8. Cấu trúc luận văn
3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp quản lý sinh viên
3.2.1.1. Mục đích, ý nghĩa
Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp trong quản lý sinh viên nước ngoài tại Trường Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Tạo được cơ cấu, tổ chức bộ máy ổn đinh sẽ góp phần cơ bản cho việc triển khai mọi hoạt động phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài một cách hiệu quả. Giúp cho đảm bảo việc thực hiện phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài một cách đồng bộ, chủ động, tự chịu trách nhiệm giữa các đơn vị.
Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy sẽ giúp cho việc tìm và khắc phục những khoảng trống về nguồn nhân lực đáp ứng cho công việc phối hợp quản lý. Một công việc dù nhỏ nhất, dù đơn giản đến mấy cũng cần phải được tính toán đủ nguồn nhân lực tham gia phối hợp mới có thể đáp ứng được yêu cầu về chất lượng.
Thông qua biện pháp này sẽ cho thấy quy mô tổng thể các loại hình quản lý sinh viên nước ngoài mà các đơn vị trong trường phải đảm nhiệm, trách nhiệm cụ thể của mỗi đơn vị đối với mỗi loại hình quản lý sinh viên nước ngoài liên quan. Nói cách khác, phải có một bước rà soát công việc để hình thành và hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp.
Hiện nay, phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài của Trường còn nhiều lúc, nhiều khâu bị động, có đơn vị làm không đúng chức năng, chồng chéo... xuất phát từ việc cơ cấu tổ chức không rõ ràng, cơ chế phối hợp chưa xây dựng một cách cụ thể. Vì vậy cần phải chú trọng hơn đến việc hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy phối hợp công việc trong quản lý
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 71 http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 3.2.1.2. Nội dung thực hiện
- Xác định lại cơ chế phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
+ Xác định số lượng các đơn vị tham gia phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài theo các loại hình công việc và theo chức năng của từng đơn vị. Hiện nay số lượng các đơn vị tham gia phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài tại Trường Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng tương đối đủ theo chức năng nhưng chưa rõ ràng về nhiệm vụ cụ thể cũng như trách nhiệm kèm theo giữa các đơn vị. Khi hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy cần phải giao nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm đối với tất cả các đơn vị và cá nhân liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài, thiết lập cơ chế phối hợp một cách chặt chẽ.
+ Xác định đơn vị đầu mối (thường trực) là đơn vị chủ trì trong việc phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài. Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đầu mối, những vấn đề được uỷ quyền của Ban Giám hiệu. Trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan khác cũng như quyền hạn được thừa lệnh Ban Giám hiệu thực thi các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên nước ngoài, đôn đốc các đơn vị phối hợp thực hiện.
+ Bên cạnh việc hoàn thiện cơ cấu đối với các đơn vị (như phòng, ban theo chức năng...) cần phải tính toán lựa chọn số lượng người tham gia trong công tác quản lý của các đơn vị ấy. Bao gồm: người chuyên trách, người kiêm nhiệm, trình độ đào tạo, chuyên môn nghiệp vụ, trình độ lý luận, trình độ quản lý, độ tuổi, thâm niên công tác...phù hợp với loại hình công việc và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Trên cơ sở đó hàng năm có đánh giá phân loại cán bộ quản lý để làm rõ mặt mạnh, mặt yếu về năng lực công tác, phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, mức độ hoàn thành công việc được giao để có sự điều chỉnh kịp thời.
+ Hoàn thiện cơ cấu, tổ chức bộ máy cũng phải tính đến nhu cầu phát triển về đào tạo của Trường, khả năng hội nhập quốc tế để mở rộng đối tượng sinh viên nước ngoài theo học tại Trường cả ở các hình thức đào tạo.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 72 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Tổ chức bộ máy phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài:
+ Tổ chức bộ máy theo hướng chuyên môn hoá, chuyên nghiệp hoá, phân cấp quản lý, cơ chế chịu trách nhiệm, cơ chế phối hợp.
+ Tổ chức bộ máy phải đủ mạnh, bao trùm được mọi lĩnh vực công tác quản lý sinh viên nước ngoài.
- Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các đơn vị.
+ Xác định nhiệm vụ (công việc) cụ thể cho từng đơn vị tham gia phối hợp theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Mỗi loại công việc cụ thể cần ghi rõ đơn vị thực hiện, đơn vị phối hợp.
+ Đề xuất các vấn đề cần phối hợp trong quản lý sinh viên nước ngoài với các đơn vị ngoài trường.
3.2.1.3. Cách tiến hành
- Tổ chức Hội nghị chuyên đề về phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài tại Trường Cao đẳng nghề Bách nghệ Hải Phòng Bao gồm: Lãnh đạo các Khoa, Phòng, Ban chức năng như Phòng Quản lý sinh viên, Phòng Đào tạo, Phòng Tài vụ, Phòng Hành chính - Quản trị, Phòng Tổ chức Cán bộ, phòng Y tế dưới sự chủ trì của Ban Giám hiệu để bàn bạc định ra cơ cấu, tổ chức bộ máy và cơ chế phối hợp giữa các đơn vị sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, không bỏ sót, không chồng chéo các vấn đề liên quan đến công tác sinh viên nước ngoài Làm sao để các đơn vị chức năng phủ kín được các công việc cụ thể liên quan đến công tác quản lý sinh viên nước ngoài, với phương châm tạo điều kiện và phục vụ tốt nhất cho sinh viên nước ngoài.
- Từ Hội nghị đó làm rõ cơ chế phối hợp trong việc quản lý sinh viên nước ngoài.
- Tổ chức các cuộc họp có các đơn vị trong Trường liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài và mời các đơn vị ngoài Trường tham gia để thảo luận, xây dựng các biện pháp phối hợp trong quá trình thực hiện công việc chung.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu 73 http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Sau mỗi học kỳ phải tổ chức sơ kết, sau mỗi năm học tổng kết để đánh giá bổ sung, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và cơ chế phối hợp giữa các đơn vị trong trường và biện pháp phối hợp giữa nhà trường với các đơn vị bên ngoài cho phù hợp với điều kiện và những yếu tố phát sinh cũng như tình hình mới.
3.2.1.4. Điều kiện thực hiện
- Có sự quan tâm chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
- Các đơn vị chức năng phải coi trọng và quan tâm đến việc quản lý sinh viên nước ngoài.
- Quá trình bàn bạc, thảo luận phải khách quan.
- Liệt kê được các công việc cụ thể liên quan đến công tác phối hợp quản lý sinh viên nước ngoài.
- Có đủ các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực)
Mỗi cá nhân trong các đơn vị, trong lực lượng quản lý sinh viên nước ngoài nói chung xác định rõ trách nhiệm, hiểu và nắm rõ nội dung công việc tham gia phối hợp.