7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các
3.1.2Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ
3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Trong doanh nghiệp thì cơ cấu tổ chức có vai trò hết sức quan trọng, thể hiện sự chặt chẽ của cả một hệ thống. Một cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, các phòng ban được phân công trách nhiệm, quyền hạn, trách nhiệm rõ rang tránh được sự chồng chéo công việc lẫn nhau.
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thủy sản Phương Đông
Nguồn: Phòng Tổ chức- Công ty TNHH Thủy sản Phương Đông
3.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
a. Giám đốc công ty
Giám đốc hiện tại của công ty là ông Phạm Hải Sơn. Giám đốc là người đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật của Nhà nước, đồng thời là người quản lý, điều hành cao nhất các hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ quy định.
Giám đốc có nhiệm vụ dự thảo, quản lý mọi hoạt động của công ty, thực hiện hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ đạo công việc cho các bộ phận chức năng khác.
Giám đốc là người tổ chức xây dựng các mối quan hệ bên trong lẫn bên ngoài công ty nhằm giúp các hoạt động có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và khách hàng về những sản phẩm do công ty sản xuất. Giám Đốc Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng HACCP- Kỹ thuật Bộ phận sản xuất Bộ phận Cơ điện lạnh
21
b. Phòng tổ chức
Phòng tổ chức của công ty hiện có 39 người, là nơi tiến hành tổ chức quản lý và trực tiếp thực hiện các công tác quản lý hành chính, quản lý công văn, thu nhận văn bản, những quy định và thông tư của cấp trên và của nhà nước để hướng dẫn các phòng ban có trách nhiệm thi hành. Phòng tổ chức còn có nhiệm vụ thực hiện quản lý cơ sở vật chất của công ty, về lao động, tiền lương, bảo hiểm và các chính sách, chế độ theo đúng quy định của pháp luật, tổ chức đẩy mạnh các phong trào thi đua trong toàn xí nghiệp, tích cực tham gia các phong trào của Liên đoàn lao động khu công nghiệp và của thành phố.
c. Phòng kế toán
Phòng kế toán hiện có 22 người, giúp giám đốc quản lý, theo dõi vốn và toàn bộ tài sản của doanh nghiệp về mặt giá trị, sổ sách đồng thời thanh toán tiền cho khách hàng và lương của cán bộ công nhân viên.
Phản ánh ghi chép, hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng luật định.
Tổng hợp các loại chi phí để tính giá thành sản phẩm sau mỗi đợt sản xuất sản phẩm và đưa ra giá bán để giám đốc tham khảo.
Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống luân chuyển chứng từ có liên quan đến hàng hóa, tài sản, vật tư, tiền vốn, đồng thời tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán thống kê ở tất cả các bộ phận trong công ty.
Lập báo cáo quyết toán theo từng tháng, từng quý. Phân tích hoạt động tài chính, báo cáo kim ngạch xuất khẩu của công ty cho Bộ thương mại và cơ quan thuế.
d. Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh của công ty hiện có 29 người, thực hiện việc phân tích tổng hợp các nghiệp vụ đã phát sinh trong quá trình hoạt động, dự toán tình hình trong tương lai để từ đó xây dựng các mục tiêu, kế hoạch trong ngắn hạn và dài hạn.
Chịu trách nhiệm nghiên cứu, xây dựng và thực hiện kế hoạch cũng như phương án kinh doanh. Tổ chức nghiên cứu tiếp nhận thị trường để làm cơ sở cho việc cung ứng và khai thác các nguồn hàng. Phòng kinh doanh trực tiếp giao dịch với khách hàng và soạn thảo các thủ tục cho việc ký hợp đồng và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng đó.
22
Thực hiện tổng hợp và báo cáo tình hình cho Ban giám đốc về kim ngạch xuất khẩu, tiến hành xúc tiến thương mại và mở rộng thị trường.
e. Phòng HACCP – Kỹ thuật
Quản lý tiêu chuẩn về máy móc thiết bị và sản phẩm theo tiêu chuẩn của HACCP. Luôn theo dõi để thông báo kịp thời những tiêu chuẩn mới ban hành và sửa đổi về tiêu chuẩn của HACCP.
Thường xuyên nghiên cứu, phân tích những ưu nhược điểm của sản phẩm trong quá trình sản xuất và sử dụng. Qua đó xây dựng và cải tiến các tiêu chuẩn cho phù hợp với các tiêu chuẩn của HACCP. Kiểm tra chất lượng các loại nguyên vật liệu và thành phẩm trước khi nhập và xuất khẩu.
f. Bộ phận sản xuất
Quản lý các phân xưởng, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ, vật tư, nguyên vật liệu và hóa chất phục vụ cho sản xuất tại phân xưởng.
