7. Kết cấu đề tài nghiên cứ u
1.2.2. Công tác tuyển dụng lao động
1.2.2.1. Phân tích công việc
- Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc được giao [6, tr 30].
- Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.
- Ý nghĩa của việc phân tích công việc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2. Mô tả phân tích công việc
(Nguồn: Giáo trình quản trị Nguồn nhân lực [6,tr 30])
- Ý nghĩa của phân tích công việc
+ Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang thiết bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc [8, trang 72].
+ Hai là, từ phân tích công việc cho phép xác định nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ lao động nhằm giúp cho họ có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ [10, trang 53] .
+ Thứ ba, phân tích công việc cho phép đánh giá những yếu tố có hại cho sức khỏe, tạo ra cơ sở để xác định các điều kiện cần thiết để khắc phục, loại trừ những ảnh hưởng có hại, cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cần thiết cho người lao động.
+ Thứ tư, phân tích công việc tạo ra các thông tin cơ sở không thể thiếu để tính toán thù lao lao động, hiệu quả công việc, thành tích của người lao động khi tiến hành công việc.
- Mục đích của việc phân tích công việc là để trả lời các câu hỏi sau : + Nhân viên thực hiện những công việc gì?
+ Công việc được thực hiện ở đâu?
+ Nhân viên thực hiện công việc đó như thế nào? + Tại sao phải thực hiện công việc đó?
+ Để thực hiện công việc đó phải hội đủ các tiêu chuẩn về phẩm chất và trình độ nào? [ 10, trang 54].
- Nội dung của phân tích công việc: Quá trình thực hiện phân tích công việc thường gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: Phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát…
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó .
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
- Các thông tin cần thu thập cho phân tích công việc: Để phân tích công việc được chính xác cần phải thu thập được các loại thông tin sau đây:
+ Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc....
+ Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng…
+ Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc [17, trang 70].
- Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc: Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, nó tùy thuộc vào từng loại thông tin thu thập và tùy theo từng doanh nghiệp. Sau đây là một số phương pháp phổ biến:
+ Bảng câu hỏi: Phương pháp này được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Theo phương pháp này, cấp quản trị gửi cho các nhân viên những bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn.
+ Quan sát tại nơi làm việc: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu đối với các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân, như các công nhân trực tiếp sản xuất [17,trang 95].
+ Phỏng vấn: Phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên hoặc với nhà quản trị. Phương pháp này rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện từng công việc của nhân viên, xác định nhu cầu cần đào tạo và xác định giá trị của công việc [14, tr 72].
+ Phương pháp ghi chép nhật ký: Trong một số trường hợp, người thu thập thông tin yêu cầu nhân viên ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ. Nhờ đó mà vấn đề nhân viên phóng đại tầm quan trọng của công việc mình làm.
+ Bảng danh sách kiểm tra: Đây là danh sách các mục có liên quan đến công việc. Thường là cá nhân đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của họ được yêu cầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang cần kiểm tra hay không. Danh sách kiểm tra rất hữu dụng vì các cá nhân rất dễ trả lời .
+ Phối hợp các phương pháp: Thông thường, các nhà phân tích không dùng một phương pháp đơn thuần nữa. Họ thường phối hợp các phương pháp với nhau. Chẳng hạn, muốn phân tích công việc của nhân viên hành chính văn phòng, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm.... [14, tr 86].
- Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai loại tài liệu cơ bản là: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Bản mô tả công việc
- Bản mô tả công việc là văn bản cung cấp những thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc [21, tr 45].
- Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
- Nội dung chính của các bản mô tả công việc thường gồm:
+ Nhận diện công việc gồm có: Tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cấp quản trị giám sát tình hình thực hiện công việc, mức tiền lương chi trả.
+ Tóm tắt về nhiệm vụ và trách nhiệm: Mô tả tóm tắt thực chất công việc đó là gì? Các mối quan hệ trong quá trình công việc, chức năng và nhiệm vụ của công việc, quyền hạn của người thực hiện công việc, các tiêu chuẩn đánh giá người thực hiện công việc: Số lượng sản phẩm mà người đó phải hoàn thành, mức tiêu hao nguyên vật liệu, vật tư khi thực hiện sản phẩm, chất lượng sản phẩm…
+ Điều kiện làm việc: Liệt kê những điều kiện đặc biệt khi thực hiện công việc (thời gian làm việc, số ca, mức độ ô nhiễm,tiếng ồn…) [8, tr 79-80].
