- Độ tuổi của người dùng tin
Tài liệu nội sinh
2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong phát triển nguồn lực thông tin
Bổ sung tài liệu là khâu đặc biệt quan trọng với bất cứ cơ quan thông tin thư viện nào. Trung tâm là một thư viện chuyên ngành về kỹ thuật điện và các khoa học liên quan nên rất coi trọng công tác phát triển nguồn tin. Trước hết là xây dựng nguồn sách, báo, tạp chí khoa học kỹ thuật công nghệ trong và ngoài nước.
Nguồn tin của Trung tâm chủ yếu bổ sung bằng 4 hình thức: mua, nhận lưu chiểu, trao đổi và tặng biếu, nhưng nguồn mua là chủ yếu. Nguồn ngân sách bổ sung của Trung tâm thông qua việc hỗ trợ từ phía Tập đoàn Điện lực, kinh phí đầu tư của nhà trường, một số kinh phí của dự án.
Quy trình bổ sung từ danh mục tài liệu của nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách gửi tới lãnh đạo thư viện và lãnh đạo nhà trường. Trung tâm lựa chọn tài liệu, đồng thời gửi các khoa phản hồi của giảng viên và các nhà
chuyên môn, tiến hành rà soát những tài liệu hiện có trong kho. Sau đó Trung tâm xem xét số lượng, nội dung, nguồn kinh phí được cấp để gửi lên lãnh đạo duyệt kinh phí. Các tài liệu phù hợp với nhu cầu tin gửi đến NXB, kế hoạch bổ sung vốn tài liệu đã được hoàn thành.
Chính sách phát triển nguồn tin là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, là kim chỉ nam để xây dựng nguồn tin khoa học trong hoạt động thư viện. Xác định mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài để xây dựng chính sách phát triển nguồn tin để đáp ứng nhu cầu của NDT đảm bảo tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập khi có sự luân chuyển ban quản lý và cán bộ bổ sung của thư viện.
Chính sách phát triển nguồn tin tại Trung tâm bao quát các vấn đề sau: * Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường.
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cho từng lĩnh vực, từng chủ đề cụ thể. - Nội dung, chủ đề tài liệu bám sát chương trình đào tạo của Nhà trường.
Vốn tài liệu theo từng chuyên ngành trật tự ưu tiên gồm các bước sau: + Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động học tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo tương đương khoảng 60% số lượng tài liệu.
+ Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho người đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu tìm hiểu sâu về một lĩnh vực ( chiếm 20% ).
+ Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thư, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê ( chiếm 10% ).
- Ưu tiên lựa chọn những tài liệu của các nhà xuất bản khoa học, chuyên ngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng.
- Ưu tiên bổ sung tài liệu tiếng Việt nhằm phục vụ số đông bạn đọc. - Nguồn tin lựa chọn đảm bảo tính mới về khoa học, đặc biệt lĩnh vực kỹ thuật, khoa học – công nghệ.
* Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm là nhanh chóng phát triển thành một thư viện hiện đại.
- Xác định nhu cầu trước mắt và lâu dài của NDT tại Trung tâm và đặt ra ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ.
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng lựa chọn và thanh lọc tài liệu. Các ngành đào tạo chủ yếu là về điện, kỹ thuật và công nghệ nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho NDT.
- Kinh phí bổ sung chia đều các ngành học.
Trung tâm đã xây dựng chính sách bổ sung dựa trên cơ sở tìm hiểu các tài liệu liên quan đến khung chương trình đào tạo của các khoa và nhu cầu tin của NDT. Thực hiện chính sách ưu tiên bổ sung những tài liệu phục vụ các chuyên ngành đặc thù của trường: Điện- điện tử, cơ khí, công nghệ thông tin, kế toán…
Khi tiến hành bổ sung Trung tâm dựa trên những nguyên tắc sau đây: - Tính Đảng: Đây là nguyên tắc đầu tiên chỉ đạo trong công tác phát triển nguồn tin. Trung tâm luôn chú ý và đảm bảo nguồn tin luôn phù hợp với đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Bổ sung các tài liệu: Chủ nghĩa Mác- Lênin, giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh, các tài liệu, văn kiện của Đảng…
- Tính khoa học: Dựa trên cơ sở của luận chứng khoa học và tính đến ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan. Trung tâm tiến hành lựa chọn kỹ nguồn tin nhập, nghiên cứu phương hướng phát triển của nguồn tin
phù hợp với những thay đổi của dòng tin và nhu cầu tin; lập kế hoạch; phân công lao động hợp lý; ứng dụng công nghệ tiên tiến.
