chương trình hoá hoạt động quản lý công tác sinh viên nước ngoài theo kế hoạch.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 75 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 3.2.2.4. Điều kiện thực hiện
- Có đầy đủ thông tin về quản lý sinh viên sinh viên nước ngoài như các loại vãn bản quy định chế độ, chính sách đối với sinh viên nước ngoài; Quy chế học sinh, sinh viên; Quy chế công tác người nước ngoài học tại Việt Nam, các điều kiện nguồn lực sẵn có, dự báo cho tương lai...
- Nắm được chủ trương, chiến lược của nhà trường về công tác đào tạo sinh viên nước ngoài trong từng giai đoạn.
- Nắm được kế hoạch đào tạo theo từng học kỳ, năm học của nhà trường.
3.2.3. Tăng cường công tác chỉ đạo hoạt động phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài nước ngoài
3.2.3.1. Mục đích, ý nghĩa
- Tăng cường công tác chỉ đạo nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng các nội dung phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Điểu hoà được những vướng mắc trong khâu phối hợp giữa các đơn vị liên quan. Điều chỉnh, tháo gỡ các khó khăn về các nguồn lực, điều kiện thực hiện quản lý sinh viên nước ngoài.
- Kịp thời chấn chỉnh những sai lệch trong phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Quyết định được những vấn đề có tính chất nhạy cảm.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện
- Chỉ đạo và quán triệt về chủ trương, đường lối phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài đối với cán bộ các phòng, khoa, ban.
- Chỉ đạo việc thực hiện các nội dung về phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài
- Chỉ đạo thực hiện kế hoạch đúng thời gian, đúng tiến độ
- Chỉ đạo các đơn vị làm đúng chức năng nhiệm vụ đã được giao - Chỉ đạo công tác phối hợp giữa các đơn vị.
- Chỉ đạo các buổi hội nghị, họp bàn về phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 76 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 3.2.3.3. Cách tiến hành
- Thông qua các buổi giao ban, các buổi họp với lãnh đạo các phòng, ban chức năng để lãnh đạo nhà trường đề cập công tác chỉ đạo đường lối, chủ trương, những vấn đề vướng mắc, nhạy cảm có liên quan đến phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Định kỳ gặp gỡ sinh viên nước ngoài để nắm bắt tình hình, phát hiện những vấn đề nảy sinh liên quan đến quá trình phối hợp, chỉ đạo khắc phục những sai lệch nếu có.
- Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị chức năng phối hợp thực hiện bằng các kênh khác nhau như thông qua lịch tuần, điện thoại, email, bản tin điện tử...
- Yêu cầu các đơn vị báo cáo, viết tờ trình.
- Phân công đồng chí đại diện Ban giám hiệu chủ trì về công tác phối hợp quản lý SVNN, kiểm tra, chỉ đạo một số lĩnh vực phối hợp công việc cụ thể.
- Trong trường hợp cần thiết, kiểm tra đột xuất các đơn vị liên quan về việc phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
3.2.3.4. Điều kiện thực hiện
- Cần có các tài liệu liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài, các loại tài liệu mang tính pháp lý, các quy chế đào tạo hiện hành, quy chế dành cho sinh viên nước ngoài học tập và sinh hoạt tại Việt Nam...các tài liệu, thông tin về chủ trương chính sách của Nhà nước ta đối với sinh viên nước ngoài học tập tại các trường Đại học, Cao đẳng cũng như quan hộ hợp tác, ngoại giao giữa nước ta và các nước có sinh viên nước ngoài theo học.
- Cần có các phương tiện thông tin liên lạc như internet, điện thoại...các điều kiện về cơ sở vật chất khác.
- Có cán bộ quản lý đủ năng lực để thực hiện. - Xây dựng được tổ chức có văn hoá, biết học hỏi.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 77 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
3.2.4. Tăng cường tổ chức thực hiện hoạt động phối hợp giữa các lực lượng giáo dục trong quản lý sinh viên nước ngoài
3.2.4.1. Mục đích, ý nghĩa
Tăng cường tổ chức thực hiện hoạt động phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài sẽ góp phần nâng cao chất lượng đào tạo toàn diện của nhà trường, góp phẫn thực hiện mục tiêu giáo dục nói chung và hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo sinh viên nước ngoài mà Nhà trường để ra.
3.2.4.2. Nội dung thực hiện
Phổ biến, tuyên truyền các vấn đề, các nội dung phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài đến các đối tượng có liên quan bao gồm sinh viên nước ngoài và cán bộ làm quản lý. Đối với sinh viên nước ngoài: Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt, giáo dục SVNN về các chủ trương, đường lối, chính sách giáo dục của Nhà nước Việt Nam, chính sách pháp luật của Việt Nam, các quy định, quy chế liên quan đến công tác sinh viên nước ngoài ….
Đối với cán bộ, phòng ban tham gia phối hợp quản lý sinh viên nước