Nhận lệnh chế biến từ phòng kinh doanh đã được duyệt bởi giám đốc. Tổ chức quản lý nhân lực và điều hành sản xuất theo quy trình công nghệ của công ty.
Điều hành hoạt động sản xuất, theo dõi kiểm tra báo cáo với giám đốc về tình hình sản xuất tại các phân xưởng, kịp thời giải quyết các vấn đề trong sản xuất.
g. Bộ phận Cơ điện lạnh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, sử dụng, kiểm tra, sửa chữa, bảo trì và vận hành máy móc điện cơ tại các phân xưởng, đảm bảo an toàn lao động cho công nhân.
Tổ chức nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, vận hành và bảo trì nhằm tạo điều kiện khai thác tối đa công suất máy móc thiết bị.
3.1.2.3 Tình hình nhân sự
Con người là một yếu tố quyết định sự thành công của công ty và đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, đòi hỏi bất kỳ nhân viên nào cũng phải có trình độ chuyên môn kỹ thuật. Đây chính là yếu tố giúp các doanh nghiệp phát triển và đạt được nhiều thành tựu trong kinh doanh của mình.
23
Hiện lực lượng lao động của toàn công ty là 1.500 công nhân và 115 nhân viên thuộc bộ phận quản lý, gồm:
+ Ban giám đốc: 2 người + Phòng tổ chức: 39 người + Phòng kế toán: 22 người + Phòng kinh doanh: 29 người
+ Phòng HACCP – kỹ thuật: 9 người + Bộ phận sản xuất: 7 người
+ Bộ phận Cơ điện lạnh: 7 người
Trình độ lao động của nhân viên trong công ty đang được từng bước nâng cao, gia tăng trình độ cho cán bộ quản lý cũng như nâng cao tay nghề cho công nhân lao động trực tiếp.
Bảng 3.1 Số lượng và trình độ lao động của nhân viên Công ty TNHH Thủy sản Phương Đông năm 2014
Trình độ lao động Số lượng nhân viên Tỷ lệ
Đại học 212 13% Cao đẳng 135 8% Trung học 119 7% Chứng chỉ 60 4% Phổ thông 1.089 68% Tổng 1.615 100%
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty TNHH Thủy sản Phương Đông
Nhìn vào biểu đồ ta thấy, lao động phổ thông chiếm tỷ lệ rất cao. Do công ty cần số lượng lớn công nhân làm việc trong các phân xưởng, bộ phận xử lý nguyên liệu, là bộ phận lao động trực tiếp của công ty, thường là những lao động có trình độ thấp. Khi làm việc, họ phải thường xuyên sự dụng các loại máy móc, thiết bị, khoa học công nghệ hiện đại. Vì vậy, công ty thường xuyên có những chương trình đào tạo thêm cho công nhân để đạt được trình độ chuyên môn hơn.
24
Trình độ đại học và cao đẳng cũng chiếm tỷ lệ khá cao. Đây là lực lượng chiếm các vị trí chủ chốt trong công ty, đòi hỏi người làm việc có trình độ chuyên môn cao, thành thạo trong công việc và có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh. Các nhân viên này đảm nhận nhiệm vụ quản trị cấp trung, đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ rành mạch.
Tỷ lệ nhân viên trung học và chứng chỉ chiếm tỷ lệ thấp nhất. Các nhân viên này đã được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ chuyên nghiệp tại nhà trường nhưng không được đào tạo về tầm nhìn như các nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng. Do đó, các nhân viên này đảm nhận nhiệm vụ quản trị cấp cơ sở như tổ trưởng, đội trưởng. Đảm bảo quản lý và thúc đẩy quá trình sản xuất, động viên khích lệ các nhân viên cấp dưới làm việc nhanh chóng và hiệu quả.
Hàng năm, công ty tạo ra nhiều cơ hội việc làm và thu nhập cho nhiều lao động tại địa phương. Nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho sản xuất, công ty luôn có những chính sách huy động và tạo điều kiện tốt để các nhân viên làm việc hiệu quả như: mở các đợt tập huấn cho cán bộ, cải tiến công tác lương, khen thưởng…Công ty có sân chơi thể thao dành cho nhân viên sau giờ làm việc, để nhân viên có thể giải trí và rèn luyện tinh thần đồng đội, đoàn kết.
Công ty cũng đưa ra tiêu chuẩn thi đua theo hướng động viên tính trung thực, năng động, sáng tạo và trách nhiệm của người nhân viên. Chính vì thế mà số người lao động của công ty ngày càng gia tăng, nhất là lao động gắn bó lâu dài.