Bản tiêu chuẩn công việc
- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ văn hóa, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc [8, tr 80].
- Bản tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc, gồm các yêu cầu về mức độ hoàn thành, định mức đối với từng công việc sẽ được thực hiện. Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ cơ bản để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên [8, tr 81].
1.2.2.2. Công tác tuyển dụng lao động
Tuyển dụng lao động là quá trình tìm kiếm, thu hút những người được coi là có đủ năng lực từ nhiều nguồn khác nhau, tình nguyện ứng tuyển vào làm việc cho tổ chức [14,tr 98].
a. Nguồn tuyển chọn và phương pháp tuyển chọn .
+ Nguồn nội bộ:
Việc tuyển chọn từ nội bộ có tác dụng khuyến khích nhân viên bồi dưỡng, tự bồi dưỡng, có đội ngũ nhân viên có kiến thức về doanh nghiệp, có lòng trung thành với doanh nghiệp, có đầy đủ thông tin về nhân viên, tiết kiệm được chi phí tuyển chọn.
Tuy nhiên, cũng có những hạn chế như không thu hút được những người có trình độ cao từ ngoài doanh nghiệp, có thể gây hiện tượng chai lì, xơ cứng do nhân viên rập khuôn theo cách làm cũ, thiếu sáng tạo.
+ Nguồn bên ngoài:
Nguồn lao động ở thị trường bên ngoài là: Những người tự đến doanh nghiệp để xin việc, những người do các trung tâm đào tạo như các trường dạy nghề, cao đẳng, đại học giới thiệu, những người là bạn bè của nhân viên, các nhân viên cũ của doanh nghiệp, nhân viên của các hãng khác...
- Phương pháp tuyển chọn
Có rất nhiều phương pháp tuyển chọn lao động từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, cử chuyên viên đến các trường đào tạo chuyên ngành phù hợp, thông qua cơ quan tuyển dụng lao động...[14,tr 123].
Quy trình tuyển chọn: Quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp thường được tiến hành theo các bước sau:
(Nguồn: Giáo trình quản trị Nguồn nhân lực [14, tr 123].)
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng: Trong bước này cần phải tiến hành các việc sau: - Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng.
- Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng.
- Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn, biểu hiện ở ba khía cạnh: Tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở, tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
- Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động, niêm yết bảng tại cơ quan, thông qua các trường, các trung tâm đào tạo.
- Thông báo nên ngắn gọn, chi tiết và đầy đủ các thông tin cơ bản cho ứng viên yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, đặc điểm cá nhân, các chức năng trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc, quyền lợi của các ứng viên nếu trúng tuyển như lương bổng, đãi ngộ, cơ hội được đào tạo, thăng tiến, các hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ và cách thức liên hệ.
Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
- Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi sổ, có phân loại chi tiết để tiện sử dụng sau này. Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp nên có bộ hồsơ mẫu riêng cho từng ứng viên vào các chức vụ khác nhau như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính, cán bộ chuyên môn, quản lý.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
- Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà nghiên cứu hồ sơ chưa nhận ra.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm
- Áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành.
Bước 6: Phỏng vấn lần hai
Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về mọi phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp...
Bước 7: Xác minh, điều tra
- Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên. Đối với một số công việc đòi hỏi tính an ninh cao, có thể xác minh thêm về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên.
Bước 8: Khám sức khoẻ
- Dù có đáp ứng về các yếu tố trình độ, học vấn, hiểu biết, kỹ năng, tư cách, nhưng nếu sức khoẻ không đảm bảo thì không nên tuyển dụng.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
- Ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên là bước quan trọng nhất. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về các ứng viên. Cách thức ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn. Do đó hội đồng tuyển chọn cần thống nhất trước cách thức ra quyết định tuyển chọn.
Bước 10: Ký hợp đồng & bố trí công việc.
- Sau khi doanh nghiệp và các ứng viên được tuyển chọn đã thống nhất các điều kiện cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đãi ngộ, đào tạo, huấn luyện... sẽ đi đến bước tiếp theo là ký hợp đồng lao động [14,tr124-127].