Chủ tịch Hội đồng quản trị: Ông Hồ Hoàng Hải 01 Tổng Giám đốc
01 Giám đốc Kinh doanh 01 Giám đốc Sản xuất 01 Giám đốc Chi nhánh
Và 105 cán bộ nhân viên làm việc trong các bộ phận, phòng ban khác của Công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần Phú Thành LED
Giám Đốc Sản xuất Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Phòng kinh doanh Xưởng sản xuất, lắp đặt và bảo hành Chủ tịch HĐQT Tổng Giám Đốc Giám đốc Kinh doanh Văn phòng công ty Phòng Kế toán
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của các Phòng/Ban Công ty
Với cơ cấu tổ chức bộ máy như trên đã đưa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tiến một bước khá vững chắc. Các bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp của các giám đốc của từng lĩnh vực và được liên kết hỗ trợ nhau. Nhiệm vụ của từng cá nhân và các phòng ban trong công ty được phân chia như sau:
Chủ tịch Hội đồng quản trị
Là người có quyền lực cao nhất, đại diện trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Giám sát các hoạt động của các giám đốc và các phòng ban, trực ký kết các hợp đồng lớn cho công ty.
Tổng Giám Đốc
Là người đứng đầu chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính, quản lý tình hình sản xuất, đồng thời giám sát việc bán hàng và tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Tổng Giám đốc còn là người đưa ra các phương hướng sản xuất cụ thể về tất cả các phương diện, đánh giá xem xét khả năng làm việc của nhân viên trong công ty, tình hình hoạt động của các máy móc thiết bị, trên cơ sở giao nhiệm vụ cho từng phòng ban. Sau đó giám đốc có nhiệm vụ tổng hợp các hoạt động để trình kết quả lên tổng giám đốc và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước tổng giám đốc về các kết quả đã trình.
Giám đốc kinh doanh
Là người giúp việc cho Tổng giám đốc và được phân công phụ trách trực tiếp lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Giám đốc kinh doanh tham mưu trực tiếp cho Tổng giám đốc về công tác kế hoạch kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa trong công ty, lập kế hoạch tiêu thụ hàng hóa và đưa ra các chương trình thúc đẩy bán hàng như xúc tiến bán, khuyếch trương, khuyến mại, quảng cáo… để tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Giám đốc kinh doanh được quyền thay mặt Tổng Giám đốc xử lý những công việc liên quan đến vấn đề kinh doanh của Công ty khi Tổng giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc với những công việc đã xử lý.
Giám đốc Sản xuất
Là người trực tiếp tham mưu cho Tổng Giám đốc các kế hoạch sản xuất của Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về vấn đề năng xuất, sản lượng, chất lượng sản xuất. Ngoài ra, Giám đốc Sản xuất còn quản lý các vấn đề lắp đặt, bảo hành cho các công trình công ty đã thực hiện. Giám đốc Sản xuất được quyền thay mặt Tổng Giám đốc giải quyết các vấn đề liên quan đến sản xuất, lắp đặt, bảo hành.
Giám đốc chi nhánh
Là người tham mưu cho Tổng giám đốc các kế hoạch kinh doanh, sản xuất, lắp đặt, bảo hành và toàn bộ việc tổ chức quản lý hoạt động của Chi nhánh. Giám đốc Chi nhánh là người thay mặt Tổng Giám đốc giải quyết những công việc phát sinh của Chi nhánh trong phạm vi được ủy quyền.
Các phòng ban Công ty
Để phù hợp với tổ chức quản lý của công ty, công ty đã tổ chức thành 4 phòng ban chính nhằm giải quyết tất cả các công việc liên quan đến quá trình sản xuất và tiêu thụ hàng hàng hóa của công ty, cụ thể như sau:
- Văn phòng Công ty - Phòng kế toán - Phòng kinh doanh.
- Xưởng sản xuất, lắp đặt và bảo hành
Mỗi phòng này bao gồm có một trưởng phòng và các nhân viên giúp việc. Các phòng ban hoạt động độc lập nhưng hỗ trợ chặt chẽ cho nhau trong khuôn khổ quyền hạn và trách nhiệm được giao. Chức năng chính của mỗi phòng ban được cụ thể hóa là:
Nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng là thực hiện các công tác tổ chức hành chính cụ thể là:
- Soạn thảo và trình Giám đốc phê duyệt về quản lý và sử dụng có hiệu quả, hợp lý các thiết bị văn phòng, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, bảo dưỡng theo định kỳ.
- Sắp xếp nơi làm việc, trang thiết bị cho các phòng ban, quản lý và điều động xe con phục vụ lãnh đạo theo yêu cầu công tác. Điều động xe chuyên chở hàng hóa đi tiêu thụ.
- Thực hiện đúng các quy định về văn thư lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý công văn giấy tờ đi, đến, quản lý con đấu, đánh máy và các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn.
- Lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng để Tổng Giám đốc Công ty có dự toán trước.
- Tổ chức tiếp đón và hướng dẫn khách đến làm việc theo đúng quy định, nội dung và đối tượng. Tổ chức trang trí, chuẩn bị các ngày lễ, tết, hội nghị.
