3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
41
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của chi nhánh
Ghi chú:
: Quan hệ trưc tuyến : Quan hệ chức năng
- Kế toán trưởng:Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám Đốc về chỉ đạo thực hiện, tổ chức công tác kế toán là người tham mưu cho Giám Đốc trong huy động vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và là người điều hành trực tiếp thu chi tại văn phòng. Đồng thời, kế toán trưởng kiêm toán công nợ có nhiệm vụ phải mở sổ chi tiết công nợ cho từng cửa hàng và khách hàng.
- Kế toán viên: do Giám đốc Chi nhánh tuyển dụng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh phụ trách kế toán và Ban quản lý Hệ thống phân phối về nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
+ Hỗ trợ phụ trách kế toán trong việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về công tác kế toán - tài chính tại Chi nhánh.
+ Phối hợp với phụ trách kế toán trong công tác lập báo cáo tài chính; báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý tại Chi nhánh.
+ Hỗ trợ phụ trách kế toán trong công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình nghiệp vụ về tài chính - kế toán: luân chuyển chứng từ, thủ tục thu - chi hợp lý và hợp lệ theo đúng quy định của Luật kế toán và của công ty. + Thực hiện một số nghiệp vụ khác theo sự chỉ đạo và phân công của Giám đốc Chi nhánh.
- Thủ quỹ:do Giám đốc Chi nhánh tuyển dụng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh, phụ trách kế toán và Ban quản lý Hệ thống phân phối nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
+ Giữ, kiểm tra và theo dõi quỹ tiền mặt hiện có tại Chi nhánh. + Ghi chép sổ thu - chi quỹ tiền mặt hàng ngày.
Kế toán trưởng
42
+ Lập báo cáo thu - chi tiền mặt hàng ngày, hàng tháng theo quy định của Nhà nước và Công ty.
+ Thực hiện một số nghiệp vụ khác theo sự chỉ đạo và phân công của Giám đốc Chi nhánh.
3.4.2 Hình thức sổ kế toán
Hình thức kế toán áp dụng tại Chi nhánh: Áp dụng hình thức kế toán máy được xây dựng trên hình thức chứng từ ghi sổ.
Các loại sổ kế toán:
+ Sổ cái, sổ quỹ.
+ Các sổ và thẻ chi tiết. + Bảng cân đối phát sinh.
+ Ngoài ra còn có các sổ khác phục vụ cho nhu cầu quản lý riêng tại Chi nhánh.
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sỗ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
43
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ lập ra các chứng từ ghi sổ thì ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng cộng số của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ ghi sổ. Tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có, số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh hàng quý.
- Sau khi đối chiếu số phát sinh khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ kế toán chi tiết) được lập để báo cáo tài chính.
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng phát sinh nợ, phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng nhau và bằng tổng số phát sinh dư có trên bảng cân đối bằng nhau và số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Chi nhánh sử dụng phần mềm kế toán NETVIET.
Hình 3.4 Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
44
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán, kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động cập nhật vào sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết, thẻ có liên quan.
Cuối kỳ (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiên thao tác khóa sổ, thự hiện các bút toán vào cuối kỳ, lập báo cáo tài chính. Thực hiện các thao tác in lưu trữ báo cáo tài chính theo quy định.
3.4.3 Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và các văn bản sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/10 và kết thúc ngày 30/09.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp Kê khai thường xuyên. - Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Đánh giá hàng tồn kho theo giá gốc.
- Phương pháp tính giá thực tế hàng tồn kho : Bình quân gia quyền từng lần xuất kho.
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.5.1 Thuận lợi, khó khăn 3.5.1 Thuận lợi, khó khăn
Thuận lợi:
- Là doanh nghiệp chuyên kinh doanh bên lĩnh vực sản xuất - thương mại, Chi nhánh có nhiều mặt hàng như: tấm lợp bằng thép mạ kẽm, hợp kim nhôm kẽm, mạ kẽm phủ sơn và mạ các loại hợp kin khác. Sản xuất xà gồ thép, xà gồ mạ kẽm… Đây là những mặt hàng cần thiết đối với đời sống hằng ngày của mọi người dân.
