- Độ tuổi của người dùng tin
Tài liệu nội sinh
2.2. Hiện đại hóa công tác xử lý tài liệu của Trung tâm
Hoạt động TT - TV nói chung và hoạt động thông tin tư liệu nói riêng là một chu trình khép kín của quá trình chuyển giao thông tin. Từ khi tài liệu bổ sung về đến khi tài liệu được phục vụ, công tác xử lý thông tin là khâu quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ.
Nội dung dây chuyền thông tin tư liệu bao gồm các công đoạn chính như sau:
- Chọn lọc bổ sung, phát triển nguồn tin
- Xử lý và bao gói thông tin/ tài liệu: + Xử lý hình thức thông tin + Xử lý nội dung thông tin - Tổ chức lưu giữ và bảo quản thông tin/ tài liệu
- Tra cứu và phổ biến thông tin/ tài liệu đến người dùng.
Khi tiến hành sử dụng phần mềm quy trình sử lý tài liệu được thể hiện như sau:
Hình 2.6: Quy trình xử lý tài liệu tại TTHL trường ĐHĐL
Biên mục sơ lược
Xếp giá cho Ấn phẩm In mã vạch In nhãn gáy $ Kho Kiểm nhận Trong kho
Biên mục chi tiết Mở khóa tài liệu Trong kho
Kiểm duyệt Biểu ghi
2.2.1.Hoạt động xử lý hình thức
Xử lý hình thức thông tin/ tài liệu hay còn được gọi là Mô tả hình thức/ thư mục tài liệu là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định nhằm giúp cho người dùng tin dễ dàng tìn thấy tài liệu.
Công tác xử lý hình thức của Trung tâm bao gồm những công việc như: Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISDB và nguyên tắc biên mục rút gọn AACR2 và biên mục theo khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21.
Những năm đầu hoạt động thư viện áp dụng quy tắc mô tả tài liệu theo ISBD ( International Standard Bibliographic Description ) trên các mục lục phiêu.
Mô tả tài liệu theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và một hệ thống ký hiệu dấu bắt buộc đặt trước mỗi yếu tố của trường.
Quy tắc mô tả theo chuẩn quốc tế ISBD chia các yếu tố mô tả thành 8 vùng: Khi tiến hành mô tả tài liệu người cán bộ cần phải xác định được các yếu tố đưa vào các vùng mô tả, nắm vững quy tắc mô tả được áp dụng và tuân thủ hệ thống dấu phân cách giữa các vùng cũng như giữa các yếu tố mô tả.
Hiện nay Trung tâm tiến hành biên mục tài liệu trên phần hệ biên mục của phần mềm Libol 6.0. Phần mềm này đã hỗ trợ chuẩn biên mục về MARC21, AACR2.
Khi chưa có phần mềm hỗ trợ thì việc tiến hành xử lý theo hình thức người cán bộ thư viện phải làm thủ công viết tay rất mất thời gian vì vậy khi tiến hành hiện đại hóa thì hình thức này đã được phần mềm hõ trợ một cách đắc lực đó là tiến hành biện mục sơ lược, trong đó chúng ta đã tiến hành xử lý tất cả các thông số như tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản...
Hình 2.7 : Giao diện Biên mục sơ lược (Libol 6.0 ) Quy trình biên mục theo MARC21
Công tác biên mục tại Trung tâm chủ yếu được thực hiện theo hình thức biên mục gốc do cán bộ Trung tâm trực tiếp xử lý sau khi tài liệu được nhập về thư viện:
Biên mục gốc còn gọi là biên mục tại chỗ, quá trình tạo lập biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các khổ mẫu:
Tại đây cán bộ Trung tâm tiến hành biên mục trực tiếp và tạo lập các biểu ghi cho CSDL của Trung tâm.
Bên cạnh đó Trung tâm còn tiền hành biên mục sao chép qua cổng Z39.50 về trao đổi dữ liệu: Đây cũng là một tiện tích của việc biên mục nhưng hiện nay Trung tâm sử dụng các biểu ghi của đơn vị khác rất ít vì một số ly do sau:
Đường truyền kém, việc download một biểu ghi về rất lâu, các cổng Z35.50 của các thư viện khác ít khi mở để có thể cho download biểu ghi, hiện nay đơn vị chỉ tiến hành download biểu ghi của Thư viện Quốc hội mỹ.
