bạch và hiệu lực
3.2.4.1. Mục tiêu
- Đảm bảo cho mỗi người, cả lãnh đạo và nhân viên trong tổ chức đều có thể có được những thông tin cần thiết để cải thiện công tác.
- Một hệ thống thông tin tốt sẽ là cơ sở để quá trình công tác luôn năng động, linh hoạt và kịp thời, không để xảy ra vấn đề hoặc kịp thời xử lý vấn đề phát sinh, tạo niềm tin và sự tôn trọng của mọi thành viên trong tổ chức .
- Sự công khai, minh bạch các thông tin trong quản lý tạo ra động lực để trung tâm khẳng định mình với cộng đồng dân cư trong địa bàn, với toàn xã hội, tạo niềm tin và sự tôn trọng của nhân dân địa phương.
3.2.4.2. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Đảm bảo cả ba luồng thông tin truyền thông chính thức trong tổ chức: Trên xuống, dưới lên và theo chiều ngang đều có chất lượng tốt.
- Thông tin truyền thông trên xuống là luồng thông tin chính thức rõ ràng nhất và quen thuộc nhất trong tổ chức. Đó là các thông điệp, thông tin từ lãnh đạo trung tâm gửi tới các cấp dưới, bao gồm: Các mục tiêu và chiến lược chỉ thị thực hiện nhiệm vụ, các qui tắc, qui phạm, những thông tin biểu dương những cá nhân tổ nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao,... Với những thông tin từ trên xuống người lãnh đạo cần lưu ý không để xảy ra hiện tượng sai lạc thất thoát thông tin.
- Thông tin dưới lên bao gồm những thông điệp từ cấp thấp lên cấp cao hơn trong thứ bậc của tổ chức. Những thành viên của tổ chức cần được bày tỏ sự bất bình hoặc phàn nàn, cần báo cáo sự tiến bộ của mình, phản hồi công việc của mình lên cấp trên. Cần kết hợp chặt chẽ, có hiệu quả các luồng thông tin trên xuống và dưới lên để đảm bảo chu trình thông tin thông suốt, hoàn hảo. Người quản lý cần nắm vững cả 5 loại thông tin từ dưới lên:
+ Thông tin mô tả những vấn đề nghiêm trọng và những trường hợp ngoại lệ nhằm cảnh báo cho người quản lý biết được những khó khăn trong tổ chức.
+ Thông tin chứa các ý tưởng, các đề xuất cải tiến qui trình, liên quan đến nhiệm vụ được giao nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc.
+ Thông tin báo cáo định kỳ: Thông báo cho các cấp quản lý vầ kết quả làm việc, hoạt động của cá nhân, đơn vị.
+ Thông điệp biểu thị sự phàn nàn, sự xung đột của cấp dưới được chuyển lên cấp trên để tìm biện pháp giải quyết.
+ Thông tin tài chính, kế toán gồm các thông tin về: Học phí, chi phí, giá cả, thu nhập của giáo viên vv… Cần hình thành các luồng thông tin dưới lên bằng các hình thức như hộp thư góp ý, thăm dò ý kiến, hình thành hệ thống thông tin tiếp nhận báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh đặc biệt là những cuộc đối thoại trực tiếp giữa người quản lý và cấp dưới.
- Thông tin theo chiều ngang là sự trao đổi thông tin giữa những người ngang bằng về địa vị công tác, xảy ra trong một đơn vị hoặc giữa các đơn vị với nhau. Mục đích của thông tin theo chiều ngang không chỉ là sự thông báo mà còn là yêu cầu trợ giúp và phối hợp hoạt động.
Trong trung tâm đó là những thông tin giữa GV chủ nhiệm và GV bộ môn, giữa các tổ nhóm chuyên môn, các phòng, ban, tổ chức đoàn thể… liên quan đến việc hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, thông tin giữa các trường phối hợp về công tác tuyển sinh, đổi mới phương pháp, giảng dạy chuyên đề, lịch học và thi các học phần….
Bên cạnh các luồng tin chính thức, người quản lý cần chú ý đến các kênh không chính thức. Người quản lý cần hòa mình với cấp dưới, hình thành mối quan hệ mật thiết với họ và trực tiếp nhận biết những thông tin về bộ phận nơi họ làm việc. Nếu người quản lý thất bại trong việc sử dụng kênh này họ sẽ bị cô lập, bị cấp dưới xa lánh, thờ ơ lạnh nhạt.
Các thành viên của các cấp khác nhau có vị trí khác nhau trong tổ chức có nhu cầu thông tin không giống nhau. Họ muốn trợ giúp những loại quyết định mà họ có trách nhiệm tham dự. Để thông tin thực sự có giá trị hiệu quả cần phải đảm bảo về chất lượng, tính phù hợp, số lượng và tính kịp thời.
+ Chất lượng thông tin phải đảm bảo trung thực chính xác.
+ Thông tin phải phù hợp với đối tượng sử dụng, tránh bị nhiễu loạn cả về nội dung và số lượng.
+ Thông tin chỉ phát huy được tác dụng khi nó đảm bảo được yếu tố kịp thời. Khi thông tin lỗi thời nó sẽ trở thành vô dụng.
Người quản lý cần hiểu rõ về độ phong phú của các kênh thông tin và áp dụng có hiệu quả vào giao tiếp truyền thông: từ thảo luận mặt đối mặt, nói chuyện qua điện thoại, thư điện tử, đến các phương tiện viết như các bản ghi nhớ công văn các hồ sơ, báo cáo... Người quản lý cần phân biệt rõ những thông điệp mơ hồ, dễ bị hiểu sai lạc với những thông điệp quen thuộc thường nhật, chứa thông tin đơn giản dễ nắm bắt để chọn kênh thông tin tương ứng phù hợp.
Từ năm học 2008-2009, Bộ Giáo dục & Đào tạo yêu cầu các trung tâm phải thực hiện 3 công khai và 4 kiểm tra. 3 công khai để mọi người trong tổ chức, người học và xã hội giám sát, đánh giá là: công khai chất lượng đào tạo, công khai các điều kiện về cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, công khai thu chi tài chính. 4 kiểm tra là: kiểm tra việc phân bổ và sử dụng ngân sách giáo dục- đào tạo; kiểm tra việc thu và sử dụng học phí trong trung tâm; kiểm tra việc sử dụng
các khoản đóng góp tự nguyện của người dân và các tổ chức cho trung tâm; kiểm tra việc thực hiện chương trình kiên cố hoá trường, lớp,...
Để thực hiện được 3 công khai, 4 kiểm tra thì quy chế dân chủ phải được thực hiện một cách thực chất. Muốn vậy, người lãnh đạo phải có quan niệm, nhận thức và văn hoá đúng đắn về công khai, dân chủ, xây dựng hệ thống thông tin minh bạch, hiệu quả.