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động trong Công ty, quản lý và sử dụng người lao động hợp lý đúng người, đúng việc, điều phối nhân lực đáp ứng kịp thời phục vụ kinh doanh. Tổ chức biên chế các phòng ban, đội. Sắp xếp tổ chức kinh doanh, bố trí cán bộ theo yêu cầu nhiệm vụ. Đề xuất các giải pháp về tổ chức lao động, chính sách cán bộ và đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên. Có kế hoạch sử dụng lao động hàng năm trên cơ sở định hướng phát triển của đơn vị để có kế hoạch xin bổ sung phù hợp với yêu cầu của Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thực hiện và hướng dẫn thực hiện chính sách, chế độ người lao động theo cấp quản lý hiện hành.
- Hoàn chỉnh hồ sơ theo dõi, quản lý, lập sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội theo phân cấp quản lý hiện hành. Thực hiện các chế độ báo cáo thường xuyên và báo cáo đột xuất theo yêu cầu nhiệm vụ.
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công ty và pháp luật hiện hành theo chức năng và nhiệm vụ được giao.
• Phòng Tài chính - kế toán: Là bộ phận giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty theo chuyên ngành, đồng thời cũng là bộ phận giám sát tình hình tài chính của Công ty. Bộ phận kế toán có các nhiệm vụ sau:
- Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của Công ty, lập kế hoách tài chính hàng tháng để Tổng Giám đôc Công ty có cơ sở để ra các quyết định kinh tế. Tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty thực hiện quyền quản lý, sử dụng, đề xuất các biện pháp hữu hiệu trong quá trình tổ chức thực hiện.
- Nếu được Công ty ủy quyền thì Phòng kế toán – tài chính cùng với các Phòng ban chức năng tham gia việc soạn thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán nhân công theo đúng chế độ pháp lệnh hợp đồng kinh tế, đảm bảo có lợi nhất cho Công ty.
- Thực hiện sử dụng vốn, các quỹ của Công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn có hiệu quả nhất.
- Thực hiện chế độ báo cáo thông kê, báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước, của Công ty hoặc các báo cáo bất thường khác. Tính toán, trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải thu, phải nộp và thanh quyết toán đúng thời hạn các khoản tiền vay.
- Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị theo yêu cầu quản lý phù hợp với cơ chế thị trường, đảm bảo đúng pháp luật. Tổ chức thu thập, ghi chép chứng từ, sổ sách. tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn kinh doanh. Lập đầy đủ, đúng thời hạn các báo cáo kế toán thống kê các quyết toán của đơn vị theo quy định. Phối hợp các phòng ban chức năng phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và tổ chức việc kiểm tra thanh quyết toán để thu hồi vốn.
- Tổ chức phổ biến hướng dẫn thi hành kịp thời chế độ tài chính kế toán của nhà nước và các quy định của Công ty. Tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chính sách chế độ quy định về quản lý kinh tế tài chính của nhà nước ban hành. Kiểm tra việc thực hiện chế độ thanh toán tiền vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế.
- Kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch tài chính, dự toán chi phí quản lý, bán hàng, các định mức kinh tế kỹ thuật. Đảm bảo chứng từ hóa đơn bán hàng và chứng từ vận chuyển hàng trên đường phục vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thực hiện các nhiệm vụ mà Giám đốc giao, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng.
• Phòng kinh doanh
Đây là Phòng đông nhất Công ty: Bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 2 trưởng nhóm và 20 nhân viên bán hàng. Phòng kinh doanh chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc kinh doanh.
Nhiệm vụ chủ yếu của của Phòng kinh doanh là phát triển khách hàng, phát triển thị trường nhằm tăng doanh thu bán hàng. Đồng thời Phòng còn chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các kế hoạch marketing, hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới nhằm hỗ trợ cho hoạt động bán hàng của Công ty. Các nhiệm vụ cụ thể là:
- Lập kế hoạch, phương án kinh doanh tháng, quý, năm và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh đó.
- Quan hệ chặt chẽ với bạn hàng truyền thống, tổ chức tiếp cận, chào bán hàng vào các đơn vị có nhu cầu, tạo dựng hệ thống khách hàng truyền thông của Công ty.
- Lập các kế hoạch Marketing cho sản phẩm dịch vụ phù hợp với từng thời điểm
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo lựa chọn các hình thức Marketing hiệu quả và phù hợp với năng lực của Công ty.
- Tổ chức hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
• Xưởng sản xuất:
Chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc sản xuất. Phòng Sản xuất tham mưu trực tiếp cho Giám đốc sản xuất về quá trình sản xuất từ dây truyền công nghệ, hệ thống máy móc, năng suất sản xuất, kiểm tra và giám sát chất lượng
sản phẩm và sản xuất theo hợp đồng đặt hàng đã ký kết. Đồng thời bảo trì, bảo hành sản phẩm khi đến định kỳ và khi có trục trặc xảy ra từ phía khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty..