Hưng sử dụng bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Phương pháp khấu hao TSCĐ:Phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho: Phương pháp tính giá xuất kho của công ty là Bình quân gia quyền.
Phương pháp tính giá thành: Phương pháp trực tiếp.
Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: Theo chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
3.3 QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TY
Công tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng
Công ty tiến hành đàm phán qua email như sau:
Chào giá: Thông qua nghiên cứu thị trường, xác định đơn vị hay nước nào có nhu cầu đặt hàng của công ty, sau đó công ty tiến hành viết đơn chào giá và fax cho đơn vị đặt hàng hay gọi điện thoại trực tiếp đến khách hàng để bàn bạc vấn đề: mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, và các điều kiện cần thiết khi xuất hàng cho họ (phẩm chất, quy cách, thời gian giao hàng…)
Hoàn giá: Khách hàng sẽ thỏa thuận về mức giá và các điều kiện giao hàng. Công ty sẽ xem xét và phản hồi lại với khách hàng về vấn đề này cho đến khi đạt được sự thống nhất.
Đặt hàng: Khách hàng đồng ý với các thỏa thuận và gửi đơn đặt hàng cho công ty. Công ty sẽ tiến hành thu mua nguyên liệu và chế biến theo quy cách khách hàng yêu cầu.
Xác nhận: Hai bên mua bán, phía công ty và phía đơn vị đặt hàng sau khi đã fax qua lại nhiều lần với nhau về điều kiện mua bán và ghi vào biên bản. Phía công ty sẽ thảo một hợp đồng để hai bên cùng xác nhận quan hệ mua bán.
Quy trình hoạt động xuất khẩu
Công tác xuất khẩu tại công ty bao gồm các bước:
Phòng kinh doanh nghiên cứu, cập nhật thông tin cho Ban Giám Đốc về khách hàng gửi thư hỏi hàng đến công ty hoặc liên hệ trực tiếp để đặt hàng.
20
Phòng kinh doanh gửi thư thương mại cho khách (trường hợp khách gửi thư hỏi hàng) để cung cấp đầy đủ thông tin về giá cả, size sản phẩm. Nếu hai bên đồng ý sẽ ký kết hợp đồng.
Trường hợp khách hàng liên hệ trực tiếp với công ty, Ban Giám Đốc công ty sẽ đàm phán trực tiếp với khách hàng đi đến ký kết hợp đồng.
Sau khi nhận được L/C của khách hàng, công ty tiến hành thu mua nguyên liệu và chế biến.
Đến ngày giao hàng, phòng kinh doanh đem hàng mẫu của lô hàng kiểm tra tại cơ quan kiểm nghiệm, bổ sung chứng từ thương mại, hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và chuyển đến cảng giao cho hãng tàu.
Phòng kinh doanh giao bộ chứng từ để khách hàng thực hiện thanh toán
Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bao gồm:
Hợp đồng ngoại thương (Commercial Contract): Là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng.
Vân đơn hàng hải (Bill of Lading): Là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp.
Phiếu đóng gói (Packing List): Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng, phiếu đóng gói mô tả cách thức đóng gói, số lượng, quy cách, trọng lượng thực, trọng lượng gồm cả bao bì…
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản của công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Trên hóa đơn ghi rõ tên người mua, người bán, số lượng hàng hóa, quy cách, số tiền trong hợp đồng ngoại thương.
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin): Là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền hay đại diện có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp để chứng nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa đó.
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu: Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu.
Ngoài các chứng từ trên, tùy theo yêu cầu của khách hàng mà bộ chứng từ có thể bổ sung thêm một số loại chứng từ khác như: Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận số lượng, Giấy chứng nhận chất lượng…
21