- Vị trí Chi nhánh nằm ngay trên thị trấn đây là mặt thuận lợi cho Chi nhánh trong quan hệ với khách hàng tạo cho Chi nhánh sự linh hoạt và nắm bắt tốt nhu cầu thi trường.
- Khách hàng của chi nhánh ngày càng tăng trong điều kiện khách quan có quan hệ làm ăn lâu dài với chi nhánh, thể hiện uy tín của chi nhánh ngày càng cao và thuận lợi cho chi nhánh phát triển.
45
- Công ty Cổ Phần tập đoàn Hoa Sen là một công ty có uy tín trên thị trường, sản phẩm của công ty được người tiêu dùng tin cậy về mặt chất lượng và giá cả nên có thể thu hút được khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.
Khó khăn:
- Nền kinh tế thị trường tạo nhiều cơ hội kinh doanh mới cho chi nhánh nhưng cũng bắt chi nhánh phải nỗ lực cạnh tranh để tồn tại và đứng vững. - Các chính sách của chi nhánh chưa được hạch định cụ thể rõ ràng mà dừng lại các chỉ tiêu kế hoạch và quyết định chung của chi nhánh chưa mang lại hiệu quả cao.
- Chịu ảnh hưởng của yếu tố lạm phát, các chi phí đầu vào của hàng hóa tăng cao dẫn đến lợi nhuận đạt được không cao.
Phương hướng phát triển:
- Trong thời gian tới sẽ mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm hơn nữa, nắm bắt kịp thời mẫu mã và nhu cầu của khách hàng.
- Đẩy mạnh khâu quảng cáo giới thiệu sản phẩm để thu hút ngày càng nhiều khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.
- Tuyển dụng thêm nhân viên cho chi nhánh do hiện nay phòng kế toán mỗi nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm khối lượng công việc khá nhiều.
3.5.2 Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn gần đây
Kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp phản ánh khả năng, trình độ quản lý của nhà quản trị cũng như hiệu quả lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp đó. Kết quả hoạt động kinh doanh cũng gián tiếp cho thấy những điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội, chính sách,… nơi doanh nghiệp hoạt động. Kết quả kinh doanh còn là một trong những căn cứ để khách hàng đánh giá uy tín, khả năng kinh doanh của doanh nghiệp từ đó quyết định các mối quan hệ kinh tế trên thị trường. Để tìm hiểu tình hình kinh doanh trong giai đoạn gần đây của chi nhánh, phân tích bảng tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua 3 năm 2010, 2011, 2012và 6 tháng đầu năm 2013.
