- Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
2.4.Hiện đại hóa sản phẩm thông tin và tổ chức dịch vụ thông tin 1 Hoạt động tạo dựng sản phẩm thông tin
2.4.1. Hoạt động tạo dựng sản phẩm thông tin
- Hệ thống mục lục truyền thống: Hệ thống mục lục truyền thống là tập hợp các đơn vị phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan thông tin - thư viện.
Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Phiếu mục lục chính là phiếu mô tả thư mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy cập tới tài liệu được phản ánh. Phạm vi bao quát hay đối tượng phản ánh của hệ thống mục lục là tài liệu dưới những hình thức khác nhau của một hay nhiêu cơ quan thông tin - thư viện.
Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm được triển khai phòng mượn của Trung tâm, hệ thống này là kết quả quá trình xử lí tập trung tài liệu, được in ra từ CSDL, đã lưu trong máy tính điện tử.
Hệ thống mục lục này được thể hiện đó là: Mục lục chữ cái và mục lục phân loại
Trung tâm đã tiến hành biên mục các tài liệu và in phích từ phần mềm Libol 6.0 để cung cấp cho NDT tra cứu một cách nhanh và hiệu quả nhất khi OPAC tra cứu của Trung tâm bị mất điện, hay có những NDT vẫn muốn sử
dụng hộp phích để tra cứu tài liệu thì Trung tâm vẫn tiến hành sử dụng hệ thống tra cứu song song.
Hình 2.13 : Giao diện in phích tra cứu Libol 6.0
- Hệ thống truy cập công công trực tuyến OPAC ( Onnine Puplic Access Catalogs
Hiên nay Trung tâm đã triển khai phần mềm Libol 6.0 và đã tiến hành biên mục tài liệu số lượng biểu ghi đã lên tới hàng ngàn biểu nhưng người dùng tin vẫn phải đến trung tâm để tiến hành tra cứu tài liệu vì hiện nay phần mềm Libol 6.0 vẫn chưa kết nối với mạng Internet. Người sử dụng vẫn phải thông qua địa chỉ IP: http:// 192.168.50.4/Opac/
OPAC được đông đảo NDT sử dụng và được đánh giá cao vì những ưu điểm sau: Hỗ trợ người dùng tin tìm kiếm thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao. Tạo ra khả năng đa truy cập nhiều người sử dụng truy cập vào các CSDL do Trung tâm xây dựng cùng một thời điểm và cùng lúc có thể sử dụng biểu ghi.
Hình 2.14: Giao diện OPAC ( Libol 6.0)
Mƣợn liên thƣ viện:
Tiếp nhận yêu cầu và xử lý yêu cầu bạn đọc, giao dịch với thư viện thành viên, kiểm soát tài liệu mượn.
Quy trình mượn liên thư viện gồn các bước cơ bản sau và được mô phỏng:
Hình2.16 : Mô phỏng mƣợn liên thƣ viện
Bước 1: Tra cứu tìm tin trên OPAC
Bước 2: Gửi yêu cầu mượn đến thư viện A: xác nhận họ tên cá nhân, tài liệu mượn, hình thức mượn, giá tiền có thể trả…
Bước 3: Thư viện xử lý và gửi yêu cầu đến thư viện B, đồng thời cũng thông báo cho bạn đọc biết.
Bước 4: Thư viện B, xử lý yêu cầu: Thông báo cho thư viện B: Đồng ý, hoặc không đồng ý cho mượn. Nếu cho mượn thì thông báo gửi tài liệu
Bước 5: Thư viện A: Thông báo nhận được tài liệu
Bước 6: Thư viện A: Thông báo đến bạn đọc đã sẵn sàng tài liệu.
Nếu mượn không hoàn trả coi như đến đây là kết thúc. Còn mượn có hoàn trả thì thêm bước 7
Bước 7: Thư viện A: nhận tài liệu từ bạn đọc và thông báo gửi đến thư viện cho mượn B.
ISO 10160, 10161 10161 IPIG 2.0 Z39.50 LAN Internet OPAC CSDL Tài liệu Thư viện B http/Web Z39.50 OPAC CSDL Tài liệu Thư viện A http/Web Z39.50 http/Web Z39.50 Internet LAN http/Web Z39.50
Mục lục liên hợp trực tuyến
Trong tương lai Trung tâm đang tiến hành xây dựng và khai thác mục lục liên hợp trực tuyến. Công tác tiến hành xây dựng mục lục trực tuyến cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bổ sung dữ liệu từ các thư viện thành viên: các thành viên trong hệ thống sẽ tham gia đóng góp dữ liệu (biểu ghi) thư mục của mình vào hệ thống chung theo định kỳ. Phương thức có thể là đẩy trực tiếp vào CSDL chung hoặc gửi tệp điện tử (tếp ISO) đến cơ quan quản lý MLLH.