Hình 2.9: Giao diện cổng Z39.50 về trao đổi dữ liệu ( Libol 6.0 ) 2.2.2. Hoạt động xử lý nội dung
Xử lý nội dung là quá trình phân tích nội dung tài liệu bao gồm các công việc: Phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt, chú giải nhưng công việc này mục đích tạo ra các điểm truy cập cho NDT.
- Phần loại tài liệu: Phần loại tài liệu là một khâu công tác quan trọng giúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin với các cơ quan khác.
Hiện nay Trung tâm sử dụng khung phân loại DDC khi mới chuyển sang sử dụng khung phân loại này cán bộ còn gặp đôi chút khó khăn. Cán bộ thư viện đã được cử đi tập huấn sử dụng bảng phân loại này do Thư viện Quốc gia tổ chức, đến nay cán bộ của Trung tâm đã sử dụng thuần thục bảng phân loại này.
Công tác phân loại của Trung tâm được cán bộ tiến hành rất cẩn thận để đảm bảo độ chính xác. Trung tâm tiến hành phân loại theo một quy trinh thống nhất gồm các bước sau:
Phân tích và xác định nội dung chính của tài liệu Xác định lớp của chủ đề chính
Tìm ký hiệu cho tài liệu trong bảng phân loại tương ứng với lớp đã chọn
Ghi ký hiệu phân loại vào đầu tài liệu bằng bút chì
Qua một quy trình thống nhất và có phần rất cẩn thận cán bộ phận loại của Trung tâm đã hoàn thành tốt công việc của mình.
Bên cạnh đó khi xử dụng phần mềm thì một tính năng cơ bản trong công tác phân loại cũng được hộ trợ một cách đắc lực.
Chức năng “Phân loại” chương trình hỗ trợ người dùng trong việc
nhập chỉ số phân loại
Gõ từ khóa nội dung tri thức ví dụ như: văn học, khoa học xã hội, nhấn
“Phân loại” chương trình hiển thị từ điển dữ liệu phân loại liên quan đến nội
dung tri thức đó.
- Định từ khóa: Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và chọn từ, cụm từ ổn định, đơn nghĩa để mô tả nội dung chính của tài liệu.
Trung tâm hiện nay vẫn đang sử dụng phương pháp định từ khóa tự do. Việc này đã tạo điều kiện thuận lợi và dễ dàng cho cán bộ trong quá trình thao tác công việc vì từ khóa này gần gũi với cán bộ và NDT đồng thời khi định từ khóa, cán bộ không phụ thuộc vào bảng từ khóa nào mà mang tính chất chủ quan của cá nhân làm công tác định từ khóa, bên cạnh đó việc kiểm tra, kiểm soát từ khóa không được diễn ra một cách thường xuyên. Việc này cũng gây ra không ít khó khăn trong việc tìm tin của NDT.
Khi tiến hàng định từ khóa trực tiếp trên giao diện xử lý tài liệu của phần mềm Libol 6.0 thì các trường con trong phần mềm là rất tùy biến khả năng này tạo điều kiện rất lớn trong công tác định từ khóa.
Trong thời gian tới Trung tâm cũng cần phải sử dụng Bộ từ khóa kiểm soát để hoàn thiện hơn trong công tác xử lý nội dung tài liệu.
-Tóm tắt nội dung tài liêu: Công tác tóm tắt tại Trung tâm tuân thủ những yêu cầu của một bài tóm tắt như sau:
Bài tóm tắt phải đảm bảo phản ánh ngắn ngọn, đầy đủ, chính xác và khách quan nội dung của tài liệu gốc.
Câu văn trong bài tóm tắt phải đơn nghĩa, các thuật ngữ khoa học sử dụng trong bài tóm tắt phải thông dụng
Những quy định của Trung tâm về tóm tắt nội dung tài liệu là như vậy nhưng khí tiến hành thì gặp nhiều khó khăn do cán bộ vẫn tóm tắt theo thói quen công việc hàng ngày và trình độ của cán bộ không đồng đều, bài tóm tắt còn mang tính chất thông báo đơn giản. Nếu làm tốt công tác này thì NDT dễ dàng xác định những tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.
Khi tiến hành ứng dụng tin học hóa thì việc biên mục tài liệu thuận lợi cho cán bộ vì ngay trường 520 đã hỗ trợ rất nhiều khí tiến hành tóm tắt tài liệu có thể sửa đổi nội dung tóm tắt ngay khi biểu ghi đã được cập nhật và trường này sẽ được cập nhật tại CSDL, thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu theo nội dung.
Hình 2.10 : Giao diện nhập biểu ghi ở trường 520 tóm tắt tài liệu