- Tính phù hợp: trong quá trình phát triển nguồn tin Trung tâm chú ý yếu tố nội dung, thành phần nguồn tin, đồng thời xem xét mối liên hệ với các đơn vị khác. Các yếu tố khách quan và chủ quan như: trình độ của cán bộ, ngân sách, kho tàng, trang thiết bị; Nhu cầu tin của NDT, thị trường thông tin, tình hình kinh tế - xã hội,…
- Tính đầy đủ: Bổ sung nguồn tin nhằm phục vụ NDT, mức độ đầy đủ càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu tin càng lớn. Để thực hiện được nguyên tắc phức tạp này đòi hỏi cần có sự phối hợp với các hình thức: liên thư viện, chia sẻ thông tin, kết nối mạng…Tuy nhiên, trong qua trình bổ sung Trung tâm cố gắng để đáp ứng đầy đủ những tài liệu cần thiết cho từng ngành đào tạo của nhà trường.
- Tính hiệu quả: Mục đích thực hiện là nhằm đạt hiệu quả cao trong việc hình thành nguồn tin với cho phí thấp về thời gian, công sức, kinh phí.
- Tính phối hợp: Dựa trên cơ sở xây dựng mối liên kết, hợp tác chặt chẽ phân công hợp lý, tính toán chính xác phạm vi thu thập.
Nhìn chung công tác bổ sung tại Trung tâm đang đạt hiệu quả đem lại bộ mặt mới trong hoạt động công tác thư viện, bổ sung những tài liệu thiết thực, phấn đấu sử dụng hiệu quả, hợp lý nguồn ngân sách Nhà trường cấp.
Nguồn tin của Trung tâm được bổ sung từ 2 nguồn chính: nguồn trả tiền và nguồn không phải trả tiền.
Nguồn trả tiền: Kinh phí bổ sung dựa vào những nguồn chính sau đó là sự đầu tư của Tập đoàn Điện lực, kinh phí của nhà trường, kinh phí của Trung tâm.
+ Nguồn mua: Sách là loại tài liệu được đầu tư kinh phí nhiều nhất, chiếm số lượng lớn trong Trung tâm bao gồm: sách giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu, sách ngoại văn. Việc đặt mua chủ yếu dựa vào nhu cầu tin
của NDT, căn cứ danh mục giới thiệu của các Nhà xuất bản (Nxb) và cơ quan phát hành. Đây là những nguồn mua tương đối ổn định và có chất lượng về nội dung và giá trị khoa học, kinh phí bổ sung hàng năm từ 500-700 triệu đồng.
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phần mềm Libol 6.0 trong đó có modul quan trong đó là phân hệ bổ sung, công tác bổ sung của Trung tâm đã thừa hưởng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung.
Phân hệ Bổ sung giúp thư viện có thể quản lý công tác bổ sung hiệu quả. Qua phân hệ này, thư viện có thể lập đơn đặt hàng, lên danh sách các ấn phẩm đặt mua (có trật tự ưu tiên), lựa chọn nhà phát hành dựa trên những thống kê về các lần giao dịch diễn ra trước đó, đồng thời theo dõi thời gian giao hàng và lập thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không đầy đủ. Phân hệ còn cho phép quản lý việc bổ sung từ các nguồn khác như trao đổi, tặng phẩm.
Phân hệ cung cấp khả năng quản lý ngân sách bổ sung theo các quỹ với khả năng cân đối dự chi, thực chi, bổ sung ngân sách quỹ, phân bổ khoản chi theo từng hợp đồng, khả năng quy đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán giữa các đơn vị tiền tệ khác nhau. Phân hệ có khả năng in ra báo cáo kế toán tình trạng quỹ tại thời điểm bất kỳ và cho khoảng thời gian bất kỳ.