Nhận dữ liệu và hiệu chỉnh (nhất quán) dữ liệu: Các dữ liệu Tổ chức khai thác dữ liệu
Hình 2.17. Sơ đồ Quy trình nghiệp vụ MLLH
Quy trình xây dựng mục lục trực tuyến được tiên hành tất cả các thư viện thành viên gửi các phiếu mô tả hoặc các CSDL biên mục tới TV trung tâm, từ đó biên soạn MLLH. Theo phương pháp này, trách nhiệm của thư viện trung tâm là rất lớn, nếu TV trung tâm làm không tốt thì sẽ không đảm bảo chính xác. Trung tâm là một trong những thành viên quan trọng trong hệ thống xây dựng thư viện điển tử của ngành điện
- Cổng thông tin điện tử của Trung tâm:
Trang Web là cổng thông tin quan trọng, quảng bá, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện đến cho người sử dụng một cách nhanh nhất mọi lúc, mọi nơi. Website của Trung tâm tích hợp nhiều sản phẩm và dịch vụ như: Trang chủ, tra tìm tài liệu, CSDL trực tuyến, tài nguyên số.
Trang chủ chứa các thông tin giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển cũng như các tin tức - sự kiện nổi bật về hoạt động của Trung tâm: Giới thiệu chung, Thông tin nội bộ, những tin tức sự kiện, thông báo. Số lượng người truy cập và khai thác thông tin tại đây ngày một tăng thống kê đến hết đầu tháng 6 năm 2012 trong vòng 6 tháng đầu năm có đến 4.000 ngàn người truy cập.
Giới thiệu khái quát về công thông tin điện tử
Cổng thông tin điện tử Thư viện ngành điện cung cấp các thông tin giới thiệu về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, lịch sử hình thành… tin tức mới nhất về hoạt động của thư viện Đại học Điện lực.
Giới thiệu các tài liệu mới nhất liên quan đến các chuyên ngành điện, Kết nối với trang OPAC của thư viện, cho phép tra cứu tài liệu thư viện trực tuyến,
Thực hiện việc liên kết tới trang OPAC của các thư viện khác,
Thư viện trung tâm
Thư viện 1
Thư viện 2
Thư viện n
Trao đổi các thông tin, bài viết… trên diễn đàn chung Hiển thị dưới 2 ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh
Nội dung thông tin cũng như cách thức trình bày nội dung thông tin trên cổng thông tin được thiết kế động với khả năng tuỳ biến cao.
Hình 2.18: Giao diện trang chủ Cổng thông tin Thư viện ngành điện
Để việc quản trị và phân loại nội dung thông tin được thuận lợi, hệ thống phân loại thông tin thành các kiểu đối tượng như sau:
Chuyên mục: là các chuyên mục (cấp 1 & cấp 2) được tổ chức trên thanh Menu
Tin tức: là các thông tin kinh tế, xã hội, chính trị, thời sự… được cập
nhật hàng ngày lên website…
Ảnh quảng cáo: có thể là lô gô của các đơn vị, lô gô quảng cáo của các
đơn vị tài trợ, đơn vị liên kết…
Liên kết: là các đường dẫn (URL) đến trang tra cứu tài liệu của các thư
Sự kiện: có thể là các cuộc họp, hội nghị, hội thảo được thông báo trên
cổng thông tin (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các bước tiến hành biên tập:
Khi muốn biên tập thông tin thì chỉ cấn truy cập vào chuyên mục cần thêm mới đối tượng thông tin thông qua thanh Menu hoặc sử dụng chức năng Nội dung trên thanh Biên tập
Hình 2.19. Giao diện thanh biên tập Cổng thông tin điện tử
Cổng thông tin điện tử của Trung tâm bao quát khối lượng thông tin lớn thông qua việc giới thiệu quá trình hình thành và phát triển, phát triển hoạt động của Trung tâm, phản ảnh bộ sưu tập tài liệu của thư viện, các sản phẩm dịch vụ của Trung tâm.
B1: Truy cập vào chuyên mục cần thêm thông tin
B4: Biên tập
thông tin Lưu
B2: Bấm chọn chức năng Thêm đối tƣợng/ Thêm vào thƣ mục trên thanh Biên tập
B3: Lựa chọn đối tƣợng thông tin cần biên tập (Tin tức, Sự kiện…)
- Thư mục giới thiệu sách mới:
Thư mục được tổ chức biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng tháng. Thư mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới được bổ sung về Trung tâm. Công việc viên soạn này được giao cho Tổ Nghiệp vụ đảm nhiệm.
Các yếu tố được mô tả trong thư mục bao gồm: - Tên tài liệu
- Tên tác giả
- Năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, lần xuất bản. - Ký hiệu phân loại
- Kỹ hiệu xếp kho.