46
Bảng 3.1: Bảng tình hình kinh doanh qua các năm 2010, 2011, 2012
Đvt: đồng
Chỉ tiêu Năm So sánh 2011 với 2010 So sánh 2012 với 2011
2010 2011 2012 Chênh lệch tỷ lệ % Chênh lệch tỷ lệ %
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ 32.849.205.969 43.873.200.384 42.718.762.768 11.023.994.415 33,56 -1.154.437.616 -2,63 2. Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 32.849.205.969 43.873.200.384 42.718.762.768 11.023.994.415 33,56 -1.154.437.616 -2,63 3. Giá vốn hàng bán 27.763.758.730 40.419.829.104 37.997.491.304 12.656.070.374 45,58 -2.422.337.800 -5,99 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 5.085.447.239 3.453.371.280 4.721.271.464 -1.632.075.959 -32,09 1.267.900.184 36,71 5. Doanh thu hoạt động tài chính 236.900 458.700 304.100 221.800 93,63 -154.600 -33,70
6. Chi phí tài chính 0 0 0 0 0,00 0 0,00
7. Chi phí bán hàng 1.021.775.812 1.178.048.517 972.704.588 156.272.705 15,29 -205.343.929 -17,43 8. Chi phí quản lý doanh nghiệp 435.353.398 522.376.125 639.591.240 87.022.727 19,99 117.215.115 22,43 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 3.628.554.929 1.753.405.338 3.109.279.736 -1.875.149.591 -51,68 1.355.874.398 77,32 10. Thu nhập khác 32.833.895 57.160.852 76.497.212 24.326.957 74,09 19.336.360 33,82 11. Chi phí khác 24.702.365 34.642.094 33.479.149 9.939.729 40,24 -1.162.945 -3,35 12. Lợi nhuận khác 8.131.530 22.518.758 43.018.063 14.387.228 176.,93 20.499.305 91,03 13.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 3.636.686.459 1.775.924.096 3.152.297.799 -1.860.762.363 -51,17 1.376.373.703 77,50 14. Chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp hiện hành 0 0 0 0 0,00 0 0,00
15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập
doanh nghiệp 3.636.686.459 1.775.924.096 3.152.297.799 -1.860.762.363 -51,17 1.376.373.703 77,50
47
Qua bảng 3.1 ta có thể thấy trong năm 2011 doanh thu tăng hơn so với năm 2010 là hơn 11 tỷ đồng(tỷ lệ tăng 33,56%) cho thấy mức độ tiêu thụ sản phẩm được tăng lên. Doanh thu năm 2011 tăng còn do yếu tố giá của sản phẩm, hàng hóa tăng hơn so với năm 2010. Rõ ràng tình doanh thu tiêu thụ tăng kéo theo chi phí bán hàng phát sinh tăng theo tuy nhiên tổng lợi nhuận năm 2011 vẫn giảm đáng kể so với năm 2010 (giảm hơn 1,86 tỷ đồng). Điều này cho thấy yếu tố giá vốn hàng bán cũng là nhân tố tác động mạnh đến lợi nhuận đạt được.
Chi phí giá vốn hàng bán tăng hơn 12,6 tỷ đồng (tỷ lệ bằng 45,58%). Chi phí của các yếu tố đầu vào tăng cao do ảnh hưởng của lạm phát giá cả các nguyên vật liệu, hàng hóa tăng vọt. Bên cạnh đó số lượng hàng hóa tiêu thụ tăng nên tổng chi phí giá vốntăng.
Chi phí bán hàng năm 2011 tăng hơn 156 triệu đồng (tỷ lệ 15,29%) so với năm 2010. Nguyên nhân là do chi phí vận chuyển hàng hóa, sản phẩm đi bán tăng (giá cước vận chuyển tăng và số lượng tiêu thụ tăng); chi phí tiền lương nhân viên bộ phận bán hàng tăng hơn năm 2010.
Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2011 tăng hơn năm 2010 hơn 87 triệu đồng (tỷ lệ 19,99%). Nguyên nhân tăng chí phí quản lý chủ yếu là do chi phí phân bổ CCDC, chi phí mua văn phòng phẩm, chi phí lương nhân viên quản lý tăng.
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hướng giảm xuống(giảm 51,17%). Mối quan hệ giữa giá vốn và doanh thu cho thấy tốc độ tăng của giá vốn là 45,58% nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu thuần là 33,56%, các chi phí bán hàng, chi phí quản lý đều tăng hơn. Do vậy lợi nhuận năm 2011 giảm so với năm 2010. Tuy nhiên cần phải so sánh qua nhiều kỳ thì mới đánh giá khách quan hơn về sự biến động lợi nhuận của doanh nghiệp trong tương lai.