Phân hệ Bổ sung còn giúp tiến hành việc quản lý và kiểm kê kho sách dễ dàng hơn với các tính năng xác định ấn phẩm thất lạc hoặc ấn phẩm xếp nhầm vị trí cũng như ghi lại số lượng và tên đầu ấn phẩm bị mất, thanh lý, hủy,...
Phân hệ Bổ sung cung cấp khả năng tạo các khuôn dạng nhãn sách khác nhau và cho phép in các nhãn sách theo khuôn dạng thiết kế. Ngoài tính năng in nhãn sách, phân hệ Bổ sung còn cho phép người dùng in mã vạch cho sách.
Các tính năng thống kê, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho phép đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm cũng như đồ thị phân bố ấn phẩm theo chủng loại, chủ đề.
Hình 2.1: Giao diện chính phân hệ Bổ sung
Trung tâm đã sử dụng đầy đủ các tính năng cơ bản của phân hệ bổ sung. Công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm hiện tại tiến hành theo quy trình bổ sung như sau:
Hình 2.2. Quy trình bổ sung tài liệu của Trung tâm Học liệu trường ĐHĐL
$ $ $
Lập yêu cầu BS Kiểm duyệt Tạo đơn đặt
Kiểm nhận sách Từ đơn đặt Nhà cung cấp
In hoặc gửi mail
Thiếu Khiếu nại
- Khảo sát nhu cầu tin: căn cứ vào nhu cầu của cán bộ, giảng viên, sinh viên thường được thực hiện thông qua hình thức phát phiếu bảng hỏi, phân tích phiếu yêu cầu của họ khi đến đọc mượn.
- Căn cứ danh mục giới thiệu sách mới của Nxb: Khi nắm được nhu cầu tin, Trung tâm dựa vào danh mục tài liệu sách mới của Nxb để đặt mua tài liệu, chủ yếu là: Nxb Giáo dục, Nxb Giao thông vận tải, Nxb khoa học kỹ thuật…
- Lựa chọn tài liệu: Dựa trên danh mục tài liệu sách mới tiến hành kiểm tra, sang lọc những tài liệu phù hợp và thiết thực nhất với những yêu cầu của Trường, của NDT. Việc lựa chọn và đánh giá tài liệu chủ yếu thông qua tên sách đây chỉ là việc lựa chọn ban đầu mang tính định hướng nhằm chuẩn bị cho việc tra trùng.
- Tra trùng: Sau khi lựa chọn tài liệu, Trung tâm tiến hành tra trùng xem xét nhu cầu tin nếu có nhu cầu tin tiếp tục bổ sung, ngược lại loại bỏ. Nếu không có trong danh sách tài liệu sẽ lựa chọn để mua.
- Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách: Tài liệu sau khi tra sẽ tập hợp thành danh sách bao gồm các thông tin: tên tài liệu, số lượng, giá cả, tên Nxb…
- Gửi nhà trường xét duyệt: tài liệu đặt mua được tập hợp, trình nhà trường xét duyệt.
Trung tâm đã tiền hành công tác bổ sung thông qua phần mềm Libol 6.0 đã đạt hiệu quả công việc cũng nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Hình 2.3 : Giao diện chính đơn đặt phần mềm Libol 6.0
Khi tiến hành công tác bổ sung Trung tâm đã lựa chọn những chính sách rất cụ thể và phù hợp với đơn vị mình đang có như cầu thì việc duyệt mua các tài liệu được Trung tâm tiến hành thông qua phần mềm để duyệt các danh mục tài liệu.
+ Nguồn mua báo, tạp chí: Trung tâm thường xuyên bổ sung báo, tạp chí chuyên ngành và các lĩnh vực khác. Đối với các báo và tạp chí Việt ra hàng ngày, tuần, tháng, quý Trung tâm tiến hành bổ sung theo ngày, tuần, tháng, quý. Các loại báo và tạp chí giải trí trong nước đặt mua như: Nhân dân, Thanh niên, Gia đình và xã hội, Phụ nữ, Lao động, An ninh, Đại đoàn kết, tạp chí Truyền hình, văn nghệ…
Báo chí chuyên ngành chủ yếu: kinh tế Việt Nam, Điện lực, Điện và đời sống…Báo và tạp chí tiếng nước ngoài mua với số lượng ít hơn do có sự hạn chế về trình dộ ngoại ngữ của NDT.
