- Quy trình lưu thông:
3.2.2.Chuẩn hóa, quy trình xử lý thông tin
Khi tiến hành hiện đại hóa tổ chức hoạt động thông tin người ta sẽ nghĩ đến đó là các đơn vị đã áp dụng những tiến bộ khoa học vào hoạt động của mình như hạ tầng công nghệ được đầu tư một cách đồng bộ, sử dụng các phần mềm hiện đại.
Để tận dụng được những lợi thế trên thì người ta cũng tính đến đó là yếu tố người sử dụng các trang thiết bị đó như thế nào.
Việc chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ được đặt ra hàng đầu nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu thuận lợi nhất.
Đầu tiên ta nhắc đến đó là việc mô tả thư mục theo chuẩn MARC21 (MAchine Readable Cataloguing ) chuẩn ISO 10161 chuẩn mươn liên thư viện, chuẩn Z39.50 chuẩn về chia sẻ dữ liệu, chuẩn IPG 2.1, hỗ trợ đề mục chủ đề, từ khóa kiểm soát, quy tắc biên mục ISBD, tiêu chuẩn hóa trong đó có TCVN 4743 - 89…
Bên cạnh đó cũng cần phải thống nhất về định chủ đề và phân loại tài liệu, từ khóa.
Việc tiến hành chuẩn hóa các quy trình xử lý thông tin cũng cần được Trung tâm quan tâm và đặt lên hàng đầu.
Các quy trình xử lý nghiệp vụ, thông qua: các giao thức mạng (TCP/IP, Z39.50, HTTP, HTML, các quy trình xử lý tài liệu như: phân loại, định chủ đề tài liệu, định từ khoá, chú giải, tóm tắt, biên soạn từ điển từ chuẩn đơn ngữ, đa ngữ, phương pháp và quy trình bảo quản tài liệu, tổ chức kho, bảo quản thông tin số.
Chuẩn hóa quy trình phân lại tài liệu Trung tâm cần phải xử dụng khung phân lại thống nhất, hiện nay trung tâm đang xử dụng khung phân lại DDC. Trong Khung DDC, các môn loại (lớp) cơ bản được tổ chức theo ngành hoặc lĩnh vực nghiên cứu, khung phân lại này đang được các thư viện xử dụng nhiều, nhằm mục đích xây dựng một cái chuẩn chung nhất về phân lại để tạo cơ sở tốt cho việc chia sẻ thông tin.
Đối với công tác định từ khoa cần phải xử dụng bộ định từ khóa kiểm soát nhằm mục đích thống nhất các quy định về chính tả, cách diễn đạt tên người, tên địa danh, thuật ngữ có cách viết tắt thông dụng.
Xử dụng khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục là một chuẩn được sử dụng rộng rãi cho việc trình bày và trao đổi dữ liệu thư mục. Một biểu ghi
MARC 21 bao gồm ba yếu tố: Cấu trúc biểu ghi, mã định danh nội dung và nội dung dữ liệu của biểu ghi.
Ứng dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 2709 – Khổ mẫu trao đổi thông tin ( Format for Information Exchange) và tiêu chuẩn tương đương của Hoa kỳ ANSI/NISO Z39.2 – Trao đổi thông tin thư mục (Bibliographic Information Interchange)
Quy tắc biên mục Anh - Mỹ ( AACR2 ) đối với cán bộ của Trung tâm đã được tập huấn vào đào tạo cơ bản về quy tắc biên mục này vì vậy việc áp dụng trong công biên mục là tương đối hoàn thiện.