Doanh thu năm 2012 giảm so với năm 2011 làhơn 11,5 tỷ đồng (giảm 2,63%), chi phí giảm 2.422.337.800 đ (giảm 5,99%). Tốc độ giảm chi phí nhiều hơn tốc độ giảm doanh thu do vậy lợi nhuận năm 2012 đạt cao hơn so với năm 2011 là hơn 1.4 tỷđồng (tăng 77,50%). Tình hình kinh doanh đã ổn định và đạt tốt hơn so với năm 2011.Năm 2012 chi phí đầu vào đã được kiểm soát tốt hơn nên công ty đã hạ giá thành của sản phẩm bán ra.
48
Bảng 3.2: So sánh tình hình kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 với 6 tháng đầu năm 2012 Đvt: triệu đồng Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 So sánh Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.792,38 19.612,92 1.820,54 10,23 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 0,00 0,00 0,00 0
3. Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ 17.792,38 19.612,92 1.820,54 10,23
4. Giá vốn hàng bán 16.000,48 17.554,32 1.553,84 9,71
5. Lợi nhuận gộp về bán
hàng và cung cấp dịch vụ 1.791,90 2.058,60 266,70 14,88
6. Doanh thu hoạt động tài
chính 0,10 0,23 0,13 128,08
7. Chi phí tài chính 0,00 0,00 0,00 0
8. Chi phí bán hàng 464,29 422,60 -41,70 -8,98 9. Chi phí quản lý doanh
nghiệp 245,28 291,10 45,81 18,67
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt
động KD 1.082,42 1.345,14 262,72 24,27
11. Thu nhập khác 34,01 25,03 -8,98 -26,41
12. Chi phí khác 16,67 19,67 3,01 18,03
13. Lợi nhuận khác 17,34 5,35 -11,99 -69,13
14.Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế 1.099,76 1.350,50 250,73 22,79
15. Chi phí thuế thu nhập
doanh nghiệp hiện hành 0,00 0,00 0,00 0
16. Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp 1.099,77 1.350,48 250,71 22,79
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sen chi nhánh Cái Bè
Qua bảng 3.2 có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của chi nhánh ngày càng ổn định và đạt lợi nhuận cao hơn. Được thể hiện ở tốc độ tăng doanh thu là 10,23% trong khi chi phí tăng 9,71% cho thấy công ty đã kiểm soát được
49
chi phí sản xuất. Các khoản làm giảm trừ doanh thu và chi phí tài chính không phát sinh trong kỳ. Do đối với khách hàng thân thiết thì chi nhánh có chính sách tặng quà nên không giảm giá hay chiết khấu thương mại cho khách hàng. Khoản vay và nợ ngắn hạn là các khoản vay nội bộ nên không phát sinh chi phí lãi vay.
Doanh thu hoạt động tài chính là khoản thu lãi tiền gửi tại ngân hàng, doanh thu hoat động tài chính 6 tháng đầu năm 2013 tăng 128,08% do khoản tiền gửi tại ngân hàng tăng hơn 6 tháng đầu năm 2012.
Chi phí bán hàng giảm hơn 41 triệu đồng (tỷ lệ 8,98%) so với sáu tháng đầu năm 2012, nguyên nhân là do tiết liệm được một phần khoản chi phí của dịch vụ mua ngoài như điện, nước; giảm chi phí cước vận chuyển hàng bán.
Trong khi chi phí bán hàng giảm thì chi phí quản lý doanh nghiệp 6 tháng đầu năm 2013 tăng hơn 45 triệu đồng (18,67%) so với 6 tháng đầu năm 2012 do đầu năm 2013 chi nhánh mua một số trang thiết bị cho văn phòng như quạt máy, máy vi tính, đồ dùng văn phòng khác.
Lợi nhuận khác đầu năm 2010 tăng hơn so với 6 tháng đầu năm 2013 do thu từ thanh lý một số CCDC, thiết bị văn phòng, đầu năm 2013 thì không phát sinh thu từ thanh lý.
Tồng lợi nhuận đầu năm 2013 tăng hơn 250 triệuđồng (tỷ lệ 22,79%) so