Hiện nay, Trung tâm có hơn 50 đầu báo, tạp chí với khoảng 650 tài liệu, trong đó 50 tài liệu là tiếng Anh. Do tính thời sự và thông tin phản ánh vói tốc độ nhanh chóng của báo chí nên Trung tâm vẫn tích cực bổ sung nhằm phuc vụ nhu cầu tin của NDT.
+ Nguồn mua tài liệu điện tử: Hiện nay Trung tâm đang triển khai mua tài liệu điện. Sách điện tử có khoảng 2500 đầu sách, bao gồm CSDL toàn văn về các lĩnh vực đặc biệt là về ngành khoa học kỹ thuật được mua tại Cục thông tin Khoa học công nghệ.
Trong thời gian tới, Trung tâm có xu hướng tập trung bổ sung tài liệu điện tử và hạn chế bổ sung tài liệu dạng sách. Với xu hướng hội nhập, giao lưu quốc tế nên tài liệu điện tử là mục tiêu hướng tới của Trung tâm.
Nguồn không phải trả tiền.
+ Nguồn lưu chiểu: Hàng năm Trung tâm tổ chức hoạt động hội thảo khoa học cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường. Hoạt động này thu hút đông đảo thành viên tham gia, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường, nguồn tài liệu nội sinh bổ sung nguồn tin vào Trung tâm. Tuy nhiên số lượng tài liệu này không nhiều.
Hiện nay nguồn tin nội sinh của Trung tâm chủ yếu là: Luận văn, luận án, đồ án, đề tài khoa học. Số lượng như sau: Luận văn 38 cuốn, luận án là 2
cuốn; đồ án: 250 cuốn; đề tài khoa học: 72; Đĩa CD: khoảng 100 tài liệu đã được số hóa nội dung chủ yếu là luận án, luận văn, đồ án.
Với tài liệu xám của trường, Trung tâm đã thực hiện lưu giữ và bảo quản nguồn tin hiệu quả. Đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT.
+ Nguồn tự in sách: Chủ yếu là giáo trình chuyên ngành được in ấn hàng năm, các nhà in mà Trung tâm thường xuyên làm việc đó là Nhà in Giao thông, Nhà in Khoa học Kỹ thuật, Nhà in Bách khoa. Hàng năm lượng giáo trình in đến vài trăm đầu tài liệu lên tới mấy ngàn đầu tài liệu. Sách này được cung cấp cho sinh viên học từ năm đầu đến khi ra trường.
+ Nguồn biếu tặng: Trung tâm được Tập đoàn Điện lực Việt Nam tặng một số tài liệu bao gồm cả tiếng Việt và tiếng Nga.
- Số giảng viên của nhà trường cũng biếu tặng những tài liệu quý hiếm, đặc biệt số những giảng viên được nhà trường cử đi đào tạo ở nước ngoài khi kết thúc khóa học họ cũng mang tài liệu quý hiếm về biếu tặng lại Trung tâm.
- Bên cạnh đó nhà trường cũng tiến hành hợp tác đào tạo với một số trường như trường Đại học Bắc Kinh, Thượng hải, Anh và Ý việc hợp tác đạo tạo với các trường bạn, các đơn vị liên kết cũng thường xuyên tặng biếu tài liệu quý hiếm cho Trung tâm.
- Kinh phí bổ sung chủ yếu là Tập đoàn Điện lực, nhà trường đầu tư một năm Trung tâm được cấp khoảng 300 triệu cho việc bổ sung: Kinh phí đó đã được phân bổ như sau:
- Bổ sung cho sách Tiếng Việt là 60% kinh phí, cho tài liệu Tiếng Anh 10%, tài liệu tra cứu 20%, báo tạp chí 10%. Về CSDL sẽ được nhà trường đầu tư nguồn kinh phí riếng nhưng không phải năm nào cũng được đầu tư riêng năm 2010 nhà trường đầu tư hơn 300 triệu cho việc mua CSDL còn những năm trước đó đều không có hoặc là không được quan tâm.
- Thanh lọc
Hàng năm Trung tâm có tiến hành thanh lọc tài liệu và tiến hành kiểm kê tài liệu. Hoạt động này diễn ra vào đầu tháng 8 công tác tuyển sinh của nhà